Як організувати дистанційну роботу без зайвих витрат

Роки пандемії перевели дистанційну роботу з рангу тимчасового рішення до нової норми, адже все більше людей і керівників розуміють плюси такого типу роботи. Гнучкий графік, адаптивність, комфортні зрозумілі умови, відсутність дрес-коду - все це підкупає мільйони людей в усьому світі. Проте все має як свої переваги, так і недоліки. Чому все більше людей обирають remote-формат, які особливості має робота з дому та як організувати її - розбираємо далі.

• Особливості дистанційної роботи
• Плюси дистанційної роботи
• Мінуси дистанційної роботи
• Що потрібно для організації робочого місця з дому?
• Які сервіси Zadarma допоможуть на дистанційці?
• Як не вигоріти від дистанційної роботи?
• Питання та відповіді

Особливості дистанційної роботи

Робота з дому відрізняється від формату офісу не тільки геолокацією, але й має певні психологічні особливості, що впливають на самоорганізацію та дисципліну.

Розглянемо їх детальніше:

• місце роботи - ви можете обрати дім, улюблену кав’ярню, парк, готель тощо, найголовніше - наявність стабільного інтернету;
• комунікація - робочі процеси переходять у цифровий формат: відеоконференції, чати, спільні документи, таск-менеджери, тощо;
• графік роботи - він обговорюється з вашим керівником, проте, як правило, головний упор йде на результат, а не кількість робочих годин проведених перед екраном;
• дисципліна та самоорганізація - тепер на ваших плечах регулювати себе і не відволікатись на перегляд смішного відео чи статті про Римську Імперію. Завчасно розплануйте ваш робочий день, пам’ятайте про дедлайни, контролюйте навантаження і гігієну робочого місця.
• розмиття меж між роботою та домом - в перший час складно переключитись і “вимкнути” робочий режим або навпаки налаштуватись на продуктивний день. Тому важливо встановити чіткі межі;

При виборі оптимального формату роботи ми радимо зважити усі “за” та “проти” і прийняти виважене рішення, яке щонайкраще вплине на розвиток вас як співробітника і принесе свої плоди у вигляді бонусів в кінці місяця.

Плюси дистанційної роботи:

• економія часу - звільняється до декількох годин на день тільки через те, що вам не треба витрачати час на збори та дорогу;
• самоорганізація - ви працюєте у власному темпі, без відчуття, що над вами є спостерігач;
• комфорт - правильна організація робочого місця, приємна атмосфера, улюблена квітка чи домашня тварина - все це гарно впливає на ментальний стан і зменшує рівень стресу під час роботи;
• менше фонового шуму - вам не потрібно чути звук клавіатури колеги чи ставати слухачем чужої плітки, розмови на задньому плані не відволікають і не створюють причин для хвилювання. Наодинці нервова система менше виснажується.

Мінуси дистанційної роботи:

• менше живого спілкування - інколи попліткувати стає терапевтичним процесом, створює командний контакт. Тому важливо знаходити час на друзів поза роботою і наповнювати цей втрачений ресурс;
• розмиття меж - перевтома виникає через неможливість змінити картинку: ви працюєте, живете, відпочиваєте і все це в одному місці. Ми радимо мати хоббі, ходити на спорт або просто мати звичку 15 хв прогулянки;
• самодисципліна - подекуди важко пояснити собі чому не варто прокрастинувати чи мати режим дня.

Якщо ви обрали для себе, що робота поза офісом для вас найкращий варіант, то постає логічне питання:

Що потрібно для організації робочого місця з дому?

Основне, що потрібно це ви та ваше бажання працювати. Окрім зрозумілого - ноутбук та інтернет ми розглянемо неочевидні пункти, які допоможуть вам якісно організувати робоче місце та позитивно вплинуть на вашу адаптацію та показники.

Постійна комунікація та доступ до інформації - це база дистанційної роботи. Ми вже розповідали про топ 10 рішень для бізнесу, та хотіли б ще раз наголосити на що треба звернути увагу.

Основні сервіси, що стануть вам у нагоді:

Zadarma - ip-телефонія, що зменшить ваші витрати на телефонні дзвінки, дозволить налаштувати безкоштовну інтеграцію з іншими сервісами та отримувати аналітику та запис розмов в зручному інтерфейсі;

Zoom, Google Meet, Slack, Microsoft Teams - усі ці сервіси спрощують спілкування в команді. Перелік та можливість інтеграцій із Zadarma ви знайдете за цим посиланням.

