5 erreurs à éviter lors du choix d’un système téléphonique professionnel

• 1. Choisir uniquement en fonction du prix
• 2. Négliger la compatibilité avec les CRM et autres outils
• 3. Ne pas prendre en charge le travail à distance
• 4. Ignorer la croissance future de l’entreprise
• 5. Ne pas prendre en compte les outils de gestion des appels
• Pourquoi Zadarma est le bon choix pour votre entreprise
• Conclusion
• Questions fréquentes (FAQ)

Un système téléphonique professionnel (Standard Téléphonique) est la colonne vertébrale de nombreuses entreprises. La plupart des clients préfèrent encore communiquer par téléphone plutôt que via des applications de messagerie ou par e-mail. Une communication téléphonique de qualité crée une relation de confiance que peu d’autres canaux de communication à distance peuvent offrir. Cela inclut tout, du message d’accueil vocal à l’échange avec un représentant commercial.

Cependant, toutes les entreprises ne consacrent pas suffisamment de temps et de ressources à la recherche et au choix du bon système téléphonique pour leurs communications professionnelles. Choisir le mauvais système peut entraîner une perte de clients et une baisse des revenus. Cela peut surcharger les équipes et nuire à l’image de l’entreprise, voire entraîner des avis négatifs sur les plateformes d’évaluation en ligne.

Dans cet article, vous découvrirez les erreurs courantes que les entreprises commettent lors du choix d’un système téléphonique professionnel ainsi que des conseils pratiques pour les éviter et réduire les coûts.

1. Choisir uniquement en fonction du prix

Vous pourriez penser que plus c’est cher, mieux c’est, ou qu’une option bon marché suffira pour votre entreprise. Cependant, choisir un standard téléphonique PBX uniquement sur la base du prix peut entraîner des coûts supplémentaires ou un manque de fonctionnalités adaptées à vos besoins professionnels.

Le problème :

Le prix à lui seul ne reflète pas toujours la qualité d’un système téléphonique VoIP. Même si le coût est souvent un facteur important, l’option la moins chère n’est pas toujours la meilleure, et la plus coûteuse n’est pas toujours nécessaire.

Les plateformes les plus onéreuses peuvent inclure des outils dont vous n’avez pas besoin ou nécessiter des connaissances techniques avancées pour être configurées. À l’inverse, les options les moins chères peuvent manquer de fonctionnalités essentielles pour votre entreprise, ce qui peut compromettre vos communications avec les clients.

La solution :

Ce qui compte le plus, c’est la valeur globale offerte par le système : évolutivité, facilité d’utilisation et efficacité dans la gestion des communications quotidiennes. Pour éviter cette erreur courante :

• Déterminez à l’avance les outils de téléphonie VoIP dont vous avez besoin pour vos communications professionnelles, y compris ceux dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir
• Définissez votre budget
• Contactez différents fournisseurs de services VoIP dans cette gamme de prix
• Choisissez celui qui répond à tous vos critères

Par exemple, Zadarma propose un standard téléphonique virtuel - PBX cloud abordable et entièrement équipé pour les startups, les petites et moyennes entreprises ainsi que les grandes sociétés. Il aide les entreprises à réduire leurs coûts sans compromettre la qualité.

2. Négliger la compatibilité avec les CRM et autres outils

Lorsque vous choisissez votre standard téléphonique PBX, vous ne devriez pas être limité à un seul outil. De nombreux outils existent aujourd’hui pour simplifier les processus quotidiens de l’entreprise, tels que les systèmes CRM pour gérer et organiser les données clients, les logiciels de gestion de projet, les plateformes d’IA, et bien plus encore.

Le problème :

Tous les systèmes VoIP ne proposent pas d’intégration avec des plateformes externes. Si vous ne pouvez pas connecter votre système téléphonique aux outils que vous utilisez déjà ou prévoyez d’utiliser, cela peut créer des problèmes. Passer constamment d’un système à un autre peut entraîner des erreurs de données, la perte de contacts et d’opportunités commerciales, sans parler de la charge mentale supplémentaire pour vous et vos agents.

