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- Compreender a central telefónica na nuvem
- Explorar a central telefónica VoIP
- Comparação entre a central telefónica VoIP e a central telefónica VoIP tradicional: vantagens
A tecnologia por detrás das comunicações, e especialmente das comunicações empresariais, deu saltos gigantescos nos últimos anos graças às possibilidades oferecidas pela Internet para se afastar da antiquada linha telefónica por cabo. As chamadas foram transformadas em dados e, com eles, a forma como as comunicações são geridas de forma profissional evoluiu para plataformas muito mais flexíveis e eficientes graças a factores e elementos como a telefonia IP ou a central telefónica na nuvem ou VoIP.
Compreender a central telefónica na nuvem
O que é uma central telefónica na nuvem?
Uma central telefónica em nuvem, VoIP ou virtual são termos sinónimos. Também pode ser conhecido como PBX (Private Branch Exchange). Todos eles servem para identificar um sistema telefónico que funciona através da Internet, mas com ênfase em determinados factores em cada momento.
Ou seja, por exemplo, quando é mencionado o termo “PBX na nuvem” ou central telefónica virtual, significa que utiliza servidores remotos para tratar as chamadas em vez de hardware físico.
Como funciona uma central telefónica na nuvem?
O funcionamento de uma central telefónica na nuvem significa que todo o sistema de comunicação, normalmente de uma empresa, não se encontra nas instalações da empresa, mas está alojado num servidor externo.
Os utilizadores ligam-se à central telefónica na nuvem através de dispositivos como telefones IP, softphones ou aplicações de comunicação, a partir dos seus computadores ou telemóveis. A central telefónica virtual encaminha as chamadas recebidas e efectuadas e gere as extensões dos utilizadores, tal como uma central telefónica clássica, mas o seu potencial reside no facto de oferecer uma variedade de funções avançadas que não podem ser alcançadas com outra tecnologia e de ser também uma tecnologia mais resistente, dado que os fornecedores estão normalmente preparados com vários sistemas em paralelo para o caso de haver problemas com algum servidor.
Benefícios e vantagens da central telefónica na nuvem
A central telefónica na nuvem oferece inúmeras vantagens para as empresas, incluindo:
- Redução de custos: elimina a necessidade de investir em equipamento de telecomunicações e dá acesso não só a chamadas gratuitas, mas também a tarifas de chamadas internacionais muito baixas..
- Redimensionamento: é possível adicionar ou remover linhas telefónicas de acordo com as necessidades de uma empresa, adaptando-se às necessidades de mudança de um negócio, tornando-se uma solução ideal para empresas em crescimento ou que tenham períodos do ano com picos especiais de trabalho.
- Acesso remoto: Os funcionários podem aceder à central telefónica a partir de qualquer lugar com uma ligação à Internet, facilitando o trabalho remoto.
- Funções avançadas: oferece uma vasta gama de funcionalidades avançadas, como IVR (resposta interactiva de voz), chamadas em conferência, análises ou acompanhamento de chamadas em tempo real.
- Poupar tempo e recursos: elimina a necessidade de manutenção e de actualizações de hardware, uma vez que é sempre compatível com qualquer computador ligado à Internet capaz de executar um programa de navegação.
- Integração fácil: uma central telefónica na nuvem pode ser facilmente integrada com outras aplicações empresariais, como CRM e ferramentas de colaboração.
- Melhorar o serviço ao cliente: as funcionalidades avançadas permitem um serviço ao cliente mais eficiente e personalizado.
Prós e contras desta solução
Alguns dos aspectos mais positivos já foram referidos, como a redução dos custos operacionais e do investimento inicial, a facilidade de expansão ou redução de acordo com as necessidades do negócio, a ausência de problemas de atualização, uma vez que tudo é feito no servidor e não depende de software instalado no equipamento ou a enorme variedade de funções que podem ser integradas.
Como tudo neste mundo, nada é perfeito e há alguns pontos menos positivos a ter em conta:
- Qualidade das chamadas: depende da largura de banda da fibra. No entanto, atualmente, é quase impossível ter problemas de comunicação nas chamadas, devido à velocidade média das ligações superior a 100 Mbps.
- Segurança: é outro fator a ter em conta para a proteção dos dados da empresa. Felizmente, a maioria integra fortes sistemas de encriptação de ponta a ponta baseados em algoritmos digitais que garantem a privacidade das comunicações.
- Custo mensal: É verdade que, além da linha de internet, existem provedores das centrais telefónicas IP que cobram uma taxa mensal. No entanto, é possível montar um sistema 100% funcional para uma empresa com opções gratuitas como as da Zadarma..
