Guider votre PME vers la réussite : Comment choisir le meilleur standard téléphonique pour votre PME ?

Les communications téléphoniques jouent un rôle crucial dans le bon fonctionnement d'une petite ou moyenne entreprise (PME). Choisir le bon standard téléphonique est une décision stratégique qui peut avoir un impact significatif sur l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients. Dans cet article, nous explorerons les éléments clés à prendre en compte lors du choix d'un standard téléphonique pour une PME. 

Qu'est-ce qu'un système téléphonique pour PME et qu'est-ce que la téléphonie cloud ?

Un système téléphonique pour PME (Petites et Moyennes Entreprises) fait référence à une infrastructure de communication téléphonique conçue spécifiquement pour répondre aux besoins d'une entreprise de taille modeste. Ces systèmes offrent généralement des fonctionnalités avancées par rapport aux simples lignes téléphoniques traditionnelles, permettant aux entreprises d'améliorer leur efficacité et leur productivité.

La téléphonie cloud, ou VoIP (Voice over Internet Protocol), est une technologie qui utilise Internet pour transmettre des appels vocaux plutôt que les réseaux téléphoniques traditionnels. Dans le contexte des PME, la téléphonie cloud offre plusieurs avantages d’évolutivité, des coûts réduits, une mobilité ou les employés peuvent accéder au système téléphonique depuis n'importe où tant qu'ils ont une connexion Interne et des fonctionnalités avancées telles que la vidéoconférence, la messagerie unifiée et l'intégration avec d'autres applications professionnelles.

Voici quelques caractéristiques courantes du standard téléphonique pour PME :

Extensions multiples : Permettent à plusieurs employés d'avoir leur propre numéro et leur propre ligne téléphonique, même s'ils partagent une seule connexion à l'aide du standard téléphonique virtuel. 

Transfert et renvoi d'appel : Possibilité de transférer des appels entre différentes lignes ou extensions.

Messagerie vocale : Les appels non répondus peuvent être dirigés vers une boîte vocale, offrant aux utilisateurs la possibilité de laisser des messages.

Reconnaissance vocale : L'analyse vocale intégrée aux services VoIP représente une avancée majeure, permettant une compréhension approfondie des interactions téléphoniques. En exploitant la reconnaissance vocale, elle offre des données exploitables pour améliorer la qualité du service et optimiser les opérations.

Widget de rappel automatique: Ce dispositif offre aux PME la possibilité de programmer des rappels automatisés, améliorant ainsi la gestion du flux d'appels et augmentant la satisfaction client en assurant un suivi précis et opportune.

Le suivi des appels : En offrant des données détaillées sur les appels entrants et sortants, cette fonctionnalité du call-tracking permet aux PME d'évaluer la performance, d'ajuster les stratégies et d'optimiser l'efficacité des équipes, contribuant ainsi à une meilleure prise de décision et à une expérience client améliorée.

Intégration avec des systèmes tiers: Intégration avec d'autres outils informatiques, comme les logiciels de gestion de la relation client (CRM) ou les systèmes de messagerie électronique.

Quelques avantages de la téléphonie cloud pour les PME : 

L'adoption de la téléphonie cloud, telle que celle proposée par Zadarma, peut offrir plusieurs avantages significatifs pour les petites et moyennes entreprises (PME). Voici quelques-uns de ces avantages :

Coût réduit : La téléphonie cloud élimine la nécessité d'investir dans des équipements coûteux. Les services de téléphonie cloud sont généralement basés sur un modèle d'abonnement mensuel, ce qui permet aux entreprises de maîtriser leurs coûts de communication en économisant jusqu'à 90% sur les appels sortants grâce aux forfaits spéciaux et destinations gratuites.

Flexibilité et évolutivité : Les solutions de téléphonie cloud permettent une évolutivité facile. Les entreprises peuvent ajuster rapidement le nombre de lignes téléphoniques en fonction de leurs besoins, que ce soit pour accompagner une croissance soudaine ou réduire les coûts pendant des périodes plus calmes.

Accessibilité depuis n'importe où : Ayant un numéro multicanal dans n’importe quelle ville du monde qui permet de recevoir des appels entrants gratuits en illimités, les employés peuvent accéder au système téléphonique depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet. Cela facilite le travail à distance et offre une grande flexibilité aux employés en déplacement.

simplicité d'utilisation : La simplicité d'utilisation est un aspect clé de la téléphonie cloud Zadarma pour les petites et moyennes entreprises. Grâce à une interface conviviale et intuitive, les utilisateurs peuvent facilement configurer et gérer leur système téléphonique sans nécessiter des compétences techniques avancées.

