Standard virtuel gratuit - Manuel de réglage

Le scénario — est un groupe de numéros internes qui reçoivent un appel à une condition (par exemple, en cas d'appui du bouton 1 dans le menu ou en cas d'appel depuis un numéro de la ville).

A la page «Standard virtuel» - «Appels entrants et SVI» vous pouvez modifier les scénarios créés, les ajouter ou les supprimer.

Pour créer le scénario cliquez sur le bouton «+Elément du menu». Dans la partie droite vous verrez les paramètres du scénario.

Fonctionner pour — est un choix du bouton, en appuyant sur lequel le scénario se déclenche. Le scénario peut se déclencher à condition d'appui d'un bouton ou d'appel depuis le numéro ou le groupe de numéros (par exemple +331*), et d'appel à un de vos numéros virtuels Zadarma.

Groupe d'appel — ce sont des employés (numéros internes), qui répondent à un appel. Vous pouvez créer un groupe d'appel ou choisir celui existant.

Passer au menu — est un choix du menu vocal pour l'étape suivante (pour ajuster le menu à plusieurs niveaux).

Après avoir choisi le bouton dans la section “Fonctionner pour” et après avoir créé ou choisi le groupe d'appel, vous verrez le lien pour régler l'ordre d'appels.

Dans la section “Réglage d'appel” vous pouvez ajuster la musique d'attente, la durée d'appel (le moment où l'appel entrant s'arrête), l'action en cas d'absence de réponse (terminer, répéter ou renvoyer au menu vocal), activer la notification de la file d'attente pour la meilleure distibution des appels.

Stratégies de distribution des appels parmi les numéros internes du standard virtuel

Dans l'ordre — les numéros internes reçoivent des appels aux numéros internes dans l'ordre, il faut choisir l'ordre et la période entre les appels (par exemple, vous choisissez la période de 20 secondes, si le premier employé ne décroche pas pendant 20 secondes, l'appel passe à l'employé suivant etc).

De façon égale — la distibution égale des appels selon le nombre et la durée d'appels de chaque opérateur. Ici vous pouvez activer la notification qui communique la place dans la file d'attente à votre client.

Simultanément — tous les numéros internes dans un groupe reçoivent un appel.

Manuellement — l'option par défaut, grâce aux glissières vous pouvez ajuster l'ordre d'appel. En bas vous voyez un exemple où l'appel qui dure 2 minutes, tombe sur les numéros internes 100 et 101, 60 secondes plus tard il tombe sur les numéros internes 102 et 103.

Par hasard — l'appel tombe sur un numéro interne choisi au hasard. Ici vous pouvez activer la notification qui communique la place dans la file d'attente à votre client.

Attention: la distrubution simultanée et par hasard est incompatible avec le renvoi des appels (les appels ne seront pas renvoyés vers les numéros internes avec le renvoi).

Pour ajouter le fichier de salutation, cliquez sur le bouton “Ajuster” dans “Salutation vocale”.

Le fichier peut être chargé ou lu par un robot. Vous pouvez profiter de plus de 15 langues et 100 voix. Le fichier peur être utilisé comme la salutation, le menu vocal (y inclus 2+ niveau) ou la musique d'attente.

Si vous avez besoin de créer une salutation pour chaque numéro virtuel ou les heures de travail différentes: à la page «Standard virtuel» - «Appels entrants et le SVI ajoutez un nouveau menu (le bouton “+”), activez l'option "Fonctionner pour les appels aux numéros" et cochez le bon numéro.

Dans la nouvelle version du standard virtuel vous pouvez ajuster plusieurs niveaux du menu vocal.

1. Ajoutez les fichiers SVI dans la section “Salutation vocale”.
2. Créez tous les menus (2e + niveau), en cliquant sur + à côté du menu principal.
3. Dans un des éléments du menu principal (scénario) choisissez Passer au menu.

Si vous avez plusieurs numéros virtuels Zadarma, vous pouvez rediriger des appels à chaque numéro:

1. A un employé (des employés)

Dans la section "Scénario supplémentaire" cliquez sur "+ Scénario" et "Appeler les employés". Dans un onglet à droite choisissez les numéros virtuels (appels aux numéros) et les numéros internes (appeler les employés), qui vont recevoir des appels. Les appels au groupe tombent en même temps, à tour de rôle ou selon les paramètres manuels.

