Телефонія в офіс за ціною шматка шинки.

Ще раз про хмарну АТС

Швидко пробіжимося теорією. Хмарна АТС — альтернатива фізичній офісній телефонній станції, тобто потрібне обладнання знаходиться у оператора, а клієнт отримує усі послуги за допомогою інтернет. Дивно, але за своїми можливостями віртуальна АТС не поступається апаратній, все під боком і налаштовується за лічені хвилини. Пояснюємо роботу АТС за допомогою простої схеми.

Налаштовуємо АТС

Якщо вже заговорили за шинку, то візьмемо приклад невеликий житомирської ферми. Отже, керівник Житомирської ферми Петро Дорош на перших етапах бізнесу вирішив розібратися з налаштуванням хмарної АТС Zadarma особисто. Він зареєструвався на сайті і купив прямий телефонний номер у Житомирі, після цього він склав завдання телефонії і почав налаштовувати АТС. Завдання наступне: створити внутрішні номери (для нього, бухгалтера, технолога і секретаря), додати голосове меню, налаштувати сценарії дзвінків, приймати дзвінки тільки в робочий час.

В особистому кабінеті Петро ввімкнув АТС і перейшов до майстра налаштувань. Створення внутрішніх номерів АТС — Для поставленого завдання Петру потрібно чотири внутрішніх номера, 101 для нього, 102 для бухгалтера, 103 для технолога, 104 автовідповідач для неробочого часу.

Голосове меню-привітання (привітання можна набрати текстом, а можна завантажити аудіо-файл, Петро не став витрачати час і просто набрав букви в потрібному рядку, система ж сама начитала текст. "Доброго дня, вас вітає тваринницька ферма. З питань партнерства та оптових продажів натисніть кнопку 1, для зв'язку з фінансовим відділом натисніть кнопку 2, для зв'язку з відділом технології виробництва натисніть 3 ".

Сценарії вхідних дзвінків — У цьому розділі можна створити пункти, які використовуються в голосовому меню. Петро обирає потрібні сценарії: Без натискання - секретар, Кнопка 1 — Петро Дорош, Кнопка 2 — Відділ бухгалтерії, Кнопка 3 — Головний технолог ферми).

Налаштування вхідних дзвінків - У цьому пункті Петро задає безпосередньо самі сценарії - на які внутрішні лінії будуть надходити дзвінки, і в якій послідовності. Наприклад, якщо він не бере телефон протягом 15 секунд, дзвінок переводиться на секретаря. На цьому етапі налаштування АТС успішно завершено (у Петра пішло на перше налаштування АТС Zadarma - 8 хвилин). Аби куплений номер телефону в Житомирі відображався у абонента, потрібно встановити номер в Житомирі в якості CallerID. CallerID - це номер, який відображається при дзвінку. Так як номер в Житомирі - перший, який купив Петро і інших не підтверджував, він автоматично встановився в якості CallerID. Далі CallerID можна змінювати в налаштуваннях АТС, обираючи з придбаних / підтверджених номерів.

До кожного кабінету дзвінки надходять через IP-телефонію, сам же Петро приймає виклики на мобільному через додаток, так як весь час знаходиться в роз'їздах і поза офісом. Якщо раптом він опиняється поза інтернетом, то дзвінок переадресовується на його мобільний номер (умовна переадресація налаштовується в розділі Моя АТС - Внутрішні номери).

Польске представництво

На початку 2017 року справи у Петра пішли в гору, обсяг виробництва збільшився і ферма відкрила для себе нові горизонти — вирішила відкрити польске представництво, тільки відкривати фізичний офіс на перших етапах виявилося витратною справою. Ферма знайшла досвідченого співробітника з автомобілем, додали на головний сайт словосполучення "Представництво у Польщі" і номер телефону. Тепер в польский "офіс" можна дзвонити безпосередньо або просити щоб вас переключили колеги з Житомиру. Менеджер приймає дзвінки з дому або в дорозі прямо на свій мобільний, а дистриб'ютори і майбутні партнери не бачать жодних проблем (та яка взагалі їм різниця). Крім того, щоб не зберігати дані про клієнтів і партнерів в екселевскій табличці, бізнес вирішує перейти зовсім на серйозний рівень і скористатись CRM-системою.

Для нового завдання Петро підключає номер у Варшаві, і розширює створені раніше сценарії. Тепер для того, аби вийти на варшавського менеджера в голосовому меню потрібно натиснути кнопку 5. Причому на сайті можна знайти і прямий варшавський номер, за яким менеджер у Варшаві візьме дзвінок безпосередньо. Маючи два різних офіси можна прив'язати два різних голосових меню до кожного телефонного номеру і налаштувати календар роботи офісів у віртуальній АТС по-різному. Так і робить Петро, адже його варшавський офіс продажів на телефоні 9 годин на день (з 10 ранку до 19.00), в той час як житомирська ферма працює і приймає дзвінки з 7 ранку до 5 вечора.

Інтеграція з СRМ

Словосполучення "Інтеграція з СRМ-системою" лякає тільки новачків. Зв'язка хмарної АТС з СRМ-системою відбувається за допомогою натискання двох (саме так) кнопок. Петро вирішує не відкладати справу в довгий ящик і вибирає CRM-сиcтему під свої потреби (для ознайомлення Петро обрав безкоштовну версію Бітрікс 24).

В результаті інтеграція АТС з CRM вирішує безліч завдань - житомирський менеджер дзвонить з CRM в один клік, при першому дзвінку клієнта система створює картку цього клієнта, а Петро бачить не тільки повну статистику дзвінків, але і може прослухати всі розмови знову ж прямо з CRM- системи.

Бюджети

У підсумку, вважаємо бюджети на телефонію житомирської ферми - абонентські плати за обидва номери — €7 на місяць (€1 номер у Варшаві і €6 номер у Житомирі). Вихідний зв'язок використовує в першу чергу менеджер у Варшаві, в середньому він наговорює 100 вихідних хвилин на стаціонарні номери Польщі і 70 хвилин на мобільні номери регіонів. Петро обрав стандартний тарифний план, в який включені безкоштовні 100 хвилин на стаціонарні номери Польщі. Тарифікація до речі посекундна. У підсумку 70 хвилин на мобільні = €1.4 на місяць (вартість хвилини на мобільні польські номери у тарифі "Стандарт" — €0,02. Отримуємо = €7 + €1.4. За €8.4 на місяць житомирська ферма (зайвий раз відзначимо, що фірма житомирська, а охоплення українське) вирішила телефонне запитання в компанії і головне - вона не дбає про якість зв'язку, про підтримку обладнання і не витрачається на адміністратора, який за всім стежить. Плюс в будь-який момент ферма може розширити свою географію (навіть вийти на світовий ринок) і це не встане в "копієчку".