Cinq Erreurs à Éviter En Choisissant un Système Téléphonique Professionnel

On note chez l'homme une tendance à sous-estimer l'importance des objets banals. Le système téléphonique professionnel est un bon exemple d'un élément indispensable de notre vie professionnelle régulièrement considéré pour acquis. Lorsqu'une panne survient ou qu'une facture exceptionnellement élevée arrive, le propriétaire de l'entreprise réfléchit aux services de télécommunication, mais la plupart du temps, cela reste une priorité faible. Cette démarche nonchalante n'a aucun sens si on considère le rôle pivot du système téléphonique dans la vie professionnelle. Il relie l'entreprise aux clients existants et nouveaux. Il permet également de mener des communications efficaces entre les membres du personnel impliqués dans le développement et la commercialisation du produit ou du service.

Étant donné que le téléphone aide votre entreprise à prospérer et contribue grandement à une image positive de l'entreprise, la sélection du meilleur système devient d'une importance cruciale. Les nouvelles entreprises qui partent du bon pied en télécommunications et les entreprises établies ayant un esprit télécom ouvert peuvent acquérir un avantage concurrentiel.

Bien qu'aucun article ne puisse offrir des conseils personnalisés pour chaque entreprise, il peut vous aider à apprendre des erreurs des autres entreprises. Voici quelques-unes des erreurs courantes à éviter lors du choix d'un système téléphonique.

1. Il est peu probable que l'alternative la plus simple soit la meilleure

Il est facile de comprendre pourquoi les nouveaux entrepreneurs qui envisagent de lancer une entreprise pourraient être tentés de se tourner d'abord vers leur fournisseur de services de téléphonie résidentielle. Après tout, ils ont tant de préoccupations concernant la publicité de leur produit, l'acquisition de locaux, l'embauche d'employeurs et une myriade d'autres questions. Pourquoi perdre un temps précieux à chercher le meilleur fournisseur de télécommunications ?

Cette approche peut sembler tentante, mais elle est gravement défectueuse. Il ne découle pas du fait que vous êtes satisfait du service de téléphonie résidentielle, que l'offre téléphonique d'affaires de ce fournisseur répondra à vos besoins. Votre système téléphonique doit présenter votre entreprise de la meilleure façon possible, par exemple, en offrant un haut niveau de fiabilité et en prenant en charge le menu vocal (IVR), la réception automatique et d'autres fonctionnalités qui permettent aux appels de se dérouler sans problème. Si vous travaillez avec un système de téléphonie fixe, attendez-vous à payer beaucoup pour une qualité supérieure. Cependant, ces options viennent en tant que fonctionnalités standard dans les meilleurs systèmes VoIP, il n'est donc pas nécessaire de plonger profondément dans vos fonds pour acheter du nouveau matériel.

2. S'il coûte moins cher, il doit être plus économique

Tout homme d'affaires compétent apprécie la valeur d'une bonne affaire, mais il réalise également à quel point il est stupide de faire un achat sur cette seule base. Ne vous concentrez pas principalement sur les frais mensuels lorsque vous décidez du meilleur système pour votre entreprise. La concurrence des services de téléphonie par Internet est l'un des facteurs qui encouragent désormais les fournisseurs de lignes fixes traditionnels à proposer une offre plus attrayante. N'oubliez pas que même si les frais réguliers semblent très raisonnables, cela ne couvre pas l'investissement initial que vous devez faire en matériel et en coûts de maintenance et de mise à niveau.

Lors de la pesée des options, gardez à l'esprit le fait que les systèmes téléphoniques VoIP libèrent l'entreprise des dépenses d'équipement et de la maintenance. Quel que soit le système que vous choisissez, si vous regardez au-delà de la charge mensuelle pour vous concentrer sur l'ensemble de l'image, vous êtes plus susceptible de choisir judicieusement.

3. Négliger l'expérience de l'appelant

Donner la priorité au client est une recette traditionnelle du succès commercial, mais certaines entreprises semblent oublier de le considérer lorsqu'elles choisissent un système téléphonique. Le taux de conversion des appels dans les ventes s'améliore certainement si le traitement des appels est rapide et courtois.

Les messages de réception et d'accueil automatisés sont des moyens populaires d'améliorer l'expérience de l'appelant. Le renvoi d'appel conditionnel et inconditionnel est un autre exemple de fonctionnalité de télécommunication qui vous permet de définir des priorités de réponse aux appels. Cela permet également de s'assurer que les clients et les autres employés peuvent contacter l'ingénieur de service lorsque cette personne est éloignée de son poste de travail habituel.

Vous découvrez bientôt que les utilisateurs de systèmes VoIP ont à nouveau un avantage lorsqu'il s'agit d'ajuster leurs systèmes téléphoniques pour offrir la meilleure expérience d'appel possible. Il leur est possible de définir et de modifier facilement le routage des appels et d'autres fonctionnalités en ligne. Si vous avez un PBX traditionnel, vous devrez payer un ingénieur système pour effectuer de telles modifications.

4. Un manque de planification

Supposons que vous veniez de démarrer une nouvelle entreprise avec trois employés. Vous espérez que cette idée décollera, que les clients commenceront bientôt à affluer et que les affaires se développeront. Si vos attentes sont réalisées, vous pourriez employer une centaine de personnes dans quelques années. Avec des fonds étirés, vous pensez probablement pouvoir gérer avec seulement quelques lignes téléphoniques pour le moment. Cependant, que faites-vous lorsque l'entreprise se développe? Est-il logique d'investir dans un système téléphonique beaucoup plus grand à ce stade précoce?

Alternativement, qu'arrive-t-il à l'homme d'affaires optimiste qui dépense beaucoup pour un PBX avancé en prévision de la croissance de l'entreprise, mais cette expansion ne se produit pas si rapidement. Personne ne sait à quelle vitesse une entreprise va se développer et comment ses besoins en télécommunications vont évoluer.

Est-ce une situation classique de "Catch 22"? Pas si cet homme d'affaires a la prévoyance de choisir un système VoIP flexible qui se développe ou se contracte en fonction du développement des affaires, et ne lie pas l'entreprise à des contrats à long terme pour des services dont elle n'a peut-être pas besoin.

5. N'essayez pas d'ajuster vos pratiques commerciales en fonction de votre système de télécommunications

Le système idéal devrait s'adapter parfaitement à la façon dont une entreprise souhaite gérer son entreprise, la négligence de cette considération primordiale pourrait conduire à une situation absurde où les employés doivent ajuster leurs pratiques de travail en fonction des limites de leur système de télécommunications.

Un exemple classique est une entreprise où les employés travaillent dans des endroits dispersés, mais ils doivent rester en communication fréquente entre eux et avec les clients. Par conséquent, le choix d'un système téléphonique idéal pour le bureau ne fournira pas la bonne solution. Il est essentiel de trouver un réseau qui s'adapte parfaitement au flux d'affaires actuel mais qui soit suffisamment flexible pour s'adapter rapidement aux changements futurs. C'est encore un autre des domaines où de nombreuses entreprises en sont venues à reconnaître que la VoIP surpasse les alternatives.

Avec plus de 12 ans d'expérience dans la fourniture de solutions de téléphonie Internet personnalisées, Zadarma a accumulé un vaste bassin d'expertise. Ils sont heureux de partager leurs connaissances professionnelles avec les entreprises qui souhaitent éviter ces pièges du choix des télécommunications et trouver une solution télécom à petit budget, flexible et fiable.