Wofür wird eine virtuelle Telefonanlage in einer Schule oder Universität benötigt?

Wenn wir von einer virtuellen Telefonanlage sprechen, denken die meisten nur an Callcenter oder Telefonverkauf, aber in Wirklichkeit handelt es sich um ein Kommunikationsinstrument, das in Dutzenden von Bereichen eingesetzt werden kann, um Abläufe und das Funktionieren jeder Einrichtung zu verbessern. Für den Bildungsbereich beispielsweise birgt sie ein enormes Potenzial und ihre Anwendungen ermöglichen es sowohl staatlichen als auch privaten Einrichtungen im Wettbewerb einen Sprung nach vorn zu machen.

Es gibt mehrere Bereiche, in denen es entscheidend sein kann, den Schritt vom "klassischen" Telefon zu einer modernen, auf Cloud-Technologie basierenden Lösung zu wagen. Dabei geht es nicht nur darum die Entgegennahme von Anrufen auf dem Festnetz des Zentrums über ein Mobiltelefon oder einen Computer bequemer zu machen. Alles, was mit dem Sprung zur IP-Telefonie einhergeht, wird in den kommenden Jahren den Unterschied ausmachen.

Bessere Anrufverwaltung

Für das einfache Management von Telefonzentralen. Über ein individuelles Sprachmenü kann jeder Anrufer seinen Gesprächspartner oder sein Gesprächsziel auswählen. Viele werden jetzt sagen: "Das ist doch nicht so neu". Es stimmt, dass Sprachmenüs nichts Neues sind... aber die klassischen Menüs erfordern, dass jede Person eine physische Nebenstelle hat und den Hörer vom Schreibtisch abnimmt. Mit einer virtuellen Telefonzentrale verschwinden diese Einschränkungen. Sie können so viele Erweiterungen erstellen, wie sie wollen, was mit dem Aufschwung des E-Learnings an Bedeutung gewonnen hat. Menschen am Telefon können überall auf der Welt sein, denn alles, was sie brauchen um Anrufe zu empfangen und zu tätigen, ist ein Computer oder Smartphone.

Nationale und einheitliche Festnetznummern

Andererseits können alle Personen, die die Cloud Telefonanlage nutzen, dieselbe Telefonnummer haben. Das heißt, unabhängig davon, ob es sich um ein Lehrer- oder ein Verwaltungsteam handelt, die in ihren eigenen Räumen sitzen, werden die von ihnen getätigten Anrufe beim Empfänger immer mit der gleichen Nummer identifiziert. Gleichzeitig können Sie als Institution mit internationaler Ausrichtung, in jedem Land eine lokale Telefonnummer für Service, Informationen und Kontakt anbieten, die von Menschen bearbeitet werde, die sich vielleicht in einem anderen Land befinden. Auf diese Weise ist es möglich, internationale Studenten, die einen Kurs besuchen, besser zu betreuen oder E-Learning-Möglichkeiten der Organisation zu erweitern, auch wenn sich ihr Hauptsitz in einem anderen Land befindet.

Vollständige Identifizierung von Studenten, Lehrern oder anderen Personen, die mit Ihnen Kontaktaufnehmen.

Doch nicht genug damit, die entscheidenden Vorteile liegen in "intelligenten" Teil einer virtuellen Telefonanlage. Bei SIP Telefonie können Sie jeden Anrufer identifizieren und vor Annahme eines Anrufs feststellen, ob es sich um einen Schüler, ein Elternteil, einen Lehrer oder eine andere Person handelt. Dies ist das berühmte CRM, das von vielen Call-Centern verwendet wird. Angewandt auf den besonderen Fall des Bildungsbereichs ermöglicht es die Anrufweiterleitung an die zuständigen Personen (Lehrer, Direktoren, Verwaltung usw.). Zusätzlich ermöglicht es die vollständige Aufzeichnung und Auswertung von Anrufen über Basisdaten (Eingangsdaten, Ansprechpartner, Dauer, Gesprächsaufzeichung usw.) oder spezifische Daten, die Sie selbst definieren (eingeschriebene Kurse, ausstehende Gebühren, Beschwerden usw.).

Neue Möglichkeiten durch intelligente IP-Telefonie-Funktionen

Es lohnt sich, einen Blick auf die oben erwähnten Funktionen zu werfen, insbesondere auf die kostenlose Spracherkennung und Sprachanalyse bei Zadarma. Jeder Anruf kann in der Cloud mit einer Audioaufzeichnung und Text gespeichert werden, der während des Anrufs gesagt wurde. Dies sind wichtige Dokumente, um beispielsweise einen telefonischen Anmeldedienst mit allen rechtlichen Garantien anbieten zu können. Es ermöglicht auch, verschiedene Analysen durchzuführen, um am Beispiel einer Hochschule herauszufinden, an welchen Tagen die meisten Anrufe mit der Bitte um Informationen über einen bestimmten Kurs oder ein bestimmtes Fachgebiet eingehen, welche Beschwerden am häufigsten auftreten oder ob ein Dozent für seine Methoden besonders geschätzt wird. Die Beispiele für die Analyse sind endlos, ebenso die Möglichkeiten ihrer Anwendung, sowohl im Hinblick auf Verwaltung und Förderung des Lehrpersonals, Kontrolle wiederkehrender Probleme als auch Optimierung von Werbe- und Verkaufsförderungskampagnen zu optimierten Zeiten und Personengruppen.

Kurz gesagt, der Wechsel von einer "klassischen" Telefonleitung zu einer virtuellen Telefonanlage in einem Bildungsbetrieb ist viel mehr als nur eine "digitale" Umstellung oder die Möglichkeit, Anrufe über einen Computer oder ein Mobiltelefon zu beantworten. Dies ist ein notwendiger Wandel in einer Zeit, in der es nicht mehr möglich ist, die gesamte Kommunikation manuell zu verwalten, und wir die Möglichkeiten nutzen müssen, die die Verlagerung unserer Anrufe in die Cloud bietet.