A importância de uma mensagem de correio de voz empresarial personalizada + 12 exemplos

O que é um correio de voz empresarial?

A sua mensagem de correio de voz empresarial é uma gravação pré-definida que é reproduzida quando os chamadores não conseguem contactar o destinatário dentro da sua empresa. Normalmente, a mensagem personalizada inclui um resumo do nome da empresa, juntamente com instruções simples que sugerem a necessidade de deixar os dados de contacto. Isto permite que a empresa devolva a chamada o mais rapidamente possível.

O seu correio de voz empresarial não deve ser ignorado. É uma ferramenta de comunicação poderosa e essencial para os negócios, disponibilizada através de um sistema telefónico empresarial, como o PBX da Zadarma. A funcionalidade de correio de voz permite-lhe manter contacto com os clientes, mesmo quando não está disponível. É importante não subestimar o impacto do seu correio de voz empresarial, garantindo que a mensagem transmite a imagem certa ao seu público-alvo.

Com uma mensagem de correio de voz empresarial bem elaborada, pode causar uma boa impressão e aumentar a probabilidade de que um potencial cliente deixe uma mensagem ou volte a ligar. O artigo seguinte explora formas simples de melhorar as suas mensagens de correio de voz e os seus benefícios.

Maneiras Simples de Melhorar a Sua Mensagem de Correio de Voz Empresarial

1. Escolher o tom certo para a sua mensagem de correio de voz

O tom da sua mensagem de correio de voz empresarial deve estar alinhado com a sua empresa. Muitas empresas optam por personalizar o tom da mensagem ao comunicar com os clientes. Se o seu negócio tem um perfil mais corporativo, é importante evitar humor excessivo e demasiada personalização.

2. Inclua o seu nome, cargo e nome da empresa

Para garantir que os chamadores sabem para quem estão a deixar a mensagem, é essencial incluir o seu nome e cargo na empresa. Isto transmite credibilidade e reforça a confiança do interlocutor.

3. Personalize com uma saudação positiva

Uma mensagem de correio de voz empresarial simples e positiva funciona melhor. O conteúdo da sua mensagem de correio de voz pode variar consoante a natureza do seu negócio. Abaixo, apresentamos 12 exemplos de mensagens curtas e profissionais de correio de voz.

1. "Olá, obrigado por ligar para o João da empresa X. Lamento não poder atender a sua chamada. Por favor, deixe o seu nome e número após o sinal. Retornarei a chamada assim que possível."
3. "Ligou ao João da Empresa X. Neste momento, estou ausente. Deixe uma mensagem curta com o motivo do seu contacto, juntamente com o seu nome e número. Retornarei a chamada assim que possível. Se for um assunto urgente, por favor, contacte o escritório X."
5. "Olá, ligou à empresa X. O nosso horário de funcionamento é das 9h00 às 17h30, de segunda a sexta-feira. A sua chamada é importante para nós, por isso, por favor, deixe o seu nome, número e motivo do contacto após o sinal. Um membro da nossa equipa de vendas entrará em contacto consigo dentro de um dia útil. Muito obrigado."
6. "Olá, obrigado por ligar para o João da Empresa X. Estarei fora do escritório de segunda-feira, 24 de fevereiro, até 3 de março, sem acesso ao correio de voz durante este período. Para questões urgentes, contacte o nosso helpdesk através do número (Número de Telefone) ou envie um e-mail para (Endereço de E-mail de Contacto X). Muito obrigado."
7. "Chegou ao correio de voz da Empresa X. O escritório encontra-se atualmente encerrado. Retornaremos a sua chamada assim que possível. Se for urgente, envie-nos um e-mail ou uma mensagem de texto para (+Número de Telefone). Obrigado pelo seu contacto."
8. "Olá, este é o correio de voz do João na Empresa X. Neste momento, estamos fora do escritório. A sua chamada é importante para nós, por isso, deixe uma mensagem e entraremos em contacto consigo assim que possível. Antes de desligar, gostaríamos de informar que temos uma promoção especial este mês (Descreva brevemente a promoção, por exemplo, desconto para novos clientes até ao final do mês). Pode encontrar mais informações sobre os nossos descontos no nosso site em (Endereço do site). Obrigado."
9. "Olá! Ligou ao João Silva na Empresa X. Lamento não ter atendido a sua chamada. Na Empresa X, todas as chamadas são importantes para nós, por isso, por favor, deixe uma mensagem detalhada e retornarei o contacto assim que possível. Se a sua questão for urgente, a nossa equipa de apoio ao cliente poderá ajudá-lo. Ligue ou envie um e-mail para (Endereço de E-mail ou Número de Telefone de Suporte). Muito obrigado pela sua chamada, aguardo o seu contacto em breve."
10. "Obrigado por ligar para o João Silva. Se está a ligar sobre a nossa oferta de teste gratuito, as nossas linhas reabrem às 9h00. Se voltar a ligar às 9h00, um dos nossos agentes de vendas terá todo o prazer em discutir a promoção e explicar como pode começar o seu teste gratuito. Se preferir que um dos nossos agentes lhe ligue de volta, por favor, deixe o seu nome e número após o sinal."
11. "Obrigado por ligar para o número especial de ofertas do João na Empresa X. Se quiser saber mais ou aproveitar esta oferta, por favor, deixe o seu nome e número, e entrarei em contacto consigo assim que possível. Também pode contactar a equipa de vendas através do (número do escritório principal). Esta oferta só é válida até ao final deste mês, por isso não perca a oportunidade!"
12. "Feliz Natal! A equipa da Empresa X está agora a desfrutar de um merecido descanso. O nosso escritório está encerrado para a época festiva e reabrirá no dia (data). Se a sua questão for urgente, por favor, contacte (informações de contacto). Se preferir que retornemos a sua chamada a partir do dia (data), por favor, deixe o seu nome, número e uma mensagem curta, e entraremos em contacto assim que regressarmos!"
13. "Olá, ligou ao João, líder da Equipa de Apoio Técnico da Empresa X. Lamento não ter atendido a sua chamada. Se está com algum problema técnico, por favor, deixe o seu nome, número de contacto e uma breve descrição do problema, e entrarei em contacto consigo assim que possível. Obrigado por ligar para a Empresa X."
14. "Olá, daqui fala o João da Empresa X. Lamento não ter podido atender a sua chamada. Responderei a pedidos de parcerias ou colaborações até (data/hora específica). Por favor, deixe o seu nome, os seus dados e uma mensagem curta. Se for um assunto urgente, pode enviar-me um e-mail para (endereço de e-mail). Farei o possível para retornar a sua chamada o mais rapidamente possível. Obrigado!"

