Implementazione di un agente vocale basato sull’IA nel centralino: esempi e scenari d’uso

• Negozi online
• Ricezione degli ordini telefonici
• Inoltro delle chiamate al bot nelle ore di punta
• Centro estetico
• Conferma e spostamento degli appuntamenti
• Gestione delle chiamate fuori orario
• Studio legale
• Informazioni sui servizi
• Instradamento intelligente delle chiamate

Un agente IA (o IA voice bot) è un software basato sull’Intelligenza Artificiale in grado di ricevere ed effettuare chiamate, comprendere il linguaggio naturale e rispondere alle domande dei clienti. Il bot si collega a un interno del centralino e può essere integrato in qualsiasi fase della gestione delle chiamate, sostituendo completamente gli operatori umani oppure lavorando in sinergia con loro. Il momento e le modalità di attivazione dell’assistente intelligente dipendono dalle impostazioni del centralino: il nostro sistema è completamente flessibile e può essere configurato per adattarsi alle esigenze di qualsiasi tipo di business.

Nel centralino Zadarma è già disponibile l’integrazione con i bot vocali IA dei seguenti servizi (per una guida dettagliata, consulta le istruzioni e imposta l’interruttore su "Con centralino"):

1. VAPI AI,
2. Retell AI,
3. ElevenLabs.

Ciò consente di aggiungere rapidamente assistenti intelligenti al team e di indirizzare loro le chiamate.

Cerchi il modo più semplice possibile? Prova l'agente IA di Zadarma, disponibile per tutti gli utenti del nostro centralino. Puoi creare e integrare il bot negli scenari di chiamata con pochi clic, senza configurazioni complesse né registrazione a servizi di terze parti.

Passiamo dalle generalità ai dettagli: di seguito vedremo come è possibile utilizzare concretamente un bot vocale in diversi settori di attività.

Negozi online

Gli agenti IA aiutano le aziende online ad automatizzare le attività, mantenere una qualità costante del servizio e gestire un volume maggiore di richieste senza dover ampliare l’organico.

1. Ricezione degli ordini telefonici

Sebbene oggi molti utilizzino Internet e praticamente tutte le interazioni avvengano online, una parte dei clienti continua a scoprire i prodotti tramite fonti offline ed effettua gli ordini per telefono. Inoltre, per alcuni la telefonata rappresenta il modo più rapido per chiarire i dettagli e decidere se procedere all'acquisto.

Le chiamate in entrata possono essere indirizzate a un interno collegato a un agente IA. L’agente richiederà informazioni sul prodotto e risponderà alle domande del cliente. Successivamente, i dati della chiamata possono essere trasferiti in Teamsale CRM sotto forma di registrazione della conversazione o di trascrizione testuale, per essere ulteriormente elaborati da un operatore.

Come si collega un bot a un numero interno del centralino?

• Accedi a Zadarma e vai alla sezione Il mio centralino → Numeri interni.
• Nelle impostazioni del numero interno, accanto alla voce "Inoltro e segreteria telefonica" clicca "Attiva".
• Seleziona la condizione di inoltro, ad esempio "Sempre attiva".
• Nel campo "Inoltro a" seleziona "Server esterno (SIP URI)".
• Nel campo che appare, inserisci: 15551111111server.com, dove 15551111111 - è un numero virtuale, mentre server.com - è l'URI SIP del servizio con il bot. Per informazioni più dettagliate sull’URI SIP per l’inoltro delle chiamate, consulta la sezione “Configurazione della ricezione delle chiamate in entrata in Zadarma” nelle istruzioni relative al servizio di tuo interesse.
• Clicca su "Salva".

2. Inoltro delle chiamate al bot nelle ore di punta

Sono disponibili due modalità di trasferimento della chiamata. La prima è manuale, utilizzando la combinazione standard: # numero interno #, ad esempio #101#. La seconda è automatica, aggiungendo il bot come ultimo nella coda delle chiamate in arrivo. Se la chiamata non riceve risposta dai numeri interni che si trovano più in alto nella coda, verrà inoltrata al bot vocale.

In questo modo, le richieste non andranno perse nemmeno nelle ore di punta.

Centro estetico

Nel settore dei servizi, l'agente IA aiuta a garantire una comunicazione costante con i clienti e a delegare le attività di routine.

1. Conferma e spostamento degli appuntamenti

È possibile automatizzare il lavoro della reception letteralmente in pochi minuti. Tramite il servizio in cui viene creato il bot, puoi definire un elenco di domande, aggiungere una knowledge base per fornire contesto e impostare lo stile di comunicazione. Successivamente, colleghi l’agente IA a un interno del centralino, selezioni l’elenco dei numeri da contattare e lui farà il resto! Il personale non deve intervenire nel processo: questo consente di risparmiare tempo e ridurre il carico di lavoro degli operatori.

2. Gestione delle chiamate fuori orario

Il sistema di gestione delle chiamate (centralino) può reindirizzare le chiamate ricevute al di fuori dell'orario di lavoro a un agente IA. A tal fine, crea uno scenario aggiuntivo e inserisci il numero interno del bot, quindi vai alla sezione “Orario di lavoro” e, alla voce “Fuori dall'orario di lavoro sarà attivo” seleziona lo scenario con il bot.

Il bot può gestire la richiesta, fornire informazioni sui servizi disponibili e sugli orari per fissare un appuntamento. Tutte le informazioni relative alla chiamata verranno trasferite al CRM: il personale potrà consultarle durante l’orario di lavoro e aggiungere l’appuntamento al calendario. Si tratta di un modo semplice per organizzare un servizio di assistenza attivo 24 ore su 24 senza dover ricorrere a personale di turno.

Studio legale

Nel settore legale, il bot vocale contribuisce a semplificare il rapporto con i nuovi clienti e a ottimizzare i processi interni.

1. Informazioni sui servizi

Quando un nuovo cliente contatta l’azienda, la chiamata può essere trasferita a un agente IA che, nel corso della conversazione, presenta le principali aree di attività dell’azienda, le condizioni di erogazione dei servizi, le modalità operative, le tempistiche e le modalità di pagamento. Questo aiuta a ridurre il numero di domande ripetitive rivolte agli operatori e a filtrare le richieste non pertinenti.

Questo scenario è particolarmente utile in caso di elevato carico sulla reception. Per implementarlo, è sufficiente aggiungere un interno del bot allo scenario delle chiamate in entrata e configurarne lo script.

2. Instradamento intelligente delle chiamate

Nell’ambito della consulenza legale è importante comprendere fin dai primi minuti la natura della richiesta, così da indirizzare il cliente verso il professionista più adatto. In caso di chiamata in entrata, il bot avvia la conversazione e pone una serie di domande standard: chiarisce il motivo della richiesta, il livello di urgenza e l’ambito del diritto interessato. Sulla base delle informazioni raccolte, la chiamata viene trasferita all’avvocato più adatto per specializzazione, insieme a un breve riepilogo della conversazione.

Questo tipo di scenario è più semplice da configurare rispetto ai tradizionali menu vocali e tutte le risposte vengono salvate nella registrazione della conversazione. Ciò consente non solo di velocizzare la gestione delle chiamate, ma anche di archiviare le richieste in modo preciso.

L’integrazione dei bot vocali con il centralino gratuito Zadarma consente alle aziende di qualsiasi settore di velocizzare la gestione delle chiamate, ridurre il carico di lavoro del personale e migliorare il livello del servizio. Se desidera valutare concretamente le potenzialità dei moderni agenti IA, crei un centralino sul nostro servizio e colleghi il Suo primo bot vocale in pochi minuti!