CRM Teamsale - Überblick und Einstellanleitung

CRM-Systeme dienen dem bequemen Management bei der Beziehung mit bestehenden und neuen Kunden. Das kostenlose CRM-System von Zadarma ist komplett mit der virtuellen Telefonanlage integriert: Tätigen und empfangen Sie Anrufe über das Web-Telefon, erstellen Sie Kunden und Aufgaben, verfolgen Sie die Arbeitseffektivität Ihrer Manager und bilden Sie eine korrekte Marktstrategie mit Teamsale CRM.

1. Einstellungsassistent des CRM

Wenn die virtuelle Telefonanlage (PBX) in Ihrem Zadarma-Profil bereits erstellt ist, dann gehen Sie zu Dienstleistungen - CRM, klicken Sie auf „Integration aktivieren“, anschließend auf "Zu CRM-Account gehen" Wenn Ihre virtuelle Telefonanlage noch nicht erstellt ist, dann nutzen Sie den Einstellungsassistenten der PBX und wählen Sie auf der ersten Seite den jeweiligen Punkt zur Aktivierung des CRM aus. Beim Erstellen des CRM geben Sie den gewünschten Namen der CRM (Subdomäne) ein und wählen die interne Nummer für den Administratoraccount im CRM aus. Auf dieser Seite können Sie sofort zusätzliche Benutzer erstellen oder diese später hinzufügen. Zum Abschluss klicken Sie auf „CRM erstellen“.

2. Dashboard

Diese Seite enthält Widgets, die nützliche Informationen zu aktuellen Aufgaben enthalten. Widgets können ausgeblendet / angezeigt sowie auf der Seite verschoben werden.

Widget-Liste:

• Kunden - Gesamtzahl der Kunden, Anzahl der Neukunden heute und diese Woche
• Meine Leads - Anzahl der Leads des jeweiligen Managers und Anzahl der nicht sortierten Leads, die auf die Verarbeitung im allgemeinen Pool warten
• Beendete Aufgaben - Anzahl erledigter Aufgaben in dieser Woche, bezogen auf die Gesamtanzahl aller Aufgaben
• Überfällige Aufgaben - Anzahl der Aufgaben des aktuellen Benutzers, die zum geplanten Zeitpunkt nicht beendet wurden
• Aktuelle Aufgaben - Anzahl der aktiven Aufgaben
• Meine Anrufe - Anzahl der ein- und ausgehenden Anrufe heute und diese Woche
• Neue Leads - Anzahl der neuen Leads heute und diese Woche

3. Kunden

Auf der Webseite links befinden sich mehrere Filter für die Suche von Kunden; diese Filter können ausgeblendet werden, indem Sie auf dem Pfleil klicken. Sie können auch das universelle Suchfeld oben auf der Seite verwenden. Rechts befindet sich ein „+“-Knopf für die Hinzufügung eines neuen Kunden. Wenn Sie auf die drei Punkte ••• klicken, dann können Sie Kunden importieren und exportieren.

Auf der Kundenkarte können Sie Aufgaben erstellen, indem Sie auf ••• - Aufgabe erstellen klicken.

Im separaten Reiter „Meine Kunden“ werden Kunden angezeigt, für die Sie verantwortlich sind. Bei „Alle Kunden“ wird die komplette Liste aller Kunden im CRM-System angezeigt.

Mithilfe von Tags können Sie ähnliche Kunden für eine spätere bequeme Suche gruppieren.

Wenn Ihnen beim Ändern der Kontaktdaten die Anzahl der Standardfelder nicht ausreichend erschien, können Sie unter „Erweiterte Eigenschaften“ weitere Felder hinzufügen.

4. Kalender

Im Kalender werden Ihre Aufgaben angezeigt. Wenn Sie Administrator sind, dann sehen Sie auch die Aufgaben von anderen Mitarbeitern. Der Kalender kann einen Monat, eine Woche oder einen Tag anzeigen. Hier können Sie Aufgaben für sich selbst sowie für andere Mitarbeiter im CRM erstellen.

5. Aufgaben

Mit Aufgaben können Sie in Form einer To-Do-Liste oder im Kanban arbeiten. Ein Block mit Filtern hilft Ihnen, die erforderliche Aufgabe zu finden. Wenn Sie das Kontrollkästchen „Beendete Aufgaben“ aktivieren, können Sie nach Bedarf alte oder beendete Aufgabe finden.

Eine Erinnerung für die Aufgabe wird per E-Mail an den Mitarbeiter gesendet, dem diese Aufgabe zugewiesen wurde.

Wenn als Aufgabentyp „Anruf“ angegeben wird, dann können Sie den Anruf auf die Nummer des Kunden auf eine bestimmte Zeit festlegen.

6. Anrufe

In diesem Abschnitt finden Sie detaillierte Informationen zu Anrufen. Filter und die universelle Suche helfen Ihnen bei der Suche nach erforderlichen Anrufen. Sie können die Gesprächsaufnahmen abhören oder die gewünschte Nummer mit einem Klick zurückrufen.

