VoIP Telefonanlage einfach erklärt

• Was ist eine VoIP Telefonanlage?
• Wie funktioniert die VoIP Telefonanlage?
• Die Vorteile einer modernen VoIP Telefonanlage (aus der Cloud)
• Die Nachteile einer VoIP Telefonanlage
• Welche Anforderungen gibt es bei der VoIP Telefonanlage?
• Die Kosten einer VoIP Telefonanlage
• Welche VoIP Telefonanlage ist die richtige für mein Unternehmen?

Die Digitalisierung der Gesellschaft hat auch mittlerweile die meisten der alten Telefonanlagen komplett ersetzt. Heute kommt sowohl in kleinen als auch großen Unternehmen fast nur noch eine moderne VoIP Telefonanlage zum Einsatz. Diese bietet seinen Nutzern nämlich viele Vorteile und Funktionen, die es vorher einfach nicht gab. Zudem ist sie als Cloud-Variante schnell und einfach aufgesetzt, ohne dabei hohe Investitionskosten beim Unternehmen zu verursachen.

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, was genau eine moderne IP Telefonanlage ist und wie sie funktioniert. Danach gehen wir im Detail auf die Vorteile, die Einrichtung sowie Kosten ein, um Ihnen einen guten ersten Überblick zu dem Thema zu geben.

Was ist eine VoIP Telefonanlage?

Während eine klassische Telefonanlage auf das veraltete Telefonnetz setzt, um Gespräche zu übermitteln, nutzt die VoIP-Telefonanlage das Internet. Sie wandelt dazu die Inhalte in Datenpakete um und übertragt diese an den Gesprächspartner. Deswegen spricht man auch oft von der Internet-Telefonie, da es sich im Grunde genommen einfach um Telefonieren über das Internet handelt. In Fachkreisen fällt hingegen auch das Wort IP PBX oder Cloud PBX sehr oft, je nachdem, ob es sich um eine Cloud-Lösung handelt.

Dabei setzt die Anlage auf das Netzwerkprotokoll SIP (Session Initiation Protocol), und mithilfe eines VoIP-Gateway lassen sich VoIP-Telefonanlage ohne viel Aufwand sogar an das alte Telefonnetz anschließen. Aber auch in diesem Fall erfolgt die Übertragung letztlich über das Internet. Ein VoIP-Telefon funktioniert dann letztlich so wie eine Messenger-App, über die man Anrufe tätigen kann. Zwei oder mehrere Gesprächsteilnehmer kommunizieren problemlos mithilfe des Internets.

Es gibt die Möglichkeit, eine VoIP-Telefonanlage lokal zu betreiben oder als Cloud-Telefonanlage von einem Anbieter bereitstellen zu lassen.

Lokale IP Telefonanlage im Unternehmen

Hierbei handelt es sich um den klassischeren Nachfolger der analogen Telefonanlage, die auf dem Unternehmensgelände installiert wird. Insbesondere große Unternehmen oder internationale Konzerne haben diese Lösung damals bevorzugt, auch weil Sie den Platz und die nötigen Fachkräfte haben, die sich darum kümmern können. Die Investitions- und Wartungskosten können jedoch selbst für größere Unternehmen sehr hoch sein, weshalb Lösungen aus der Cloud immer beliebter werden.

Cloud Telefonanlage aus dem Internet

Anders als bei der lokalen Anlage, greift der Kunde auf die Telefonanlage eines Anbieters zu, die er seinen Kunden in der Cloud zur Verfügung stellt. Kosten für Installation und Wartung entfallen also in der Regel komplett, weil diese als Dienstleitung von dem Anbieter der Cloud-Telefonanlage übernommen werden. Zudem bietet die Cloud-Telefonie in der Regel auch mehr Zusatzfunktionen, die weit über das einfache Telefonieren hinausgehen. Durch den Wegfall der hohen Einstiegskosten ist das oftmals die ideale Lösung für kleine oder mittelständische Unternehmen.

Wie funktioniert die VoIP Telefonanlage?

Im Grunde genommen gibt es immer drei Komponenten, die zum Einsatz kommen, egal ob bei der lokalen Installation oder bei einer Cloud-Lösung. Dazu gehören Endgeräte (Telefone), ein oder mehrere Server und das Internet. Die Endgeräte sind mit dem Server verbunden, der dann alle Gespräche über das Internet abwickelt. Haben Sie keine lokale Installation eines Servers, dann greifen Sie über die Cloud auf den Server des Anbieters zu.

