Manuel de réglage du standard virtuel Zadarma 1.0

Manuel d'installation / Standard téléphonique virtuel Zadarma

Pourquoi le standard téléphonique virtuel?

Si dans votre entreprise travaille plus d'un employé (ou vous voulez faire semblant d'avoir plusieurs), pour la communication avec les clients vous avez besoin du standard téléphonique.

Le standard téléphonique gratuit permet de connecter le nombre illimité de numéros dans les régions différentes et renvoyer les appels vers les employés différents.

L'enregistrement et la statistique des appels - aident à contrôler les managers et analyser les appels;
Le renvoi, la boîte vocale, les notifications des appels manqués - aident à ne pas manquer les appels;
Le SVI et les heures de travail - augmente le prestige et simplifie le procès.

Comment régler le standard téléphonique? Les paramètres de base

Dans cette section vous verrez le minimum pour le fonctionnement du standard téléphonique, tout est décrit en détail.

Comment créer le standard téléphonique gratuit: à la page d'accueilde l'espace client dans une section «Le standard téléphonique virtuel gratuit» cliquez «Créer le standard téléphonique». Vous êtes chez «L'assistant de configuration» du standard téléphonique:

Etape 1 Les numéros internes

Chaque utilisateur du standard téléphonique vous pouvez créer le numéro à trois chiffres et installer le programme, le téléphone IP, le renvoi etc. On crée un numéro pour chaque employé, mais on peut créer 2-3 numéros (par exemple pour installer le programme pour les appels et le téléphone IP).

Indiquez le nombre d'employés ou dispositifs connectés au standard téléphonique, cochez “activer l'enregistrement des appels pour tous” (si nécessaire) et cliquez “Ensuite”.

Il ne faut pas créer beaucoup de numéros en avance, vous pouvez toujours augmenter leur nombre.

Attention: l'enregistrement des appels des 3 lignes internes est gratuit (dans les forfaits l'Office et la Corporation plus de numéros).

Etape 2 Les appels entrants

Dans cette section on régle des paramètres selon lesquels les appels entrants arrivent:

Aux numéros internes des employés;
Au SVI, la salutation "Bonjour, vous êtes..", ensuite aux employés;
Au SVI "Pour communiquer avec le manager appuyez ..." - indiquer le nombre d'éléments du menu (de 1 à 10).

Dans la deuxième et troisième variante vous pouvez saisir le texte de la salutation, qui est lu par le robot ou charger votre fichier audio.

La taille des fichiers audio à charger - jusqu'à 5 Mo, les formats possibles - MP3, WAV.

Nous recommandons d'utiliser les paramètres suivants des fichiers audio pour la salutation ou la musique d'attente:

Le format WAV: débit = 8 octets, le taux d'échantillonnage = 16 KHz.

Le format MP3: débit = 64 kilo-octets/sec, le taux d'échantillonnage = 16 KHz.

C'est la meilleure qualité du son, que le réseau téléphonique peut transmettre.

Convertir le fichier audio vous pouvez à l'aide des programmes ou services en ligne.

Si vous choisissez la variante «Lire le texte automatiquement» le texte saisi sera lu par notre système. Vous pouvez saisir de 5 à 255 symboles.

Choisissez la bonne variante et cliquez “Ensuite”.

Etape 2.1 Le SVI

Si à l'étape précédente vous avez choisi la troisième variante (au SVI), l'assistant crée les éléments du menu (les scénarios), et le scénario principal “sans appui” - les appels y sont renvoyés, si l'abonné pendant la salutation n'appuye sur aucun bouton.

Dans les variantes “Aux numéros internes des employés directement” et “D'abord à la salutation, ensuite aux employés” sera créé le scénario “sans appui”.

Dans ce scénario (dans le bloc “Premièrement appeler aux”) seront ajoutés tous les numéros internes créés. Si nécessaire vous pouvez changer l'ordre des numéros internes, par exemple, supprimer le numéro de “Premièrement appeler aux” et ajouter à “Deuxièmement appeler aux”.

Etape 3 Le chargement et le réglage des programmes sur l'ordinateur et le téléphone

Pour recevoir et effectuer les appels, vous pouvez utiliser le programme ou le dispositif qui utilise le protocole SIP. Les exemples du réglage du programme ou dispositif vous pouvez voir dans une section «L'assistance» - «Manuel d'installation». Nous recommandons notre application Zadarma pour Windows, iOS, Android.

Pour connecter le programme ou le dispositif il faut utiliser les paramètres de la section “Standard virtuel” - “Numéros internes” (serveur, login, le mot de passe du numéro interne). Pour chaque programme ou dispositif il faut utiliser un numéro interne avec son login et mot de passe. Si les numéros créés ne sont pas suffisants, vous pouvez les ajouter à cette page;
Vous pouvez recevoir des appels sur le mobile ou fixe à l'aide de renvoi. L'information sur le réglage du renvoi vous trouverez ici. Le renvoi est payant, voir le coût à cette page.