La solution :

Que vous utilisiez déjà votre propre système CRM, ou des solutions comme Zoho, Salesforce, Shopify, ou d’autres, ou que vous prévoyiez d’en utiliser une à l’avenir, recherchez un fournisseur VoIP proposant ces intégrations. Vérifiez également si l’intégration nécessite des compétences techniques avancées. Dans certains cas, elle peut être réalisée facilement grâce à un guide étape par étape. Un système CRM, comme le CRM Teamsale de Zadarma, est gratuit et peut être activé en quelques minutes.

Un autre facteur important est de savoir si la plateforme VoIP continue d’élargir sa liste d’intégrations au fil du temps. Cela montre que le système VoIP est orienté client et propose des solutions adaptées à différents besoins professionnels.

3. Ne pas prendre en charge le travail à distance

Les équipes à distance jouent aujourd’hui un rôle essentiel dans de nombreuses entreprises. Les déplacements professionnels et le travail à distance créent de nombreuses situations où des systèmes adaptés à ces employés deviennent indispensables.

Le problème :

Le recrutement de spécialistes internationaux, l’embauche de collaborateurs dans d’autres villes ou la possibilité de travailler à distance peuvent être limités si votre système téléphonique professionnel ne dispose pas des outils nécessaires. Le travail à distance peut rapidement devenir chaotique : les informations clients peuvent être perdues, mal traitées ou enregistrées de manière incorrecte. Les voyages professionnels peuvent également nécessiter de nouveaux numéros de téléphone ou des forfaits d’appels supplémentaires, générant ainsi des coûts inutiles.

La solution :

De nombreux fournisseurs de services VoIP proposent des systèmes téléphoniques professionnels utilisables aussi bien au bureau qu’à distance. Les équipes peuvent utiliser les mêmes numéros de téléphone et les clients sont guidés via le même menu vocal, quel que soit l’endroit où se trouvent les employés. La VoIP fonctionne via Internet, ce qui signifie que la plupart des fournisseurs permettent aux utilisateurs d’émettre et de recevoir des appels via le même standard téléphonique PBX depuis n’importe où dans le monde.

Par exemple, Zadarma propose des applications natives pour iOS, Android, macOS et Windows qui peuvent être utilisées depuis n’importe quel endroit du monde avec une simple connexion Internet. Les employés restent connectés au même standard téléphonique PBX comme s’ils travaillaient dans le même bureau.

4. Ignorer la croissance future de l’entreprise

Les entreprises se développent, s’étendent vers de nouveaux marchés, recrutent davantage de collaborateurs et ajoutent de nouveaux produits ou services. Tout cela peut nécessiter l’ajout de nouvelles fonctionnalités au système téléphonique professionnel, une mise à niveau vers une offre plus avancée ou l’ajout de nouveaux utilisateurs. Un système téléphonique qui ne prend pas en charge cette évolutivité peut rapidement devenir une limitation.

Le problème :

Si une entreprise choisit un système téléphonique uniquement en fonction de ses besoins actuels, elle risque de rencontrer des problèmes à mesure qu’elle grandit. Ces limitations peuvent entraîner des coûts supplémentaires et des retards, notamment lorsqu’il devient nécessaire d’ajouter de nouvelles fonctionnalités ou de migrer vers une autre plateforme.

La solution :

Lors du choix d’un système téléphonique professionnel, il est important de prendre en compte la croissance future. Les besoins exacts sont difficiles à prévoir. Cependant, un système VoIP offrant une évolutivité simple reste toujours un choix plus fiable qu’une solution limitée.

À prendre en considération (selon les besoins de votre entreprise) :

• Des numéros de téléphone internationaux pouvant être ajoutés facilement à mesure que l’entreprise se développe
• La possibilité d’ajouter facilement de nouveaux utilisateurs à mesure que l’équipe grandit
• Des services d’appels couvrant un large éventail de pays
• Des fonctionnalités du standard téléphonique PBX pouvant être ajoutées à tout moment sans coûts importants
• Le niveau de connaissances techniques nécessaire pour configurer et utiliser le système
• Des mises à jour et innovations régulières du fournisseur VoIP, preuve qu’il suit les avancées technologiques
• Différentes options tarifaires
• L’intégration avec des CRM et d’autres outils professionnels
• Un support client et une assistance fiables
• L’absence de changements majeurs du système lors de l’expansion de l’entreprise

5. Ne pas prendre en compte les outils de gestion des appels

Les outils de gestion des appels permettent de gagner du temps et de réduire la charge de travail des équipes. Ils permettent d’orienter les appels vers le bon service et de garantir que les informations clients sont enregistrées correctement. Ignorer ces outils lors du choix d’un système téléphonique professionnel peut limiter les capacités de votre standard téléphonique PBX et avoir un impact négatif sur votre organisation.

