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CRM es un sistema funcional de gestión de relaciones con nuevos y ya existentes clientes. El Teamsale CRM gratuito está totalmente integrado con la centralita virtual - realiza y recibe con la ayuda del teléfono WEB integrado, crea fichas de clientes y tareas, controla la eficiencia de tus comerciales, gestiona tu propio formato de negocio junto con Teamsale CRM.
1. Asistente de creación de CRM
Si ya tienes creada y activada la centralita virtual en el área personal de Zadarma es necesario pasar al apartado Servicios - CRM, pulsar en “Activar la integración” y después “Ir a la cuenta CRM”. Si todavía no tienes creada la centralita virtual utiliza el asistente de configuración de la centralita y en el paso primero selecciona el punto determinado. En la etapa de crear CRM indica el nombre de tu CRM con caracteres latinos y selecciona la extensión para la cuenta del del Administrador. Se puede crear a otros usuarios en esta página o añadirlos más adelante. Para finalizar pulsa “Crear CRM” .
2. General
En está página están ubicados los widgets en los que encontrarás información útil sobre tareas actuales. Los widgets se pueden ocultar/visualizar así como mover por la página.
Listado de los widgets:
- Clientes - cantidad de todos los clientes, cantidad de nuevos clientes de esta semana y de hoy.
- Mis leads - cantidad de leads del comercial y cantidad de leads sin gestionar pendientes de gestionar.
- Tareas completadas - cantidad de tareas completadas esta semana con respecto a la cantidad total de las tareas.
- Tareas caducadas - cantidad de tareas del usuario que no han sido completadas en el tiempo programado.
- Tareas actuales - cantidad de tareas activas.
- Mis llamadas - cantidad de llamadas entrantes y salientes de hoy y de esta semana.
- Nuevos leads - cantidad de nuevos leads de hoy y de esta semana.
3. Clientes
En la parte izquierda se encuentra el bloque con los filtros para la búsqueda de clientes. El bloque se puede ocultar pulsando en la flecha. Así mismo se puede utilizar el campo para la búsqueda universal en la parte superior de la página. En la parte derecha está el botón “+” para añadir a nuevo cliente. Al pulsar en el botón ••• se puede realizar Import o Export de clientes.
Los clientes se pueden agregar a la tarea, adjuntar a la videoconferencia, marcar con etiquetas o cambiar de responsable.
En la pestaña independiente “Mis clientes” se muestran los clientes de los cuales eres el responsable. “Todos los clientes” muestra el listado completo de los clientes agregados en el CRM.
Con la ayuda de tegs se puede agrupar clientes parecidos para la consiguiente búsqueda más fácil.
Ficha de cliente.
En la parte izquierda de la página se muestran los parámetros del cliente. Tan solo en un clic se puede enviar un email al cliente, llamarlo o enviarle un SMS. En el menú ••• están disponibles las opciones de edición de parámetros, creación de acuerdos, tareas y videoconferencias.
Si al modificar los datos del contacto te ha parecido que hay insuficientes campos básicos puedes añadir los tuyos propios en "Ajustes adicionales"
A la derecha se encuentra la ficha de actividad del cliente en la que se muestran todos los eventos relacionados con él: llamadas, grabación de llamadas, notas, tareas creadas y acuerdos, historial de email y SMS y mucho más.
Selecciona a varios clientes y tendrás las siguientes acciones disponibles:
Agregar al listado de marcación automática ▾
Marcador automático
Con la ayuda del teléfono web se puede llamar por el listado de números seleccionados. El sistema marcará los números de forma automática empezando por el primero. Si el destinatario de la llamada cuelga o no responde, comenzará la llamada al siguiente número tras los 5 segundos. El marcador automático se puede poner en pausa o volver a lanzar.
El listado de marcador automático se puede crear en el apartado de Leads y Clientes, así como simplemente abriendo el teléfono web y seleccionando el apartado Marcador automático. Si realizas llamadas a números desconocidos, se creará un lead tras una llamada de éxito.
Enviar SMS ▾
Se puede hacer un envío de SMS a los clientes seleccionados. Selecciona la plantilla de SMS o inserta el texto manualmente, después pulsa Enviar SMS. Verás el informe de entrega tras el envío.
Envío de e-mail ▾
El envío de e-mail (mailing) para clientes seleccionados, se pueden agregar o eliminar destinatarios. Inserta el asunto y el texto del correo, selecciona la plantilla de la firma y pulsa Enviar
Import de clientes ▾
Puedes importar el listado de tus clientes a ZCRM de cualquier otro CRM. En el apartado "Clientes" pulsa ••• y selecciona "Importar", sube el archivo .csv o excel.
