Teamsale CRM - szczegółowa instrukcja konfiguracji

Teamsale CRM - funkcjonalny system do zarządzania relacjami z klientami. Darmowy system CRM Zadarma jest w pełni zintegrowany z wirtualną centralą PBX - wykonywanie i odbieranie połączeń jest dostępne za pomocą przeglądarki (WEB-telefonu), tworzenie karty klienta i zadań, monitoring wydajności pracy menedżerów, budowanie odpowiedniego formatu biznesowego za pomocą CRM.

1. Kreator konfiguracji CRM

Jeśli masz utworzoną i aktywa wirtualną centralę na swoim koncie Zadarma, przejdź do zakładki Usługi - CRM, kliknij „Włącz integrację”, a następnie „Przejdź do konta CRM”. Jeśli nie utworzyłeś jeszcze centrali, użyj kreatora konfiguracji i wybierz odpowiednią opcję utworzenia CRM w pierwszym kroku. Na etapie tworzenia CRM wpisz nazwę swojego CRM w języku łacińskim i wybierz numer wewnętrzny konta administratora. Możesz utworzyć innych użytkowników na tej stronie lub dodać ich później, na końcu kliknij „Utwórz CRM”, aby zakończyć konfigurację.

2. Ogólna

Ta strona zawiera widgety, które pokazują przydatne informacje o bieżących zadaniach, widgety można ukrywać/wyświetlać, a także przesuwać w dowolne miejsce.

Lista widgetów:

• Klienci - łączna liczba klientów, liczba nowych klientów w tym tygodniu i w dniu dzisiejszym.
• Moje leads - liczba leadów menedżera i liczba niesortowanych leadów oczekujących na przetworzenie w puli ogólnej.
• Zakończone zadania - liczba zakończonych zadań w tym tygodniu w stosunku do całkowitej liczby zadań.
• Przeterminowane zadania - liczba zadań bieżącego użytkownika, które nie zostały ukończone w zaplanowanym czasie.
• Aktualne zadania - liczba aktywnych zadań.
• Moje rozmowy - liczba połączeń przychodzących i wychodzących na dziś i na ten tydzień.
• Nowe leads - liczba nowych liderów w tym tygodniu i w dniu dzisiejszym.

3. Klienci

Po lewej stronie znajduje się blok z filtrami do wyszukiwania klientów, blok można ukryć, klikając strzałkę. Można także użyć domyślnego pola wyszukiwania u góry. Po prawej stronie znajduje się przycisk „+”, aby dodać nowego klienta. Klikając przycisk •••, możesz importować lub eksportować klientów.

Klientów można dodać do zadania, dołączyć do wideokonferencji, oznaczyć tagiem lub zmienić osobę odpowiedzialną.

Oddzielna zakładka „Moi klienci” pokazuje klientów, za których jesteś odpowiedzialny. „Wszyscy klienci” wyświetlają pełną listę klientów dodanych do CRM.

Za pomocą tagów możesz grupować podobnych klientów w celu wygodniejszego wyszukiwania.

Karta klienta.

W lewej części strony widoczne są parametry klienta, jednym kliknięciem możesz wysłać do klienta e-mail, zadzwonić lub wysłać SMS. Menu ••• oferuje opcje edycji parametrów, tworzenia transakcji, zadań i wideokonferencji.

Jeśli tryb edycji nie zapewnia wystarczającej liczby parametrów, możesz dodać własne parametry klienta w zakładce „Dodatkowe właściwości”

Po prawej stronie znajduje się kanał aktywności klienta, wyświetlający wszystkie zdarzenia związane z tym klientem, rozmowy z nagraniami audio, notatki, utworzone zadania i transakcje, korespondencję e-mailową i SMS-ową, a także wiele więcej.

Wybierz kilku klientów, a dostępne będą następujące działania:

Dodaj do listy automatycznego wybierania ▾

Wyślij SMS ▾

Kampania e-mail ▾

Import klientów ▾

---

4. Transakcje

Wyświetlanie transakcji jest dostępne w widoku Kanban i listy.

Transakcja to sprzedaż produktu lub usługi klientowi. Transakcja może mieć następujące statusy:

• Nowa transakcja – nowe umowy
• W przetwarzaniu - trwa komunikacja z klientem
• Podejmują decyzję – od klienta oczekuje się decyzji
• Oczekiwanie na wpłatę - rozmowy nad transakcją zostały zakończone, oczekuje się płatności od klienta
• Transakcja udana - status końcowy, transakcja przebiegła pomyślnie
• Transakcja anulowana – status końcowy, anulowanej transakcji

Transakcje są zawsze powiązane z jednym z Twoich klientów; jeden klient może mieć kilka transakcji w tej samej lub różnych walutach. Lejek sprzedaży transakcji można zobaczyć w zakładce Analityka

Każda transakcja ma swój własny kanał aktywności, który pokazuje całą komunikację z klientem dotyczącą tej transakcji.

