Безкоштовна віртуальна АТС - Інструкція з налаштування

Пункти меню (сценарії)— група внутрішніх номерів, на які надійде дзвінок за обраної умови (наприклад, при натисканні цифри 1 у голосовому меню або дзвінку з номерів певного міста).

На сторінці «Моя АТС» - «Вхідні дзвінки та голосове меню» Ви можете редагувати створені раніше сценарії вхідних дзвінків, додавати нові або видалити непотрібні.

Для створення сценарію натисніть на кнопку «+Пункт Меню». У правому блоці ви побачите меню налаштування сценарію.

Спрацьовувати при — вибір кнопки, при натисканні на яку спрацьовуватиме сценарій. Сценарій може спрацювати не лише за натисканням кнопки в меню, але й за дзвінком з певних номерів чи групи номерів (наприклад +38044*), а також за дзвінком на один з ваших номерів Zadarma.

Група обдзвону — співробітники (внутрішні номери), які зможуть відповісти на цей дзвінок. Ви можете створити нову групу дзвінків або вибрати існуючу.

Перехід на меню — вибір голосового меню для подальшої дії (для налаштування багаторівневого голосового меню).

Після вибору кнопки у розділі “Спрацьовувати при” та створенні або виборі групи обдзвону з'являється посилання на налаштування обдзвону.

По черзі — дзвінки на внутрішні номери надходять по черзі у разі відсутності відповіді від попереднього співробітника, вам потрібно вибрати послідовність та проміжок між дзвінками (наприклад, ви вибираєте проміжок у 20 секунд, значить у разі невідповіді першого співробітника, дзвінок надійде другому у черзі тощо).

Одночасно — дзвінки надходять одночасно на всі внутрішні номери групи обдзвону.

Власноруч — варіант за замовчуванням, за допомогою повзунків ви візуально налаштовуєте послідовність дзвінка. Внизу ви побачите приклад, де дзвінок, тривалістю 2 хвилини, спочатку надходить паралельно 100 і 101 внутрішньому номеру, а через 60 секунд після початку надходить на співробітників зі 102 та 103 внутрішніми номерами.

В розділі “Налаштування обдзвону” ви можете налаштувати мелодію очікування, тривалість обзвону (через який час невідповіді вхідний дзвінок повинен припинитися), дію за відсутності відповіді (завершити, повторити або надіслати на голосове меню).

Щоб додати файл привітання, натисніть кнопку “Налаштувати” у блоці “Голосове привітання”.

Файл можно або завантажити, або написати текст і він буде начитаний роботом. Для начитки доступно більше 15 мов і більше 100 голосів. Файл можна використовувати як привітання, голосове меню (у тому числі 2+ рівня) або мелодію очікування замість гудків.

Якщо для кожного віртуального номера потрібне окреме голосове привітання або різний час роботи: на сторінці «Моя АТС» - «Вхідні дзвінки і голосове меню» додайте нове меню (кнопка “+”), увімкніть опцію "Спрацьовувати при дзвінках на номери" та позначте потрібний номер.

В останній версії АТС ви зможете створити декілька рівнів голосового меню.

1. Спочатку додайте файли IVR у розділі “Голосове привітання”.
2. Створіть уси необхідні меню (другого та інших рівнів), натиснувши + поруч з Головним меню.
3. У будь-якому з пунктів головного меню (сценаріїв) виберіть перехід до меню.

Якщо у вас декілька телефонних номерів Zadarma, можете надіслати кожен номер:

1. На окремого співробітника/співробітників

У розділі "Дод.сценарії" натисніть "+сценарій" і "Дзвонити співробітникам". У блоці, що з'явився, праворуч оберіть телефонні номери ("Дзвінках на номери") і внутрішні номери ("Дзвонити співробітникам"), які будуть відповідати на дзвінки. Дзвінки на групу обдзвону можуть надходити одночасно, послідовно або відповідно до ручного налаштування.

2. На відділ (голосове меню)

2.1 Створіть нове голосове меню (натискайте на + поруч з Головним меню) і налаштовуєте його (задайте привітання і пункти меню).

2.2 В новому меню натискайте на "Спрацьовувати при" та "+ Додати умови", там обираєте пункт "Дзвінках на номера" та вказуєте телефонні номери, при дзвінках на які воно буде спрацьовувати.