Los números de teléfono en el archivo deben ir indicados en formato internacional, si los clientes son de diferentes países, los números se indican con "+" y el formato de las celdas en el archivo debe ser de texto. En la ventana de import, a la izquierda se mostrarán los nombres de los campos de tu archivo, a la derecha el valor correspondiente en el CRM. Por ejemplo, si en el archivo está la columna "Nombre del cliente" selecciona el valor Nombre, y la columna "Número de teléfono" asigna el valor "Teléfono - de trabajo", etc.
Si el cliente cuenta con varios números de teléfono en el archivo importado deberán estar indicados en la misma celda y separados por comas, entonces todos estos números se transferirán al CRM. Si tras la importación reciente deseas eliminar a los clientes importados se puede hacer fácilmente pulsando ••• y seleccionando la opción 'Cancelar import' (en el sistema se guarda todo el historial de import con posibilidad de cancelación).
4. Acuerdos
Se puede trabajar con tareas en Kanban o en forma de listado.
Acuerdo - venta de bien o servicio al cliente. El acuerdo puede tener los siguientes estados:
- Nuevo acuerdo - estado para los nuevos acuerdos
- En gestión - comunicación activa con el cliente
- En toma de decisión - a la espera de decisión por parte del cliente
- Espera de pago - el trabajo activo finalizado, a la espera del pago del cliente
- Acuerdo de éxito - estado final, acuerdo de éxito, beneficio alcanzado
- Acuerdo cancelado - estado final para un acuerdo cancelado
Los acuerdos son siempre vinculados a alguno de tus clientes, un mismo cliente puede tener varios acuerdos en la misma o diferente divisa. El embudo de ventas de acuerdos se puede ver en el apartado de Analítica
Cada acuerdo tiene su propia historia de actividad en la que se mostrarán todas las comunicaciones con el cliente sobre este acuerdo.
5. Calendario
En el calendario se visualizan todas tus tareas y, si eres Administrador, también las tareas de todos los usuarios. El calendario puede ser en formato Mes, Semana o Día. Puedes crear tus propios tareas o para otros usuarios de CRM
Activa la sincronización doble de las tareas con el Calendario de Google:
- Agrega eventos en Teamsale y serán automáticamente agregados en el Calendario de Google de todos los participantes
- Agrega eventos en el Calendario de Google para agregar tareas en Teamsale
- Modifica eventos en Teamsale desde el Calendario de Google y viceversa
- Sinroniza la eliminación de eventos desde Teamsale y Calendario de Google
6. Tareas
Se puede trabajar con tareas en Kanban o en forma de listado. El bloque con los filtros te servirá para encontrar la tarea necesaria. Al marcar el checkbox “Tareas completadas” podrás encontrar cualquier tarea cerrada o antigua, si es necesario.
La notificación sobre la tarea será enviada al correo electrónico del empleado al que le ha sido asingada la tarea.
Tipos de tareas:
- Tarea - tipo estándar de tarea en la que se puede añadir al cliente o compañeros para el trabajo conjunto
- Llamada - planifica una llamada importante al cliente en una hora determinada
- Videoconferencia - planifica videoconferencias con los compañeros
- SMS - posponer el envío de un recordatorio por SMS al cliente, por ejemplo, "tiene una cita a las 11:00 a. m. con el dentista"
7. Llamadas
En este apartado está disponible el listado detallado de llamadas. Los filtros y la búsqueda universal te ayudará a encontrar la llamada determinada, escuchar la grabación o leer el texto de ésta si la función de Reconocimient de voz está activada
Widget para llamadas
El icono del widget para llamadas se encuenta por defecto en la esquina inferior derecha de la página.
En la parte izquierda del widget se encuenta el teclado para insertar el número, botón de llamada y botón de envío de SMS, a la derecha - las pestañas de contactps, historial de llamadas, equipo (tus compañeros) y Marcador automático.
¡Atención! En la primera llamada es imprescindible permitir el acceso al micrófono en la ventana emergente del navegador.La búsqueda universal permite buscar el contacto o grabación en el historial por número de teléfono o nombre.
Si entra una llamada desde un número desconocido, en el teléfono web se puede agregar al cliente o lead indicando su nombre. Una vez generado se abrirá la ficha de cliente en la que se podrán añadir notas en durante la llamada.
Durante la llamada se puede transferir ésta a otro empleado pulsando el icono de dos teléfonos.
