Zadarma: Безкоштовна хмарна АТС

Інструкції з налаштування / Безкоштовна АТС Zadarma

Навіщо потрібна віртуальна АТС?

Якщо у вашій компанії працює більше однієї людини (або ви прагнете цього, або хочете щоб так думали клієнти), для голосового спілкування з клієнтами необхідна віртуальна АТС.

Безкоштовна АТС дозволяє підключити будь-яку кількість телефонних номерів в зручних для клієнтів регіонах і направляти дзвінки на потрібних співробітників.

Запис і статистика дзвінків - допоможуть контролювати менеджерів і аналізувати дзвінки;
Переадресація, голосова пошта, повідомлення про пропущені - допоможуть не пропустити жодного дзвінка;;
Голосові меню і робочі години - підвищать престиж і спростять робочий процес.

Як налаштувати віртуальну АТС? Базові налаштування

В цьому розділі розглянемо мінімум необхідний для роботи АТС, далі будуть описані всі функції.

Як створити безкоштовну АТС: На головній сторінці особистого кабінету в розділі "Безкоштовна АТС" натисніть кнопку "Створити АТС». Ви потрапите в "Майстер налаштування" АТС:

Крок 1. Внутрішні номери

Кожному користувачеві АТС ви можете створити тризначний внутрішній номер і налаштувати на ньому окрему програму, IP-телефон, переадресацію і т.і. Зазвичай створюють по 1 номеру для кожного співробітника, але можна створити і по 2-3 номери (наприклад для програми дзвінків і настільного телефону)

Вкажіть кількість співробітників або пристроїв, які будуть підключені до АТС, встановіть галочку "включити запис розмов для всіх" (якщо необхідно) і натисніть кнопку "Далі".

Не обов'язково створювати номери "із запасом", ви завжди можете збільшити їх кількість в майбутньому.

Зверніть увагу: безкоштовно надається запис розмов для трьох внутрішніх ліній (в пакетах "Офіс" і "Корпорація" більше).

Крок 2. Вхідні дзвінки

В даному розділі налаштовуються параметри, згідно з якими будуть надходити вхідні дзвінки:

Одразу на внутрішні номери співробітників;
Спочатку на голосове привітання "Добрий день ви подзвонили...", а потім на співробітників;
На голосове меню "Для зв'язку з менеджером натисніть..." - необхідно вказати кількість пунктів меню (від 1 до 10).

У другому і третьому варіантах можна ввести текст привітання, який буде начитано роботом або завантажити власний аудіофайл.

Розміри аудіофайлів для завантаження - до 5 Мбайт, допустимі формати - MP3, WAV.

Ми радимо використовувати такі параметри аудіо файлів для голосового привітання або мелодії замість гудків:

Формат WAV: Бітрейт = 8 біт, частота дискретизації = 16 кГц

Формат MP3: Бітрейт = 64 кбіт/с, частота дискретизації = 16 кГц.

Це максимальне якість звуку, яку здатна передати телефонна мережа.

Конвертувати аудіо файл можна за допомогою відповідних програм або онлайн сервісів.

При виборі варіанту "Автоматично начитати текст" введений текст буде автоматично начитаний нашою системою. Доступне введення від 5 до 100 символів.

Оберіть потрібний Вам варіант і натисніть кнопку "Далі".

Крок 2.1. Голосове меню

Якщо в попередньому кроці Ви обрали третій варіант (на голосове меню), Майстер Налаштування автоматично створить вказану Вами кількість пунктів меню (сценаріїв), а також головний сценарій "без натискання" - на нього будуть надходити дзвінки, якщо абонент, що телефонує, під час програвання голосового привітання не натисне жодної кнопки.

В варіантах "Одразу на внутрішні номери співробітників" і "Спочатку на голосове привітання, а потім на співробітників" буде створено тільки сценарій "без натискання".

Також в цей сценарій (в блок "Першим дзвонити") будуть додані всі створені раніше внутрішні номери. При необхідності ви можете змінити порядок внутрішніх номерів, наприклад, видалити номер з блоку "Першим дзвонити" і додати у "Другим дзвонити".

Крок 3. Завантаження та налаштування програм на комп'ютер і телефон

Для прийому та здійснення дзвінків, ви можете використовувати будь-яке програмне забезпечення або обладнання, яке працює за протоколом SIP. Приклади налаштування деякого популярного обладнання і ПЗ ви можете подивитися у розділі "Підтримка" - "Інструкції з налаштування". Ми рекомендуємо використовувати наш фірмовий додаток Zadarma для Windows, iOS, Android.

Для підключення обладнання або програм необхідно використовувати налаштування з розділу "Моя АТС" - “Внутрішні номери” (сервер, логін, пароль внутрішньої лінії). Для кожної програми/пристрою потрібно використовувати окремий внутрішній номер зі своїм логіном і паролем. Якщо створених раніше внутрішніх номерів стало недостатньо, Ви можете додати нові на цій сторінці;
Також ви можете приймати дзвінки на існуючий мобільний або стаціонарний номер за допомогою переадресації. Інформацію про деталі налаштування переадресації ви знайдете тут. Переадресація платна, вартість можете дізнатися на цій сторінці.

