CRM Teamsale - instrucciones y pre-visualización

CRM es un sistema funcional de gestión de relaciones con nuevos y ya existentes clientes. CRM Zadarma está totalmente integrado con la centralita virtual - realiza y recibe con la ayuda del teléfono WEB, crea fichas de clientes y tareas, controla la eficiencia de tus comerciales, gestiona tu propio formato de negocio junto con CRM.

1. Asistente de creación de CRM

Si ya tienes creada y activada la centralita virtual en el área personal de Zadarma es necesario pasar al apartado Servicios - CRM, pulsar en “Activar la integración” y después “Ir a la cuenta CRM”. Si todavía no tienes creada la centralita virtual utiliza el asistente de configuración de la centralita y en el paso primero selecciona el punto determinado. En la etapa de crear CRM indica el nombre de tu CRM con caracteres latinos y selecciona la extensión para la cuenta del del Administrador. Se puede crear a otros usuarios en esta página o añadirlos más adelante. Para finalizar pulsa “Crear CRM” .

2. General

En está página están ubicados los widgets en los que encontrarás información útil sobre tareas actuales. Los widgets se pueden ocultar/visualizar así como mover por la página.

Listado de los widgets:

• Clientes - cantidad de todos los clientes, cantidad de nuevos clientes de esta semana y de hoy.
• Mis leads - cantidad de leads del comercial y cantidad de leads sin gestionar pendientes de gestionar.
• Tareas completadas - cantidad de tareas completadas esta semana con respecto a la cantidad total de las tareas.
• Tareas caducadas - cantidad de tareas del usuario que no han sido completadas en el tiempo programado.
• Tareas actuales - cantidad de tareas activas.
• Mis llamadas - cantidad de llamadas entrantes y salientes de hoy y de esta semana.
• Nuevos leads - cantidad de nuevos leads de hoy y de esta semana.

3. Clientes

En la parte izquierda se encuentra el bloque con los filtros para la búsqueda de clientes. El bloque se puede ocultar pulsando en la flecha. Así mismo se puede utilizar el campo para la búsqueda universal en la parte superior de la página. En la parte derecha está el botón “+” para añadir a nuevo cliente. Al pulsar en el botón ••• se puede realizar Import o Export de clientes.

En la ficha del cliente se pueden crear tareas al pulsar el botón ••• - Crear tarea.

En la pestaña separada "Mis clientes" se pueden ver los clientes para los que se te ha asignado como responsable. "Todos los clientes" refleja el listado completo de clientes añadidos en CRM.

Con la ayuda de tegs se puede agrupar clientes parecidos para la consiguiente búsqueda más fácil.

Si al modificar los datos del contacto te ha parecido que hay insuficientes campos básicos puedes añadir los tuyos propios en "Ajustes adicionales"

4. Calendario

En el calendario se visualizan todas tus tareas y, si eres Administrador, también las tareas de todos los usuarios. El calendario puede ser en formato Mes, Semana o Día. Puedes crear tus propios tareas o para otros usuarios de CRM

5. Tareas

Se puede trabajar con tareas en Kanban o en forma de listado. El bloque con los filtros te servirá para encontrar la tarea necesaria. Al marcar el checkbox “Tareas completadas” podrás encontrar cualquier tarea cerrada o antigua, si es necesario.

6. Llamadas

En este apartado está disponible el listado detallado de llamadas. Los filtros y la búsqueda universal te ayudará a encontrar la llamada determinada, escuchar la grabación o devolver la llamada al número en un click.

7. Leads

De acuerdo a las pestañas en la parte superior derecha existe un listado general de leads “No gestionados” y “Mis leads”. “No gestionados” son leads que todavía no han sido trabajados, no están asignados a usuarios de CRM. En la línea con el lead hay un botón “Asignarme”, al pulsarlo el lead se moverá “Mis leads” y otros usuarios de CRM no podrán gestionarlo.

En “No gestionados” se puede agregar leads manualmente, importar desde el archivo o crear leads en base a llamadas si está activada la creación automática de leads en llamadas entrantes o salientes (en el apartado Ajustes-Telefonía). Finalizar la tarea con el lead es la modificación de su estado a “Finalizado” con la consiguiente creación del cliente o moverlo a “Inadecuado” (cierre del lead).

Al agregar un lead en la pestaña "Mis leads" por el medio del botón "+" automáticamente convertirán al creador del lead como responsable. Si el lead se ha creado por el medio de la pestaña "No gestionados" el estado del lead por defecto será "no gestionado".

