CRM Teamsale - Überblick und Einstellanleitung

CRM-Systeme dienen dem bequemen Management bei der Beziehung mit bestehenden und neuen Kunden. Das kostenlose CRM-System von Zadarma ist komplett mit der virtuellen Telefonanlage integriert: Tätigen und empfangen Sie Anrufe über das Web-Telefon, erstellen Sie Kunden und Aufgaben, verfolgen Sie die Arbeitseffektivität Ihrer Manager und bilden Sie eine korrekte Marktstrategie mit Teamsale CRM.

1. Einstellungsassistent des CRM

Wenn die virtuelle Telefonanlage (PBX) in Ihrem Zadarma-Profil bereits erstellt ist, dann gehen Sie zu Dienstleistungen - CRM, klicken Sie auf „Integration aktivieren“, anschließend auf "Zu CRM-Account gehen" Wenn Ihre virtuelle Telefonanlage noch nicht erstellt ist, dann nutzen Sie den Einstellungsassistenten der PBX und wählen Sie auf der ersten Seite den jeweiligen Punkt zur Aktivierung des CRM aus. Beim Erstellen des CRM geben Sie den gewünschten Namen der CRM (Subdomäne) ein und wählen die interne Nummer für den Administratoraccount im CRM aus. Auf dieser Seite können Sie sofort zusätzliche Benutzer erstellen oder diese später hinzufügen. Zum Abschluss klicken Sie auf „CRM erstellen“.

2. Dashboard

Diese Seite enthält Widgets, die nützliche Informationen zu aktuellen Aufgaben enthalten. Widgets können ausgeblendet / angezeigt sowie auf der Seite verschoben werden.

Widget-Liste:

• Kunden - Gesamtzahl der Kunden, Anzahl der Neukunden heute und diese Woche
• Meine Leads - Anzahl der Leads des jeweiligen Managers und Anzahl der nicht sortierten Leads, die auf die Verarbeitung im allgemeinen Pool warten
• Beendete Aufgaben - Anzahl erledigter Aufgaben in dieser Woche, bezogen auf die Gesamtanzahl aller Aufgaben
• Überfällige Aufgaben - Anzahl der Aufgaben des aktuellen Benutzers, die zum geplanten Zeitpunkt nicht beendet wurden
• Aktuelle Aufgaben - Anzahl der aktiven Aufgaben
• Meine Anrufe - Anzahl der ein- und ausgehenden Anrufe heute und diese Woche
• Neue Leads - Anzahl der neuen Leads heute und diese Woche

3. Kunden

Auf der Webseite links befinden sich mehrere Filter für die Suche von Kunden; diese Filter können ausgeblendet werden, indem Sie auf dem Pfleil klicken. Sie können auch das universelle Suchfeld oben auf der Seite verwenden. Rechts befindet sich ein „+“-Knopf für die Hinzufügung eines neuen Kunden. Wenn Sie auf die drei Punkte ••• klicken, dann können Sie Kunden importieren und exportieren.

Sie können die Kunden zu einer Aufgabe oder eine Videokonferenz hinzufügen, mit einem Tag markieren oder den Verantwortlichen ändern.

Im separaten Reiter „Meine Kunden“ werden Kunden angezeigt, für die Sie verantwortlich sind. Bei „Alle Kunden“ wird die komplette Liste aller Kunden im CRM-System angezeigt.

Mithilfe von Tags können Sie ähnliche Kunden für eine spätere bequeme Suche gruppieren.

Kundenkarte.

Links auf der Seite werden die Parameter des Kunden angezeigt. Mit einem Klick können Sie dem Kunden eine E-Mail senden, ihn anrufen oder ihm eine SMS senden. Wenn Sie auf die drei Punkte ••• klicken, können Sie Parameter bearbeiten, Aufträge , Aufgaben und Videokonferenzen erstellen.

Wenn Ihnen beim Ändern der Kontaktdaten die Anzahl der Standardfelder nicht ausreichend erschien, können Sie unter „Erweiterte Eigenschaften“ weitere Felder hinzufügen.

