ZCRM - instrucciones y pre-visualización

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ZCRM es un sistema funcional de gestión de relaciones con nuevos y ya existentes clientes. CRM Zadarma está totalmente integrado con la centralita virtual - realiza y recibe con la ayuda del teléfono WEB, crea fichas de clientes y tareas, controla la eficiencia de tus comerciales, gestiona tu propio formato de negocio junto con ZCRM.

1. Asistente de creación de ZCRM

Si ya tienes creada y activada la centralita virtual en el área personal de Zadarma es necesario pasar al apartado Servicios - ZCRM, pulsar en “Activar la integración” y después “Ir a la cuenta ZCRM”. Si todavía no tienes creada la centralita virtual utiliza el asistente de configuración de la centralita y en el paso primero selecciona el punto determinado. En la etapa de crear CRM indica el nombre de tu CRM con caracteres latinos y selecciona la extensión para la cuenta del del Administrador. Se puede crear a otros usuarios en esta página o añadirlos más adelante. Para finalizar pulsa “Crear ZCRM” .

2. General

En está página están ubicados los widgets en los que encontrarás información útil sobre tareas actuales. Los widgets se pueden ocultar/visualizar así como mover por la página.

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Listado de los widgets:

  • Clientes - cantidad de todos los clientes, cantidad de nuevos clientes de esta semana y de hoy.
  • Mis leads - cantidad de leads del comercial y cantidad de leads sin gestionar pendientes de gestionar.
  • Tareas completadas - cantidad de tareas completadas esta semana con respecto a la cantidad total de las tareas.
  • Tareas caducadas - cantidad de tareas del usuario que no han sido completadas en el tiempo programado.
  • Tareas actuales - cantidad de tareas activas.
  • Mis llamadas - cantidad de llamadas entrantes y salientes de hoy y de esta semana.
  • Nuevos leads - cantidad de nuevos leads de hoy y de esta semana.

3. Clientes

En la parte izquierda se encuentra el bloque con los filtros para la búsqueda de clientes. El bloque se puede ocultar pulsando en la flecha. Así mismo se puede utilizar el campo para la búsqueda universal en la parte superior de la página. En la parte derecha está el botón “+” para añadir a nuevo cliente. Al pulsar en el botón ••• se puede realizar Import o Export de clientes.

4. Calendario

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En el calendario se visualizan todas tus tareas y, si eres Administrador, también las tareas de todos los usuarios. El calendario puede ser en formato Mes, Semana o Día. Puedes crear tus propios tareas o para otros usuarios de CRM

5. Tareas

Se puede trabajar con tareas en Kanban o en forma de listado. El bloque con los filtros te servirá para encontrar la tarea necesaria. Al marcar el checkbox “Tareas completadas” podrás encontrar cualquier tarea cerrada o antigua, si es necesario.

6. Llamadas

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En este apartado está disponible el listado detallado de llamadas. Los filtros y la búsqueda universal te ayudará a encontrar la llamada determinada, escuchar la grabación o devolver la llamada al número en un click.

7. Leads

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De acuerdo a las pestañas en la parte superior derecha existe un listado general de leads “No gestionados” y “Mis leads”. “No gestionados” son leads que todavía no han sido trabajados, no están asignados a usuarios de CRM. En la línea con el lead hay un botón “Asignarme”, al pulsarlo el lead se moverá “Mis leads” y otros usuarios de CRM no podrán gestionarlo.

En “No gestionados” se puede agregar leads manualmente, importar desde el archivo o crear leads en base a llamadas si está activada la creación automática de leads en llamadas entrantes o salientes (en el apartado Ajustes-Telefonía). Finalizar la tarea con el lead es la modificación de su estado a “Finalizado” con la consiguiente creación del cliente o moverlo a “Inadecuado” (cierre del lead).

8. Equipo

En este apartado está disponible el listado de todos los usuarios de CRM, sus datos de contacto, cargo y otra información. Puedes llamar a tus compañeros haciendo click en el icono del teléfono. El Administrador puede agregar a usuarios de CRM y editar las cuentas de usuarios actuales. El botón de añadir usuario se encuentra en la parte superior derecha de la página.

Indica el nombre de usuario, su email, asigna una extensión de la centralita virtual “Agregar usuario”. En la pestaña “Enviar invitación” puedes invitar a varios usuarios insertando sus direcciones de email. En la pestaña “Generar enlace” puedes crear un enlace-invitación y compartirla en Messengers o redes sociales.

9. Centralita virtual

Ir a la configuración de la centralita virtual (al área personal de Zadarma). Disponible solo al Administrador de CRM.

10. Ayuda

Información sobre cómo y dónde obtener ayuda sobre la configuración de CRM

11. Widget para las llamadas

El icono del widget puede ubicarse en la parte inferior izquierda o derecha de la página. Puedes elegir su ubicación en el apartado “Configuración - Telefonía”.

En la parte izquierda del widget se encuentra el teclado para la introducción del número, en la derecha los contactos e historial de llamadas. La búsqueda universal permite encontrar al contacto o grabación en el historial por número de teléfono o nombre.

12. Ajustes

En este apartado puedes modificar los ajustes generales de CRM

13. Import

Puedes importar el listado de tus clientees a ZCRM de cualquier otro CRM. En el apartado "Clientes" pulsa ••• y selecciona "Importar", sube el archivo .csv o excel. En la parte izquierda se visualizarán los nombres de los campos de tu archivo, en la parte derecha los valores correspondientes dentro de ZCRM. Por ejemplo, en el archivo aparece la columna "Nombre del cliente", selecciona el valor "Nombre" y para el campo "Número de teléfono" selecciona el valor "Teléfono - de trabajo" y así sucesivamente. Si el cliente cuenta con varios números de teléfono en el archivo del que se importa éstos deben de estar indicados en el mismo campo separados por comas. En este caso, tras la importación todos los números pasarán al ZCRM. Si tras la importación quieres eliminar los contactos importados recientemente pulsa ••• y selecciona "Cancelar importación" (el sistema guarda todo el historial de la importación con posibilidad de cancelarla).

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