4. Kalendarz

Kalendarz wyświetla Twoje zadania, a jeśli jesteś Administratorem, to zadania innych pracowników. Kalendarz może mieć format Miesiąc, Tydzień lub Dzień. Możesz tworzyć zadania dla siebie lub innych użytkowników CRM.

Połącz dwukierunkową synchronizację zadań z Kalendarzem Google:

• Twórz wydarzenia w Teamsale, a zostaną one automatycznie dodane do Kalendarzy Google wszystkich osób
• Twórz wydarzenia w Kalendarzu Google, aby dodawać zadania do Teamsale
• Edytuj wydarzenia w Teamsale z Kalendarza Google i odwrotnie
• Zsynchronizuj usuwanie wydarzeń z Teamsale i Kalendarza Google

5. Zadania

Z zadaniami można pracować w kanban lub w formie listy, blok z filtrami pomoże znaleźć potrzebne zadanie. Ustawiając pole wyboru „Zakończone zadania”, w razie potrzeby można znaleźć stare lub zamknięte zadanie.

Przypomnienie o zadaniu zostanie wysłane na email pracownika, do którego to zadanie zostało przypisane.

Typy zadań:

• Zadanie – standardowy typ zadania, do którego możesz dodać klienta lub współpracowników
• Połączenie - zaplanuj ważny telefon do klienta dokładnie o wyznaczonej godzinie
• Wideokonferencja – zaplanuj wideokonferencję ze współpracownikami
• SMS - opóźnione wysłanie do klienta SMS-a z przypomnieniem, np. „Masz wizytę u dentysty na 11:00”

6. Połączenia

W tej zakładce dostępne są szczegółowe informacje na temat połączeń, filtry i domyślne pole wyszukiwania pomoże znaleźć potrzebne połączenie. Można również odsłuchać nagrania audio rozmowy lub oddzwonić pod numer klienta jednym kliknięciem.

W tej zakładce dostępne są szczegóły połączeń; filtry i uniwersalne wyszukiwanie pomogą znaleźć odpowiednie połączenie. Możesz odsłuchać nagranie audio rozmowy lub przeczytać tekst połączenia, jeśli masz włączoną funkcję rozpoznawania połączeń (transkrypcja na tekst)

Web telefon do połączeń

Ikona web telefonu znajduje się domyślnie w prawym dolnym rogu strony.

Po lewej stronie web telefonu znajduje się klawiatura do wpisania numeru, przycisk połączenia oraz przycisk do wysłania SMS-a, po prawej kontakty, historia połączeń, Zespół (twoi współpracownicy) oraz zakładka Autodialer.

Ważne: podczas pierwszego połączenia należy zezwolić na dostęp do mikrofonu w wyskakującym oknie przeglądarki.

Wyszukiwanie uniwersalne pozwala znaleźć kontakt lub wpis w historii według numeru telefonu lub nazwiska.

Jeśli otrzymasz połączenie z nieznanego numeru, w Web telefonie możesz utworzyć klienta lub leada, wpisując jego nazwę. Po utworzeniu wyświetli się karta klienta, w której możesz robić notatki w kanale podczas rozmowy z klientem.

W trakcie rozmowy możesz przełączyć się na innego pracownika, naciskając przycisk transferu (dwóch słuchawek).

7. Leads

Lead - to główny kontakt z potencjalnym klientem.

Zgodnie z zakładkami w prawym górnym rogu strony istnieje wspólna pula potencjalnych klientów „Niesortowane” i „Moje leads”. „Niesortowane” to potencjalni klienci, z którymi współpraca jeszcze się nie rozpoczęta, i te klienci nie są przypisani do użytkowników CRM, przy wyszukiwaniu takiego klienta możesz wybrać przycisk „Zabierz”, po kliknięciu ten lead przejdzie do zakładki „Moje leads”, a inni użytkownicy CRM nie będą mogli w tym samym czasie zajmować się tym klientem.

Do „Niesortowane” możesz ręcznie dodawać potencjalnych klientów, importować z pliku lub tworzyć leads na podstawie połączeń, jeśli jest aktywne automatyczne generowanie leads dla połączeń przychodzących lub wychodzących (w zakładce Ustawienia - Telefonia). Zakończenie rozmowy lub zadania z potencjalnym klientem to zmiana jego statusu na „Zakończone”, z późniejszym utworzeniem konta klienta lub przeniesieniem do grupy „Niewłaściwy” (zamknięcie lead).