8. Leads
Lead - primer contacto con un posible cliente potencial
En la parte derecha de la página se encuentra el apartado Mis leads y No gestionados. Mis leads - listado de tus leads, mientras que No gestionado es un listado conjunto de todos los leads que todavía no tienen asignado un responsable. Todos los usuarios del CRM pueden entrar en No gestionados y asignarse leads, gestinando a ese cliente potencial para después convertirlo en cliente.
Al agregar un lead en el apartado “Mis leads” a través del botón “+”, el responsable será automáticamente el creador de ese lead. Si el lead ha sido agregado a través del apartado "No gestionados" el estado del lead por defecto será "no gestionado".
A más leads más clientes, acuerdos y finalmente beneficios. Existen varias formas de obtener nuevos leads:
- Crear manualmente, al pulsar el botón "+" en la esquina superior derecha de la página o durante la llamada en el teléfono web
- Importar desde un archivo, seleccionado en el menú ••• Importar
- Crear un lead en base a una llamada/SMS, si el número no ha sido guardado en Teamsale antes se creará un lead. Ajustes - Telefonía
- Crear un lead en base a emails nuevos recibidos o enviados. Ajustes - Correo
- Obtención de leads gracias a la integración gratuita con la plataforma Zapier que a su vez permite integrar Teamsale con más de 4000 otros sistemas
- Creación de lead con la ayuda de API. Puedes configurar la integración de Teamsale y tu propio sitio web, por ejemplo, y agregar leads co la ayuda de formulario de contacto
Finalizar lead.
Al modificar el estado de lead a Finalizado podrás elegir entre las opciones Crear cliente o Inadecuado (el lead será eliminado).
9. Equipo
En este apartado está disponible el listado de todos los usuarios de Teamsale, sus datos de contacto, extensiones, horario laboral y otra información. Puedes llamar a tu compañero al hacer clic en el icono de teléfono. El indicador verde en su ficha informa que el usuario está en línea en estos momentos.
El Administrador puede agregar a usuarios de CRM y editar las cuentas de usuarios actuales. El botón de añadir usuario se encuentra en la parte superior derecha de la página.
Indica el nombre de usuario, su email, asigna una extensión de la centralita virtual “Agregar usuario”. En la pestaña “Enviar invitación” puedes invitar a varios usuarios insertando sus direcciones de email. En la pestaña “Generar enlace” puedes crear un enlace-invitación y compartirla en Messengers o redes sociales.
10. Analítica
Acuerdos
Las gráficas de cantidad de acuerdos, indicadores de rentabilidad y embudo de ventas. Selecciona el periodo deseado, analiza la conversión y el tiempo medio del acuerdo.
Llamadas
Disponibles filtros por usuarios y hora, conoce quien de los usuarios Teamsale es más activo en las llamadas, analiza la cantidad de llamadas y su duración.
Fuentes
En este apartado se puede ver la eficiencia de tus fuentes. Por ejemplo, se recibe ua llamada entrante a través de la cual se genera un lead automáticamente. Teamsale creará una etiqueta de fuente por el número para la analítica, gracias a esta etiqueta podrás saber cuantos nuevos clientes/leads y acuerdos has obtenido gracias a este número virtual y qué tan efectiva es la publicidad con este número. Las etiquetas se pueden crear manualmente o a través de API. Si usas Calltracking Zadarma , las etiquetas UTM de tu calltracking serán transferidos automáticamente al Teamsale y vinculadas al lead generado en forma de etiqueta fuente. Simplemente has recibido una llamada desde un nuevo número y Teamsale automáticamente ha generado un lead en el que se muestran las etiquetas UTM de su campaña publictaria (gravias a la cual se ha recibido esa llamada) y en la ficha del lead aparece la grabación de esta llamada.
Leads
Analiza la estadística de tus leads, cuantos leads se han generado, cuantos se han convertido en clientes. La gráfica de todos los leads no gestionados y la gráfica circular de fuentes de generación de leads.
Clientes
Incremento de nuevos clientes por periodo determinado, para todo el CRM y separado por cada usuario.
Tareas
Análisis de cantidad de tareas, conoce cuántas tareas abiertas y finalizadas hay por cada usuario.
Equipo
Análisis de productividad de equipo por todos los parámetros.
11. Ajustes
En este apartado se encuentran todos los ajustes de Teamsale
Perfil ▾
En el apartado de perfil se puede seleccionar el idioma de la interfaz, cargar foto, indicar información de contacto que verán los demás compañeros. Extensión de la centralita virtual - aquella extensión desde la que se realizarán llamadas salientes y entrarán llamadas entrantes.
Calendario ▾
En esta pestaña podrás configurar la sincronización de tareas con Calendario de Google.