Rechts befindet sich der Aktivitäts-Feed des Kunden, der alle Ereignisse im Zusammenhang mit diesem Kunden anzeigt, wie Anrufe mit Aufzeichnungen, Notizen, erstellte Aufgaben und Aufträge, Kommunikation per E-Mail und SMS und vieles mehr.

Wählen Sie mehrere Kunden aus, und Ihnen stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

In die Liste des Auto-Dialers hinzufügen ▾

SMS-Nachrichten versenden ▾

E-Mail-Rundsendung ▾

Import ▾

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4. Aufträge

Die Anzeige von Aufträgen ist im Kanban- und Listenansicht verfügbar.

Der Auftrag ist der Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung an einen Kunden. Aufträge können die folgenden Status haben:

• neue - Status für neue Aufträge
• in Arbeit - besteht eine aktive Kommunikation mit dem Kunden
• entscheidung wird getroffen - es wird eine Entscheidung vom Kunden erwartet
• zahlung wird erwartet - die aktive Bearbeitung des Auftrags wurde abgeschlossen, es wird eine Zahlung vom Kunden erwartet.
• der Auftrag ist erfolgreich - endstatus: der Auftrag war erfolgreich, es wurde ein Gewinn erzielt.
• der Auftrag wurde storniert - Endstatus für einen abgebrochenen Auftrag

Aufträge sind immer an einen Ihrer Kunden gebunden; ein Kunde kann mehrere Aufträge in derselben oder verschiedenen Währungen haben. Der Verkaufstrichter für Aufträge kann im Abschnitt "Analytik" eingesehen werden.

Jeder Auftrag verfügt über einen eigenen Aktivitäts-Feed, der alle Kommunikationen mit dem Kunden bezüglich dieses Auftrags anzeigt.

5. Kalender



Im Kalender werden Ihre Aufgaben angezeigt. Wenn Sie Administrator sind, dann sehen Sie auch die Aufgaben von anderen Mitarbeitern. Der Kalender kann einen Monat, eine Woche oder einen Tag anzeigen. Hier können Sie Aufgaben für sich selbst sowie für andere Mitarbeiter im CRM erstellen.

Schließen Sie die beidseitige Aufgabensynchronisation mit Google Kalender an:

• Erstellen Sie Ereignisse in Teamsale, und sie werden automatisch zu den Google Kalendern aller Personen hinzugefügt
• Erstellen Sie Ereignisse im Google Kalender, um Aufgaben zu Teamsale hinzuzufügen
• Bearbeiten Sie Teamsale-Ereignisse aus Google Kalender und umgekehrt
• Synchronisieren Sie die Löschung von Ereignissen zwischen Teamsale und Google Kalender

6. Aufgaben



Mit Aufgaben können Sie in Form einer To-Do-Liste oder im Kanban arbeiten. Ein Block mit Filtern hilft Ihnen, die erforderliche Aufgabe zu finden. Wenn Sie das Kontrollkästchen „Beendete Aufgaben“ aktivieren, können Sie nach Bedarf alte oder beendete Aufgabe finden.

Eine Erinnerung für die Aufgabe wird per E-Mail an den Mitarbeiter gesendet, dem diese Aufgabe zugewiesen wurde.

Wenn als Aufgabentyp „Anruf“ angegeben wird, dann können Sie den Anruf auf die Nummer des Kunden auf eine bestimmte Zeit festlegen.

Aufgaben:

• Aufgabe - Standardtyp von Aufgabe, zu der Sie einen Kunden oder Kollegen zur Zusammenarbeit hinzufügen können
• Anruf - Planen Sie einen wichtigen Anruf mit dem Kunden genau zur vereinbarten Zeit
• Videokonferenz - Planen Sie eine Videokonferenz mit Kollegen
• SMS-Nachrichten -Verzögertes Senden einer SMS-Erinnerung an den Kunden, zum Beispiel: "Sie haben einen Termin beim Zahnarzt um 11:00 Uhr"

7. Anrufe

In diesem Abschnitt finden Sie detaillierte Informationen zu Anrufen. Filter und die universelle Suche helfen Ihnen bei der Suche nach erforderlichen Anrufen. Sie können die Gesprächsaufnahmen abhören oder oder den Text des Anrufs lesen, wenn die Spracherkennung aktiviert ist

Widget für Anrufe

Das Symbol für das Anruf-Widget befindet sich standardmäßig in der unteren rechten Ecke der Seite.

