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CRM es un sistema funcional de gestión de relaciones con nuevos y ya existentes clientes. CRM Zadarma está totalmente integrado con la centralita virtual - realiza y recibe con la ayuda del teléfono WEB, crea fichas de clientes y tareas, controla la eficiencia de tus comerciales, gestiona tu propio formato de negocio junto con CRM.
1. Asistente de creación de CRM
Si ya tienes creada y activada la centralita virtual en el área personal de Zadarma es necesario pasar al apartado Servicios - CRM, pulsar en “Activar la integración” y después “Ir a la cuenta CRM”. Si todavía no tienes creada la centralita virtual utiliza el asistente de configuración de la centralita y en el paso primero selecciona el punto determinado. En la etapa de crear CRM indica el nombre de tu CRM con caracteres latinos y selecciona la extensión para la cuenta del del Administrador. Se puede crear a otros usuarios en esta página o añadirlos más adelante. Para finalizar pulsa “Crear CRM” .
2. General
En está página están ubicados los widgets en los que encontrarás información útil sobre tareas actuales. Los widgets se pueden ocultar/visualizar así como mover por la página.
Listado de los widgets:
- Clientes - cantidad de todos los clientes, cantidad de nuevos clientes de esta semana y de hoy.
- Mis leads - cantidad de leads del comercial y cantidad de leads sin gestionar pendientes de gestionar.
- Tareas completadas - cantidad de tareas completadas esta semana con respecto a la cantidad total de las tareas.
- Tareas caducadas - cantidad de tareas del usuario que no han sido completadas en el tiempo programado.
- Tareas actuales - cantidad de tareas activas.
- Mis llamadas - cantidad de llamadas entrantes y salientes de hoy y de esta semana.
- Nuevos leads - cantidad de nuevos leads de hoy y de esta semana.
3. Clientes
En la parte izquierda se encuentra el bloque con los filtros para la búsqueda de clientes. El bloque se puede ocultar pulsando en la flecha. Así mismo se puede utilizar el campo para la búsqueda universal en la parte superior de la página. En la parte derecha está el botón “+” para añadir a nuevo cliente. Al pulsar en el botón ••• se puede realizar Import o Export de clientes.
En la ficha del cliente se pueden crear tareas al pulsar el botón ••• - Crear tarea.
En la pestaña separada "Mis clientes" se pueden ver los clientes para los que se te ha asignado como responsable. "Todos los clientes" refleja el listado completo de clientes añadidos en CRM.
Con la ayuda de tegs se puede agrupar clientes parecidos para la consiguiente búsqueda más fácil.
Si al modificar los datos del contacto te ha parecido que hay insuficientes campos básicos puedes añadir los tuyos propios en "Ajustes adicionales"
4. Calendario
En el calendario se visualizan todas tus tareas y, si eres Administrador, también las tareas de todos los usuarios. El calendario puede ser en formato Mes, Semana o Día. Puedes crear tus propios tareas o para otros usuarios de CRM
5. Tareas
Se puede trabajar con tareas en Kanban o en forma de listado. El bloque con los filtros te servirá para encontrar la tarea necesaria. Al marcar el checkbox “Tareas completadas” podrás encontrar cualquier tarea cerrada o antigua, si es necesario.
6. Llamadas
En este apartado está disponible el listado detallado de llamadas. Los filtros y la búsqueda universal te ayudará a encontrar la llamada determinada, escuchar la grabación o devolver la llamada al número en un click.
7. Leads
De acuerdo a las pestañas en la parte superior derecha existe un listado general de leads “No gestionados” y “Mis leads”. “No gestionados” son leads que todavía no han sido trabajados, no están asignados a usuarios de CRM. En la línea con el lead hay un botón “Asignarme”, al pulsarlo el lead se moverá “Mis leads” y otros usuarios de CRM no podrán gestionarlo.
En “No gestionados” se puede agregar leads manualmente, importar desde el archivo o crear leads en base a llamadas si está activada la creación automática de leads en llamadas entrantes o salientes (en el apartado Ajustes-Telefonía). Finalizar la tarea con el lead es la modificación de su estado a “Finalizado” con la consiguiente creación del cliente o moverlo a “Inadecuado” (cierre del lead).
Al agregar un lead en la pestaña "Mis leads" por el medio del botón "+" automáticamente convertirán al creador del lead como responsable. Si el lead se ha creado por el medio de la pestaña "No gestionados" el estado del lead por defecto será "no gestionado".
8. Equipo
En este apartado está disponible el listado de todos los usuarios de CRM, sus datos de contacto, cargo y otra información. Puedes llamar a tus compañeros haciendo click en el icono del teléfono. El Administrador puede agregar a usuarios de CRM y editar las cuentas de usuarios actuales. El botón de añadir usuario se encuentra en la parte superior derecha de la página.
Indica el nombre de usuario, su email, asigna una extensión de la centralita virtual “Agregar usuario”. En la pestaña “Enviar invitación” puedes invitar a varios usuarios insertando sus direcciones de email. En la pestaña “Generar enlace” puedes crear un enlace-invitación y compartirla en Messengers o redes sociales.