Etape 4 La connexion du numéro virtuel

Vous avez déjà ajusté le programme et effectuer les appels. Pour recevoir les appels entrants des clients,il faut connecter le numéro virtuel. Vous pouvez choisir un ou plusieurs numéros dans 100 pays du monde dans la section “Les paramètres” - “Les numéros virtuels”.

Si vous avez connecté le numéro d'un autre opérateur, vous pouvez le connecter au standard téléphonique dans la section “La ligne externe supplémentaire”, le manuel de fonctionnement est en bas.

Le réglage du standard téléphonique est fini. Vous pouvez commencer à utiliser le standard téléphonique ou ajuster les fonctions supplémentaires.

Les fonctions de fonctionnement du standard téléphonique:

Le transfert et l'interception d'appel

Pour transférer l'appel reçu ou effectué composez # ensuite le numéro interne et ensuite # par exemple #101#.

Pour transférer l'appel avec la notification vocale appuyez * le numéro interne et # par exemple*101#. Dans ce cas vous joignez le numéro interne et pouvez lui communiquer quelle est votre question. Après la fin de votre conversation le client sera relié à l'opérateur.

Si le numéro composé ne répond pas pendant 25 secondes, le client est retourné chez vous.

Pour intercepter l'appel entrant, si votre numéro interne n'est pas ajouté dans le scénario des appels entrants, composez 40 et appuyez sur le bouton d'appel.

En composant #1# le transfert au scénario 1 sera effectué.

Le format de composition du numéro

Le format de composition du numéro pour les appels et le renvoi est indiqué dans la section «Les appes sortants», par défaut les numéros sont composés dans un format local (par exemple, le numéro de Paris dans un format 122...). Vous pouvez désactiver la fonction "Appeler sans le préfixe du pays" dans la section "Mon profil" et appeler dans un format international (le préfixe du pays, de la ville, le numéro sans 0 avant le numéro).

Le fax

Le fax automatique est disponible au numéro interne 50. Pour le moment le fax peut que recevoir. Par défaut les fax reçus sont à l'adresse email d'enregistrement. Changer l'adresse pour la réception des fax vous pouvez dans la section de la création des numéros.

Les fonctions et possibilités supplémentaires du standard téléphonique (les avantages du standard téléphonique)

1. L'enregistrement des appels ▾

2. L'intégration du standard téléphonique Zadarma avec CRM et des autres systèmes ▾

3. Les appels entrants et le SVI ▾

3.1 Le réglage des appels entrants («Standard virtuel» - «Appels entrants et le SVI»)

Le scénario de l'appel entrant - le groupe des numéros internes où est renvoyé l'appel entrant à condition (par exemple si on appuie le bouton 1 dans le SVI ou pendant l'appel des numéro de la ville précise). A la page «Standard virtuel» - «Appels entrants et le SVI» vous pouvez modifier les scénarios des appels entrants, ajouter les nouveaux ou supprimer les inutiles.

Dans le scénario vous pouvez indiquer l'ordre et les numéros internes nécessaires. Il y a trois éléments - «Premièrement appeler aux», «Deuxièmement appeler aux» et «Troisièmement appeler aux». Dans chacun vous pouvez indiquer un ou plusieurs numéros internes. Dans la section «Les numéros possibles» choisissez le numéro interne et cliquez «Ajouter».

A cette page vous pouvez changer les paramètres de la salutation et la musique d'attente, indiquer les heures de travail et activer l'envoi des notifications des appels manqués.

3.2 Plusieurs menus

Dans le cas si chaque numéro interne a besoin de la salutation ou les heures de travail différentes, à la page «Standard virtuel» - «Appels entrants et le SVI» ajouter encore un menu (le bouton “+”), activez l'option «Fonctionner pendant les appels aux numéros» et cochez le bon numéro.

Le menu supplémentaire est utile pour travailler avec les numéros virtuels, et pour les appels des différentes régions.

3.3 Le scénario supplémentaire pour un numéro virtuel

Dans le cas où le compte a plusieurs numéros virtuels dont les appels il faut envoyer vers les numéros internes différents pour chaque numéro créez le scénario des appels entrants. L'appel sera envoyé vers un employé directement et sans salutation et menu.

A la page «Standard virtuel» - «Appels entrants et le SVI» créez le scénario «Le scénario supplémentaire».

Dans le scénario créé activez l'option «Fonctionner pendant les appels aux numéros», cochez le bon numéro virtuel (ou plusieurs numéros) et y ajoutez le bon numéro interne du standard téléphonique.

