Anleitung für Microsoft Teams

Integration mit MS Teams: Beschreibung

Die Integration mit Microsoft Teams ist komplett kostenlos.

Integrationsfunktionen:

• Anrufe an Kunden aus MS Teams mit nur einem Klick;
• Routing-Einstellungen von Anrufen für die Firma in Teams;
• Integration der Anrufstatistik und Einrichtung von Sprachbegrüßungen und zusätzlichen Funktionen in MS Teams.

Vorteile von Zadarma:

• Vollkommen kostenlose virtuelle Telefonanlage, Einrichtung in nur ein paar Minuten;
• Tarifpakete für günstige Anrufe in alle Anrufziele;
• Mehrkanälige Rufnummern in mehr als 100 Länderung rund um die Welt (Festnetz-, Mobil- und 0800-Rufnummern);
• Zusätzliche Funktionen: Calltracking, Sprachanalyse, Widgets für Webseiten, Videokonferenzen usw.;
• Beste Sprachqualität und Verlässlichkeit (16 Jahre Erfahrung, Rechenzentren in fünf Ländern, Support rund um die Uhr).

Einstellunganleitung

1. Für die Integration von Zadarma mit Microsoft Teams müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Bei jedem Benutzer von Teams, der Anrufe über die Integration tätigen wird, muss die jeweilige Lizenz aktiviert sein (Empfohlene Version Office 365 E3 + MS 365 Phone System + MS 365 AudioConverencing oder Office 365 E5);
• Für die Nutzung der Telefonie müssen dem Benutzer in MS Teams die jeweiligen Berechtigungen und Rollen zugeteilt werden.
• Für die gemeinsame Funktion der PBX Zadarma und MS Teams müssen Sie in Ihrem Benutzerkonto die virtuelle PBX Zadarma erstellen und einrichten. Minimale Einstellungen: interne Nummern wurden erstellt (für jeden Mitarbeiter wird eine separate interne Nummer benötigt), für die die Anrufaufzeichnung in den Einstellungen der jeweiligen internen Nummer aktiviert ist.

2. Gehen Sie in Ihrem Benutzerkonto zu Einstellungen - Integrationen und API und aktivieren Sie die Integration mit MS Teams. Anschließend müssen Sie im geöffneten Fenster die individuelle SBC-Domäne für die Integration kopieren.

3. Öffnen Sie in einer anderen Registerkarte das Microsoft Admin Center, doch schließen Sie die Registerkarte des Benutzerkontos von Zadarma nicht.

Schrittweises Beispiel für die Einstellung der Integration mit Screenshots:

Schritt 1. Öffnen Sie im Microsoft Admin Center den Bereich „Einstellungen“ - „Domänen“ und wählen Sie den Punkt „Domäne hinzufügen“.

Schritt 2. Im neuen Fenster müssen Sie die kopierte Domäne im Feld „Domänenname“ eingeben, die Sie bei der Aktivierung der Integration im Benutzerprofil von Zadarma unter Einstellungen - Integrationen und API (in unserem Beispiel die sbc12345.teams.zadarma.com) erhalten haben. Um mit dem nächsten Schritt fortzufahren, wählen Sie den Punkt „Diese Domäne benutzen“.

Schritt 3. Wählen Sie anschließend für die Bestätigung der Domäne die Option „TXT-Eintrag im DNS-Eintrag der Domäne“.

Schritt 4. Auf der nächsten Seite können Sie den TXT-Eintrag unter „TXT-Wert“ kopieren. Den Eintrag müssen Sie anschließend im jeweiligen Feld der Integrationseinstellungen von Microsoft Teams unter Einstellungen - Integrationen und API im Benutzerprofil von Zadarma angeben und die Hinzufügung bestätigen, indem Sie auf „Weiter“ klicken.

Schritt 5. Gehen Sie zurück zum Microsoft Admin Center und vervollständigen Sie die Validierung der Domäne, indem Sie auf „Überprüfen“ klicken. Auf der nächsten Seite wählen Sie bei der Frage „Möchten Sie sich mit der Domäne verbinden?“ wählen Sie „Überspringen oder später machen“ und klicken Sie auf „Weiter“ und anschließend im nächsten Fenster auf „Bereit“.

