CRM gratuito da Zadarma

Instruções de configuração / CRM Zadarma - instruções e pré-visualização

CRM é um sistema funcional de gestão de relacionamentos com novos e já existentes clientes. O Teamsale CRM gratuito está totalmente integrado com a central telefónica virtual - realiza e recebe com a ajuda do telefone WEB integrado, cria fichas de clientes e tarefas, controla a eficiência dos seus comerciais, gere o seu próprio formato de negócio junto com Teamsale CRM.

1. Assistente de criação de CRM

Se já tem criada e ativada a central telefónica virtual na área pessoal da Zadarma, é necessário passar para a seção Serviços - CRM, clicar em “Ativar a integração” e depois “Ir para a conta CRM”. Se ainda não tem a central telefónica virtual criada, utilize o assistente de configuração da central telefónica e no primeiro passo selecione o ponto determinado. Na etapa de criar CRM, indique o nome do seu CRM com caracteres latinos e selecione a extensão para a conta do Administrador. Pode criar outros usuários nesta página ou adicioná-los mais tarde. Para finalizar, clique em “Criar CRM”.

2. Geral

Nesta página estão localizados os widgets onde encontrará informações úteis sobre tarefas atuais. Os widgets podem ser ocultados/visualizados e movidos pela página.

Lista de widgets:

Clientes - quantidade total de clientes, quantidade de novos clientes desta semana e de hoje.
Meus leads - quantidade de leads do comercial e quantidade de leads pendentes de gestão.
Tarefas completadas - quantidade de tarefas completadas esta semana em relação à quantidade total de tarefas.
Tarefas atrasadas - quantidade de tarefas do usuário que não foram completadas no tempo programado.
Tarefas atuais - quantidade de tarefas ativas.
Minhas chamadas - quantidade de chamadas recebidas e efetuadas de hoje e desta semana.
Novos leads - quantidade de novos leads de hoje e desta semana.

3. Clientes

Na parte esquerda encontra-se o bloco com os filtros para a busca de clientes. O bloco pode ser ocultado clicando na seta. Também pode utilizar o campo para a busca universal na parte superior da página. Na parte direita está o botão “+” para adicionar um novo cliente. Ao clicar no botão ••• pode realizar a Importação ou Exportação de clientes.

Os clientes podem ser adicionados a uma tarefa, anexados a uma videoconferência, marcados com etiquetas ou alterados para outro responsável.

Na aba “Meus clientes” são mostrados os clientes dos quais você é o responsável. “Todos os clientes” mostra a lista completa de clientes adicionados no CRM.

Com a ajuda de tags, pode agrupar clientes semelhantes para facilitar a busca posterior.

Ficha do cliente.

Na parte esquerda da página são mostrados os parâmetros do cliente. Com apenas um clique pode enviar um e-mail ao cliente, ligar ou enviar um SMS. No menu ••• estão disponíveis as opções de edição de parâmetros, criação de acordos, tarefas e videoconferências.

Se ao modificar os dados do contato achar que há campos básicos insuficientes, pode adicionar os seus próprios em "Ajustes adicionais".

À direita encontra-se a ficha de atividade do cliente onde são mostrados todos os eventos relacionados com ele: chamadas, gravações de chamadas, notas, tarefas criadas e acordos, histórico de e-mail e SMS e muito mais.

Selecionando vários clientes, terá as seguintes ações disponíveis:

Adicionar à lista de discagem automática ▾

Enviar SMS ▾

Envio de e-mail ▾

Importar clientes ▾

4. Acordos

Pode trabalhar com tarefas em Kanban ou em forma de lista.

Acordo - venda de um bem ou serviço ao cliente. O acordo pode ter os seguintes estados:

Novo acordo - estado para novos acordos
Em gestão - comunicação ativa com o cliente
Em tomada de decisão - aguardando decisão por parte do cliente
Aguardando pagamento - trabalho ativo finalizado, aguardando pagamento do cliente
Acordo de sucesso - estado final, acordo de sucesso, benefício alcançado
Acordo cancelado - estado final para um acordo cancelado

Os acordos estão sempre vinculados a um de seus clientes, um mesmo cliente pode ter vários acordos na mesma ou em diferentes moedas. O funil de vendas de acordos pode ser visto na secção de Analítica.

Cada acordo tem a sua própria história de atividade onde serão mostradas todas as comunicações com o cliente sobre esse acordo.

5. Calendário

No calendário são visualizadas todas as suas tarefas e, se for Administrador, também as tarefas de todos os utilizadores. O calendário pode ser no formato Mês, Semana ou Dia. Pode criar as suas próprias tarefas ou para outros utilizadores do CRM.

Ative a sincronização dupla das tarefas com o Calendário do Google:

Adicione eventos no Teamsale e eles serão automaticamente adicionados no Calendário do Google de todos os participantes
Adicione eventos no Calendário do Google para adicionar tarefas no Teamsale
Modifique eventos no Teamsale a partir do Calendário do Google e vice-versa
Sincronize a eliminação de eventos no Teamsale e no Calendário do Google

6. Tarefas

Pode trabalhar com tarefas em Kanban ou em forma de lista. O bloco com os filtros ajudará a encontrar a tarefa necessária. Ao marcar a checkbox “Tarefas completadas” poderá encontrar qualquer tarefa fechada ou antiga, se necessário.