Links neben dem Widget befindet sich eine Tastatur zum Eingeben einer Nummer, eine Anrufschaltfläche und eine Schaltfläche zum Senden von SMS. Rechts davon befinden sich Registerkarten für Kontakte, Anrufhistorie, Team (Ihre Kollegen) und Auto-Dialer

Wichtig: Während des ersten Anrufs müssen Sie unbedingt den Zugriff auf das Mikrofon im Pop-up-Fenster des Browsers zulassen.

Die universelle Suche ermöglicht es Ihnen, einen Kontakt oder einen Eintrag in der Verlaufsdarstellung anhand der Telefonnummer oder des Namens zu finden.

Wenn Sie einen Anruf von einer unbekannten Nummer erhalten, können Sie im Web-Telefon einen Kunden oder Lead erstellen, indem Sie deren Namen eingeben. Nach der Erstellung wird eine Kundenkarte geöffnet, in der Sie während eines Gesprächs mit dem Kunden Notizen im Feed machen können.

Während eines Anrufs können Sie durch Drücken der Taste mit dem Bild von zwei Telefonhörern an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten.

8. Leads

Ein Lead ist der erste Kontakt mit einem potenziellen Kunden.

Gemäß den Reitern in der oberen rechten Ecke der Seite gibt es einen allgemeinen Pool für Leads, der also „Nicht zugeordnet“ gekennzeichnet ist, sowie die Leads, die Ihnen zugeorndet sind, also „Meine Leads“. „Nicht zugeordnete“ Leads sind Leads, mit denen die Arbeit noch nicht begonnen hat. Sie sind noch keinem Benutzer des CRM zugeordnet, in der Zeile des Leads finden Sie den Knopf „Nehmen“. Wenn Sie auf diesen Knopf klicken, dann wird der Lead zu „Meine Leads“ verschoben und anderen Benutzern des CRM ist dieser Lead nicht mehr zugänglich.

Unter „Nicht zugeordnet“ können Sie Leads manuell hinzufügen, aus einer Datei importieren oder Leads basierend auf Anrufen erstellen, wenn die automatische Lead-Erstellung bei eingehenden oder ausgehenden Anrufen aktiviert ist (Menü „Einstellungen - Telefonie“). Die Arbeit mit dem Lead wird beendet, indem sein Status auf „Beendet“ geändert wird. Hierbei können Sie den Lead entweder als Kunden hinzufügen oder ihn als „Mangelhaft“ festlegen (Lead wird geschlossen und gelöscht).

Beim Hinzufügen eines Leads im Reiter „Meine Leads“ über den Knopf „+“ wird der Ersteller des Leads automatisch als Verantwortlicher festgelegt. Wenn der Lead im Reiter „Nicht zugeordnet“ erstellt wird, dann ist der Status des Leads standardmäßig „Nicht verarbeitet“.

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Je mehr Leads, desto mehr Kunden, Aufträgen und letztendlich Gewinne. Es gibt mehrere Möglichkeiten, neue Leads zu erstellen:

• Manuell erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche + in der oberen rechten Ecke der Seite klicken, oder während eines Anrufs im Web-Telefon.
• Importieren aus einer Datei, indem Sie auf die drei Punkte ••• im Menü klicken
• Anruf-/SMS-basierte Lead-Generierung: Wenn die Nummer zuvor nicht in Teamsale gespeichert wurde, wird ein Lead generiert. Einstellungen - Telefonie
• Generierung von Leads basierend auf neu erhaltenen oder gesendeten E-Mails. Einstellungen - E-Mail.
• Erstellen Sie Leads mithilfe der kostenlosen Integration mit der Zapier-Plattform , die wiederum die Integration von Teamsale mit mehr als 4.000 anderen Systemen ermöglicht.
• Erstellen eines Leads über die API. Sie können eine Integration zwischen Teamsale und Ihrer eigenen Website erstellen und beispielsweise Leads mithilfe eines Feedback-Formulars generieren.

