Segreteria telefonica: come attivarla nel centralino virtuale Zadarma?

Per le imprese, in particolare quelle di piccole e medie dimensioni, ogni cliente è importante. Ogni chiamata persa può comportare una perdita enorme e irreparabile. Pertanto, uno dei primi obiettivi che la telefonia deve perseguire è quello di trovare il modo di evitare situazioni del genere.

Per quali motivi possono verificarsi?

Una delle situazioni più comuni è quella delle chiamate dei clienti al di fuori dell'orario di lavoro. Garantire un'assistenza completa 24 ore su 24 spesso risulta costoso, oltre che superfluo.

Per non perdere queste chiamate, basta semplicemente configurare la segreteria telefonica. Vi spiegheremo come farlo nel centralino virtuale Zadarma.

È possibile configurare la segreteria telefonica dall'area personale di Zadarma. Per ricevere le chiamate è necessario acquistare un numero virtuale e configurare un centralino virtuale gratuito. La configurazione della segreteria telefonica inizia dall'area personale. Nella schermata principale, nel menu in alto, seleziona la voce Il mio centralino/Chiamate in entrata e menu vocale.

Va sottolineato che, dal punto di vista tecnico, la segreteria telefonica rappresenta un caso particolare di implementazione dell'IVR. Questo menu funzionerà solo a determinate condizioni, che ora andremo a impostare. Nella parte destra dello schermo, presta attenzione alla colonna “Orario di lavoro”. Per impostazione predefinita, questa funzione è disattivata. Dopo l'attivazione, apparirà un calendario settimanale da compilare in base all'orario di lavoro. Sotto il calendario, nella sezione “Segreteria telefonica fuori orario” seleziona l'opzione e carica il messaggio che verrà riprodotto fuori orario.

Ora scegliamo una delle due opzioni per la segreteria telefonica

1. Segreteria telefonica. In questo scenario riceverai un messaggio vocale da un utente direttamente nella tua casella di posta elettronica. Per farlo, nella sezione Il mio centralino/Numeri interni crea un numero interno e imposta il trasferimento alla segreteria telefonica nella sezione corrispondente. Successivamente, torna alla sezione Il mio centralino/Chiamate in entrata e menu vocale, aggiungi lo scenario Segreteria telefonica e seleziona il numero interno desiderato.

2. La chiamata viene inoltrata al cellulare o al numero interno del dipendente. Proprio come nella prima opzione, crea lo scenario Segreteria telefonica nella sezione Il mio centralino/Chiamate in entrata e menu vocale e, nel campo “Dove chiamare per primo” indica uno o più numeri interni. Di conseguenza, se desideri che la chiamata venga inoltrata a un numero di cellulare, imposta l'inoltro al telefono nella sezione Il mio centralino/Numeri interni.

In realtà, l'uso della segreteria telefonica non si limita solo agli orari di chiusura. È possibile utilizzarla durante la pausa pranzo o attivarla in anticipo, nel momento in cui è certo che nessuno potrà rispondere alla chiamata. Ad esempio, in caso di assenza di connessione Internet in ufficio o per altri motivi simili.

Per concludere, vogliamo solo ricordare ancora una volta l'importanza di ogni chiamata che riceve l'azienda. Oltre alla segreteria telefonica, consigliamo di prestare attenzione al sistema CRM gratuito e analisi vocale di Zadarma. Questi strumenti gratuiti consentiranno di rendere il lavoro ancora più ordinato e sistematico.