Як правильно організувати дистанційну роботу в домашніх умовах

Перший час здається, що робота з дому - це щось неймовірно круте. Ви можете довше поспати, вам не потрібно нікуди їхати. Стало зрозуміло, відкрив ноутбук в ліжку - і працюй.

Але з часом, багато хто починає помічати, що їх продуктивність знизилася. І правда - вдома стільки всього відволікає від виконання робочих завдань.

Так як же цього уникнути, і зробити все правильно?

1. Дисципліна.

Перше, до чого потрібно звикнути при віддаленій роботі - тепер навколо вас немає колег і начальства. Ніхто не стоїть над вами, і не змушує працювати швидше (більше, активніше).

Ви спокійно можете відкрити Youtube і подивитися ролик, сходити на кухню перекусити, полежати на дивані... І все це в робочий час.

З цієї причини, дуже важливо скласти собі суворий розклад. Розпишіть всі свої завдання, виділіть час на обід, кілька хвилин кожну годину на перерву. І обов'язково дотримуйтесь розробленого графіку.

2. Робоче місце.

Відокремте роботу від будинку. Оберіть собі місце, яке стане вашим "офісом". Там повинні бути тільки речі пов'язані з роботою. Головне, щоб вони всі були в одному місці, а не зустрічалися по всьому будинку.

Таким чином, як тільки ви будете сідати на своє "робоче місце", ваша голова буде переходити в режим "на роботі" з режиму "я вдома", що допоможе зосередитися на виконанні своїх завдань.

А після ви зможете повернутися "додому”.

3. Перенесіть все в хмару

Хмарні сервіси - ідеальний спосіб отримати весь необхідний функціонал і дані в будь-якому місці, в будь-який час і з будь-якого пристрою.

Звичайно, в залежності від компанії, в якій ви працюєте, у вас може бути свій список необхідних програм, але вам точно знадобляться такі сервіси:

• Месенджери. Месенджери і сервіси відеоконференцій - напевно, самий необхідний інструмент в режимі видаленої роботи. Продовжуйте щоденні планерки, але вже онлайн. Месенджери також допоможуть в спілкуванні з клієнтами і в комунікації між відділами в компанії. Для керівника важливо мати доступ до всіх чатів, що є в компанії - це дозволить тримати руку на пульсі і моментально реагувати на будь-які події та зміни.
• Сервіси для управління завданнями і проектами. Google завдання, Microsoft To-Do, Todolist, Jira... Перелік подібних сервісів обчислюється десятками, вибрати необхідний потрібно в залежності від можливостей і інтерфейсу. Можливо, вам вистачить "задачника" безкоштовної ZCRM. Якщо ви як і раніше вважаєте, що завдання можна задати вголос або в месенджері і просто чекати на його виконання, значить ваш бізнес можна лише пожаліти. Зростання вимагає виконання десятків завдань на добу. Якщо у вашій команді більше 5 осіб, користуватися сервісами для управління проектами просто необхідно. Варто тільки спробувати.
• Пошта, зберігання і перенесення документів і файлів. З цим відмінно впорається набір сервісів від компанії Google. Gmail для електронної пошти, Google Docs для хмарного зберігання документів, і Google Drive для зберігання інших файлів. До того ж, всі вони прекрасно працюють через браузер, і вам не потрібно нічого встановлювати на свій ПК.
• Телефонія. А точніше віртуальна АТС. Після встановлення і налаштування ви і ваші співробітники зможуть працювати з дому і здійснювати/приймати дзвінки так, як ніби вони знаходяться в офісі. Знадобиться лише спеціальний додаток для смартфону або програма для вашого комп'ютера або ноутбука. До речі кажучи, віртуальна АТС володіє всіма функціями повноцінної телефонної системи - від інтерактивного голосового меню (IVR) до функції запису розмов в хмару.
• Для створення угод і ведення історії контактів з клієнтами відмінно підійде CRM-система з хмарним доступом. Інтеграція з офісною АТС дозволить вам і вашим співробітникам здійснювати дзвінки клієнтам в один клік, планувати завдання і робити багато чого іншого з будь-якого пристрою і в будь-якій точці земної кулі. А завдяки тому, що всі дані зберігаються в хмарі - вам не потрібно турбуватися про їх збереження. CRM - єдина система, доступ до якої є у ​​всіх співробітників, але при цьому кожен співробітник може мати обмежений доступ до функціоналу або даних. Рекомендуємо безкоштовну систему ZCRM, вже повністю інтегровану з АТС. Або ж ви можете безкоштовно інтегрувати АТС з популярними CRM або власними системами.

4. Робіть перерви.

Для деяких же навпаки, робота з дому здається більш комфортною і вони починають працювати більше й ефективніше. Беруть на себе багато завдань, сидять до пізнього вечора…

На початку, все виходить і навіть приносить задоволення. Але з часом стає все складніше змусити себе працювати і первісний запал кудись випаровується.

Щоб не допустити такого вигорання - складайте розклад роботи і влаштовуйте собі перерви. Не намагайтеся зробити все і відразу. Згідно з однією з ключових стратегій тайм-менеджменту техніці - Pomodoro - найефективнішими відрізками роботи і відпочинку (особливо якщо ви працюєте вдома, де багато відволікаючих чинників) - відрізки 25 і 5 хвилин. Восьмигодинний робочий день ділиться на 14 таких відрізків. Головна ідея полягає в тому, що будь-який відволікаючий фактор може почекати 5-хвилинної перерви на відпочинок.

5. Зробіть те, що не змогли б в офісі.

Робота вдома - відмінна можливість зробити все те, що не вийшло б в офісі. У вашій компанії є дрес-код? А на видаленій роботі ви можете працювати в халаті і рушник на голові - і ніхто вас за це не посварить.

Дистанційна робота - відмінна можливість показати своїм домашнім, чим ж ви займаєтеся, поки перебуваєте в офісі. Якщо у вас є діти - їм точно буде цікаво дізнатися, яка у вас робота.