Wie man im Sommer einen Kundendienst oder Telefonverkaufsservice ohne Mitarbeiter im Büro aufrechterhalten kann.

Der Sommer steht vor der Tür, aber dank des Internets können Unternehmen nicht mehr das Schild aufstellen, auf dem früher stand "Wegen Urlaub geschlossen". Kunden verstehen nicht mehr, warum ein Service oder eine Antwort auf ihre Fragen, Probleme oder Bedürfnisse nicht verfügbar ist, nur weil es August ist. Der Vorteil ist das Netz, das jedem Unternehmen die Möglichkeit gibt, Abhilfe zu schaffen und seine Präsenz und Kommunikationskanäle zu jeder Jahreszeit 24/7 aufrechtzuerhalten.

Sie haben kein Ersatzgerät, um während der Feiertage ans Telefon zu gehen? Es kann in 10 Minuten eingerichtet werden.

Das große Problem für viele Unternehmen ist, dass in den Monaten Juli und August die überwiegende Mehrheit ihrer Mitarbeiter den Urlaub konzentriert. Daher ist es vor allem für kleine und mittlere Unternehmen schwierig, ein ähnliches Niveau im Service aufrechtzuerhalten wie im Rest des Jahres. Ganz zu schweigen von denjenigen, die ihr Geschäft auf den Telefonverkauf stützen und es sich nicht leisten können, dass in einem Monat die Zahlen zurückgehen, nur, weil es weniger "Hände" gibt, die ans Telefon gehen.

Andererseits ist es organisatorisch als auch wirtschaftlich ein Problem, Urlaubsvertretungen mit der notwenigen Qualifikation zu stellen für eine Person/ Position, die in der Regel nicht länger als ein oder zwei Wochen fehlt. Die Realität ist jedoch, dass es nicht notwendig ist, jemanden "mitzubringen", da eine virtuelle Telefonanlage uns erlaubt, so viele Backup-Positionen für unsere Mitarbeiter zu schaffen, wie wir wollen, und das auf die flexibelste Weise.

Dienste wie Zadarma, die ebenfalls kostenlos sind, ermöglichen es Ihnen, auf einer virtuellen Nummer, die Sie das ganze Jahr über nutzen können, so viele Durchwahlen und Benutzer einzurichten, wie Sie benötigen, ohne dass Mitarbeiter im Büro sein müssen. Sie benötigen nur einen mit dem Internet verbundenen Computer, um in 10 Minuten mit der Arbeit zu beginnen zu können.

Dadurch ist es möglich, Aushilfsteams einzustellen, die den Urlaub derjenigen abdecken, die ausfallen, und diese Arbeit sogar flexibler zu gestalten, da sie sie von zu Hause aus und sogar zu Zeiten erledigen können, die für die Abdeckung des Dienstes geeignet sind, also zu einer Zeit, in der die meisten Menschen Urlaub und Ferien haben.

Und wie prüfe ich, ob dieses Team es richtigmacht?

Diese Befürchtungen haben viele Geschäftsführer, wenn sie mit der Situation konfrontiert werden, dass Personen, die sie nicht kennen, von zu Hause aus Anrufe von Kunden ihres Unternehmens entgegennehmen.

Die Antwort liegt in demselben Cloud-Telefonie-System, das Ihnen hilft, Feiertage und Urlaubszeiten mit neuen Betreibern zu überbrücken. Wenn Sie sich für Zadarma entscheiden, haben Sie auch vollständige Berichte der Anrufstatistiken für jeden Mitarbeiter zur Hand, sowohl für empfangene als auch ausgegebene Anrufe. Und mit dem Sprachanalyse-Tool können Sie sogar "lesen", was in allen Telefongesprächen der Mitarbeiter gesagt wurde.

Die Integration von Technologien wie Spracherkennung und Transkription von Gesprächen bedeutet, dass man nicht neben jedem Mitarbeiter stehen muss, um zu beurteilen, ob er seine Arbeit gut macht. Es stimmt zwar, dass es unmöglich ist alle Gespräche zu lesen, aber hier kommt der zweite Teil der Gleichung ins Spiel, der auf den beiden oben genannten Tools basiert: die Sprachanalyse.

Da Sie alle Anrufe jeder Person aufzeichnen und transkribieren, können Sie auch ein komplettes und automatisches Berichtssystem einzurichten, mit dem Sie in Echtzeit verfolgen können, wie Dinge erledigt werden. Es ist möglich, Situationen zu erkennen, wie z. B. das Niveau der Kundenbeschwerden auf den einzelnen Mitarbeiter bezogen. Oder das genaue Gegenteil, - die Kundenzufriedenheit, die erreicht wird. Desweitern ist es möglich, unterschiedliche Verhaltensweisen oder Veränderungen bei den Bedürfnisse der Anrufer zu analysieren, um das Angebot oder Dienstleistungen an die Saison anzupassen.

Bei ganzjähriger Nutzung ermöglicht es auch die Analyse der Strategien und Praktiken, die sowohl zu einer besseren Lösung von Vorfällen, als auch - im Falle des Telefonverkaufs - zu mehr Erfolg in Form von mehr Umsatz führen. Dadurch haben Sie Guideline und Strategie, die sofort bei der Schulung neuer Mitarbeiter für Urlaubsvertretung angewandt werden kann, und in Echtzeit zu überprüfen, ob sie anwendet wird.

Die Flexibilität und Bedienbarkeit einer virtuellen Telefonanlage macht sie zum perfekten Werkzeug, um in wenigen Minuten einen qualitativ hochwertigen Kundenservice oder Telefonverkaufsservice für Vertretungen. Wobei konsequent angewandte Sprachanalytik hilft, Umsatz und Exzellenz zu steigern.