2. Au département (au menu vocal)

2.1 Créez un nouveau menu (cliquez sur + à côté du menu principal) et ajustez-le (la salutation, les éléments du menu)

2.2 Dans un nouveau menu cliquez sur "Fonctionner pour" et "+ Ajouter des conditions ", choisissez "Appels aux numéros" et indiquez le numéro virtuel qui fera déclencher le scénario.

S'il vous faut renvoyer les appels d'un client à un manager, veuillez créer le scénario supplémentaire. Dans les paramètres activez l'option «Fonctionner pour les appels des numéros», saisissez le numéro du client dans le format international et cliquez sur le bouton «Ajouter».

Vous pouvez ajouter le préfixe du pays/ville/opérateur, par exemple, 331*, pour diviser les appels entre les employés selon la région de l'appelant.

Les appels des numéros indiqués seront renvoyés aux numéros internes indiqués dans le scénario en évitant la salutation.

A la page "Standard virtuel- Appels entrants et le SVI" vous pouvez créer le scénario "Liste noire" et y ajouter les numéros, dont les appels vous ne voulez pas recevoir, avec le préfixe du pays et de la ville/de l'opérateur, par exemple, 331* ou 44*.

Pour recevoir des appels pendant les heures de travail, à la page "Standard virtuel- Appels entrants et le SVI" activez l'option "Heures de travail", en cochant vos jours ouvrables et vos heures de travail.

Vous pouvez indiquer la pause déjeuner et les fêtes. Dans la section des fêtes vous trouverez les fêtes officielles dans des différents pays que vous pourrez ajouter ou supprimer de votre calendrier.

Les appels en dehors du travail seront renvoyés à un autre scénario, par exemple, au responsable ou vers la boîte vocale (répondeur), pour que l'appelant puisse vous laisser un message. Il faut créer le scénario supplémentaire "Répondeur".

Pour ajuster le répondeur, renvoyez les appels au numéro interne où vous avez ajusté le renvoi vers la boîte vocale (le renvoi peut être réglé dans la section Standard virtuel-Numéros internes).

L'éditeur visuel permet de voir comment fonctionne le standard virtuel, sous quelles conditions les scénarios des appels se déclenchent. Dans cette section vous pouvez également ajuster le travail du standard virtuel grâce aux schémas clairs.

Vous pouvez accéder à la section du réglage visuel du standard virtuel en cliquant sur le bouton "Ouvrir l'éditeur" à la page Standard virtuel - Appels entrants et SVI. Ici vous verrez l'itinéraire des appels dans votre standard virtuel. Vous pouvez ajouter des blocs de la partie gauche dans le schéma et les lier entre eux.

Pour vérifier le fonctionnement correct du standard virtuel, cliquez sur "Tester", pour sauvegarder les changements effectués cliquez sur "Lancer".

• Le bloc “Heures de travail” est ajouté avant le menu, c'est pourquoi “Oui” ne peut être lié qu'au menu, et “Non” peut être lié au bloc “Appeler les employés”, au bloc “Fichier son”, et au “Menu vocal” et “Heures de travail”
• Le lien du bloc “Appeler les employés” signifie l'action dans le cas où personne du Groupe d'appel n'a répondu et peut être bagué avec ce bloc-ci (répéter un appel), ou passer aux autres “Menus vocaux”
• Le bloc “Fichier son” peut être placé dans un endroit — comme le fichier joué avant le scénario “Appeler les employés” dans le cas de “No” du bloc “Heures de travail”. Le seul ordre de blocs possible est: Heures de travail (non) -> Fichier son -> Appeler les employés

Pour transférer l'appel reçu ou effectué composez # ensuite le numéro interne et ensuite # par exemple #101#.

Pour transférer l'appel avec la notification vocale appuyez * le numéro interne et # par exemple*101#. Dans ce cas vous joignez le numéro interne et pouvez lui communiquer quelle est votre question. A la fin de votre conversation le client sera relié à l'opérateur.

Si le numéro composé ne répond pas pendant 25 secondes, le client est retourné chez vous.

