Qual é a utilidade de uma central telefónica virtual para um estabelecimento de ensino?

Geralmente, quando se fala em centrais telefónicas virtuais, pensa-se em call centers, mas, na verdade, é uma ferramenta de comunicação que pode ser aproveitada em dezenas de áreas para melhorar a operação e o funcionamento de qualquer instituição. Por exemplo, no caso das instituições educativas, tem um potencial tremendo e suas aplicações permitem dar um salto competitivo tanto para as públicas quanto para as privadas.

São várias as áreas onde pode ser vital dar o passo e deixar o telefone “clássico”, apostando numa solução mais moderna e baseada na tecnologia na nuvem. E não estamos a falar apenas do facto de ser mais cómodo receber as chamadas do número fixo do centro no telemóvel ou no computador. Tudo o que está incluído na mudança para a telefonia IP é o que vai marcar a diferença nos próximos anos.

Melhor gestão das chamadas

Em primeiro lugar, para a simples gestão do centro. Podemos criar um menu de voz personalizado para que cada pessoa que nos ligar possa escolher o destino ou a pessoa com quem deseja falar. Muitos dirão "isso não é nada novo". É verdade que os menus de voz não são algo novo... mas os clássicos precisam que cada pessoa tenha uma extensão física e atenda o telefone na sua mesa. Com uma central telefónica virtual, todos esses limites desaparecem. Podemos criar tantas extensões quanto quisermos e, com o aumento do e-learning, isso é muito importante. As pessoas que atendem o telefone podem estar em qualquer lugar do mundo, já que só precisam de um computador com um navegador como o Chrome ou um smartphone.

Números fixos nacionais e unificados

Além disso, todas as pessoas que utilizam a central telefónica podem compartilhar o mesmo número. Ou seja, independentemente de termos uma equipa docente ou de gestão distribuída cada uma em sua casa, as chamadas realizadas serão sempre identificadas no receptor com o mesmo número fixo. Mas, ao mesmo tempo, se tivermos uma instituição com vocação internacional, podemos oferecer em cada um dos países para onde nos dirigimos um número de telefone local para informações ou contacto, atendido por pessoas que podem estar noutro país. Desta forma, é possível gerir muito melhor os alunos internacionais que vêm fazer um curso ou ampliar as possibilidades de e-learning da organização, embora a sua sede física esteja situada num país específico.

Identificação total dos alunos, tutores ou qualquer pessoa que contacte o centro

Mas não se ficam por aí as vantagens. Na verdade, as melhores estão relacionadas com a parte mais “inteligente” de uma central telefónica virtual. Ao fazer a mudança para a telefonia IP, podemos identificar cada pessoa que nos liga e, antes de atender a chamada, saber se é um aluno, pai ou tutor ou outra pessoa, como pode ser um fornecedor. É o famoso CRM que muitos call centers utilizam, mas aplicado ao caso particular do ensino, permite distribuir as chamadas para os responsáveis correspondentes (professores, diretores, administração, etc.), que terão sempre na tela um perfil completo de quem liga, gerado tanto com dados automáticos (chamadas recebidas e realizadas para essa pessoa, duração, gravação de voz, transcrições, etc.) como com os dados fornecidos pelos profissionais que os atendem (cursos matriculados, pagamentos pendentes, reclamações, etc.).

Possibilidades graças às novas funções inteligentes da Telefonia IP

Vale a pena destacar as capacidades mencionadas, como no caso particular da Zadarma, que é gratuita, de reconhecimento de voz e transcrição. Cada chamada é guardada na nuvem tanto com o áudio gravado quanto com o texto do que foi dito. São documentos vitais, por exemplo, para oferecer um serviço de matrícula por telefone com todas as garantias legais. Mas, além disso, permite-nos realizar diferentes análises para descobrir, se pensamos no exemplo de uma academia, em que datas nos ligam mais a pedir informações sobre um curso ou especialidade em específico, quais são as queixas mais recorrentes ou se algum professor é especialmente apreciado pelos seus métodos. Os exemplos de análise são quase infinitos e as suas aplicações também, tanto na gestão e promoção da equipa docente, controlo dos problemas recorrentes e até na otimização das campanhas de publicidade e promoção nas datas e grupos de potenciais alunos mais adequados.

Em suma, a mudança de uma linha telefónica “clássica” para uma central telefónica virtual numa instituição educativa é muito mais do que uma simples mudança "para o digital" ou a capacidade de atender chamadas com o computador ou o telemóvel. É uma mudança necessária nos tempos atuais, onde não se pode estar preso a uma gestão manual das comunicações e é preciso aproveitar todas as possibilidades que passar as nossas chamadas para a "nuvem" oferece.