Крок 4. Підключення віртуального номера

Ви налаштували обладнання і вже можете здійснювати дзвінки. Щоб приймати вхідні дзвінки від клієнтів, до АТС потрібно підключити віртуальний номер телефону. Ви можете вибрати один або кілька віртуальних номерів в 100 країнах світу в розділі "Налаштування" - “Віртуальні номери”.

Якщо у вас раніше був підключений номер іншого оператора, його також можна підключити до АТС в розділі “Додаткова зовнішня лінія”, інструкція з роботи з ним розміщена нижче.

На цьому завершена мінімальне налаштування для роботи АТС. Ви можете приступити до постійного використання АТС або налаштувати додаткові функції.

Функції для щоденної роботи з АТС:

Перевод і перехоплення дзвінка

Щоб перевести клієнта на інший внутрішній номер, натисніть #, потім внутрішній номер абонента і знову #, наприклад, #101#..

Для переводу дзвінка з голосовим повідомленням натисніть * внутрішній номер і #, наприклад, *101#. В цьому випадку ви спочатку самі з'єднаєтеся з набраними внутрішнім номером і зможете повідомити йому, кого і з якого питання переводите. Після того як один з Вас завершить дзвінок, клієнт буде з'єднаний з другим.

Якщо набраний внутрішній номер не відповість на дзвінок протягом 25 секунд, клієнт повернеться до Вас.

Для перехоплення вхідного дзвінка, якщо ваш внутрішній номер не додано до сценарію обробки вхідних дзвінків, наберіть комбінацію 40 і натисніть кнопку виклику.

Для переводу дзвінка на сценарій (відділ): наберіть номер сценарію в голосовому меню, наприклад #1#

Формат набору номера

Формат набору номера для дзвінків і переадресації задається у розділі "Вихідні дзвінки", за замовчуванням номера набираються в локальному форматі (наприклад, номер Києва у форматі 044...). Також ви можете відключити функцію "Дзвонити без коду країни" в розділі "Мій профайл" і набирати номер в міжнародному форматі (код країни, міста, номер, без 8 або 00 перед номером).

Факс

Автоматичний факс доступний за внутрішнім номером 50. На цей момент факс працює тільки на прийом. За замовчуванням прийняті факси приходять на реєстраційний email. Змінити email для прийому факсів можна в розділі створення номерів.

Додаткові функції і можливості АТС (переваги віртуальної АТС)

1. Запис розмов ▾

2. Інтеграція АТС Zadarma c CRM і іншими бізнес-системами ▾

3. Вхідні дзвінки і голосове меню ▾

3.1 Налаштування вхідних дзвінків ("Моя АТС" - "Вхідні дзвінки і голосове меню")

Сценарій вхідного дзвінка - група внутрішніх номерів, на які надійде вхідний дзвінок при обраній умові (наприклад при натисканні цифри 1 в голосовому меню або дзвінку з номерів певного міста). На сторінці "Моя АТС" - "Вхідні дзвінки і голосове меню" ви можете редагувати створені раніше сценарії вхідних дзвінків, додавати нові або видаляти непотрібні

В сценарію можна задати з якою послідовністю і на які внутрішні номери дзвонити. Для цього існує три пункти - "Першим дзвонити", "Другим дзвонити" і "Третім дзвонити". У кожен з них ви можете додати один або декілька внутрішніх номерів. У розділі "Можливі номери" виділіть оберіть внутрішній номер і натисніть кнопку "Додати"

Також на цій сторінці можна змінити налаштування голосового привітання та мелодії очікування, задати робочий час і включити відправку повідомлень про пропущені дзвінки.

3.2 Декілька голосових меню

В разі, якщо для кожного віртуального номера Вам необхідно окреме голосове привітання або ж різний час роботи, на сторінці "Моя АТС" - "Вхідні дзвінки і голосове меню" додайте нове меню (кнопка "+"), включіть опцію "спрацьовувати при дзвінках на номери" і відзначте потрібний номер.

Додаткове меню корисно не тільки для роботи з різними віртуальними номерами, а й також для дзвінків з різних регіонів.

3.3 Додатковий сценарій для прямого номера

У разі, коли на акаунті підключено декілька віртуальних номерів і дзвінки з них необхідно направляти на різні внутрішні номери АТС ви можете для кожного номера створити окремий сценарій обробки вхідних дзвінків. При цьому дзвінок з конкретного номера буде одразу потрапляти на відповідального співробітника, без голосового привітання і голосового меню.

На сторінці "Моя АТС" - "Вхідні дзвінки і голосове меню" створіть пункт сценарію "Допоміжний сценарій"

В створеному сценарії увімкніть опцію "спрацьовувати при дзвінках на номери", відзначте галочкою потрібний віртуальний номер (або кілька номерів) і додайте в нього необхідний внутрішній логін АТС.

При включенні цієї опції дзвінки з обраного номера будуть одразу вступати на заданий сценарій, минаючи голосове привітання.