Якщо вам потрібно надсилати дзвінки від певного клієнта конкретному менеджерові, ви так само можете створити для цієї мети окремий додатковий сценарій. Увімкніть у його налаштуваннях опцію «Спрацьовувати при дзвінках з номерів», введіть номер клієнта у міжнародному форматі та натисніть кнопку «Додати».

Також можна додати маску за кодом країни та міста/оператора, наприклад, 38044*, щоб розподіляти дзвінки на різних співробітників залежно від регіону абонента.

Дзвінки з вказаних номерів одразу направлятимуться на задані в цьому сценарії внутрішні номери АТС, минаючи голосове привітання.

На сторінці "Моя АТС" - "Вхідні дзвінки і голосове меню" ви можете створити Чорний список. Натисніть на відповідну кнопку та додайте до списку номери, з яких не бажаєте приймати дзвінки або маску номерів, починаючи з коду країни та міста/оператора (наприклад, 38044123* або 44*).

Щоб приймати дзвінки лише у робочий час, на сторінці "Моя АТС- Вхідні дзвінки та голосове меню" увімкніть опцію "Робочий час", позначте галочками ваші робочі дні та вкажіть робочий час.

Також ви можете задати час для обіду або перерви та святкові дні. У розділі свята ви знайдете списки офіційних державних свят у різних країнах, зможете прибрати або додати святковий день до вибраного календаря.

Дзвінки в неробочий час можна направляти за окремим сценарієм, наприклад, на певного співробітника або на голосову пошту, щоб абонент, що телефонує абонент міг залишити Вам голосове повідомлення. Для цього необхідно створити сценарій "Автовідповідач".

Для налаштування голосового автовідповідача надсилайте дзвінки на внутрішній номер або номери, на яких стоїть переадресація на голосову пошту (налаштувати переадресацію для кожного номера можна у розділі Моя АТС-Внутрішні номери).

Графічний редактор АТС дозволить вам візуально зрозуміти, як працює АТС, за яких умов спрацьовують різні сценарії дзвінка. У даному розділі ви зможете не лише побачити роботу, але й налаштувати цю роботу АТС у вигляді зрозумілих блок-схем.

У розділ графічного налаштування АТС можна перейти за допомогою кнопки "Видкрити редактор" на сторінці Моя АТС - Вхідні дзвінки та голосове меню. Тут ви одразу побачите маршрут дзвінків до вашої АТС. Ви можете додати до схеми будь-який блок із лівої частини та налаштувати зв'язок між блоками.

Для перевірки коректної роботи АТС натисніть кнопку "Протестувати", щоб зберегти зроблені в АТС зміни, використовуйте кнопку "Опублікувати".

Важливі умови роботи графічного редактора АТС

• Блок "Робочий час" додається перед меню, тому зв'язок з гілки "Так" може бути тільки з меню, а зв'язок з гілки "Ні" може бути на блок "Дзвонити співробітникам", на блок "Звуковий файл", а також на "Голосове" меню” та “Робочий час”.
• Зв'язок із блоку “Дзвонити співробітникам” означає дію у випадку, якщо ніхто з Групи обдзвону не взяв трубку і може бути закільцьована з цим же блоком (дія повторити обдзвон), а також вказувати на інші “Голосові меню”.
• Блок “Звуковий файл” може знаходитись тільки в одному місці — як файл, що програється перед сценарієм “Дзвонити користувачам” у випадку спрацьовування гілки “Ні” блока “Робочий час”. Єдиний можливий порядок блоків: Робочий час (ні) -> Звуковий файл -> Дзвонити користувачам.

Щоб перевести клієнта на інший внутрішній номер, натисніть #, потім внутрішній номер абонента і знову #, наприклад, #101#.

Для переводу дзвінка з голосовим повідомленням натисніть * внутрішній номер і #, наприклад, *101#. В цьому випадку ви спочатку самі з'єднаєтеся з набраними внутрішнім номером і зможете повідомити йому, кого і з якого питання переводите. Після того як один з вас завершить дзвінок, клієнт буде з'єднаний з другим.

Якщо набраний внутрішній номер не відповість на дзвінок протягом 25 секунд, клієнт повернеться до вас.

Для перехоплення вхідного дзвінка, якщо ваш внутрішній номер не додано до сценарію обробки вхідних дзвінків, наберіть комбінацію 40 і натисніть кнопку виклику.

