Бесплатная виртуальная АТС - Инструкция по настройке

Инструкции по настройке / Виртуальная АТС Zadarma

Зачем нужна виртуальная АТС?

Если в вашей компании работает больше одного человека (или вы стремитесь к этому, или хотите чтобы так думали клиенты), для голосового общения с клиентами необходима виртуальная АТС.

Бесплатная АТС позволяет подключить любое количество телефонных номеров в удобных для клиентов регионах и направлять звонки на нужных сотрудников.

PBX
  • Запись и статистика звонков - помогут контролировать менеджеров и анализировать звонки;
  • Переадресация, голосовая почта, уведомление о пропущенных - помогут не пропустить ни одного звонка;
  • Голосовые меню и рабочие часы - поднимут престиж и упростят рабочий процесс.

Как настроить виртуальную АТС? Базовые настройки

В этом разделе рассмотрим минимум необходимый для работы АТС, далее будут описаны все функции.

Как создать бесплатную АТС: На главной странице личного кабинета в разделе «Бесплатная АТС» нажмите кнопку «Создать АТС». Вы попадете в «Мастер настройки» АТС:

Шаг 1 Внутренние номера

Каждому пользователю АТС вы можете создать трехзначный внутренний номер и настроить на нем отдельную программу, IP-телефон, переадресацию и т.д. Обычно создают по 1 номера для каждого сотрудника, но можно создать и по 2-3 номера (например для программы звонков и настольного телефона).

Укажите количество сотрудников либо устройств, которые будут подключены к АТС, установите галочку “включить запись разговоров для всех” (если необходимо) и нажмите кнопку “Дальше”.

PBX

Не обязательно создавать номера «с запасом», вы всегда можете увеличить их количество в будущем.

Обратите внимание: бесплатно предоставляется запись разговоров для трех внутренних линий (в пакетах офис и корпорация больше).

Шаг 2 Входящие звонки

В данном разделе настраиваются параметры, согласно которым будут поступать входящие звонки:

  • Сразу на внутренние номера сотрудников;
  • Сначала на голосовое приветствие "Здравствуйте вы позвонили..", а потом на сотрудников;
  • На голосовое меню "Для связи с менеджером нажмите ..." - необходимо указать количество пунктов меню (от 1 до 10).

Во втором и третьем вариантах можно ввести текст приветствия, который будет начитан роботом или загрузить собственный аудиофайл.

PBX

Размеры аудиофайлов для загрузки - до 5 Мбайт, допустимые форматы - MP3, WAV.

Рекомендуем использовать следующие параметры аудио файлов для голосового приветствия или мелодии вместо гудков:

Формат WAV: Битрейт = 8 бит, частота дискретизации = 16 кГц.

Формат MP3: Битрейт = 64 кбит/с, частота дискретизации = 16 кГц.

Это максимальное качество звука, которое способна передать телефонная сеть.

Конвертировать аудио файл можно с помощью соответствующих программ либо онлайн сервисов.

При выборе варианта «Автоматически начитать текст» введенный текст будет автоматически начитан нашей системой. Доступен ввод от 5 до 100 символов.

Выберите нужный Вам вариант и нажмите кнопку “Дальше”.

Шаг 2.1 Голосовое меню

Если в предыдущем шаге Вы выбрали третий вариант (на голосовое меню), Мастер Настройки автоматически создаст указанное Вами количество пунктов меню (сценариев), а также главный сценарий “без нажатия” - на него будут поступать звонки, если звонящий абонент во время проигрывания голосового приветствия не нажмет ни одной кнопки.

В вариантах “Сразу на внутренние номера сотрудников” и “Сначала на голосовое приветствие, а потом на сотрудников” будет создан только сценарий “без нажатия”.

Также в этот сценарий (в блок “Первым звонить”) будут добавлены все созданные ранее внутренние номера. При необходимости вы можете изменить порядок внутренних номеров, например, удалить номер из блока “Первым звонить” и добавить во “Вторым звонить”.

PBX

Шаг 3 Загрузка и настройка программ на компьютер и телефон

Для приема и совершения звонков, вы можете использовать любое программное обеспечение или оборудование, которое работает по протоколу SIP. Примеры настройки некоторого популярного оборудования и ПО вы можете посмотреть в разделе «Поддержка» - «Инструкции по настройке». Мы рекомендуем использовать наше фирменное приложение Zadarma для Windows, iOS, Android.

  • Для подключения оборудования либо программ необходимо использовать настройки из раздела “Моя АТС” - “Внутренние номера” (сервер, логин, пароль внутреннего номера). Для каждой программы/устройства нужно использовать отдельный внутренний номер со своим логином и паролем. Если созданных ранее внутренних номеров стало недостаточно, Вы можете добавить новые на этой странице;
  • Также вы можете принимать звонки на существующий мобильный или стационарный номер с помощью переадресации. Информацию о подробной настройке переадресации вы найдете здесь. Переадресация платна, стоимость можете узнать на этой странице.

Шаг 4 Подключение виртуального номера

Вы настроили оборудование и уже можете совершать звонки. Чтобы принимать входящие звонки от клиентов, к АТС нужно подключить виртуальный номер телефона. Вы можете выбрать один или несколько виртуальных номеров в 90 странах мира в разделе “Настройки” - “Виртуальные номера”.

Если у вас ранее был подключен номер другого оператора, его также можно подключить к АТС в разделе “Дополнительная внешняя линия”, инструкция по работе с ним размещена ниже.

На этом завершена минимальная настройка для работы АТС. Вы можете приступить к постоянному использованию АТС либо настроить дополнительные функции.

Функции для ежедневной работы с АТС:

Перевод и перехват звонка

Чтобы перевести клиента на другой внутренний номер, нажмите #, затем внутренний номер абонента и снова #, например, #101#.

Для перевода звонка с голосовым уведомлением нажмите * внутренний номер и #, например, *101#. В этом случае вы сначала сами соединитесь с набранным внутренним номером и сможете сообщить ему, кого и по какому вопросу переводите. После того как один из Вас завершит звонок, клиент будет соединен со вторым.

Если набранный внутренний номер не ответит на звонок в течение 25 секунд, клиент вернется к Вам.

Для перехвата входящего звонка, если ваш внутренний номер не добавлен в сценарий обработки входящих звонков, наберите комбинацию 40 и нажмите кнопку вызова.

Для перевода звонка на сценарий (отдел): наберите номер сценария в голосовом меню, например #1#

Формат набора номера

Формат набора номера для звонков и переадресации задается в разделе «Исходящие звонки», по умолчанию номера набираются в локальном формате (например, номер Москвы в формате 8495...). Также вы можете отключить функцию "Звонить без кода страны" в разделе "Мой профайл" и набирать номер в международном формате (код страны, города, номер, без 8 или 0 перед номером).

Факс

Автоматический факс доступен по внутреннему номеру 50. На текущий момент факс работает только на прием. По умолчанию принятые факсы приходят на регистрационный email адрес. Изменить email адрес для приема факсов можно в разделе создания номеров.

Дополнительные функции и возможности АТС (преимущества виртуальной АТС)

1. Запись разговоров

2. Интеграция АТС Zadarma c CRM и другими бизнес-системами

3. Входящие звонки и голосовое меню

4. Переадресация

5. Определение номера по направлению звонка (CallerID)

6. Дополнительная внешняя линия

7. Статистика АТС