Teamsale CRM - szczegółowa instrukcja konfiguracji

Teamsale CRM - funkcjonalny system do zarządzania relacjami z klientami. Darmowy system CRM Zadarma jest w pełni zintegrowany z wirtualną centralą PBX - wykonywanie i odbieranie połączeń jest dostępne za pomocą przeglądarki (WEB-telefonu), tworzenie karty klienta i zadań, monitoring wydajności pracy menedżerów, budowanie odpowiedniego formatu biznesowego za pomocą CRM.

1. Kreator konfiguracji CRM

Jeśli masz utworzoną i aktywa wirtualną centralę na swoim koncie Zadarma, przejdź do zakładki Usługi - CRM, kliknij „Włącz integrację”, a następnie „Przejdź do konta CRM”. Jeśli nie utworzyłeś jeszcze centrali, użyj kreatora konfiguracji i wybierz odpowiednią opcję utworzenia CRM w pierwszym kroku. Na etapie tworzenia CRM wpisz nazwę swojego CRM w języku łacińskim i wybierz numer wewnętrzny konta administratora. Możesz utworzyć innych użytkowników na tej stronie lub dodać ich później, na końcu kliknij „Utwórz CRM”, aby zakończyć konfigurację.

2. Ogólna

Ta strona zawiera widgety, które pokazują przydatne informacje o bieżących zadaniach, widgety można ukrywać/wyświetlać, a także przesuwać w dowolne miejsce.

Lista widgetów:

• Klienci - łączna liczba klientów, liczba nowych klientów w tym tygodniu i w dniu dzisiejszym.
• Moje leads - liczba leadów menedżera i liczba niesortowanych leadów oczekujących na przetworzenie w puli ogólnej.
• Zakończone zadania - liczba zakończonych zadań w tym tygodniu w stosunku do całkowitej liczby zadań.
• Przeterminowane zadania - liczba zadań bieżącego użytkownika, które nie zostały ukończone w zaplanowanym czasie.
• Aktualne zadania - liczba aktywnych zadań.
• Moje rozmowy - liczba połączeń przychodzących i wychodzących na dziś i na ten tydzień.
• Nowe leads - liczba nowych liderów w tym tygodniu i w dniu dzisiejszym.

3. Klienci

Po lewej stronie znajduje się blok z filtrami do wyszukiwania klientów, blok można ukryć, klikając strzałkę. Można także użyć domyślnego pola wyszukiwania u góry. Po prawej stronie znajduje się przycisk „+”, aby dodać nowego klienta. Klikając przycisk •••, możesz importować lub eksportować klientów.

W karcie klienta możesz tworzyć zadania, klikając przycisk ••• - Utwórz zadanie.

Oddzielna zakładka „Moi klienci” pokazuje klientów, za których jesteś odpowiedzialny. „Wszyscy klienci” wyświetlają pełną listę klientów dodanych do CRM.

Za pomocą tagów możesz grupować podobnych klientów w celu wygodniejszego wyszukiwania.

Jeśli podczas zmiany danych kontaktowych liczba standardowych parametrów wydaje się niewystarczająca, możesz dodać własne w parametry „Właściwości zaawansowane”

4. Kalendarz

Kalendarz wyświetla Twoje zadania, a jeśli jesteś administratorem, to zadania innych pracowników. Kalendarz może mieć format Miesiąc, Tydzień lub Dzień. Możesz tworzyć zadania dla siebie lub innych użytkowników CRM.

5. Zadania

Z zadaniami można także pracować w kanban lub w formie listy, blok z filtrami pomoże znaleźć potrzebne zadanie. Ustawiając pole wyboru „Zakończone zadania”, w razie potrzeby można znaleźć stare lub zamknięte zadanie.

Przypomnienie o zadaniu zostanie wysłane na email pracownika, do którego to zadanie zostało przypisane.

Wybierając typ zadania Połączenie, możesz zaplanować połączenie z numerem klienta w dogodnym czasie.

6. Połączenia

W tej zakładce dostępne są szczegółowe informacje na temat połączeń, filtry i domyślne pole wyszukiwania pomoże znaleźć potrzebne połączenie. Można również odsłuchać nagrania audio rozmowy lub oddzwonić pod numer klienta jednym kliknięciem.

7. Leads

Zgodnie z zakładkami w prawym górnym rogu strony istnieje wspólna pula potencjalnych klientów „Niesortowane” i „Moje leads”. „Niesortowane” to potencjalni klienci, z którymi współpraca jeszcze się nie rozpoczęta, i te klienci nie są przypisani do użytkowników CRM, przy wyszukiwaniu takiego klienta możesz wybrać przycisk „Zabierz”, po kliknięciu ten lead przejdzie do zakładki „Moje leads”, a inni użytkownicy CRM nie będą mogli w tym samym czasie zajmować się tym klientem.

Do „Niesortowane” możesz ręcznie dodawać potencjalnych klientów, importować z pliku lub tworzyć leads na podstawie połączeń, jeśli jest aktywne automatyczne generowanie leads dla połączeń przychodzących lub wychodzących (w zakładce Ustawienia - Telefonia). Zakończenie rozmowy lub zadania z potencjalnym klientem to zmiana jego statusu na „Zakończone”, z późniejszym utworzeniem konta klienta lub przeniesieniem do grupy „Niewłaściwy” (zamknięcie lead).

Dodanie nowe lead w zakładce „Moje leads” za pomocą przycisku „+” automatycznie sprawi, że będzie odpowiedzialny ten pracownik, kto go utworzył. Jeśli lead został utworzony za pomocą zakładki „Niesortowane”, status klienta zostanie domyślnie ustawiony jako „nieprzetworzony”.