Man spricht hierbei auch von einem SIP Trunk, der sogar problemlos verschiedene Endgeräte anbinden kann. Das macht die Lösung aus der Cloud besonders flexibel und mit allen möglichen Endgeräten von überall aus nutzbar. Sie können auf ein klassisches IP-Telefon setzen, oder aber vom Handy, vom Computer oder sogar mithilfe eines Browsers (Softphones) ganz normal Ihre Anrufe tätigen. Ihnen sind also in diesem Fall als Anwender praktisch keine Grenzen gesetzt.

Die Vorteile einer modernen VoIP-Telefonanlage (aus der Cloud)

Durch den Einsatz von Internet-Telefonie ergeben sich zahlreiche Vorteile, von denen Unternehmen heutzutage stärker denn je profitieren können. Besonders Cloud-Telefonanlagen liefern starke Argumente, die wir im Text bereits kurz angesprochen haben. Doch im Weiteren gehören dazu auch:

• Keine Installations- und Wartungskosten
• Einfache und schnelle Einrichtung
• Viele praktische Zusatzfunktionen
• Auch ohne Vorkenntnisse leicht zu bedienen
• Niedrige und transparente Betriebskosten
• Die VoIP-Telefonanlage ist sicherer als jemals zuvor
• Sie kann weltweit eingesetzt werden
• Cloud-PBX lässt sich bei Bedarf einfach skalieren

Keine Installations- und Wartungskosten

Während bei einer lokalen Installation natürlich weiterhin Installations- und Wartungskosten anfallen, lassen diese sich beim Einsatz einer Cloud-Telefonanlage komplett einsparen. Denn der zuvor erwähnte Server steht im Rechenzentrum des Anbieters, der für Sie sogar die Wartung übernimmt.

Das macht diese Option besonders für kleine oder mittelständische Unternehmen attraktiv, die oft gar nicht erst das Budget haben, eine eigene Telefonanlage zu installieren. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die mögliche Einsparung von Wartungspersonal, das aufgrund des steigenden Fachkräftemangels nur noch schwer zu finden ist.

Einfache und schnelle Einrichtung

Eine lokale Installation ist aber nicht nur teuer, sondern sie dauert auch wesentlich länger. Es vergehen nicht selten mehrere Monate, bis die Anlage geplant, bestellt, geliefert und installiert wurde. Die Einrichtung erfordert zudem weiteres erfahrenes Fachpersonal, das nicht immer gleich verfügbar ist.

Die Cloud Telefonanlage lässt sich meistens innerhalb von wenigen Minuten einrichten und sofort danach nutzen. Damit verschwenden Sie also auch keine wertvollen Ressourcen, die monatelang mit der Planung beschäftigt sind. Ihre Mitarbeiter können sich auf das Wesentliche konzentrieren und gleich loslegen.

Viele praktische Zusatzfunktionen

Nachdem Ihre Cloud PBX eingerichtet ist, können Sie die vielen Zusatzfunktionen nutzen, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Je nach Anbieter gibt es unzählige Funktionen, die sich sinnvoll in den Alltag integrieren lassen.

So können Sie im Handumdrehen ein Sprachmenü (IVR) aufsetzen, das alle Anrufer begrüßt und an die richtige Abteilung weiterleitet. Andere beliebte Funktionen sind personalisierte Warteschleifen, Gesprächsaufnahmen und umfassende Statistiken, mit denen Sie Ihre KPIs noch weiter schärfen.

Auch ohne Vorkenntnisse leicht zu bedienen

Viele Nutzer glauben, eine Telefonanlage zu bedienen, sei schwierig. Doch heutzutage setzen viele Anbieter auf übersichtliche Nutzeroberflächen, die es praktisch jedem erlauben, von Anfang an die Anlage richtig nutzen zu können. Ein langes Einarbeiten ist nicht mehr notwendig.

Besonders hilfreich sind dabei beispielsweise grafische Einstellungsassistenten, die auch komplexe Arbeitsabläufe einfach darstellen. Diese helfen Ihnen dann dabei, die Anlage genau auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen und einzustellen.

Niedrige und transparente Betriebskosten

Die Zeiten von horrenden Kosten bei Auslandsanrufen sind mit dem Siegeszug der Internet Telefonie endgültig vorbei. Heute muss niemand mehr 1 bis 3 EUR pro Gesprächsminute bezahlen, während genaue Tarife hinter verschachtelten und mehrseitigen Vertragsbedingungen versteckt werden.

Viele Anbieter möchten mit ihrer Cloud PBX transparente Tarife anbieten, die nicht nur günstig, sondern auch einfach zu verstehen sind. Im Normalfall bezahlen Sie als Kunde nur noch wenige Cents pro Minute, selbst wenn Sie eine ausländische Handynummer am anderen Ende der Welt wählen.