Le problème :

Des outils tels que le serveur vocal interactif (IVR), les menus vocaux, les files d’attente d’appels, le transfert des messages vocaux vers l’e-mail, les agents vocaux IA, les analyses et l’intégration CRM peuvent transformer la manière dont vous communiquez avec vos clients. Ces outils d’automatisation permettent de gagner du temps, de traiter les appels plus efficacement et de réduire la frustration ainsi que les temps d’attente des appelants. Sans eux, les entreprises peuvent perdre des prospects potentiels, frustrer leurs clients et surcharger leurs équipes.

La solution :

Choisissez une plateforme VoIP qui propose une suite complète d’outils avancés de gestion des appels. Si vous ne savez pas quelles fonctionnalités téléphoniques sont nécessaires pour votre entreprise, vous pouvez décrire vos scénarios souhaités de gestion des appels et le comportement attendu du système à l’équipe de support du fournisseur. Un fournisseur fiable doit être capable de confirmer si le système peut répondre à vos besoins.

Il est également important de s’assurer que ces outils sont faciles à configurer et à faire évoluer avec la croissance de votre entreprise. Ainsi, votre système téléphonique pourra s’adapter sans ajouter de complexité ni de charge de travail supplémentaire.

Pourquoi Zadarma est le bon choix pour votre entreprise

Choisir un fournisseur VoIP fiable capable de couvrir tous les points mentionnés dans cet article, ainsi que d’autres besoins spécifiques à votre entreprise, peut être l’une des décisions les plus importantes pour votre activité.

Zadarma fournit des solutions de communications cloud et de systèmes téléphoniques professionnels depuis 2006. Avec 19 années d’expertise dans le domaine, Zadarma a évolué grâce à l’innovation et aux mises à jour constantes de sa plateforme. Cela lui permet de suivre les avancées technologiques et les besoins croissants de communication de ses clients.

En choisissant Zadarma, vous bénéficiez de :

• Un essai gratuit
• Des numéros de téléphone dans plus de 110 pays, pouvant être ajoutés selon les besoins
• Des forfaits flexibles, incluant des options à la consommation et des forfaits illimités pour 8 régions (USA/Canada, Amérique, UE, etc.)
• Un agent vocal IA entièrement personnalisable capable de gérer les appels 24h/24 et de les transférer à des agents humains lorsque nécessaire
• Un standard téléphonique virtuel PBX gratuit avec un ensemble avancé de fonctionnalités : standard automatique, enregistrement des appels, messagerie vocale vers e-mail, horaires de travail, menus à plusieurs niveaux, et bien plus encore, pouvant être ajoutés ou supprimés selon les besoins
• Le CRM Teamsale natif et des intégrations avec les principaux CRM et systèmes d’IA (notamment HubSpot, Zoho, Salesforce, VAPI AI, et plus encore)
• L’intégration avec votre propre CRM personnalisé
• Un support client et technique multilingue disponible 24h/24 et 7j/7 pour tous les utilisateurs
• Des widgets pour site web
• Le call tracking
• La reconnaissance vocale et les analyses
• Et bien plus encore

Tous les outils de Zadarma sont accompagnés de guides détaillés de configuration ne nécessitant pas de connaissances techniques avancées.

Conclusion

Un service téléphonique de haute qualité peut avoir un impact considérable sur les ventes. Choisir le bon système téléphonique professionnel permet de garantir ce niveau de qualité. Comme expliqué dans cet article, prendre la bonne décision nécessite de choisir un fournisseur capable de répondre non seulement à vos besoins actuels, mais aussi à votre croissance future.

Si vous avez encore des doutes sur le fait que Zadarma soit la bonne solution pour vous, n’hésitez pas à contacter notre équipe de support client disponible 24h/24 et 7j/7.