Для переводу дзвінка на сценарій (відділ): наберіть номер сценарію в голосовому меню, наприклад #1#

Формат набору номера для дзвінків і переадресації задається у розділі "Вихідні дзвінки", за замовчуванням номера набираються в локальному форматі (наприклад, номер Києва у форматі 044...). Також ви можете відключити функцію "Дзвонити без коду країни" в розділі "Мій профайл" і набирати номер в міжнародному форматі (код країни, міста, номер, без 38 або 00 перед номером).

Ви можете увімкнути запис розмов на одному або декількох внутрішніх номерах АТС. Записи відправляються поштою або зберігаються в хмарі (на нашому сервері).

Безкоштовно можна проводити запис розмов на трьох внутрішніх номерах (в тарифних планах "Офіс" на 8 номерах, а тарифних планах "Корпорація" на 20 номерах). Вартість запису на кожному наступному внутрішньому номері — $1 на місяць.

Розмір безкоштовного хмарного сховища - 200 мегабайт для тарифу "Стандарт", 2000 мегабайт для тарифного пакету "Офіс" і 5000 мегабайт для тарифного пакету "Корпорація" (5000 мегабайт хмари - більше 250 годин розмов).

Записи, збережені в хмару, можна прослухати в розділі "Моя АТС" - "Статистика АТС" або вивантажити за допомогою API. Після відключення запису розмов, записи видаляються з хмари через 180 днів.

Увімкнути запис розмов ви можете на сторінці "Моя АТС" - «Внутрішні номери».

Ви можете інтегрувати АТС Zadarma з однією з популярних CRM або інших бізнес-систем. Інтеграції налаштовуються в розділі “Налаштування" - "API і інтеграції”. Детальні інструкції з налаштування інтеграції ви можете знайти у відповідному розділі.

На даний момент доступні офіційні і повністю безкоштовні інтеграції з Bitrix24, Zoho CRM, аmoCRM, Salesforce, Megaplan, RetailCRM, ZohoDESK, PlanFix, WireCRM, Ремонт-Онлайн.

5.1 Переадресація вхідних дзвінків

Переадресація - направлення виклику на інший мобільний або стаціонарний номер телефону. Переадресація необхідна для того, щоб прийняти виклик без додаткової програми або обладнання і без підключення до інтернету.

Щоб не пропустити жодного дзвінка, ви можете налаштувати умовну переадресацію на ваш мобільний або стаціонарний номер телефону.

Щоб увімкнути переадресацію на сторінці "Моя АТС" - "Внутрішні номери" зліва в налаштуваннях потрібного внутрішнього номеру в полі «Переадресація і голосова пошта» оберіть варіант переадресації "Немає відповіді, недоступний", щоб включити умовну переадресацію або варіант «Завжди», щоб включити безумовну.

В першому випадку дзвінок спочатку буде надходити через інтернет на налаштовану Вами програму або обладнання, а якщо воно буде відключено або протягом 20 секунд не буде відповіді, дзвінок буде переадресовано.

При включенні безумовної переадресації дзвінок буде відразу спрямований на номер переадресації, незалежно від наявності активної програми/обладнання

В полі "Телефон" вкажіть номер переадресації відповідно із префіксами набору (якщо вони встановлені в розділі "Моя АТС" "Вихідні дзвінки") без плюса і позначте поле "Телефон "для збереження налаштувань. Якщо включена функція "Дзвонити без коду країни", вкажіть номер в локальному форматі.

Якщо префікси не задані, номер потрібно вказати в міжнародному форматі: [код країни] [код міста/оператора] [номер], наприклад 380441122333

Також в розділі особистого кабінету "Налаштування" - "Мій профайл" ви можете включити функцію "Дзвонити без коду країни ", в цьому випадку номер потрібно вказати в локальному форматі, наприклад, 0441122333.

Ціни на переадресацію повністю відповідають нашим тарифам на вихідні дзвінки.

5.2 Сповіщення про переадресацію.

Щоб при отриманні вхідного дзвінка розуміти, що це переадресований дзвінок, а не прямий виклик на ваш мобільний, ви можете налаштувати відповідне сповіщення. Воно буде програватися при відповіді на дзвінок перед з'єднанням з абонентом, що телефонує.

