Configuração completa da central telefónica em 5 minutos

За 5 минут, не вставая из мягких кресел, мы установили и настроили виртуальную АТС. Об этом и хотелось бы рассказать на примере установки бесплатной АТС Zadarma.

Зачем нужна и как работает АТС?

В большинстве офисов, куда вы звоните, вас, скорее всего, встретит автоматическое приветствие. Потом трубку возьмет оператор и переведет звонок на нужного сотрудника. Не факт, что сотрудник в это время в офисе, он может быть и в Алмате и в Праге, но вас с ним соединят быстро и незаметно. При этом не обязательно наличие оператора, да и вообще офиса.

Хотите и свою работу организовать также? Ничего сложного, ниже схема описывающая работу АТС.

Кажется сложным? Бояться не стоит! Все, что на схеме, кроме Вас самих, может быть виртуальным, но работать вполне реально. АТС мы подключили и настроили за 5 минут.

Запуск АТС можно выполнить всего за 4 шага:

1. Зарегистрироваться и пополнить счет;
2. Выбрать и купить номер;
3. Включить АТС и пройти мастер настройки;
4. Скачать и настроить клиентскую программу на свой компьютер/телефон.

И пятым, необязательным шагом, будет настройка всяческих «бантиков» вроде голосового меню, автосекретаря, записи звонков, конференции и факса.

Начнем установку АТС:

1) Регистрация и пополнение счета

Для начала, просто регистрируемся на сайте. Для первого тарифа вполне подойдет «Стандарт». Он посекундный, с бесплатными минутами, и его всегда можно сменить на другой. Если звоните много можно рассмотреть тарифные пакеты АТС, с уже включенными виртуальными номерами и исходящими минутами на разные на направления.

После регистрации заходим в личный кабинет. Проверяем связь тестовым звонком, и пополняем счет. Я пополнял счет картой на $10. Этого хватило на 2 номера и звонки на первое время. Всё это заняло у меня несколько секунд.

2) Выбор и покупка номеров

Для начала ознакомимся с перечнем доступных номеров, для этого откроем полный список номеров. Мне требуется городской номер в Лондоне, плюс номер в Нью-Йорке.

3) Включение и настройка АТС

Нажимаем кнопку “Создать АТС” в личном кабинете, в блоке “Бесплатная АТС” справа.

После нажатия попадаем в «Мастер настройки».

Опишем его подробнее и по шагам:

• Первый шаг:

На главном экране, в блоке “Бесплатная АТС” нажмите кнопку создать. Перед вами появится Мастер настройки.

На первом шаге необходимо указать количество сотрудников, которые будут работать со звонками. Каждому из них будет присвоен свой внутренний трехзначный номер, необходимый для работы маршрутизации звонков.

Por defeito, nos planos "Standard" e "Económico" podem ser configurados até 5 números internos. Nos planos "Office" - 10 números internos, e no "Corporate" - 20 números internos.
Números internos adicionais podem ser adicionados mediante um custo extra - $2/mês, nas configurações do plano (secção "A Minha Conta - Planos", bloco "Plano Tarifário Atual").

Não é necessário criar números "em reserva", pois poderá adicionar a quantidade necessária a qualquer momento.

Aqui, não se esqueça de assinalar a opção "ativar gravação de chamadas para todos" e crie um sistema CRM, se necessário.

• Segundo passo:

No segundo passo das configurações, deve definir o cenário que será executado quando houver uma chamada recebida. Terá três opções disponíveis:

1. As chamadas serão direcionadas diretamente para os funcionários;
2. Primeiro será reproduzida uma saudação de voz automática e, em seguida, a chamada será direcionada para os funcionários;
3. Primeiro será reproduzido um menu de voz interativo e, de acordo com a escolha do utilizador, a chamada será direcionada para o funcionário.

Ao selecionar uma das duas últimas opções, terá a possibilidade de escolher - carregar uma gravação de voz já existente ou gerá-la automaticamente a partir do texto.

Como configurar o menu de voz interativo?

Para gerir estas configurações, aceda à sua conta na secção “A Minha Central Telefónica” e selecione “Chamadas Recebidas e Menu de Voz”.

Terá à sua disposição a lista de todos os seus cenários.