Die VoIP Telefonanlage ist sicherer als jemals zuvor

Zu Beginn gab es viel unberechtigte Kritik zur Sicherheit von Internet Telefonie, was auch an den vielen Gefahren des Internets lag. Fast täglich gab es neue Meldungen von gehackten Servern oder verschlüsselten Dateien aus anderen Bereichen, die nur nach einem Lösegeld wieder entschlüsselt wurden.

Doch VoIP Telefonie war aufgrund von sicheren Verschlüsselungstechnologien eigentlich niemals davon betroffen. Die meisten Angriffe gelangen wie bei allen Internetdiensten über schwache Passwörter, die viele Nutzer leichtfertig verwenden. Moderne Anbieter von Cloud-Telefonanlagen lassen nur noch sichere Passwörter zu oder bieten sogar Passwort-Generatoren an. Lesen Sie dazu auch unseren Artikel zum Thema Sicherheit.

Sie kann weltweit eingesetzt werden

Eine VoIP Telefonanlage aus der Cloud gibt Ihnen die Möglichkeit, sie von überall aus der Welt nutzen zu können. Das macht die internationale Zusammenarbeit in der Firma um einiges einfacher, weil Mitarbeiter nicht mehr an einem bestimmten Ort oder in einem bestimmten Land sein müssen.

Auf diese Weise können Sie sogar spielend leicht ein ganzes Call Center im Ausland aufsetzen, ohne ein eigenes Büro vor Ort haben zu müssen. Alles, was Sie benötigen, ist eine leistungsstarke Cloud Telefonanlage, zu der sich dann alle Mitarbeiter einwählen. Das geht beispielsweise problemlos von zuhause aus.

Cloud PBX lässt sich bei Bedarf einfach skalieren

Eine der größten Herausforderungen einer lokalen Installation, ist die limitierte Skalierbarkeit. Diese wäre eigentlich ein ganz erheblicher Nachteil, weil man mit steigendem Bedarf neue Kapazitäten kaufen und installieren müsste. Doch genau hier kann eine Cloud-Lösung Abhilfe schaffen.

Denn diese lässt sich ganz einfach jederzeit auf Ihre Bedürfnisse rauf- oder runterskalieren. Vertragslaufzeiten sind bei den meisten Anbietern sehr kurz (meistens sind das Monatspakete), Sie können also praktisch zu jederzeit mehr Ressourcen bestellen. Dabei gibt es keine Wartezeit, weil die Hardware beim Anbieter schon vorhanden ist.

Die Nachteile einer VoIP Telefonanlage

Es gibt jedoch auch ein paar Nachteile, die man mit der richtigen Vorbereitung durchaus vermeiden kann. Deswegen ist es so wichtig, den richtigen Anbieter für die VoIP-Telefonanlage zu wählen, besonders wenn Sie sich für die vorteilhafte Cloud-Variante entscheiden. Achten Sie auf folgende Punkte:

• Eine stabile Internetverbindung ist notwendig
• Mögliches Sicherheitsrisiko bei falscher Anwendung

Eine stabile Internetverbindung ist notwendig

Da Sie bei der IP Telefonie das Internet nutzen, um Ihre Sprachsignale zu übertragen, ist eine stabile Verbindung notwendig. Die Geschwindigkeit kann eine Rolle spielen, aber viel wichtiger ist eine konstante Datenübertragung ohne Abbrüche oder Schwankungen.

Bereits ein haushaltsüblicher DSL-Anschluss kann ausreichen, um ein ganzes Büro problemlos zu versorgen. Denn Voice-over-IP (VoIP) braucht lediglich 100 kbit/s pro Verbindung, was bei einer 50 Mbit/s Verbindung bis zu 500 Gespräche gleichzeitig erlauben würde.

Mögliches Sicherheitsrisiko bei falscher Anwendung

Es gibt zahlreiche Sicherheitseinstellungen, die einen absolut sicheren Einsatz von einer Cloud PBX erlauben. Doch nicht alle Anbieter beraten oder stellen diese vorab so ein, dass die Nutzer jederzeit sorgenfrei telefonieren können.

Der richtige Anbieter hingegen sorgt schon bei der Einrichtung Ihrer Cloud Telefonanlage, dass alle Einstellung ordnungsgemäßes beachtet wurden. Zudem unterstützt er Sie beispielsweise mit einem Passwort-Generator dabei, absolut sichere Passwörter zu erstellen. Damit sind Sie immer auf der sicheren Seite.

Welche Anforderungen gibt es bei der VoIP Telefonanlage?

Im Grunde genommen gibt es nur vier wichtige Aspekte zu beachten, bevor Sie eine Telefonanlage in Betrieb nehmen können, die VoIP nutzt. Wir erklären Ihnen als Nächstes die genauen Voraussetzungen dafür.