Abschluss der Arbeit mit dem Lead

Nachdem Sie den Lead-Status auf "Beendet"geändert haben, können Sie die Option 'Kunden erstellen' oder "Schlechter Lead, entfernen" wählen (der Lead wird gelöscht).

9. Team

In diesem Abschnitt finden Sie eine Liste aller CRM-Benutzer, ihre Kontaktdaten, ihre Position und andere Informationen. Sie können Ihre Kollegen anrufen, indem Sie auf das Telefon-Symbol klicken. Ein grüner Indikator am Avatar des Benutzers zeigt an, dass der Benutzer jetzt online ist.

Ein Administrator kann CRM-Benutzer hinzufügen und aktuelle Benutzeraccounts bearbeiten. Benutzer können hinzugefügt werden, wenn Sie rechts oben auf das „+“ klicken.

Geben Sie den Namen des Benutzers an, seine E-Mail-Adresse, legen Sie seine interne Nummer in der PBX fest und klicken Sie auf „Benutzer hinzufügen“. Im Tab "Einladung senden" können Sie mehrere Benutzer einladen, indem Sie ihre E-Mail-Adressen auflisten. Im Tab "Link generieren" können Sie einen Einladungslink erstellen und ihn in Messenger und sozialen Netzwerken teilen.

10. Analytik

Aufträge

Diagramm der Anzahl der Aufträge, Rentabilitätsindikatoren und Verkaufstrichter. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus, analysieren Sie die Konversion und die durchschnittliche Auftragszeit.

Anrufe

Filter nach Benutzer und Zeit stehen zur Verfügung. Finden Sie heraus, welche Teamsale-Benutzer am aktivsten in Anrufen sind, analysieren Sie die Anzahl der Anrufe und deren Dauer.

Quellen

In diesem Tab können Sie die Effektivität Ihrer Quellen herausfinden. Zum Beispiel erhalten Sie einen eingehenden Anruf, für den automatisch ein Lead erstellt wurde. Teamsale erstellt auch ein Quellenlabel nach Nummer für die Analyse. Mit diesem Label können Sie herausfinden, wie viele neue Kunden/Leads und Aufträge Sie dank dieser virtuellen Nummer erhalten haben, und wie effektiv die Werbung mit dieser Nummer ist. Quellenlabels können manuell oder über die API erstellt werden.Wenn Sie Zadarma Call Tracking verwenden werden UTM-Tags aus dem Call Tracking automatisch an Teamsale übertragen und dem erstellten Lead in Form von Quellen-Tags zugewiesen. Sie erhalten einfach einen eingehenden Anruf von einer neuen Nummer, und Teamsale erstellt automatisch einen Lead, der die UTM-Tags Ihrer Werbekampagne anzeigt (dank derer Sie diesen neuen Anruf erhalten haben). Im Feed des Leads befindet sich außerdem eine Audioaufzeichnung Ihres Anrufs.

Leads

Analysieren Sie Statistiken zu Ihren Leads: Wie viele Leads wurden hinzugefügt und in Kunden umgewandelt. Ein Diagramm des Pools unsortierter Leads und ein Tortendiagramm der Lead-Generierungsquellen

Kunden

Wachstum neuer Kunden über einen bestimmten Zeitraum, für das gesamte CRM und separat für jeden Benutzer.

Aufgaben

Analyse der Anzahl von Aufgaben: Ermitteln Sie, wie viele offene Aufgaben und wie viele beendete Aufgaben jeder Benutzer hat

Team

Analyse der Teamproduktivität anhand aller Indikatoren

11. Einstellungen

In diesem Abschnitt können Sie die allgemeinen CRM-Einstellungen ändern

Profil▾

Kalender▾

Geschäftszeiten ▾

Telefonie ▾

E-Mail▾

Firma▾

Gruppen▾