Pytania i odpowiedzi

Instrukcja konfugiracji centrali telefonicznej telefonicznej w ciągu 5 minut

W ciągu 5 minut, nie opuszczając naszych wygodnych krzeseł, zainstalowaliśmy i skonfigurawaliśmy wirtualną centralę telefoniczną. O tym właśnie chcielibyśmy Ci opowiedzieć, przedstawiając przykład instalacji bezpłatnej centrali telefonicznej Zadarma.

Na początek kilka ogólnych informacji.

Do czego jest potrzebna i jak działa centrala telefoniczna?

W przypadku większości biur, do których dzwonisz, prawdopodobnie spotkasz się z automatycznym powitaniem. Dopiero później słuchawkę podniesie operator i przekaże połączenie odpowiedniej osobie. Bez znaczenia jest to, czy znajduje się ona akurat w biurze – może akurat przebywać w Londynei czy Pradze, jednak i tak skontaktuje się ona z Tobą szybko i bezproblemowo. Co więcej, nie musi nawet mieć swojego biura czy operatora.

Chciałbyś też zorganizować swoją pracę w ten sposób? Nic w tym trudnego! Poniżej znajdziesz schemat, który wyjaśnia działanie centrali telefonicznej PBX.

Obawiasz się rozbudowanego systemu? Naprawdę nie musisz! Wszystko, co pokazano na schemacie, poza Tobą, może być wirtualne, a i tak będzie działać całkowicie realnie. Instalacja i konfiguracja centrali telefonicznej PBX zajęła nam dosłownie 5 minut.

Centralę telefoniczną PBX możesz uruchomić, wykonując zaledwie 4 kroki:

  • Zarejestruj się i doładuj konto;
  • Wybierz i zakup numer;
  • Włącz centralę telefoniczną i przejdź przez kroki kreatora konfuguracji;
  • Pobierz i dostosuj oprogramowanie klienckie na swoim komputerze/telefonie.

No dobrze, jest jeszcze piąty, ale nie obowiązkowy, krok – ustawienie dodatkowych funkcji, jak na przykład menu głosowe, automatyczna sekretarka, zapisywanie połączeń, konferencje i faks.

Przystąpimy do instalacji centrali telefonicznej PBX:

1) Rejestracja i doładowanie konta: 5 minut

Żeby zaoszczędzić czas i niczego nie utrudniać, nie będziemy zagłębiać się w porównywarki serwisów. Wystarczy zarejestrować się na stronie. Na początek wystarczy taryfa „Standardowa” z naliczaniem sekundowym i darmowymi minutami. W dowolnej chwili możesz ją zmienić na inną.

Po rejestracji przejdź do Panelu Klienta. Sprawdź połączenie przy pomocy rozmowy testowej i doładuj konto. My wybraliśmy doładowanie konta kartą kredytową przez serwis RBK (pierwsze doładowanie o wartości 10$ wystarczyło nam na 2 numery i pierwsze połączenia). Zajęło to kilka sekund.

2) Wybór i zakup numeru – 4 minuty

Na początku warto zapoznać się z cennikiem, dlatego przejdź do pełnej listy numerów. Jeden z naszych przyjaciół potrzebował tradycyjnego numeru w Moskwie (kod 499) i numeru w Nowym Jorku. Numer telefoniczny w USA udało nam się zarejestrować natychmiast. W przypadku numeru w Moskwie musieliśmy wysłać skan paszportu, a następnie wybrać numer. Złożyliśmy zamówienie, a moskiewski numer został aktywowany w ciągu jednego dnia – zaraz po sprawdzeniu naszych przesłanych dokumentów.

3) Instalacja i konfiguracja centrali telefonicznej – 5 minut

Centralę telefoniczną zainstalujesz w Panelu Klienta przy użyciu przycisku, który znajduje się na dole po prawej stronie. Po instalacji przejdź do „Kreatora konfiguracji” i wykonaj następne kroki:

Utwórz zewnętrzne numery centrali telefonicznej. Ile zewnętrznych numerów potrzebujesz? W naszym przypadku wystarczyły 3 (później zawsze możesz dodać nowe – nawet do 50 numerów).

Utwórz linię zewnętrzną dla centrali telefonicznej. Zarówno Tobie, jak i nam, wystarczy jeden zewnętrzny protokół SIP (1 SIP = 5 linii), więc omijamy ten punkt.

Skonfiguruj połączenia przychodzące. To punkt, który znacząco wpływa na wygodę. Jeśli często wykonujesz połączenia na krótkie numery i wybierasz 8 przed numerem międzynarodowym, powinieneś wybrać z listy swoje miasto. Jeśli nie ma go na niej, wybierz miasto, które znajduje się najbliżej i zmień jego kod na kod swojego miasta. Jeśli natomiast łączysz się z numerami w formacie międzynarodowym, niczego nie musisz wybierać. Po prostu przyciśnij „Dalej”!

