Segreteria telefonica — come leggere i messaggi quando non puoi ascoltarli

La segreteria telefonica è una delle funzionalità del centralino cloud Zadarma, che può essere utilizzata sia in ambito aziendale che privato. Recentemente abbiamo introdotto una funzione utile — il riconoscimento della segreteria telefonica e l'invio del testo riconosciuto alle app Zadarma e alla posta elettronica.

Vediamo alcuni esempi in cui questa funzione può tornare utile. Per impostazione predefinita, sul numero interno del centralino devono essere attivate sia la segreteria telefonica (sezione Il mio centralino/Numeri interni/Inoltro/Segreteria telefonica) che il riconoscimento di tutte le chiamate. Tutti i messaggi della segreteria telefonica riconosciuti verranno inviati in copia all'indirizzo e-mail (o agli indirizzi e-mail) specificato e all'account dell'app Zadarma (su Android o iOS).

Passiamo agli esempi.

Rifiuta la chiamata e ricevi il messaggio della segreteria telefonica

Esempio:

Sei a una riunione importante e ricevi una chiamata nell'app. La rifiuti, il messaggio di benvenuto chiede al chiamante di lasciare un messaggio e, dopo appena un minuto, trovi il messaggio nella sezione SMS dell'app.

Come configurare:

Su un numero interno con la segreteria telefonica attivata, imposta l'inoltro condizionale (in caso di mancata risposta o indisponibilità) e configura il messaggio di benvenuto. Ad esempio: «Mi dispiace, non posso rispondere, lascia un messaggio dopo il segnale acustico». Puoi registrare il messaggio di benvenuto direttamente tramite il sistema oppure caricare un file già pronto. Ora, se il tuo telefono è spento, l'app è in modalità DND o rifiuti la chiamata nell'app, il tuo interlocutore sentirà il messaggio di benvenuto della segreteria telefonica.

Attiva la modalità DND e ricevi i messaggi

Esempio:

Ci sono molte opzioni: la più comune è quella in cui parti per una vacanza e non vuoi essere disturbato dalle chiamate, ma non vuoi perdere i contatti. Nell'app è possibile disattivare l'account e ricevere il testo della segreteria telefonica.

Come configurare:

Come nel caso precedente – inoltro incondizionato e messaggio di benvenuto della segreteria telefonica. Oppure inoltro condizionato e modalità DND all'interno dell'applicazione.

Attenzione: se la chiamata viene inoltrata contemporaneamente anche ad altri colleghi (tutti inseriti nello stesso scenario del centralino), in caso di disattivazione/modalità DND sarà la segreteria telefonica a rispondere per prima e gli altri colleghi non riceveranno la chiamata.

Segreteria telefonica fuori orario

Esempio:

Al di fuori dell'orario di lavoro, i clienti possono lasciare qualsiasi commento (speriamo positivo) o richiedere di essere richiamati quando preferiscono. I tuoi commerciali potranno leggere il messaggio via e-mail o nell'app (oppure ascoltarlo nell'interfaccia dell'area personale).

Come configurare:

Per prima cosa, attiva la funzione orario di lavoro nel centralino. Tutte le chiamate ricevute al di fuori dell'orario di lavoro vengono gestite dallo scenario della segreteria telefonica. Configura in anticipo un numero interno con segreteria telefonica e inoltro incondizionato, quindi indirizza tutte le chiamate dello scenario della segreteria telefonica a quel numero interno.

Una voce di menu dedicata alle richieste/messaggi

Esempio:

I clienti chiamano l'ufficio commerciale della catena di pizzerie: Buongiorno, hai chiamato Pizza-M per contattare la sede centrale: premi 1, per la nostra filiale: premi 2, per la nostra contabilità: premi 3, se desideri aprire una pizzeria nella tua città: premi 5. Dopo aver premuto il tasto 5, viene riprodotto il messaggio di benvenuto della segreteria telefonica: Buongiorno, dopo il segnale acustico, indica il tuo nome e la città in cui desideri aprire una pizzeria; sarai ricontattato dai nostri esperti. I clienti lasciano una richiesta e potrai leggere il testo della richiesta e visualizzare il numero del cliente nell'app o via e-mail.

Questo è solo un esempio, puoi ricevere qualsiasi messaggio di segreteria telefonica tramite un pulsante separato del menu vocale.

Come configurare:

Crea un interno dedicato con l'inoltro incondizionato alla segreteria sempre attivo. Carica o registra un messaggio di benvenuto "Buongiorno, dopo il segnale acustico, indica il tuo nome e la città in cui desideri aprire una pizzeria; i nostri esperti ti ricontatteranno" e aggiungi il nuovo account nell’app con i dati del numero interno.