8. Equipo

En este apartado está disponible el listado de todos los usuarios de CRM, sus datos de contacto, cargo y otra información. Puedes llamar a tus compañeros haciendo click en el icono del teléfono. El Administrador puede agregar a usuarios de CRM y editar las cuentas de usuarios actuales. El botón de añadir usuario se encuentra en la parte superior derecha de la página.

Indica el nombre de usuario, su email, asigna una extensión de la centralita virtual “Agregar usuario”. En la pestaña “Enviar invitación” puedes invitar a varios usuarios insertando sus direcciones de email. En la pestaña “Generar enlace” puedes crear un enlace-invitación y compartirla en Messengers o redes sociales.

9. Centralita virtual

Ir a la configuración de la centralita virtual (al área personal de Zadarma). Disponible solo al Administrador de CRM.

10. Ayuda

Información sobre cómo y dónde obtener ayuda sobre la configuración de CRM

11. Widget para las llamadas

El icono del widget puede ubicarse en la parte inferior izquierda o derecha de la página. Puedes elegir su ubicación en el apartado “Configuración - Telefonía”.

En la parte izquierda del widget se encuentra el teclado para la introducción del número, en la derecha los contactos e historial de llamadas. La búsqueda universal permite encontrar al contacto o grabación en el historial por número de teléfono o nombre.

Si entra una llamada desde un número desconocido, en el teléfono web se puede crear al cliente/lead indicando su nombre. Una vez creado se abrirá la ficha del cliente en el que se pueden anotar anotaciones en la cinta en el momento de la conversación.

En el momento de la llamada se puede transferir la llamada a otro empleado pulsando el botón con la imagen de dos auriculares.

12. Integración con el correo electrónico y envío del mailing masivo

En Teamsale CRM se puede recibir y enviar correos gracias a la integración con los servicios de correo más comunes.

Entra en el apartado Ajustes-Correo, pulsa "Agregar correo" y selecciona uno de los servicios de correo o tus ajustes IMAP.

Después de la integración estará disponible la función del mailing. En el apartado Clientes o Leads selecciona uno o varios destinatarios y pulsa en "Envío de Email". También se puede cargar el listado de destinatarios desde una fuente externa.

Se puede enviar emails hasta a 100 destinatarios al mismo tiempo. Los correos entrantes estarán disponibles en la interfaz de Teamsale CRM .

13. Marcador automático de llamadas

Con la ayuda del teléfono web integrado en el CRM se puede realizar llamadas por un listado de números. El sistema marcará los números de forma automática comenzando por el primero. Si la llamada es colgada o no respondida, dentro de 5 segundos comienza una nueva llamada al siguiente número del listado.

El listado para el marcador automático se puede crear en el apartado de Leads o Clientes o abriendo el teléfono web y seleccionando el apartado Marcador automático. Si llamas a números desconocidos después de la llamada de éxito se creará la ficha de cliente potencial en el apartado de Leads.

14. Ajustes

En este apartado puedes modificar los ajustes generales de CRM

15. Import

Puedes importar el listado de tus clientees a ZCRM de cualquier otro CRM. En el apartado "Clientes" pulsa ••• y selecciona "Importar", sube el archivo .csv o excel. En la parte izquierda se visualizarán los nombres de los campos de tu archivo, en la parte derecha los valores correspondientes dentro de ZCRM. Por ejemplo, en el archivo aparece la columna "Nombre del cliente", selecciona el valor "Nombre" y para el campo "Número de teléfono" selecciona el valor "Teléfono - de trabajo" y así sucesivamente. Si el cliente cuenta con varios números de teléfono en el archivo del que se importa éstos deben de estar indicados en el mismo campo separados por comas. En este caso, tras la importación todos los números pasarán al ZCRM. Si tras la importación quieres eliminar los contactos importados recientemente pulsa ••• y selecciona "Cancelar importación" (el sistema guarda todo el historial de la importación con posibilidad de cancelarla).

16. Integración con el Calendario Google

Es posible configurar la sincronización de las tareas de Calendario Google en el apartado Ajustes/Calendario. Gracias a la sincronización podrás:

• Agregar eventos en Teamsale CRM y serán automáticamente agregados en el Calendario Google de todos los participantes. Así mismo se puede sincronizar con el Calendario las tareas ya establecidas.
• Agregar eventos en el Calendario Google y serán automáticamente agregados a las nuevas tareas en el CRM
• Eliminar o modificar eventos en la interfaz de solo un sistema

¡Importante!

• Al eliminar eventos del CRM serán eliminados en el Calendario Google solo aquellos eventos que han sido agregados en el CRM
• Al eliminar los eventos del Calendario Google serán eliminados en el CRM solo aquellos eventos que han sido agregados en el Calendario Google y en los que eres el único participante

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