Dodanie nowego lead w zakładce „Moje leads” za pomocą przycisku „+” automatycznie sprawi, że będzie odpowiedzialny ten pracownik, kto go utworzył. Jeśli lead został utworzony za pomocą zakładki „Niesortowane”, status klienta zostanie domyślnie ustawiony jako „nieprzetworzony”.

Im więcej leadów, tym więcej klientów, transakcji; istnieje kilka sposobów na zdobycie nowych potencjalnych klientów:

• Utwórz ręcznie, klikając przycisk + w prawym górnym rogu strony lub podczas rozmowy na telefonie internetowym
• Importuj z pliku, wybierając "Importuj" z menu •••
• Generowanie leadów na podstawie połączenia/SMS-a, jeśli numer nie został wcześniej zapisany w Teamsale, lead zostanie utworzony. Ustawienia – Telefonia
• Tworzenie potencjalnych klientów na podstawie nowych otrzymanych lub wysłanych e-maili. Ustawienia – Poczta
• Pozyskiwanie leadów dzięki bezpłatnej integracji z platformą Zapier, która z kolei zapewnia możliwość integracji Teamsale z ponad 4000 innymi systemami
• Tworzenie potencjalnego klienta za pomocą API. Możesz stworzyć integrację pomiędzy Teamsale a Twoją witryną i na przykład generować leady za pomocą formularza opinii

Zakończenie pracy z leadem.

Zmieniając status leada na Zrealizowany, możesz wybrać opcję Utworzyć klienta lub wybrać Niewłaściwy (lead zostanie usunięty).

Po utworzeniu transakcji dla leada zostanie on automatycznie przekonwertowany z leadu do klienta

8. Zespół

W tej zakładce dostępna jest lista wszystkich użytkowników CRM, ich dane kontaktowe, stanowiska i inne informacje. Możesz zadzwonić do swojego kolegi, klikając ikonę telefonu obok kontaktu. Administrator może dodawać użytkowników CRM i edytować bieżące konta użytkowników. Przycisk dodawania użytkownika znajduje się w prawym górnym rogu strony.

Podaj nazwę użytkownika, jego adres e-mail, podepnij numer wewnętrzny centrali i kliknij „Dodaj użytkownika”. W zakładce „Wyślij zaproszenie” możesz zaprosić kilku użytkowników, podając ich adresy e-mail. W zakładce „Wygeneruj link” możesz utworzyć link zaproszenia i udostępnić go dla pracowników na messegerze lub sieciach społecznościowych.

10. Analityka

Transakcje

Grafik liczby transakcji, wskaźników rentowności i lejka sprzedaży. Wybierz interesujący okres, przeanalizuj konwersję i średni czas transakcji.

Połączenia

Dostępne są filtry według użytkownika i czasu, dowiedz się, którzy użytkownicy Teamsale są najbardziej aktywni w rozmowach, przeanalizuj liczbę połączeń i czas ich trwania.

Źródła

W tej zakładce możesz sprawdzić efektywność swoich źródeł. Przykładowo otrzymano połączenie przychodzące, dla którego automatycznie utworzono lead, Teamsale utworzy także etykietę źródłową po numerze do celów analitycznych, dzięki etykiecie dowiesz się, ilu nowych klientów/leadów i ofert uzyskałeś dzięki temu numer wirtualny i jak skuteczna jest reklama z tym numerem. Etykiety źródłowe można tworzyć ręcznie lub przy użyciu interfejsu API. Jeśli korzystasz z usługi call trackingu , tagi UTM ze śledzenia połączeń zostaną automatycznie przeniesione do Teamsale i przypisane do stworzonego lead, w formie etykiet źródłowych. Jeżeli otrzymano połączenie przychodzące z nowego numeru to w Teamsale automatycznie utworzy się lead, który pokazuje tagi UTM Twojej kampanii reklamowej (dzięki której otrzymano nowe połączenie), a kanał leada będzie zawierał nagranie rozmowy.

Leads

Przeanalizuj statystyki swoich leadów, ile leadów zostało dodanych i zamienionych na klientów. Wykres puli nieposortowanych leadów i wykres źródeł generowania leadów.

Klienci

Przyrost nowych klientów na przestrzeni określonego czasu, dla całego CRM i osobno dla każdego użytkownika.

Zadania

Analiza liczby zadań, dowiedz się, ile otwartych zadań i ile ukończonych ma każdy użytkownik.

Zespół

Analiza produktywności zespołu według wszystkich wskaźników.

11. Ustawienia

Ta zakładka zawiera wszystkie ustawienia Teamsale

Profil ▾

Kalendarz▾

Godziny pracy▾

Telefonia▾

Poczta ▾

Zespół▾

Grupy ▾