8. Zespół

W tej zakładce dostępna jest lista wszystkich użytkowników CRM, ich dane kontaktowe, stanowiska i inne informacje. Możesz zadzwonić do swojego kolegi, klikając ikonę telefonu obok kontaktu. Administrator może dodawać użytkowników CRM i edytować bieżące konta użytkowników. Przycisk dodawania użytkownika znajduje się w prawym górnym rogu strony.

Podaj nazwę użytkownika, jego adres e-mail, podepnij numer wewnętrzny centrali i kliknij „Dodaj użytkownika”. W zakładce „Wyślij zaproszenie” możesz zaprosić kilku użytkowników, podając ich adresy e-mail. W zakładce „Wygeneruj link” możesz utworzyć link zaproszenia i udostępnić go dla pracowników na messegerze lub sieciach społecznościowych.

9. PBX

Przekierowanie do ustawień wirtualnej centrali (do panelu klienta Zadarma). Dostępne tylko dla administratora CRM.

10. Pomoc

Informacje o tym, jak i gdzie uzyskać pomoc w konfiguracji CRM.

11. Widget dla połączeń

Przycisk widgetu dla realizowania połączeń może znajdować się w prawym dolnym lub lewym dolnym rogu strony, możesz wybrać jego pozycję w zakładce „Ustawienia - Telefonia”.

Po lewej stronie widgetu znajduje się klawiatura do wybierania numeru, po prawej są kontakty i historia połączeń. Domyślne pole wyszukiwania pozwala znaleźć kontakt lub nagranie w historii według numeru telefonu lub nazwie.

Jeśli otrzymasz połączenie z nieznanego numeru, możesz utworzyć klienta lub lead (potencjalnego klienta) w Web telefonie, podając jego nazwę. Po utworzeniu otworzy się karta klienta, w której można dodać notatki podczas rozmowy z klientem.

Podczas połączenia można przekierować rozmowę na innego pracownika, naciskając przycisk Transfer z obrazem dwóch słuchawek.

12. Integracja i synchronizacja poczty

W Teamsale CRM można odbierać i wysyłać wiadomości e-mail dzięki integracji z popularnymi klientami pocztowymi.

Przejdź do Ustawienia-Poczta, kliknij przycisk „Dodaj pocztę” i wybierz jednego z klientów pocztowych lub ustawienia IMAP.

Po integracji funkcja e-maili będzie dostępna. W zakładkach Klienci lub Leady wybierz jednego lub więcej nadawców do których chce wysłać email. Możesz także pobrać listę odbiorców z zewnętrznego źródła.

Możesz wysłać wiadomość e-mail do maksymalnie 100 odbiorców jednocześnie. Przychodzące wiadomości e-mail będą dostępne w interfejsie Teamsale CRM.

13. Automatyczne dzwonienie

Dzięki telefonu web wbudowanemu w CRM można dzwonić na wybraną listę numerów. System automatycznie wybierze numery zaczynając od pierwszego. Jeśli wywoływany abonent odłoży słuchawkę lub nie odbierze, połączenie z kolejnym numerem na liście rozpocznie się po pięciu sekundach.

Możesz utworzyć listę połączeń z zakładki Leady lub Klienci albo po prostu otwierając Web telefon i wpisując numery w kolumnie Auto dialera. Jeśli dzwonisz pod nieznane numery, to po udanym połączeniu w zakładce Leady zostaną automatycznie utworzone karty potencjalnych klientów.

14. Ustawienia

W tej zakładce można zmienić ogólne ustawienia CRM.

15. Import

Możesz importować listę klientów do CRM z dowolnego innego CRM. W zakładce „Klienci” kliknij ••• i wybierz opcję „Importuj”, prześlij plik .csv lub excel.

Numery telefonów w pliku powinny być w formacie międzynarodowym, np. jeśli klienci są z różnych krajów, wtedy numery telefonów powinny się zaczynać od + z kodem kraju (w formacie międzynarodowym) oraz format w pliku powinien być tekstowy. Nazwy pól z pliku zostaną wyświetlone po lewej stronie, odpowiednie wartości w CRM po prawej stronie. Na przykład w pliku w kolumnę „Nazwa klienta”, należy wybrać wartość Nazwa, a w kolumnie „Numer telefonu” przypisujemy wartość „Telefon” itp.

Jeśli klient ma kilka numerów kontaktowych, to w importowanym pliku powinny one być są zaznaczone w jednej komórce i są oddzielone przecinkami, a następnie wszystkie telefony zostaną przeniesione do CRM po zaimportowaniu. Jeśli chcesz usunąć ostatnio importowanych klientów, możesz to łatwo zrobić, klikając ••• i wybierając „Anuluj import” (cała historia importu jest zapisywana w systemie z możliwością anulowania).

16. Integracja z Kalendarzem Google

Możesz włączyć synchronizację zadań z Kalendarzem Google w zakładce Ustawienia/Kalendarz. Dzięki synchronizacji można:

• Utworzyć zdarzenia w Teamsale CRM, a zostaną one automatycznie dodane do Kalendarzu Google wszystkich uczestników. Możesz także synchronizować już utworzone zadania z Kalendarzem.
• Utwórz zdarzenia w Kalendarzu Google, a zostaną one automatycznie dodane jako nowe zadania do CRM.
• Usuwaj lub zmieniaj zdarzenia tylko w interfejsie jednego systemu.

Ważne:

• Podczas usuwania zdarzeń z CRM zostaną usunięte tylko te wydarzenia w Kalendarzu Google, które zostały utworzone w CRM.
• Podczas usuwania zdarzeń z Kalendarza Google usunięte zostaną z CRM tylko te, które zostały utworzone z Kalendarza Google i w których jesteś jedynym uczestnikiem.

Profil▾

Godziny pracy ▾

Telefonia ▾

Zespół▾

Grupy ▾