Cada cenário é acionado sob uma condição específica. Por exemplo, quando o utilizador pressiona o número “1” ou quando uma chamada é feita a partir de um número específico.

Aliás, o menu interativo pode ter vários níveis. Por exemplo, primeiro o seu cliente escolhe o idioma, pressionando qualquer tecla, e depois pode escolher entre departamentos ou funcionários. O menu de voz pode ter qualquer profundidade, e cada cenário é facilmente configurado na secção correspondente. A forma mais prática (e clara) de "projetar" o esquema da sua central telefónica é através de um editor visual especial, cujo link se encontra no fundo da página.

Aqui, pode ver visualmente os possíveis cenários do comportamento do utilizador e os caminhos da chamada. Se necessário, pode editar o esquema, adicionando novos níveis de menu e cenários.

Pode saber mais sobre como trabalhar com o editor e as configurações do menu de voz na instrução no site.

Como instalar e configurar programas para chamadas?

Aplicações para chamadas estão disponíveis em todas as plataformas atuais. Pode encontrar os links para estas no seguinte link.

Após a instalação e o lançamento, é necessário introduzir o login e a senha, que podem ser encontrados na sua conta, na secção “A Minha Central Telefónica”, menu “Números Internos”. De cada número interno, será necessário obter os dados – servidor, login e senha.

Para cada número interno, é possível utilizar simultaneamente um telefone web (WebRTC), uma aplicação móvel Zadarma e um número ilimitado de registos permanentes (equipamento IP, programas para PC, programas de terceiros).

Também pode atender chamadas não apenas através de uma aplicação separada, mas também através do telefone web no Teamsale CRM ou do plugin para o navegador Chrome.

O que mais pode ser configurado com a central telefónica virtual?

Horário de trabalho e atendedor automático

Para receber chamadas apenas no horário de trabalho, na página "A Minha Central Telefónica - Chamadas Recebidas e Menu de Voz", ative a opção "Horário de Trabalho", marque os seus dias de trabalho e indique o horário de trabalho.

Na aba de feriados, pode adicionar automaticamente os feriados não laborais do país desejado. Também pode adicionar uma pausa para o almoço.

Todas as chamadas recebidas fora do horário de trabalho podem ser direcionadas para um funcionário específico ou para o atendedor automático (correio de voz). Para isso, na secção "Horário de Trabalho", na parte inferior do bloco, selecione a opção "Fora do horário de trabalho, será acionado o Atendedor Automático".

Gravação de chamadas.

Pode ativar a gravação de chamadas em um ou vários números internos da central telefónica. As gravações são enviadas por e-mail ou armazenadas na nuvem (no nosso servidor).

É possível gravar chamadas gratuitamente em cinco números internos (nos planos “Office” em 10 números, e nos planos “Corporate” em 20 números).

O tamanho do armazenamento em nuvem gratuito é de 200 megabytes para o plano “Standard”, 2 GB para o plano “Office” e 5 GB para o plano “Corporate” (mais de 250 horas de chamadas).

As gravações armazenadas na nuvem podem ser ouvidas na secção "A Minha Central Telefónica" - “Estatísticas e Gráficos” ou descarregadas através da API. Após a desativação da gravação de chamadas, as gravações são eliminadas da nuvem após 180 dias.

Pode ativar a gravação de chamadas na página "A Minha Central Telefónica" - "Números Internos".

Criação de conferência.

Durante uma chamada entre os números internos da central telefónica, os utilizadores podem usar o comando 000 - para criar uma conferência.

Após inserir 000, deve introduzir o número de telefone do participante C e confirmar com a tecla #, por exemplo, 000102#

Durante a adição, o participante B ouvirá música, enquanto os participantes A e C poderão conversar:

# - confirmar a adição do participante C (durante a conversa com ele)

* - rejeitar o participante C e voltar à conversa com o participante B ou à conferência

*# - voltar ao participante B ou à conferência

Quando o número C for adicionado, pode marcar 000 novamente para adicionar o próximo participante, enquanto a conversa existente continuará. Após a criação, a conferência continuará a existir enquanto houver mais de um participante.

O participante C pode ser qualquer número (o formato do número é o mesmo de uma chamada comum da central telefónica).

Pode saber mais sobre como trabalhar com as configurações da central telefónica na artigo correspondente.

Ativar a central telefónica gratuita