3.4 Прийом дзвінків за номером телефонуючого

Якщо вам потрібно направляти дзвінки від певного клієнта конкретному менеджеру, ви таким же чином можете створити для цієї мети окремий дпоміжний сценарій. Включіть в його налаштуваннях опцію "спрацьовувати при дзвінках з номерів", введіть номер клієнта в міжнародному форматі і натисніть кнопку "Додати".

Також можна додати маску за кодом країни і міста/оператора, наприклад, 38044*, щоб розподіляти дзвінки на різних співробітників залежно від регіону абонента, що телефонує.

Дзвінки зі вказаних номерів будуть одразу направлятися на задані в цьому сценарії внутрішні логіни АТС, оминаючи голосове привітання. Якщо вам потрібно додати окреме голосове привітання, в рамках додаткового меню є аналогічна функція.

3.5. Чорний список

На сторінці "Моя АТС" - "Вхідні дзвінки і голосове меню" ви можете створити пункт сценарію "Чорний список" і додати в нього номери, з яких не бажаєте приймати дзвінки, а також маску номерів, починаючи з коду країни і міста/оператора, наприклад, 38044123 * або 44 *.

3.6 Мелодія очікування

При переводе звонка или во время ожидания звонящим клиентом ответа на странице "Моя АТС" - "Вхідні дзвінки і голосове меню" можна включити програвання мелодії замість гудків, наприклад, з музикою або рекламою

Зверніть увагу, програвання мелодії замість гудків гарантується тільки при включеному голосовому привітанні.

3.7 Робочі години

При переводі дзвінка або під час очікування дзвоном клієнтом відповіді на сторінці "Моя АТС" - "Вхідні дзвінки і голосове меню" увімкніть опцію "Робочі години", відзначте галочками ваші робочі дні і вкажіть робочий час. Також ви можете задати час для обіду або перерви. Тут же ви можете завантажити окреме голосове привітання для неробочого часу.

Дзвінки в неробочий час можна направляти за окремим сценарієм, наприклад, на певного співробітника або на голосову пошту, щоб абонент, що телефонує абонент міг залишити Вам голосове повідомлення. Для цього необхідно створити сценарій "Автовідповідач".

4. Переадресація ▾

4.1 Переадресація вхідних дзвінків

Переадресація - направлення виклику на інший мобільний або стаціонарний номер телефону. Переадресація необхідна для того, щоб прийняти виклик без додаткової програми або обладнання і без підключення до інтернету.

Щоб не пропустити жодного дзвінка, ви можете налаштувати умовну переадресацію на ваш мобільний або стаціонарний номер телефону.

Щоб увімкнути переадресацію на сторінці "Моя АТС" - "Внутрішні номери" зліва в налаштуваннях потрібного внутрішнього номеру в полі «Переадресація і голосова пошта» оберіть варіант переадресації "Немає відповіді, недоступний", щоб включити умовну переадресацію або варіант «Завжди», щоб включити безумовну.

В першому випадку дзвінок спочатку буде надходити через інтернет на налаштовану Вами програму або обладнання, а якщо воно буде відключено або протягом 20 секунд не буде відповіді, дзвінок буде переадресовано.

При включенні безумовної переадресації дзвінок буде відразу спрямований на номер переадресації, незалежно від наявності активної програми/обладнання

В полі "Телефон" вкажіть номер переадресації відповідно із префіксами набору (якщо вони встановлені в розділі "Моя АТС" "Вихідні дзвінки") без плюса і позначте поле "Телефон "для збереження налаштувань. Якщо включена функція "Дзвонити без коду країни", вкажіть номер в локальному форматі.

Якщо префікси не задані, номер потрібно вказати в міжнародному форматі: [код країни] [код міста/оператора] [номер], наприклад 380441122333

Також в розділі особистого кабінету "Налаштування" - "Мій профайл" ви можете включити функцію "Дзвонити без коду країни ", в цьому випадку номер потрібно вказати в локальному форматі, наприклад, 0441122333.

Ціни на переадресацію повністю відповідають нашим тарифам на вихідні дзвінки.

4.2 Сповіщення про переадресацію.

Щоб при отриманні вхідного дзвінка розуміти, що це переадресований дзвінок, а не прямий виклик на ваш мобільний, ви можете налаштувати відповідне сповіщення. Воно буде програватися при відповіді на дзвінок перед з'єднанням з абонентом, що телефонує.

Стандартне сповіщення - один звуковий сигнал, подібний сигналу початку запису голосової пошти. Можливо задати власне оповіщення (наприклад "Дзвінок з продажу бойлерів")

4.3 Переадресація на голосову пошту

На сторінці "Моя АТС" - "Внутрішні номери" в налаштуваннях потрібного внутрішнього номера встановіть галочку "Переадресація і голосова пошта" оберіть варіант "Завжди". В полі "E-mail для голосової пошти" вкажіть Вашу адресу електронної пошти і встановіть позначку навпроти даного поля. У розділі «Привітання» можна завантажити окремий аудіофайл привітання голосової пошти.

Після цього додайте налаштований внутрішній номер в потрібний сценарій, наприклад, "Автовідповідач" на сторінці "Моя АТС" - "Вхідні дзвінки і голосове меню".

Безкоштовна віртуальна АТС - Інструкція з налаштування