7. Leads

Gemäß den Reitern in der oberen rechten Ecke der Seite gibt es einen allgemeinen Pool für Leads, der also „Nicht zugeordnet“ gekennzeichnet ist, sowie die Leads, die Ihnen zugeorndet sind, also „Meine Leads“. „Nicht zugeordnete“ Leads sind Leads, mit denen die Arbeit noch nicht begonnen hat. Sie sind noch keinem Benutzer des CRM zugeordnet, in der Zeile des Leads finden Sie den Knopf „Nehmen“. Wenn Sie auf diesen Knopf klicken, dann wird der Lead zu „Meine Leads“ verschoben und anderen Benutzern des CRM ist dieser Lead nicht mehr zugänglich.

Unter „Nicht zugeordnet“ können Sie Leads manuell hinzufügen, aus einer Datei importieren oder Leads basierend auf Anrufen erstellen, wenn die automatische Lead-Erstellung bei eingehenden oder ausgehenden Anrufen aktiviert ist (Menü „Einstellungen - Telefonie“). Die Arbeit mit dem Lead wird beendet, indem sein Status auf „Beendet“ geändert wird. Hierbei können Sie den Lead entweder als Kunden hinzufügen oder ihn als „Mangelhaft“ festlegen (Lead wird geschlossen und gelöscht).

Beim Hinzufügen eines Leads im Reiter „Meine Leads“ über den Knopf „+“ wird der Ersteller des Leads automatisch als Verantwortlicher festgelegt. Wenn der Lead im Reiter „Nicht zugeordnet“ erstellt wird, dann ist der Status des Leads standardmäßig „Nicht verarbeitet“.

8. Team

In diesem Abschnitt finden Sie eine Liste aller CRM-Benutzer, ihre Kontaktdaten, ihre Position und andere Informationen. Sie können Ihre Kollegen anrufen, indem Sie auf das Telefon-Symbol klicken. Ein Administrator kann CRM-Benutzer hinzufügen und aktuelle Benutzeraccounts bearbeiten. Benutzer können hinzugefügt werden, wenn Sie rechts oben auf das „+“ klicken.

Geben Sie den Namen des Benutzers an, seine E-Mail-Adresse, legen Sie seine interne Nummer in der PBX fest und klicken Sie auf „Benutzer hinzufügen“.

9. PBX

Weiterleitung zu den Einstellungen der virtuellen Telefonanlage (in Ihrem Benutzerprofil bei Zadarma). Dieser Bereich ist nur dem Administrator des CRM-Systems verfügbar.

10. Hilfe

Hier finden Sie hilfreiche Informationen zu den Einstellungen des CRM-Systems.

11. Widget für Anrufe

Das Widget-Symbol für Anrufe befindet sich in der unteren rechten oder linken Ecke der Seite. Sie können den Ort im Menü „Einstellungen - Telefonie“ auswählen.

Auf der linken Seite des Widgets befindet sich eine Tastatur zur Nummereingabe, auf der rechten Seite befinden sich Kontakte und Anruflisten. Mit der universellen Suche können Sie einen Kontakt oder einen Eintrag im Verlauf nach Telefonnummer oder Name suchen.

Wenn ein Anruf von einer unbekannten Nummer kommt, können Sie einen Kunden/Lead im Web-Telefon erstellen, indem Sie seinen Namen angeben. Nach der Erstellung wird eine Kundenkarte eröffnet, wo Sie während des Gesprächs mit dem Kunden Notizen machen können.

Während eines Anrufs können Sie den Anruf an anderen Mitarbeiter umleiten, indem Sie die Taste mit zwei Telefonhörern drücken.

12. Einstellungen

In diesem Abschnitt können Sie die allgemeinen CRM-Einstellungen ändern.

13. Import

Sie können Ihre Kundenliste aus jedem anderen CRM in CRM Zadarma importieren. Unter „Kunden“ klicken Sie auf ••• und anschließend auf „Importieren“, dann laden Sie die jeweilige .csv oder excel.-Datei hoch.

Die Telefonnummern in der Datei müssen im internationalen Format angegeben werden, wenn die Kunden aus unterschiedlichen Ländern kommen, d.h. die Nummer werden mit „+“ und der Ländervorwahl angegeben und die jeweiligen Felder müssen im Textformat stehen. Im Importfenster werden links die Namen der Felder in Ihrer Datei angezeigt und rechts die dementsprechenden Felder im CRM. Beispielsweise können Sie in Ihrer Datei die Spalte „Name des Kunden“ haben und wählen rechts dementsprechend „Name“ aus und in der Spalte „Telefonnummer“ geben Sie „Rufnummer“ an usw.

Wenn der Kunde über mehrere Rufnummern verfügt, dann müssen diese in der importierten Datei in einem Feld angegeben sein und mit einem Beistrich getrennt werden. In diesem Fall werden alle Rufnummer ins CRM übertragen. Wenn Sie kürzlich importierte Kunden löschen möchten, dann klicken Sie auf ••• und wählen Sie „Import zurückgängig machen“ (im System wird der Import verlauf gespeichert und der jeweilige Import kann dementsprechend rückgängig gemacht werden).

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