Klicken Sie anschließend in der offenen Registerkarte mit den Integrationseinstellungen für Microsoft Teams (Bereich Einstellungen - Integrationen und API im Benutzerprofil von Zadarma) auf „Weiter“, wählen Sie den SIP-Login aus, der für die weitere Arbeit der Integration verwendet werden soll und klicken Sie auf „Speichern“.

4. Klicken Sie im Microsoft Admin Center im Bereich „Benutzer“ - „Aktive Benutzer“ auf den Namen des Benutzers mit Administratorrechten, der die Integration mit Teams einrichtet, und wählen Sie den Punkt „Bearbeitung des Namens und der E-Mail-Adresse des Benutzers“.

Im neuen Fenster geben Sie im Feld „Pseudonyme“ in der Spalte „Domänen“ die vorher bestätigte SBC-Domäne ein, geben Sie den Namen des Benutzer an und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Anschließend müssen Sie neben des hinzugefühtren Pseudonyms auf „...“ klicken und den Punkt „Als primäre E-Mail-Adresse festlegen“ auswählen und die Änderungen speichern. Der neue Login wird anschließend vom Benutzer für die Anmeldung bei Microsoft Teams benutzt.

5. Alle weiteren Einstellungen werden vom Administrator in Microsoft mit den jeweiligen Administratorrechten getätigt. Beachten Sie: Die Einstellungen können im Microsoft Teams Admin Center oder in der Power Shell-Kommandozeile getätigt werden.

Teams Admin Center

5.1. Klicken Sie unter „Benuzter“ - „Benutzer verwalten“ auf den Namen des eingestellten Benutzers und stellen Sie unter „Account“ sicher, dass beim Benutzer die Telefonnummer angegeben ist und dass unter „Sprachverbindung“.

5.2. Im Menü auf der linken Seite gehen Sie auf „Sprachkommunikation“ - „Direktes Routing“ und in der Registerkarte „SBC-Controller“ wählen Sie „Hinzufügen“, dann geben Sie die zuvor erhaltene SBC-Domäne an (in unserem Beispiel ist es sbc12345.teams.zadarma.com), eine Beschreibung dazu, und in den „SBC-Parametern“ nehmen Sie Einstellungen ähnlich wie im Screenshot vor, dann speichern Sie die Parameter.

5.3 Klicken Sie im gleichen Bereich oben rechts auf „TCOP-Nutzungsdatensätze verwalten“ und fügen Sie Ihre eindeutige SBC-Domäne hinzu, die Sie bei der Installation der Integration erstellt haben.

Hier gehen Sie ebenfalls auf die Registerkarte „Sprachrouten“ und klicken auf „Hinzufügen“. Auf dieser Seite müssen Sie Wählvorlagen für ausgehende Anrufe hinzufügen. Geben Sie dazu den Namen und die Beschreibung der Route an, legen Sie die Priorität fest und geben Sie im Feld „Wählnummernmuster“ den Wert ^(\+1[0-9]{10})$ an, der Anrufe zu Nummern ermöglicht, die mit +1 (USA und Kanada) beginnen. Wählen Sie unten in den Feldern „Registrierte SBCs“ und „SBC-Verwendungsdatensätze“ den zuvor hinzugefügten SBC-Controller aus und speichern Sie die Einstellungen. Auch für Anrufe in andere Länder, deren Nummern mit den Ziffern 2 bis 9 beginnen, können Routen hinzugefügt werden, wobei nur die Ziffer im Muster nach dem „+“-Zeichen geändert werden muss.

Beachten Sie, dass das Muster ^(\+1[0-9]{10})$ für 11-stellige Zahlen gilt. Wenn die zu wählende Nummer mehr Ziffern hat (z. B. 12), sieht das Beispielmuster wie ^(\+1[0-9]{11})$ aus.