A notificação sobre a tarefa será enviada ao e-mail do funcionário ao qual a tarefa foi atribuída.

Tipos de tarefas:

Tarefa - tipo padrão de tarefa onde pode adicionar o cliente ou colegas para o trabalho conjunto
Chamada - planeie uma chamada importante para o cliente em um horário determinado
Videoconferência - planeie videoconferências com os colegas
SMS - adie o envio de um lembrete por SMS para o cliente, por exemplo, "tem um compromisso às 11:00h com o dentista"

7. Chamadas

Nesta secção está disponível a lista detalhada de chamadas. Os filtros e a pesquisa universal ajudarão a encontrar a chamada específica, ouvir a gravação ou ler o texto desta se a função de Reconhecimento de voz estiver ativada.

Widget para chamadas

O ícone do widget para chamadas está localizado por defeito no canto inferior direito da página.

Na parte esquerda do widget está o teclado para inserir o número, botão de chamada e botão de envio de SMS, à direita - os separadores de contactos, histórico de chamadas, equipa (os seus colegas) e Marcador automático.

Atenção! Na primeira chamada é imprescindível permitir o acesso ao microfone na janela emergente do navegador.

A pesquisa universal permite procurar o contacto ou gravação no histórico por número de telefone ou nome.

Se receber uma chamada de um número desconhecido, no telefone web pode adicionar o cliente ou lead indicando o seu nome. Uma vez gerado, abrirá a ficha do cliente onde poderão ser adicionadas notas durante a chamada.

Durante a chamada pode transferi-la para outro funcionário clicando no ícone de dois telefones.

8. Leads

Lead - primeiro contacto com um possível cliente potencial.

Na parte direita da página está a secção Meus leads e Não geridos. Meus leads - lista dos seus leads, enquanto Não geridos é uma lista conjunta de todos os leads que ainda não têm um responsável atribuído. Todos os utilizadores do CRM podem aceder a Não geridos e atribuir-se leads, gerindo esse cliente potencial para depois convertê-lo em cliente.

Ao adicionar um lead na secção “Meus leads” através do botão “+”, o responsável será automaticamente o criador desse lead. Se o lead foi adicionado através da secção "Não geridos", o estado do lead por defeito será "não gerido".

Mais leads significam mais clientes, acordos e, finalmente, benefícios. Existem várias formas de obter novos leads:

Criar manualmente, clicando no botão "+" no canto superior direito da página ou durante a chamada no telefone web
Importar a partir de um ficheiro, selecionado no menu ••• Importar
Criar um lead com base numa chamada/SMS, se o número não foi guardado no Teamsale antes, será criado um lead. Ajustes - Telefonia
Criar um lead com base em e-mails novos recebidos ou enviados. Ajustes - Correio
Obtenção de leads graças à integração gratuita com a plataforma Zapier que, por sua vez, permite integrar Teamsale com mais de 4000 outros sistemas
Criação de lead com a ajuda de API. Pode configurar a integração de Teamsale com o seu próprio site, por exemplo, e adicionar leads com a ajuda de um formulário de contacto

Finalizar lead.

Ao modificar o estado do lead para Finalizado poderá escolher entre as opções Criar cliente ou Inadequado (o lead será eliminado).

9. Equipa

Nesta secção está disponível a lista de todos os utilizadores de Teamsale, os seus dados de contacto, extensões, horário de trabalho e outras informações. Pode ligar para o seu colega clicando no ícone de telefone. O indicador verde na sua ficha informa que o utilizador está online neste momento.

O Administrador pode adicionar utilizadores ao CRM e editar as contas dos utilizadores atuais. O botão de adicionar utilizador está localizado no canto superior direito da página.

Indique o nome do utilizador, o seu email, atribua uma extensão da central telefónica virtual e clique em “Adicionar utilizador”. No separador “Enviar convite” pode convidar vários utilizadores inserindo os seus endereços de email. No separador “Gerar link” pode criar um link-convite e partilhá-lo em Messengers ou redes sociais.

10. Analítica

Acordos

Os gráficos de quantidade de acordos, indicadores de rentabilidade e funil de vendas. Selecciona o período desejado, analisa a conversão e o tempo médio do acordo.

Chamadas

Filtros disponíveis por utilizadores e hora, saiba quem dos utilizadores Teamsale é mais ativo nas chamadas, analisa a quantidade de chamadas e a sua duração.

Fontes

Nesta secção pode ver a eficiência das suas fontes. Por exemplo, recebe uma chamada recebida através da qual é gerado um lead automaticamente. Teamsale criará uma etiqueta de fonte pelo número para a analítica, graças a esta etiqueta poderá saber quantos novos clientes/leads e acordos obteve graças a este número virtual e quão eficaz é a publicidade com este número. As etiquetas podem ser criadas manualmente ou através de API. Se usar Calltracking Zadarma, as etiquetas UTM do seu calltracking serão transferidas automaticamente para o Teamsale e vinculadas ao lead gerado em forma de etiqueta fonte. Simplesmente recebeu uma chamada de um novo número e Teamsale automaticamente gerou um lead no qual aparecem as etiquetas UTM da sua campanha publicitária (graças à qual se recebeu essa chamada) e na ficha do lead aparece a gravação dessa chamada.

Leads

Analisa a estatística dos seus leads, quantos leads foram gerados, quantos foram convertidos em clientes. O gráfico de todos os leads não geridos e o gráfico circular de fontes de geração de leads.