Com o telefone do escritório na mala

No verão, e ainda mais atualmente, a possibilidade de sair da cidade e mudar de ares durante algumas semanas é algo que muitos profissionais procuram. O telemóvel trouxe alguma liberdade, mas não é completa, já que, embora sirva para contactar alguém a qualquer momento e lugar, geralmente não está conectado aos sistemas da empresa.

Sobretudo nos departamentos de vendas, atendimento ao cliente e de serviço telefónico, a figura do "nómada digital" nestes setores parecia impossível. Mesmo a flexibilidade, o teletrabalho ou a conciliação familiar eram conceitos complicados de implementar em trabalhos onde era necessário estar preso à mesa do escritório porque é onde se encontrava o telefone. Felizmente, a realidade é que isso já é algo do passado – ou deveria ser – graças à chegada da telefonia digital, também chamada telefonia IP.

Graças a esta tecnologia, é possível oferecer uma flexibilidade total aos funcionários para que se conectem ao telefone da empresa de onde quiserem. Algo que, por outro lado, é cada vez mais exigido pelo mercado e que será um foco de atração de talento nos próximos anos. É também uma medida que não só será aproveitada por aqueles que querem levar o escritório na mochila, mas também por aqueles que simplesmente precisam conciliar a vida laboral e familiar nos meses de verão, quando as escolas estão fechadas.

O que é necessário para aproveitar esta tecnologia?

A peça-chave é a central telefónica virtual, elemento que deslocou todo o funcionamento do sistema de comunicações de uma empresa de uma perspetiva local para a nuvem. Isso reduz, para começar, os custos de instalação, já que, literalmente, não existem. Além disso, reduz o tempo de implementação, já que em apenas 15 minutos podemos ter todo o sistema a funcionar.

Dar o salto da telefonia clássica para a digital é tão simples quanto inscrever-se em qualquer um dos fornecedores que oferecem esses serviços. Se tivéssemos que recomendar um, o melhor é começar pelo mais completo e que, além disso, oferece a sua central telefónica virtual e CRM totalmente gratuitos: Zadarma. Uma vez inscritos, com um número virtual ou após portar o número da empresa, só precisamos de ativar tantas extensões quantas forem necessárias, contratar um tarifário de chamadas saídas se for necessário, e já estamos prontos. E tudo isso sem renunciar a funções como menus de voz, atendedores de chamadas ou a possibilidade de estabelecer diferentes cenários para as chamadas, juntamente com um registo e controlo através do sistema de gestão de clientes.

O que é necessário para estar conectado a este sistema? Simplesmente, ter conexão à Internet. Tanto para a gerência quanto para os funcionários, um computador com um navegador é o único requisito. E onde pode estar este dispositivo? Em qualquer lugar do mundo, sem limites, barreiras ou muros. E não só beneficia aqueles funcionários que querem passar temporadas fora de casa, mas também permite à empresa dimensionar as equipas conforme a necessidade, já que não há um escritório que se torne "pequeno".

A toda esta flexibilidade, devemos adicionar algo que a telefonia clássica nunca teve nem terá: os dados. Uma central telefónica virtual não só contabiliza quantas chamadas são feitas, quanto duram ou de que telefone foram feitas, ou seja, dados quantitativos, mas a chave está em obter também dados qualitativos. Isso é possível graças à combinação com tecnologias como o reconhecimento e transcrição de voz, que permite converter em texto todas as chamadas e, praticamente em tempo real, analisar o que está a ser dito, como e de que maneira. Tudo isso pode ser adicionado aos dados já existentes dos clientes e trabalhadores no CRM para otimizar o funcionamento do negócio até limites inimagináveis.

Recuperando a ideia inicial, tudo isso sem a necessidade de prender toda a equipa dentro de quatro paredes. Desde nómadas digitais que vivem e trabalham sem residência fixa, até aqueles que vão para a segunda residência no verão ou, simplesmente, aqueles que precisam estar em casa porque têm os filhos com eles, já não há desculpa – pelo menos o telefone da empresa não é – para lhes dar a liberdade que estão a exigir e pela qual, provavelmente, os melhores se mudarão para outra empresa.