Utwórz menu głosowe/powitanie. Ta funkcja nie jest obowiązkowa, jednak zadecydowaliśmy, że skorzystamy z wszystkich możliwości centrali telefonicznej i stworzymy menu głosowe. Co zrobić, gdy chce się utworzyć własne menu, jednak pod ręką brakuje akurat pliku dźwiękowego z przywitaniem? Nic strasznego! Wystarczy wybrać „Czytaj tekst”. Napisaliśmy „Witamy w firmie Romana i Partnera. Przyciśnij 1, aby skontaktować się z Romanem, 2 – aby skontaktować się z Partnerem, 3- aby wysłać faks”. Po wpisaniu tekstu pozostaje już tylko przycisnąć „Zacznij” – tekst zostanie odczytany, a powitanie – włączone.

Przygotuj punkty menu głosowego. W tekście powitalnym przedstawiliśmy 3 opcje do wyboru, w związku z czym musimy teraz przygotować 3 warianty menu (gdy nic nie zostanie wybrane, punkty utworzą się automatycznie). Przystępujemy do tworzenia menu. Jego punkty nazwaliśmy następująco: „Przycisk 1 – Roman, Przycisk 2 – Partner, Przycisk 3 – Faks”. P.S. w wirtualnej centrali telefonicznej Zadarma warianty menu nazywają się „scenariuszami”.

Skonfiguruj połączenia przychodzące. Punkty menu już są przygotowane. Teraz pozostało nam tylko opisać sposób ich działania.

Roman otrzyma wewnętrzny numer 100, a Partner – 101. W takim przypadku dla scenariusza „Przycisk 1” w „Odbiera jako pierwszy” ustawimy numer Romana – 100. Jeśli nie podniesie on słuchawki, połączenie przechodzi do Partnera, którego podajemy w „Odbiera jako drugi”. To samo robimy w przypadku punktu „Przycisk 2”: w „Odbiera jako pierwszy” ustawiamy Partnera – 101, a jeśli on nie odbierze, to Roman (w polu „Odbiera jako drugi”. Roman jednak nie lubi odbierać połączeń Partnera, dlatego czas oczekiwania zmniejszyliśmy do 30 sekund. Punkt „nie wciśnięto” ustawię w ten sam sposób, jak punkt „Przycisk 1”.

Gratulujemy! Zainstalowałeś centralę telefonicznej! Pozostało Ci już tylko przycisnąć „Zapisz” i podłączyć ją do telefonu.

4) Pobieranie oraz instalacja oprogramowania na komputer i telefon – 3 minuty

Załóżmy, że Roman będzie odbierać połączenia na telefonie z systemem Android, a Partner – na notebooku z Windowsem. Romanowi instalujemy program Zadarma (na stronie oprogramowania wprowadzamy numer telefonu, żeby otrzymać link). Podłączamy się do centrali telefonicznej i uruchamiamy standardowego kreatora konfiguracji, przyciskamy „Dodaj konto” i wprowadzamy numer wewnętrzny. Jeżeli chodzi o Android 4.1, można obejść się bez aplikacji i po prostu skorzystać z wbudowanego klienta SIP.

W przypadku Windowsa najczęściej korzysta się z oprogramowania PhonerLite. Możesz je pobrać w zakładce programy, którą znajdziesz w Panelu Klienta. Tam też znajduje się instrukcja instalacji.

Osobom, które chcą pracować z iOS, zalecamy różne oprogramowania, na przykład media5 phone. Minus bezpłatnej wersji tego oprogramowania to jedynie kodek 6711, który jest niezbędny, aby wykonywać połączenia w sieci 3G.

Możesz skorzystać z innych aplikacji, które bez problemu znajdziesz w sklepach z aplikacjami pod słowem kluczowym „SIP”.

Ulepszenia (funkcje dodatkowe) – 5 minut

Chcesz podłączyć numery w Warszawie i Berlinie? Możesz ustawić przywitanie głosowe i praktycznie na tym zakończyć albo skorzystać z innych ciekawych i wygodnych funkcji, jakie oferuje Ci wirtualna centrala telefoniczna PBX Zadarma.

Instalacja CallerID (АОН). Nabywając nowy „przepiękny” warszawski numer, na pewno chcesz, aby wyświetlał się on osobom, do których dzwonisz. Gdy zakupisz pierwszy numer w Niemczach, jego CallerID ustawia się domyślnie, jednak to akurat można łatwo zmienić. W rozdziale „Ustawienia SIP” ustawisz parametry zewnętrznej linii SIP, w tym przypadku CallerID, który będzie przesyłany podczas połączeń wychodzących. Możesz wykorzystać również CallerID numeru wewnętrznego, jeżeli zatwierdzisz go na Swoim profilu.

