So eröffnen Sie ein Budget-Contact Center in fünf Schritten

Das Call Center kann zu Recht als „Gesicht“ des Unternehmens bezeichnet werden. Schließlich findet durch das Call Center häufig die erste Kommunikation zwischen Kunde und Unternehmen statt. Aus diesem Grund ist die ordnungsgemäße Organisation des Call Centers eine sehr wichtige und verantwortungsvolle Aufgabe.

Und jetzt zeigen wir Ihnen, wie es mit kleinem Budget und in nur fünf Schritten geht.

Spoiler: Sie brauchen nicht einmal einen separaten Raum.

1. Ausrüstung kaufen

Sie werden positiv überrascht sein, aber es sind keine großen Investitionen erforderlich. Sie benötigen lediglich einen Computer oder Laptop (und die einfachste Konfiguration reicht aus) und ein daran angeschlossenes Headset.

Wir empfehlen, bei Geräten und insbesondere bei Headsets nicht zu sparen. Hochwertige (und damit teuere) Modelle verfügen über eine Geräuschreduzierungsfunktion, mit der mehrere Mitarbeiter bequem in einem Raum arbeiten können. Im Allgemeinen sparen Sie dank der guten Ausrüstung zusätzliche Quadratmeter und somit Mietkosten.

2. Virtuelle Nummer kaufen

Sie haben bereits Ausrüstung gekauft und Mitarbeiter eingestellt, jetzt müssen Sie Anrufe entgegennehmen und Anrufe tätigen. Dafür werden virtuelle Nummern benötigt.

Sie können die Nummern für beliebiges Land oder Stadt auswählen , aber nicht vergessen: die Leute beantworten Anrufe und rufen selbst eher Nummern der Stadt an, in der sie ein Produkt oder eine Dienstleistung kaufen möchten. Wenn Ihr Unternehmen nicht vor Ort vertreten ist und Sie im ganzen Land verkaufen oder unterstützen möchten, empfehlen wir, die Nummer 0800 anzuschließen die für alle Anrufer kostenlos ist. Bei uns finden Sie die Nummern 0800 in 80 Ländern der Welt.

Alle virtuellen Nummern sind mehrkanalig - das heißt, sie haben mehrere eingehende Leitungen (damit Ihre Mitarbeiter Anrufe parallel empfangen könnten). Die Anzahl der externen Kanäle (für parallele ausgehende Anrufe von einer Nummer) hängt jedoch vom ausgewählten Tarifpaket ab. Wenn Sie mehr als 20 Mitarbeiter haben, die lieber ausgehende Anrufe tätigen, empfehlen wir die Auswahl des Tarifpakets „Korporation“ (Tarifpakete sind nach Regionen aufgeteilt).

Und vor allem sind alle eingehende Anrufe an virtuelle Nummern (außer Anrufe an 0800 Nummern), die über das Internet eingehen, völlig kostenlos.

3. Sprachmenüs (IVR) erstellen

Die Nummern sind aktiviert, jetzt können Sie mit der Konfiguration der Funktionen einer Cloud-Telefonanlage fortfahren.

IVR ist die Stimme eines Autoinformers, die dem Anrufer hilft in Ihren Diensten klar zu kommen. Durch die ordnungsgemäße Einrichtung des Menüs können Kunden keine Zeit damit verschwenden, die Gründe für den Anruf zu erläutern, und Ihre Mitarbeiter beginnen sofort mit dem Kunden zu arbeiten.

4. Geschäftszeiten einrichten

Während der Arbeitszeit werden alle Anrufe gemäß dem von Ihnen entwickelten Schema an Ihre Mitarbeiter geleitet. Außerhalb der Geschäftszeiten werden die Anrufe an eine persönliche Handynummer (wenn die Anrufe Ihrer Kunden eine sofortige Antwort erfordern) oder an einen Anrufbeantworter weitergeleitet. In diesem Fall wird die Nummer den Anrufenden aufgezeichnet und Ihre Mitarbeiter können später zurückrufen.

5. Erweiterte Einstellungen

Aktivieren Sie die Gesprächsaufnahme

Aufzeichnungen sind das Wichtigste im Geschäft - Informationen. Mit ihrer Hilfe können Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter kontrollieren, den Service verbessern und sie zur Beilegung von Streitigkeiten verwenden.

Darüber hinaus wird diese Option buchstäblich mit einem Klick aktiviert.

Integration in CRM-Systeme

Ein Muss für einen effektiven Call Centers. Durch die Integration können die Mitarbeiter mit einem Klick Anrufe tätigen, den Kundenstamm systematisieren, einen vollständigen Beziehungsverlauf führen und wichtige Aufgaben festlegen.

Es gibt viele CRM-Systeme auf dem Markt. Wir empfehlen Ihnen, sich unser ZCRM genauer anzusehen. Es ist vollständig in eine Cloud Telefonanlage integriert, hat keine Einschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Mitarbeiter, die gleichzeitig im System arbeiten. Zusätzlich zu den erforderlichen Funktionen können Sie Aufgaben planen und deren Implementierung überwachen

Und natürlich ist ZCRM absolut kostenlos, was perfekt in das Konzept der Budgetierung passt.

Zusätzliche Funktionen aktivieren

Und das ist nur die Grundfunktionalität. Mit der API können Sie alles entwickeln und implementieren, was Sie benötigen.

Dank der API können Sie beispielsweise die Funktion für die Predictive Dialing implementieren, die für Call Center so nützlich ist. Predictive Dialing wird verwendet, um die Wartezeit für die Mitarbeiter bei dem Anruf zu verkürzen. Der Anrufer muss das Telefon erst dann abheben, wenn der Teilnehmer den Anruf beantwortet hat. Autocalling (oder Predictive Dialing) wird mithilfe der Methode / v1 / request / callback / und des vorhergesagten Parameters implementiert.

Wie Sie sehen, ist die Einrichtung eines voll funktionsfähigen und guten Call Centers nicht schwierig und kann recht budgetär sein. Und Heutzutage müssen Sie nicht einmal ein Büro dafür mieten oder sich geografisch in der richtigen Stadt befinden.

Alles kann ohne Qualitätsverlust aus der Ferne arbeiten