Vantagens de um correio de voz empresarial personalizado

Existem muitas vantagens em configurar uma mensagem de correio de voz personalizada para a sua empresa. Algumas delas são exploradas abaixo.

Prático para si e para os seus clientes

Hoje em dia, muitos clientes preferem deixar uma mensagem de correio de voz em vez de falar com um rececionista. Isto é especialmente comum quando a mensagem contém informações confidenciais. Esta opção aumenta a possibilidade de obter feedback dos clientes e facilita a comunicação, tornando-a mais conveniente. As caixas de correio de voz podem ser acedidas facilmente a partir de qualquer lugar, dentro ou fora do escritório. Se o seu sistema telefónico empresarial tiver uma funcionalidade de correio de voz para e-mail, poderá ouvir as suas mensagens enquanto está em movimento ou fora do escritório.

Comunicação clara

As gravações de correio de voz dão aos clientes a oportunidade de deixar uma mensagem de voz para a sua empresa. O cliente tem total controlo sobre o conteúdo da sua mensagem, garantindo que a informação não se perde ou é mal interpretada. Em comparação, se um secretário tiver de escrever a mensagem, há o risco de perda de informação ou erro na transcrição. As mensagens verbais dependem da memória e podem ser mal interpretadas, levando a falhas de comunicação. Em contrapartida, as mensagens de correio de voz são gravadas na sua forma original, proporcionando uma comunicação mais clara.

Poupança de custos

Quando uma empresa disponibiliza um serviço de correio de voz, torna-se possível direcionar chamadas quando os funcionários estão ausentes das suas secretárias. Isto reduz a necessidade de aumentar os custos com pessoal, gerando poupanças. Além disso, com um sistema de correio de voz, nem sempre é necessário ter um rececionista a tempo inteiro, pois a gestão das mensagens pode ser feita remotamente ou por outros membros da equipa.

Melhoria no desempenho das chamadas

Os serviços de correio de voz oferecem uma plataforma onde os chamadores podem deixar os seus dados de contacto e informações detalhadas. Isto permite que os agentes de vendas analisem a mensagem antes de devolver a chamada, o que é ideal para questões que exigem pesquisa ou respostas detalhadas. As mensagens de correio de voz podem durar vários minutos, permitindo que os clientes deixem informações completas e detalhadas.

Sempre disponível

Uma vantagem essencial de utilizar uma mensagem de correio de voz é que incentiva os clientes a deixarem uma mensagem de voz com o seu pedido, mesmo quando o seu negócio está encerrado. Se um cliente ligar para a sua empresa fora do horário de funcionamento e ouvir uma mensagem de correio de voz amigável, será mais provável que deixe o seu nome, número e motivo do contacto.

Como pode usar a sua mensagem de correio de voz para atender melhor os seus clientes?

Pode otimizar o seu canal de correio de voz combinando-o com o encaminhamento de chamadas. Isto permitirá que os seus clientes sejam direcionados para a pessoa certa logo na primeira tentativa. Muitos afirmam que isto melhora o tempo de resolução das chamadas. Também pode utilizar um Sistema de Resposta Interativa (IVR) para permitir que os chamadores se redirecionem consoante as suas necessidades. A mensagem de correio de voz pode incluir instruções como: "Prima 1 para consultar os horários de funcionamento, Prima 2 para falar com um rececionista." A Zadarma disponibiliza tanto a funcionalidade de encaminhamento de chamadas como as funcionalidades IVR. Isto permite-lhe configurar o seu correio de voz de forma rápida e simples.

Uma mensagem de correio de voz empresarial eficaz

Não subestime o impacto de uma mensagem de correio de voz bem estruturada. Uma boa mensagem de correio de voz empresarial deve ser profissional, curta e objetiva. A sua mensagem deve indicar que a chamada será retornada assim que possível. A gravação também deve ser personalizada para refletir a identidade do seu negócio. Com uma mensagem eficaz, os seus clientes sentir-se-ão mais motivados a deixar uma mensagem, garantindo que aproveita todas as oportunidades de venda, mesmo quando o seu escritório está encerrado ou a sua equipa indisponível.