Przekierowywanie warunkowe. To nasza ulubiona funkcja. Często jesteśmy w drodze, ale nie możemy ignorować połączeń lecz Internet 3G nie zawsze działa tak, jak powinien. Aby ustawić przekierowywanie warunkowe, w ustawieniach numeru wewnętrznego zaznaczamy „Przekierowywanie”, a następnie klikamy w „Brak odpowiedzi, numer jest niedostępny” i wprowadzamy numer swojego telefonu stacjonarnego.

W ustawieniach klienta SIP na Androida ustawiliśmy działanie tylko przez WiFi. Teraz, gdy tylko wychodzimy na ulicę, połączenia przychodzą na nasz telefon komórkowy, a gdy wracamy do domu lub pracy – przez SIP. Najważniejsze, że nie mamy żadnych nieodebranych połączeń.

Odbieranie połączeń według dzwoniących numerów. Próbowaliśmy nauczyć teściową naszego Partnera wciskania „2” podczas wykonywania połączenia na nasz numer, jednak bezskutecznie, a nam jednak nie koniecznie chce się za każdym razem kontaktować się z nią i przekazywać połączenie. Znaleźliśmy na to skuteczny sposób: w ustawieniach połączeń przychodzących wybieramy scenariusz „Partner”, zaznaczamy pole „Uruchom przekazywanie dla połączeń z numerów” i wprowadzamy numer teściowej Partnera. Teraz wszystkie połączenia z tego numeru zostaną, bez korzystania z funkcji menu głosowego, przekazane naszemu Partnerowi.

Automatyczny faks. Obecnie z faksu nie korzysta się już tak często, ale dlaczego go nie skonfigurować? To w końcu dość ciekawa i całkowicie bezpłatna funkcja. Ponieważ już wcześniej utworzyliśmy scenariusz dla faksu (przycisk 3), musimy tylko otworzyć go i dodać do listy numer wewnętrzny „50”. Od tego momentu wszystkie faksy będą przychodzić na zarejestrowany adres email.

Godziny pracy. Chciałbyś odbierać połączenia tylko podczas swoich godzin pracy? Poza nimi wszystkim osobom, które chcą skontaktować się z Tobą, możesz przedstawić funkcję automatycznej sekretarki. Godziny pracy określisz w ustawieniach połączeń przychodzących. Ustaw dni oraz godziny pracy, a następnie wprowadź tekst, który usłyszą osoby kontaktujące się z Tobą poza czasem pracy biura (Swoją strefę czasową sprawdzisz i ustawisz w ustawieniach profilu).

Aby automatyczna sekretarka działała prawidłowo, musisz stworzyć scenariusz „Automatyczna sekretarka” i przypisać mu wolny wewnętrzny numer 102. W ustawieniach numeru wewnętrznego 102 ustaw przekazywanie wszystkich połączeń na pocztę głosową.

Zapisywanie rozmów. Jeśli chcesz nagrywać rozmowy, w ustawieniach numeru wewnętrznego zaznacz okno „Nagrywanie rozmów”. Nagrania będą wysyłane na podaną przez Ciebie skrzynkę mailową.

Muzyka w trakcie oczekiwania. Z myślą o miłośnikach muzyki, możesz pobrać i ustawić melodię, która pojawi się podczas oczekiwania na połączenie. Zrobisz to w ustawieniach połączeń przychodzących.

Konferencja. Obecnie trudno pracować bez spotkań i konferencji. W przypadku centrali telefonicznej PBX Zadarma konferencja przeprowadzana jest w formacie pokój: należy utworzyć pokój, do którego w każdym momencie można wejść w celu nawiązania rozmowy (wprowadzając numer i hasło), lub można zaprosić odpowiednie osoby. Aby rozpocząć konferencję, wejdź w odpowiednie menu centrali telefonicznej, utwórz pokój, wprowadź hasło dostępu do niego (albo zaznacz opcję rozmowy otwartej).

Dodatkowa linia zewnętrzna. Nowa wirtualna centrala telefoniczna PBX nie może Cię ograniczać - możliwe, że istnieje stary numer, na który również niezbędnie musisz przyjmować połączeń. Co robić w takim wypadku? Nic trudnego. Podłączamy go jako „dodatkową linię zewnętrzną”.

Jeśli połączenia na stary numer były dostarczane przez kabel telefoniczny, trzeba będzie ustawić bramkę SIP z portem FXO, włączyć na stronie linię zewnętrzną w trybie „bramka” i wprowadzić ustawienia bramki ze strony. Jeśli natomiast stary numer nie działał przez SIP, wtedy wystarczy uruchomić linię w trybie „serwer” i wprowadzić ustawienia numeru – centrala telefoniczna sama podłączy się do serwera i będzie przyjmować połączenia na ten numer.

W tym artykule opisaliśmy jedynie podstawowe funkcje centrali telefonicznej PBX Zadarma. Nieustannie dodawane są nowe i bardzo wygodne funkcje, z którymi możesz zapoznać się w menu ustawień centrali telefonicznej.