Стандартне сповіщення - один звуковий сигнал, подібний сигналу початку запису голосової пошти. Можливо задати власне оповіщення (наприклад "Дзвінок з продажу бойлерів")

5.3 Переадресація на голосову пошту

На сторінці "Моя АТС" - "Внутрішні номери" в налаштуваннях потрібного внутрішнього номера встановіть галочку "Переадресація і голосова пошта" оберіть варіант "Завжди". В полі "E-mail для голосової пошти" вкажіть Вашу адресу електронної пошти і встановіть позначку навпроти даного поля. У розділі «Привітання» можна завантажити окремий аудіофайл привітання голосової пошти.

Після цього додайте налаштований внутрішній номер в потрібний сценарій, наприклад, "Автовідповідач" на сторінці "Моя АТС" - "Вхідні дзвінки і голосове меню".

Голосова пошта - функція запису голосових повідомлень у разі неможливості прийняти дзвінок.

Щоб увімкнути голосову пошту, задайте ваш email у налаштуваннях переадресації. Зверніть увагу: ми не рекомендуємо використовувати голосову пошту в одній черзі сценарію дзвінків з іншими номерами, оскільки вона "підніматиме" трубку першою.

Для повідомлення клієнта ви можете завантажити файл, начитати повідомлення або вибрати стандартне повідомлення.

Отримуйте інформацію про пропущені дзвінки, баланс, подовження номерів та тарифів, SMS-повідомлення. у популярні месенджери— Telegram, Facebook Messenger, Viber або Slack.Налаштувати сповіщення можна у розділі особистого кабінету Налаштування-Мій профайл-Повідомлення.

Під час розмови між внутрішніми номерами АТС абоненти можуть використовувати команду 000 - створення конференції.

Після введення 000 потрібно ввести номер телефону абонента C та підтвердити кнопкою # наприклад 000102#

Під час додавання абонент B почує музику, абоненти A та C можуть розмовляти:

# - підтвердити додавання абонента C (під час розмови з ним)

* - відхилити абонента C та повернутись до розмови з абонентом B або до конференції

*# - повернуться до абонента B або до конференції

Коли номер C додано, можна ще раз набрати 000 та додати наступного учасника, при цьому розмова існуючих буде продовжена. Після створення конференція існуватиме, якщо в ній залишиться більше одного учасника.

Абонентом C може бути будь-який номер (формат номера як за звичайного дзвінка з АТС, наприклад 0000441111111#).

CallerID - це номер, який буде відображатися при вихідних дзвінках.

В CallerID ви можете встановити будь-який підключений або підтверджений номер телефону.

Ви можете використовувати різні CallerID при дзвінках з різних пристроїв, або при дзвінках на різні напрямки (країни або міста).

Щоб включити CallerID за напрямком на сторінці "Моя АТС" - "Вихідні дзвінки" справа натисніть "Додати правило визначення номера". Введіть код країни та/або міста, в які телефонуйте (наприклад, 38 для України, 44 для Великобританії і т.і.), виберіть потрібний CallerID і натисніть кнопку "Створити".

Ви можете підключити до 20 телефоних номерів від стороннього провайдера в віртуальну АТС Zadarma на сторінці "Моя АТС" - "Зовнішні лінії".

Якщо у Вас звичайний стаціонарний номер, підключений через мідну лінію, необхідно використовувати VoIP шлюз з FXO портом, включити на сайті зовнішню лінію в режимі "Шлюз" і вказати в шлюзі налаштування з сайту. Якщо ж ваш номер підтримує роботу за протоколом SIP, достатньо включити лінію в режимі "Сервер" і задати налаштування номера.

Ваш провайдер повинен надати дані для підключення: сервер, домен (може співпадати з сервером), логін, пароль.

З нашого боку підключення до номера відбувається з наступних IP адрес:

185.45.152.167

185.45.152.184

185.45.152.185

195.122.19.26

195.122.19.16

37.139.38.70

37.139.38.71

185.45.155.13

185.45.155.27

Також ви можете портирувати (перенести) номер стороннього оператора до нас. Список країн, номери яких можна портирувати, ви знайдете на цій сторінці.

Детальну статистику дзвінків в АТС ви можете знайти в розділі Моя АТС - “Статистика АТС”. Тут ви можете обрати період статистики, порівняти різні періоди, побачити загальний графік і географію дзвінків. Статистика та графіки доступні як для всіх дзвінків, так і для дзвінків на різні віртуальні номери (або зовнішні лінії).