Explorar a central telefónica VoIP
Definição e funcionamento de uma central telefónica VoIP
Quando o termo central telefónica VoIP, ou central telefónica IP, é mencionado, o foco está no facto de a voz sobre protocolo Internet (VoIP) estar a ser utilizada para comunicações empresariais. Ou seja, em vez de utilizar as linhas telefónicas tradicionais, o PBX VoIP transmite as chamadas através da Internet, convertendo a voz em dados digitais e transmitindo-os através da rede IP.
Passos para implementar numa central telefónica VoIP
A implementação de uma central telefónica VoIP envolve as seguintes etapas:
- Avaliação das necessidades: identificação das necessidades de comunicação da empresa e definição dos requisitos a satisfazer (número de extensões, serviços avançados - análise de chamadas, voicemail, editor de cenários em tempo real, etc. -, integração com CRM, etc.).
- Seleção de fornecedores: análise da proposta dos diferentes fornecedores de serviços VoIP e da central telefónica virtual.
- Configuração de hardware e software: instalação de telefones IP e/ou software central telefónica VoIP nos dispositivos dos empregados. No entanto, pelo menos as opções mais avançadas, como a já referida Zadarma, já permitem o acesso online a todos os serviços a partir de um browser, sem necessidade de software adicional.
- Configuração da central telefónica: É agora altura de transferir os requisitos para a configuração da central telefónica, definindo as extensões, as regras de encaminhamento e as funcionalidades avançadas, conforme necessário.
- Testes e formação: É sempre aconselhável fazer algumas chamadas de teste para verificar se tudo está a funcionar e dedicar algum tempo à formação da equipa, especialmente dos gestores, na utilização de funcionalidades avançadas, como a análise inteligente da transcrição de chamadas.
Considerações a ter em conta ao escolher uma central telefónica VoIP
Ao selecionar uma central telefónica VoIP, ou melhor, o fornecedor que a oferece, é aconselhável ter em conta alguns fatores como a qualidade da chamada oferecida, com especial ênfase nos dados de baixa latência anunciados e as possibilidades de escalar o projeto - e a diferença de custo que isso implica entre um fornecedor e outro.
Além disso, existem também outros elementos, como os algoritmos e a encriptação oferecidos para as comunicações ou a compatibilidade, ou seja, as possibilidades de integração com aplicações e serviços empresariais já utilizados, como o CRM.
Comparação entre a central telefónica VoIP e a central telefónica tradicional: vantagens
Se analisarmos tudo o que foi dito até agora, as diferenças entre uma central telefónica em nuvem, VoIP ou virtual são evidentes. Em primeiro lugar, permite economizar imenso nos custos das chamadas internacionais, das chamadas interurbanas e mesmo das chamadas entre colaboradores. A isto acresce o impacto económico do desaparecimento de qualquer manutenção ou substituição de hardware.
Por outro lado, o que na central telefónica VoIP demora alguns minutos e a alteração da configuração num menu online para aumentar, por exemplo, o número de extensões ou a forma como as chamadas são geridas, numa central telefónica tradicional significa gastar horas e recursos humanos sob a forma de instalação de equipamentos, cabos, etc.
Escusado será dizer que o “teletrabalho” é impossível com uma central telefónica tradicional, que apenas pode reencaminhar chamadas - mais uma vez, mais custos - enquanto que com o VoIP pode atender o telefone e a extensão da sua empresa como se estivesse sentado na sua secretária no escritório, mas a partir de qualquer parte do mundo.
Por último, a integração com sistemas de gestão empresarial, como um CRM, é simples e transparente, ao passo que não é garantida no caso de um sistema tradicional. E o que não está presente é a possibilidade de acrescentar serviços avançados, como a receção de chamadas a partir de um widget no sítio Web, a análise quantitativa e qualitativa das chamadas, a transcrição de voz - vital para as vendas por telefone, a melhoria dos processos e até a identificação de oportunidades de negócio - e muitos outros, como um serviço de caixa de correio de voz inteligente, um menu interativo, conferências múltiplas, reencaminhamento inteligente, etc.
Em suma, a nuvem, o VoIP ou as centrais telefónicas virtuais representam uma revolução nas comunicações empresariais, oferecendo maior flexibilidade, escalabilidade e eficiência. Dar o salto para a telefonia IP utilizando estas ferramentas pode levar qualquer empresa para o próximo nível de eficiência e produtividade.