5.4 Gehen Sie anschließend zu „Sprachverbindung“ - „Routing-Politik“, wählen Sie die aktuelle Richtlinie aus (oder erstellen Sie eine neue) und fügen Sie Ihren SBC-Controller im Feld TCOP Use Records hinzu, und speichern Sie Ihre Einstellungen.

5.5 Gehen Sie dann zurück zu Benutzer - Benutzerverwaltung, klicken Sie auf den Benutzernamen, gehen Sie zur Registerkarte Richtlinien, wählen Sie Bearbeiten und setzen Sie das Feld Anrufrichtlinie auf Anrufen zulassen. Wenn Sie im vorherigen Schritt eine neue Richtlinie erstellt haben, müssen Sie diese im Feld "Call Routing Policy" auswählen.

Nach dem Speichern der Änderungen ist alles für diesen Benutzer bereit, um ausgehende Anrufe zu tätigen.

Für andere Benutzer gelten die gleichen Richtlinien- und Routeneinstellungen.

Die Reihenfolge der Aktionen für den Anschluss neuer Benutzer an abgehende Anrufe, die über Zadarma geleitet werden, ändert sich nach der Erstellung der erforderlichen Routen und Richtlinien nicht. Die Benutzer werden einfach den entsprechenden Richtlinien zugewiesen, wie im letzten Schritt geschehen.

PowerShell

Eine Alternative zur Konfiguration über das MS Admin Center ist die Konfiguration über die PowerShell-Befehlszeile.

Für diese Einrichtung ist der Zugriff auf ein MS-Administratorkonto über die Befehlszeile des Windows-Betriebssystems oder über den webbasierten Befehlszeilenemulator Azure Cloud Shell erforderlich.

Nach der Migration und Autorisierung in PowerShell/CloudShell als Administrator in MS müssen die folgenden Befehle nacheinander ausgeführt werden:

1. Installation des Moduls:

Install-Module MicrosoftTeams

2. Anschluss und Anmeldung:

Connect-MicrosoftTeams

3. Einstellungen:

3.1 Aktivieren von VoIP-Anrufen für den Benutzer

Set-CsUser -Identity "zadarma-user@sbc12345.teams.zadarma.com" -EnterpriseVoiceEnabled $true

wobei zadarma-user@sbc12345.teams.zadarma.com: Login für den Benutzer, um sich bei Microsoft Teams anzumelden.

3.2. Zuweisung einer Anrufrichtlinie an einen Benutzer

Grant-CsTeamsCallingPolicy -identity "zadarma-user@sbc12345.teams.zadarma.com" -PolicyName AllowCalling

3.3. Erstellen Sie eine neue Richtlinie zur Weiterleitung ausgehender Anrufe und einen PSTN-Datensatz

New-CsOnlineVoiceRoutingPolicy -Identity "Zadarma out" -OnlinePstnUsages "sbc12345.teams.zadarma.com"

wobei sbc12345.teams.zadarma.com die eindeutige SBC-Domain ist, die generiert wird, wenn die Integration im persönlichen Kabinett von Zadarma aktiviert wird.

3.4. Zuweisung einer Richtlinie zur Weiterleitung abgehender Anrufe an einen Benutzer

Grant-CsOnlineVoiceRoutingPolicy -Identity "zadarma-user@sbc12345.teams.zadarma.com" -PolicyName ”ZadarmaOut,”

3.5. Zuweisung einer Benutzernummer (mit Durchwahlen) für eingehende Anrufe und Aktivierung der Voicemail

Set-CsUser -Identity "zadarma-user@sbc12345.teams.zadarma.com" -HostedVoiceMail $true -OnPremLineURI tel:+44123456789;ext=223344

wobei 44123456789 und 223344 die dem Mitarbeiter zugewiesene Telefonnummer für Anrufe aus Microsoft Teams bzw. die interne Nummer für die Arbeit mit PBX in Teams ist.