Pour intercepter l'appel entrant, si votre numéro interne n'est pas ajouté dans le scénario des appels entrants, composez 40 et appuyez sur le bouton d'appel.

En composant #1# le transfert au scénario 1 sera effectué.

Le format de composition du numéro pour les appels et le renvoi est indiqué dans la section «Appels sortants», par défaut les numéros sont composés dans un format local (par exemple, le numéro de Paris dans un format 122...). Vous pouvez désactiver la fonction "Appeler sans le préfixe du pays" dans la section "Mon profil" et appeler dans un format international (le préfixe du pays, de la ville, le numéro sans 0 avant le numéro).

Vous pouvez activer l'enregistrement des appels sur un ou plusieurs numéros du standard téléphonique. Tous les enregistrements sont envoyés à l'adresse mail indiquée dans les paramètres du numéro interne ou sauvegardés dans le Cloud.

Activer gratuitement l'enregistrement des appels sur 3 numéros internes (dans les forfaits “Office” sur 8 numéros, “Corporation” sur 20 numéros). Le coût d'enregistrement sur les numéros suivants — $1 par mois.

La taille du stockage gratuit - 200 mégaoctets pour le tarif “Standard”, 2000 mégaoctets pour le forfait “Office” et 5000 mégaoctets pour le forfait “Corporation” (5000 mégaoctets - plus de 250 heures de conversation).

Les enregistrements, sauvegardés dans le Cloud, vous pouvez écouter dans la section «Standard virtuel» - «Statistiques et graphiques» ou décharger à l'aide d' API. Après la désactivation d'enregistrement des appels, les enregistrements sont supprimés dans 180 jours.

Activer l'enregistrement des appels vous pouvez dans la section «Standard virtuel» - «Numéros internes».

Vous pouvez intégrer le standard téléphonique Zadarma avec un des CRM ou des autres systèmes. Les intégrations sont ajustées dans la section “Paramètres” - “Intégrations et API”. Le manuel de l'intégration vous pouvez trouver dans cette section.

Pour l'instant les intégrations gratuites et officielles sont avec Bitrix24, Zoho CRM, аmoCRM, Salesforce, Megaplan, RetailCRM, ZohoDESK, PlanFix, WireCRM, RemOnline.

5.1 Renvoi des appels entrants

Le renvoi - l'envoi de l'appel vers le mobile ou fixe. Le renvoi est nécessaire pour recevoir l'appel sans programme supplémentaire et connexion Internet.

Pour ne pas manquer les appels, vous pouvez ajuster le renvoi conditionnel vers votre mobile et fixe.

Pour activer le renvoi à la page «Standard virtuel» - «Numéros internes» à gauche dans les paramètres du numéro interne dans le champ «Renvoi et boîte vocale» choisissez la variante de renvoi "Pas de réponse, inaccessible", pour activer le renvoi conditionnel ou la variante «Toujours», pour activer le renvoi inconditionnel.

Dans le premier cas l'appel arrive par Internet au programme ajusté et dans 20 secondes, s'il n'y a pas de réponse, l'appel sera renvoyé.

En cas de renvoi inconditionnel l'appel est renvoyé au numéro de renvoi, même si vous avez le programme.

Dans le champ "Numéro" indiquez le numéro selon le préfixe de la composition (s'ils sont indiqués dans la section «Standard virtuel» - "Appels sortants") sans + et cochez "Le numéro" pour sauvegarder. Si la fonction "Appeler sans préfixe du pays" est activée, indiquez le numéro dans un format local.

Si les préfixes ne sont pas indiqués, indiquez le numéro dans un format international: [le préfixe du pays][le préfixe de la ville/de l'opérateur][le numéro], par exemple, 33111223344.

Dans l'espace client “Paramètres” - "Mon profil" vous pouvez activer la fonction "Appeler sans le préfixe du pays", dans ce cas le numéro doit être indiqué dans un format local, par exemple, 0111223344.

Le prix du renvoi correspond aux tarifs des appels sortants.

5.2 Notification du renvoi.

Si vous voulez savoir que vous avez reçu l'appel renvoyé, ou duquel numéro est renvoyé l'appel - activez «Notification du renvoi». Le système vous informe que l'appel est renvoyé avant la conversation.