Сервіси для управління завданнями і проектами. Google завдання, Microsoft To-Do, Todolist, Jira... Перелік подібних сервісів обчислюється десятками, вибрати необхідний потрібно в залежності від можливостей і інтерфейсу. Можливо, вам вистачить "задачника" безкоштовної Teamsale CRM. Якщо у вашій команді більше 5 осіб, користуватися сервісами для управління проектами просто необхідно. Варто тільки спробувати.

Подбайте про власну цифрову безпеку: використовуйте складні паролі, двофакторну авторизацію, блокуйте екран, якщо відходите від робочого місця, робіть резервні копії важливих документів.

Введіть певні правила спілкування: які завдання є пріоритетними, коли ви можете зідзвонитись, а які питання можна вирішити без дзвінка. Не зайвим буде використання статусів в додатках: “не турбувати”, “активний”, “офлайн”, “обідня перерва” - це зменшить кількість зайвих повідомлень.

Підтримуйте регулярний зворотний зв’язок із керівництвом: вказуйте на процеси, що не працюють чи заважають, пропонуйте власні рішення чи розробки аби не “випадати” з команди.

Які сервіси Zadarma допоможуть на дистанційці?

Раніше ми вже розглянули основні виклики, що постають у співробітників під час роботи поза офісом. Як зменшити стрес, навантаження, але при цьому не втрачати ефективність та продуктивність? В офісі є можливість обговорити тет-а-тет, на дистанційці всі розмови і угоди переносяться в онлайн-режим. Будь-який рутинний процес має бути автоматизованим. Безкоштовна Teamsale CRM від Zadarma - це інструмент, що дозволяє підключатись до робочих справ де б ви не були. Завдяки такій системі ви комплексно вирішите питання вашого внутрішнього спілкування та комунікації із клієнтами. Детальніше які параметри будуть незамінними, розглянемо далі.

Першочергово це клієнтська база. Історія відносин як з новими, так і з лояльними клієнтами в одному інтерфейсі: детальна інформація про кожного в картці клієнта. Звернемо вашу увагу, що ви зможете телефонувати в один клік і не втрачати дорогоцінний час.

Окрім керування роботою з клієнтами ви можете слідкувати за роботою ваших підлеглих, для цього є зручні фільтри і налаштування доступів і обмежень для команди.

Календар має 3 різні формати: день, тиждень та місяць. Якщо ви вже використовуєте Google Calendar, ви можете налаштувати двосторонню синхронізацію, тим самим ви зможете змінювати події в Teamsale з Google Календарю та навпаки.

Окремо ви маєте вкладку “Завдання” де наочно, зручним списком чи канбаном видно прогрес поточних і подальших завдань кожного менеджера.

Аналітика угод: графік кількості, показники прибутковості та воронка продажів - усе на одній сторінці в зрозумілій інфографіці. Достатньо обрати бажаний період часу та проаналізувати отримані дані.

В Teamsale ви зможете приймати та надсилати листи завдяки інтеграції з популярними поштовими сервісами, наприклад Gmail.

Постає логічне питання, чому безкоштовно за такий лист корисних інструментів? Багато наших продуктів абсолютно безкоштовні і служать для більшого охоплення бізнес-клієнтів. На власному досвіді ви можете переконатись в їх ефективності.

Як не вигоріти від дистанційної роботи?

На жаль, вигорання - розповсюджене явище у фрілансерів, тому що кордони графіку стираються і все більше часу ми живемо в голові на роботі, фоново вирішуючи питання, а інколи і підключаючись аби “швиденько подивитись”. Надзвичайно важливо починати і закінчувати роботу в одні і ті самі години і не відповідати на запити поза цим часом.

Встановіть заборону на “ще трішки” - мозок має розуміти коли ваша робота закінчилась.

Не працюйте з ліжка, а навпаки - створіть стаціонарне робоче місце з усіма похідними: стіл, комфортне крісло з підтримкою для спини, освітлення, тощо. Головне аби ніщо вас не відволікало на фоні: прання, звуки кухні, чи дитячі іграшки. Після роботи ви маєте фізично залишати це місце і переходити у “домашню зону”.

Недаремно є фраза гігієна робочого місця. Ваш основний регулятор комфорту - це ви. Робіть перерви або коротку розминку щогодини, провітрюйте приміщення, зберігайте водний баланс та не забувайте про обід. Вимкніть зайві сповіщення та пам’ятайте, про важливість психологічного розвантаження після роботи: коротка прогулянка в магазин або парком дозволить вам переключити ваш мозок, підтримати фізичну активність, відчути завершення робочого дня. Для психіки надзвичайно важлива зміна середовища.

Завдяки дотриманню цих нескладних правил дистанційна робота буде не виснажливою не виснажливою, а набагато комфортнішою за офісний формат.