9. Centralita virtual
Ir a la configuración de la centralita virtual (al área personal de Zadarma). Disponible solo al Administrador de CRM.
10. Ayuda
Información sobre cómo y dónde obtener ayuda sobre la configuración de CRM
11. Widget para las llamadas
El icono del widget puede ubicarse en la parte inferior izquierda o derecha de la página. Puedes elegir su ubicación en el apartado “Configuración - Telefonía”.
En la parte izquierda del widget se encuentra el teclado para la introducción del número, en la derecha los contactos e historial de llamadas. La búsqueda universal permite encontrar al contacto o grabación en el historial por número de teléfono o nombre.
Si entra una llamada desde un número desconocido, en el teléfono web se puede crear al cliente/lead indicando su nombre. Una vez creado se abrirá la ficha del cliente en el que se pueden anotar anotaciones en la cinta en el momento de la conversación.
En el momento de la llamada se puede transferir la llamada a otro empleado pulsando el botón con la imagen de dos auriculares.
12. Ajustes
En este apartado puedes modificar los ajustes generales de CRM
13. Import
Puedes importar el listado de tus clientees a ZCRM de cualquier otro CRM. En el apartado "Clientes" pulsa ••• y selecciona "Importar", sube el archivo .csv o excel. En la parte izquierda se visualizarán los nombres de los campos de tu archivo, en la parte derecha los valores correspondientes dentro de ZCRM. Por ejemplo, en el archivo aparece la columna "Nombre del cliente", selecciona el valor "Nombre" y para el campo "Número de teléfono" selecciona el valor "Teléfono - de trabajo" y así sucesivamente. Si el cliente cuenta con varios números de teléfono en el archivo del que se importa éstos deben de estar indicados en el mismo campo separados por comas. En este caso, tras la importación todos los números pasarán al ZCRM. Si tras la importación quieres eliminar los contactos importados recientemente pulsa ••• y selecciona "Cancelar importación" (el sistema guarda todo el historial de la importación con posibilidad de cancelarla).
Perfil ▾
En está página puedes seleccionar el idioma de la interfaz, cargar la imagen de perfil, editar información de contacto que verán tus compañeros. La extensión de la centralita virtual es el número desde el que se realizarán y al que entrarán las llamadas.
Horario laboral ▾
Selecciona tu zona horario y el día de inicio de semana (por defecto será lunes). Pulsa el botón “Configurar”, en esta página se puede configurar cómodamente tu horario laboral.
Opción 1. 5 días a la semana
así trabajas de Lunes a Viernes de 9:00 a 17:00, en la columna Lu haz click enfrente de 9:00 y extiende el cursor hacia abajo hasta las 17:00. Repite esta acción para el resto de días laborables y pulsa guardar. El horario laboral está configurado.
Opción 2. “Día-Noche-48”
Supongamos que el lunes trabajas de día, seleccionamos el horario de 8:00 a 20:00 y el martes de noche (de martes a miércoles), entones seleccionamos el horario de 20:00 a 00:00 el martes y de 00:00 a 8:00 el miércoles.
El horario se repite cada 4 días, configura la periodicidad y pulsa “Aceptar”. El horario está configurado, en la parte superior izquierda de la página se encuentran las flechas para cambiar la semana, ahora puedes comprobar fácil y cómodamente si te toca turno el Año Nuevo o cualquier otro festivo.
Telefonía▾
El widget para las llamadas puede funcionar en modo “teléfono web” o “softphone externo”.
En modo “teléfono web” al realizar la llamada saliente es necesario permitir el acceso a dispositivos audio en la ventana emergente del navegador. La llamada se realizará directamente desde el navegador.
En modo “softphone externo” se utilizan softphones o teléfonos IP para las llamadas configurados en la extensión de la centralita virtual. En el momento de la llamada se mostrará información sobre la llamada, al iniciar la llamada saliente se enviará la llamada a la extensión de la centralita y, al descolgarla, se iniciará la llamada al número del cliente de CRM.
Puedes activar la opción de creación automática de leads ante llamadas entrantes o salientes. En este caso, si la llamada entrante entra dese un nuevo número (que todavía no está asignado a ningún cliente de CRM) automáticamente se creará un nuevo lead. Así mismo ante la llamada saliente, si el usuario llama a un nuevo número no guardado en CRM se creará un nuevo lead.
La opción “Llamar sin prefijo del país” permite realizar llamadas salientes en formato local. Si la opción está desactivada es necesario marcar el número en formato internacional.
Compañía▾
Puedes indicar el nombre de tu empresa y su dominio, por ejemplo, “miempresa”. Este subdominio se visualizará en la dirección de tu CRM miempresa.zcrm.cloud
Grupos ▾
Aquí se encuentran las configuraciones de derechos de permisos para grupos de usuarios de CRM estándares. Así mismo, puedes crear grupos propios y asignarles derechos determinados. El Administrador de CRM puede ir al apartado Equipo, seleccionar al usuario y modificar su grupo, por ejemplo, ascenderlo de Becario a Comercial.