La notification standard — un signal, comme le signal de l'enregistrement du message vocal. Il est possible de créer votre propre notification (par exemple “L'appel du site Zadarma”).

5.3 Renvoi vers la boîte vocale

A la page «Standard virtuel» - «Numéros internes» dans les paramètres du numéro interne dans un champ "Renvoi et boîte vocale" choisissez la variante "Toujours". Dans le champ "Boîte vocale" indiquez l'adresse électronique et cochez à côté de ce champ. Dans une section «Salutation» vous pouvez charger le fichier audio.

Ensuite ajoutez le numéro interne dans le scénario nécessaire, par exemple, «Répondeur» à la page «Standard virtuel» - "Appels entrants et SVI".

La boîte vocale - une fonction d'enregistrement des messages vocaux quand il est impossible de recevoir un appel.

Pour activer la boîte vocale, indiquez votre email dans les paramètres de renvoi. Attention: nous ne recommandons pas d'utiliser la boîte vocale dans une queue avec des numéros internes parce qu'elle décroche la première.

Pour informer le client vous pouvez charger le fichier, saisir le message ou choisir la notification standard.

Recevez l'information sur les appels manqués, le solde, le prolongement des numéros et des forfaits, des SMS dans les messagers - Telegram, Facebook Messenger, Viber ou Slack. Ajuster les notifications vous pouvez dans l'espace client Paramètres - Mon profil - Notifications.

Pendant la conversation les abonnés du standard virtuel peuvent utiliser la commande 000 - pour créer la conférence.

Après 000 il faut composer le numéro de l'abonné C et confirmer avec le bouton # par exemple 000102#

Pendant l'ajout l'abonné B va entendre la musique, les abonnées A et C pourront parler:

# - confirmer l'ajout de l'abonné C (pendant la conversation avec lui)

* - refuser l'abonné C et retourner à la conversation avec l'abonné B ou à la conférence

*# - revenir à l'abonné B ou à la conférence

Quand le numéro C est ajouté, on peut composer 000 et ajouter le participant suivant, la conversation sera continuée. Après la création la convérsation existera s'il y a plus d'un participant.

'abonné C peut être chaque numéro (le format du numéro est comme pendant l'appel du standard virtuel, par exemple 0000111223344#).

CallerID - est le numéro qui s'affiche pendant les appels sortants.

Dans le CallerID vous pouvez installer le numéro connecté ou confirmé.

Vous pouvez utiliser des CallerID différents pendant les appels des dispositifs différents ou vers les destinations différentes (le pays ou la ville).

Pour activer le CallerID selon la destination à la page «Standard virtuel» - «Appels sortants» à droite appuyez «Ajouter la règle». Saisissez le préfixe du pays et/ou de la ville, où vous appelez (par exemple, 33 pour la France, 44 pour la Grande-Bretagne etc), choisissez le CallerID et appuyez le bouton «Ajouter».

Vous pouvez connecter jusqu'à 20 numéros externes d'un autre fournisseur au standard virtuel dans la section «Standard virtuel» - «Lignes externes».

Si vous avez un numéro fixe d'un autre opérateur, il faut utiliser la passerelle VoIP avec le port FXO, activez la ligne externe sur le site en mode «Passerelle» et indiquer dans la passerelle les paramètres du site. Si votre numéro gère la connexion SIP, il suffit d'activer le mode «Serveur» et indiquer toutes les données nécessaires.

Veuillez demander les informations suivantes auprès de votre fournisseur: serveur, domaine (peut coïncider avec le serveur), login, mot de passe.

De notre part la connexion au numéro s'effectue des adresses IP suivantes:

185.45.152.167

185.45.152.184

185.45.152.185

195.122.19.26

195.122.19.16

37.139.38.70

37.139.38.71

185.45.155.13

185.45.155.27

Vous pouvez porter les numéros d'un autre fournisseur chez nous. La liste de pays, dont les numéros vous pouvez porter, est ici

La statistique détaillée du standard virtuel est dans la section Standard virtuel - “Statistiques et graphiques”. Ici vous pouvez choisir la période de la statistique, comparer les périodes différentes, voir le graphique général et la géographie des appels. La statistique et les graphiques sont disponibles pour tous les appels aux numéros virtuels (ou aux lignes externes).