3.6. Hinzufügen einer neuen Route für abgehende Anrufe

New-CsVoiceRoute -Identity "Route1"

3.7. Prüfen Sie, ob alle Parameter korrekt eingestellt sind

Get-CsOnlineUser -Identity "zadarma-user@sbc12345.teams.zadarma.com" | fl OnPremLineUriManuallySet,OnPremLineUri,LineUri,EnterpriseVoiceEnabled,HostedVoiceMail,TeamsCallingPolicy,OnlineVoiceRoutingPolicy,EnterpriseVoiceEnabled

3.8. Erstellen und Einrichten eines Wählplans (optional, dient zum Hinzufügen von Wählformatregeln)

New-CsDialPlan -Identity "ZadarmaDialplan"

3.9. Zuweisung des erstellten Dialogplans an den Benutzer (optional)

Grant-CsDialPlan

Einrichtung von eingehenden Anrufen

In Ihrem Zadarma-Profil gehen Sie bitte zu Einstellungen - SIP-Einstellungen und anschließend zum SIP-Login, den Sie zuvor für die Integration ausgewählt haben, im Feld Telefonweiterleitung auf Weiterleitung klicken Sie auf aktivieren, wählen Sie „Immer aktiv“ aus und geben Sie die Nummer an, die dem Mitarbeiter in seinem Profil im Teams Admin Center zugewiesen ist, woraufhin alle an diesem SIP-Login eingehenden Anrufe an die Leitung mit MS Teams weitergeleitet werden.

Dann wird das Routing der eingehenden Anrufe von der Telefonanlage aus in MS Teams konfiguriert.

Um Zadarma PBX und MS Teams gemeinsam zu nutzen, können Sie die Weiterleitung von eingehenden Anrufen von der internen PBX-Nummer zum SIP-Login mit MS Teams Trunk aktivieren.

Die Weiterleitung ist in der Rubrik „Meine PBX“ - „Interne Nummern“ aktiviert. In den Einstellungen der internen Nummer wählen Sie „Aktivieren“ im Feld „Anrufweiterleitung und Voicemail“, dann wählen Sie eine Bedingung, um die Rufumleitung auszulösen, klicken Sie auf das Flaggenlogo unten, wählen Sie „SIP-Nummer“ ganz oben in der Dropdown-Liste, geben Sie den entsprechenden SIP-Login an und speichern Sie die Einstellungen.

Beispiele für die Verwendung von MS Teams zum Tätigen von Anrufen und mögliche erweiterte Einstellungen:

1. Tätigung von ausgehenden Anrufen über Teams

Um einen ausgehenden Anruf zu tätigen, gehen Sie einfach auf „Anrufe“ im Seitenmenü auf der linken Seite, geben Sie die gewünschte Nummer in das Feld ein und drücken Sie die Taste „Anrufen“.

• Sie können auch einen Kontaktnamen in das Wählfeld eingeben;
• Das Wählformat hängt von den Regeln ab, die Ihr Administrator in den MS Teams-Einstellungen für Ihren Benutzer festgelegt hat;
• Sie können auch ausgehende Anrufe aus anderen Menüs tätigen, z.B. direkt aus dem Chat, indem Sie auf das Hörersymbol klicken;

2. Entgegennahme eines eingehenden Anrufs über Teams.

Um einen eingehenden Anruf anzunehmen, drücken Sie einfach die entsprechende Taste in der Benachrichtigung über einen eingehenden Anruf, die auf dem Bildschirm erscheint.

• Während eines Gesprächs können Sie mit den entsprechenden Tasten einen Anruf in die Warteschleife legen oder die Anrufübergabefunktion nutzen;
• Eingehende Anrufe können automatisch auf die Voicemail umgeleitet werden, indem Sie die Einstellungen für die Anrufweiterleitung in der linken unteren Ecke des Bildschirms umschalten;
• Jeder Teams-Benutzer kann seinen Verfügbarkeitsstatus (z.B. „Bitte nicht stören“-Modus) ändern, indem er auf sein Benutzeravatar-Symbol in der oberen rechten Ecke klickt und den entsprechenden Status aus dem Dropdown-Menü auswählt.