Fonctionnalités avancées : Les solutions de téléphonie cloud offrent souvent des fonctionnalités avancées qui améliorent la productivité et la collaboration au sein de l'entreprise.

Mises à jour automatiques : Les mises à jour logicielles sont gérées par le fournisseur de services, éliminant ainsi la nécessité pour l'entreprise de s'occuper de la maintenance et des mises à niveau du système.

Sécurité renforcée : Les fournisseurs de téléphonie cloud telle que Zadarma mettent généralement en place des mesures de sécurité avancées pour protéger les données et les communications, ce qui peut renforcer la sécurité globale des communications de l'entreprise.

Intégration avec d'autres outils : La téléphonie cloud peut souvent être intégrée à d'autres applications et outils utilisés par l'entreprise, tels que les logiciels de gestion de la relation client (CRM) et les outils de collaboration, améliorant ainsi l'efficacité globale des opérations.

Réduction des contraintes matérielles : Étant donné que la téléphonie cloud fonctionne via Internet, il n'est pas nécessaire d'investir dans des équipements téléphoniques physiques, ce qui permet de réduire les coûts et l'encombrement matériel.

En résumé, l'adoption de la téléphonie cloud dans une petite ou moyenne entreprise peut offrir des avantages économiques, opérationnels et stratégiques significatifs.

Quelques étapes à suivre pour choisir le meilleur standard téléphonique pour votre PME

Voici quelques étapes à suivre pour choisir le meilleur standard téléphonique pour votre PME: 

Évaluation des besoins : Identifiez les besoins spécifiques de votre PME en matière de communication. Considérez le nombre d'employés, le volume d'appels, les fonctionnalités nécessaires, la mobilité, etc.

Analyse du budget : Définissez un budget réaliste pour votre système téléphonique, même si zadarma offre des tarifs avantageux adaptés à toutes les entreprises et particuliers, vous permettant ainsi de trouver une solution correspondant à n'importe quel budget.

Compatibilité avec les équipements existants : Zadarma s'intègre parfaitement avec l'ensemble des équipements de communication déjà en place dans toutes les entreprises, notamment les téléphones IP, les softphones, et bien plus encore. Et même, Zadarma propose son propre logiciel, disponible sur Windows, Android et iOS. 

Mobilité : Si la mobilité est importante pour votre entreprise, vérifiez la facilité d'utilisation du système à partir de différents appareils et lieux. La possibilité de prendre des appels en déplacement peut être cruciale. 

Évolutivité : Assurez-vous que le système que vous choisissez peut évoluer avec la croissance de votre entreprise. La flexibilité et la possibilité d'ajouter de nouvelles lignes ou fonctionnalités facilement sont des éléments importants.

Service client et support technique : Recherchez des fournisseurs offrant un service client de qualité et un support technique fiable. Zadarma propose un support client entièrement gratuit accessible 24h/24, 7j/7, via le chat en ligne, le téléphone et le système de ticket.

Intégration avec d'autres outils : Si votre entreprise utilise d'autres outils logiciels comme des CRM ou des applications de messagerie, notez que Zadarma peut s'intégrer à ces applications et CRM pour une meilleure productivité.

Découvrez la simplicité de la téléphonie cloud Zadarma pour optimiser les communications au sein de votre PME: 

Zadarma avec son propre systeme CRM Teamsale offre une solution de téléphonie cloud particulièrement adaptée aux PME, avec une interface conviviale qui simplifie la gestion des communications. Grâce à sa simplicité d'utilisation, les utilisateurs peuvent rapidement configurer leur système téléphonique, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle. Pour une PME à la recherche d'une solution intuitive, Zadarma se présente comme un choix idéal pour optimiser les communications au quotidien.

En conclusion, choisir le bon standard téléphonique est une décision cruciale pour le succès de votre PME. En faisant un choix éclairé, adapté à vos besoins spécifiques, vous établissez une base solide pour une communication efficace, contribuant ainsi à guider votre entreprise vers la réussite. De plus, la possibilité de portabilité des numéros existants offre une transition en douceur, préservant la continuité de vos communications tout en profitant des avantages de cette solution moderne.