Simplemente pulsa el botón Activar el Calendario Google e inicia sesión en tu cuenta de Google, permite el acceso a Teamsale
Si deseas sincronizar eventos y tareas ya planificados selecciona las siguientes opciones:
- Agregar eventos futuros de Teamsale en el Calendario de Google
- Agregar eventos futuros de Calendario de Google en Teamsale
Guarda los ajustes
Horario laboral ▾
Selecciona tu zona horario y el día de inicio de semana (por defecto será lunes). Pulsa el botón “Configurar”, en esta página se puede configurar cómodamente tu horario laboral.
Opción 1. 5 días a la semana
así trabajas de Lunes a Viernes de 9:00 a 17:00, en la columna Lu haz click enfrente de 9:00 y extiende el cursor hacia abajo hasta las 17:00. Repite esta acción para el resto de días laborables y pulsa guardar. El horario laboral está configurado.
Opción 2. “Día-Noche-48”
Supongamos que el lunes trabajas de día, seleccionamos el horario de 8:00 a 20:00 y el martes de noche (de martes a miércoles), entones seleccionamos el horario de 20:00 a 00:00 el martes y de 00:00 a 8:00 el miércoles.
El horario se repite cada 4 días, configura la periodicidad y pulsa “Aceptar”. El horario está configurado, en la parte superior izquierda de la página se encuentran las flechas para cambiar la semana, ahora puedes comprobar fácil y cómodamente si te toca turno el Año Nuevo o cualquier otro festivo.
Telefonía ▾
El widget para las llamadas puede funcionar en modo “teléfono web”, “softphone externo” y "teléfono web en horario laboral".
Teléfono web - la llamada se realizará directamente desde el navegador. ¡Atención! En la primera llamada es imprescinible permitir el acceso al micrófono en la ventana emergente del navegador.
Softphone externo - para las llamadas se usa un teléfono IP o softphone configurado en la extensión de la centralita. En la llamada se mostrará en el widget información sobre la llamada, al iniciar la llamada ésta será dirigida a la extensión de la centralita, una vez respondida la llamada será iniciada al número del cliente del CRM.
Teléfono web en horario laboral - el teléfono web solo sonará en tu horario laboral.
La opción de generación automática de leads en una llamada entrante o saliente. Si la llamada entra desde un númevo nuevo (no asignado a ningún cliente o lead en el CRM), se generará un lead de forma automática. También en una llamada saliente si llamas a un número que no está guardado en la base de datos del CRM se generará el lead.
La generación automática de leads también se puede configurar para los SMS entrantes y salientes.
La opción “Llamar sin prefijo del país” permite realizar llamadas salientes en formato local. Si la opción está desactivada es necesario marcar el número en formato internacional.
Opciones de marcador automático y envío de SMS.
El mismo cliente puede tener varios números de teléfono, al agregar al cliente en un listado de marcador automático o envío de SMS se agregarán todos sus números de teléfono automáticamente. Si desactivamos esta opción solo se añadirá el primer número de teléfono de la ficha de cliente o lead
Correo ▾
En Teamsale CRM se puede recibir y enviar correos gracias a la integración con los servicios de correo más comunes.
Pulsa "Agregar correo" y selecciona uno de los servicios de correo o tus ajustes IMAP.
¡Atención! Para la autorización con Gmail se debe usar la contraseña de la aplicación
Se puede enviar emails hasta a 100 destinatarios al mismo tiempo. Límite de integraciones de correo - 20. Puedes usar la integración con correo solo tú o permitir el acceso al correo (por ejemplo, correo de empresa) a otros usuarios de Teamsale. Además están disponibles las opciones de generación automática de leads en base a nuevos correos. La comprobación de nuevos emails se realiza cada 10 minutos. Al recibir un correo nuevo verás una notificación emergente en la parte superior derecha así como en el centro de notificaciones.
Ajustes generales:
Firmas - pplantillas de firmas de correos enviados desde el CRM
Excepciones - Todos los correos desde los remitentes indicados no se agregará en Teamsale
Compañía ▾
Ajustes de nombre de la compañía y divisa. Además de la divisa predeterminada puedes seleccionar divisas adiciones, por ejemplo, si tu empresa realiza acuerdos en diferentes países en diferentes divisas. Al marcar el tipo de cambio podrás ver en el apartado de Analítica los datos correctos de los beneficios en divisa predeterminada
Grupos ▾
Aquí se encuentran las configuraciones de derechos de permisos para grupos de usuarios de CRM estándares. Así mismo, puedes crear grupos propios y asignarles derechos determinados. El Administrador de CRM puede ir al apartado Equipo, seleccionar al usuario y modificar su grupo, por ejemplo, ascenderlo de Becario a Comercial.