1. Lokale Installation oder Cloud Telefonanlagen Anbieter

Als Erstes brauchen Sie natürlich die Telefonanlage selbst (Backend). Sie haben dabei die zuvor erwähnten Optionen: Entweder Sie installieren einen Server bei sich auf dem Firmengelände, oder Sie greifen zu einem der vielen Anbieter einer Cloud Telefonanlage. Dieser fungiert dann als Ihr persönlicher SIP Anbieter und stellt Ihnen den Zugang bereit, über den Sie sich dann zur Nutzung einloggen.

2. Virtuelle Rufnummern

Wenn Sie die Telefonanlage weiterhin mit Ihrer alten Rufnummer nutzen möchten, ist das natürlich kein Problem. Es kann jedoch eine Portierung bei Ihrem neuen Anbieter notwendig sein, der dann die Nummer für Sie übernimmt. Alternativ können Sie bei der Cloud Telefonanlage sogar unbegrenzt viele virtuelle Rufnummern einsetzen, die Land- und Ortsvorwahl lässt sich dabei sogar frei wählen.

3. Endgeräte für VoIP (Hard- oder Softphones)

Es gibt hier ebenfalls mehrere Optionen, die Ihnen einen flexiblen Einsatz erlauben. Ein IP-Telefon (Hardphone) gleicht beispielsweise einem klassischen Telefon und die Nutzung ist absolut identisch. Doch eine moderne Cloud-PBX erlaubt Ihnen auch den Einsatz zahlreicher Softphones: Apps auf allen Geräten wie Computer, Handy oder Tablet und sogar ein Telefonieren über einen Browser.

4. Eine stabile Internetverbindung

Natürlich brauchen Sie eine stabile Internetverbindung, damit die Sprachqualität stimmt und es nicht zu Abbrüchen kommt. Aber die Anforderungen sind hier nicht sonderlich hoch, so reicht ein üblicher DSL-Anschluss in der Regel bereits vollkommen aus. Selbst die Nutzung aus dem Ausland stellt kein Problem dar, weil Anbieter einer Cloud-PBX nicht selten auf mehreren Kontinenten vertreten sind.

Die Kosten einer VoIP Telefonanlage

Es gibt wesentliche Unterschiede bei den Kosten, je nachdem, ob Sie auf eine lokale Installation oder auf eine Cloud-Lösung setzen. So fallen bei Ersterem hohe Investitions- und Wartungskosten an, die sich nur in den seltensten Fällen rechnen. Hinzu kommen die üblichen Betriebskosten zur Nutzung, die Sie mit Ihrem Telefonanbieter vereinbaren müssen. Es handelt sich bei der lokalen Installation also um eine langfristige Investition, verbunden mit allen üblichen Risiken.

Anders ist das bei einer Cloud Telefonanlage, denn hier gibt es im Ausnahmefall nur eine einmalige Einrichtungsgebühr. Die meisten Anbieter verzichten jedoch auch darauf. Normalerweise erfolgt die Nutzung gegen eine monatliche Gebühr für ein bestimmtes Paket sowie für die Anzahl an Sprachminuten. Zadarma verzichtet beispielsweise auf alle einmaligen Gebühren und Sie zahlen lediglich bedarfsgerecht für die Nutzung von virtuellen Rufnummern sowie die ausgehenden Gesprächsminuten. Dabei erhalten Sie Zugriff auf alle verfügbaren Funktionen.

Fazit: Welche VoIP Telefonanlage ist die richtige für mein Unternehmen? Lokal oder Cloud?

Die Planung, der Kauf sowie die Installation einer lokalen VoIP Telefonanlage lohnt sich heutzutage nur noch in den seltensten Fällen. Denn die einmaligen Investitionskosten sind sehr hoch, hinzu kommen laufende Wartungs- und Betriebskosten, zum Beispiel für einen eigenen Serverraum. Zudem greifen wegen der schwierigen Skalierbarkeit auch immer mehr internationale Konzerne zu einer VoIP Telefonanlage aus der Cloud.

Cloud-Dienste sind heutzutage nicht umsonst unaufhaltsam auf dem Vormarsch, denn sie bieten Anwendern zahlreiche Vorteile. Es gibt keine einmaligen Kosten und selbst die Betriebskosten sind in der Regel wesentlich niedriger als bei einer eigenen Telefonanlage. Hinzu kommt die hohe Flexibilität, die ein absolut risikofreies Rauf- oder Runterskalieren erlaubt. Abgerundet wird das Gesamtpaket durch die vielen nützlichen Zusatzfunktionen einer Cloud PBX.

Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie sich zu der günstigen und leistungsstarken Cloud Telefonanlage von Zadarma beraten.

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