Si vous activez cette option les appels des numéros seront automatiquement envoyés au scénario sans salutation.

3.4 La réception des appels par le numéro de l'appelant

Si vous voulez envoyer les appels du client à l'employé, vous pouvez également créer le scénario supplémentaire. Activez l'option «Fonctionner pour les appels depuis les numéros», saisissez le numéro du client dans un format international et cliquez «Ajouter».

Vous pouvez ajouter le masque du pays et de la ville/opérateur, par exemple, 331*, pour diviser les appels entre les employés selon la région d'appel.

Les appels des numéros indiqués sont envoyés aux numéros internes du standard téléphonique en sautant la salutation. S'il faut ajouter la salutation vocale, dans le cadre du menu supplémentaire vous avez cette possibilité.

3.5. La liste noire

A la page «Standard virtuel» - "Appels entrants et le SVI" vous pouvez créer le scénario "La liste noire" et y ajouter les numéros, dont les appels vous ne voulez pas recevoir, avec le préfixe du pays et de la ville/de l'opérateur, par exemple, 33* ou 44*.

3.6 La musique d'attente

Pendant le transfert d'appel ou d'attente de la réponse à la page «Standard virtuel» - "Appels entrants et le SVI" vous pouvez activer la musique au lieu de sonneries, par exemple, avec la musique ou la publicité.

Attention, la musique d'attente est garantie si la salutation vocale est activée.

3.7 Les heures de travail

Pour recevoir les appels pendant les heures de travail, à la page «Standard virtuel» - «Appels entrants et le SVI» activez l'option «Les heures de travail», cochez vos jours de travail et indiquez les heures de travail. Vous pouvez également indiquer l'heure de déjeuner ou de pause. Vous pouvez également charger la salutation vocale pour les heures non travaillées.

Les appels pendant les heures non travaillées peuvent être envoyés selon un scénario, par exemple, vers un employé ou à la boîte vocale, pour que l'appelant puisse vous laisser un massage vocal. Il faut créer le scénario «La boîte vocale».

4. Le renvoi▾

4.1 Le renvoi des appels entrants

Le renvoi - l'envoi de l'appel vers le mobile ou fixe. Le renvoi est nécessaire pour recevoir l'appel sans programme supplémentaire et connexion Internet.

Pour ne pas manquer les appels, vous pouvez ajuster le renvoi conditionnel vers votre mobile et fixe.

Pour activer le renvoi à la page «Standard virtuel» - «Numéros internes» à gauche dans les paramètres du numéro interne dans le champ «Le renvoi et le répondeur» choisissez la variante de renvoi "Pas de réponse, inaccessible", pour activer le renvoi conditionnel ou la variante «Toujours», pour activer le renvoi inconditionnel.

Dans le premier cas l'appel arrive par Internet au programme ajusté et dans 20 secondes, s'il n'y a pas de réponse, l'appel sera renvoyé.

En cas de renvoi inconditionnel l'appel est renvoyé au numéro de renvoi, même si vous avez le programme.

Dans le champ "Le numéro" indiquez le numéro selon le préfixe de la composition (s'ils sont indiqués dans la section «Standard virtuel» - "Appels sortants") sans + et cochez "Le numéro" pour sauvegarder. Si la fonction "Appeler sans le préfixe du pays" est activée, indiquez le numéro dans un format local.

Si les préfixes ne sont pas indiqués, indiquez le numéro dans un format international: [le préfixe du pays][le préfixe de la ville/de l'opérateur][le numéro], par exemple, 33111223344.

Dans l'espace client “Paramètres” - "Mon profil" vous pouvez activer la fonction "Appeler sans le préfixe du pays", dans ce cas le numéro doit être indiqué dans un format local, par exemple, 0111223344.

Le prix de renvoi correspond aux tarifs des appels sortants.

4.2 La notification du renvoi.

Si vous voulez savoir que vous avez reçu l'appel renvoyé, ou duquel numéro est renvoyé l'appel - activez «La notification du renvoi». Le système vous informe que l'appel est renvoyé avant la conversation.

La notification standard — un signal, comme le signal de l'enregistrement du message vocal. Est possible de créer votre propre notification (par exemple “L'appel de vente des chaudières”).

4.3 Le renvoi vers la boîte vocale

A la page «Standard virtuel» - «Numéros internes» dans les paramètres du numéro interne dans un champ "Le renvoi et le répondeur" choisissez la variante "Toujours". Dans le champ "L'email de la boîte vocale" indiquez l'adresse électronique et cochez à côté de ce champ. Dans une section «La salutation» vous pouvez charger le fichier audio.

Ensuite ajoutez le numéro interne dans le scénario nécessaire, par exemple, «Le répondeur» à la page «Standard virtuel» - "Appels entrants et le SVI".

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