IVR (Sprachmenü): Automatische Begrüßung Ihrer Anrufer

• Was ist ein IVR (Sprachmenü) und was bedeutet es?
• Welche typischen Einsatzbereiche gibt es?
• Was sind die Vorteile durch ein IVR?
• Praktische Tipps zur perfekten Einrichtung
• Fazit: Mit Interactive Voice Response den Kundenservice verbessern

Das Telefon gehört nach wie vor zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln zwischen Unternehmen und Kunden. Doch es kann auch schnell zu einer starken Belastung aller Mitarbeiter führen, besonders in Zeiten eines hohen Andrangs. Dann klingelt das Telefon praktisch permanent und Kunden warten vergeblich darauf, von einem Mitarbeiter begrüßt zu werden. Genau dieses Problem kann eine moderne Cloud-Telefonanlage dank IVR äußerst elegant lösen.

Denn es ist in der Lage, Ihre Anrufer per Sprachaufzeichnung zu begrüßen und an die richtige Abteilung weiterzuleiten. Dadurch sparen Sie Ihren Mitarbeitern kostbare Zeit und Kunden erreichen schneller den zuständigen Gesprächspartner.

Was ist ein IVR (Sprachmenü) und was bedeutet es?

Die Abkürzung IVR steht für „Interactive Voice Response“ und wird im Deutschen auch oft mit Sprachmenü oder Sprachdialogsystem gleichgestellt. Viele Menschen sind damit bereits bestens aus ihrem eigenen Privatleben vertraut, so setzen viele große Anbieter und Call Center auf solche elektronischen Helfer. Ein modernes IVR System begrüßt dabei den Anrufer per Sprachansage und er wählt selbst per Tastendruck, mit welcher Abteilung er sprechen möchte.

Aber aufgrund der Digitalisierung und vor allem dank neuester Cloud Technologien können selbst kleine und mittelständische Unternehmen heutzutage ein Sprachmenü einsetzen. Das alles erfordert keine aufwändige Installation oder Wartung, denn Sie können direkt über das Internet auf die Cloud Telefonanlage Ihres Anbieters zugreifen. Sollte Ihr Unternehmen also ebenfalls beim Telefon auf IVR setzen wollen, dann gelingt Ihnen das heute kostengünstiger denn je.

Welche typischen Einsatzbereiche gibt es?

Ein IVR ist aus vielen Bereichen gar nicht mehr wegzudenken, weil sonst kein effizienter Geschäftsbetrieb möglich wäre. Das sind vor allem riesige IVR Call Center und Dienstleister, die mit hohen Anrufaufkommen rechnen. Aber es sind auch zunehmend kleinere Unternehmen, die auf die hilfreiche Technologie setzen.

Die typischen Anwendungen sind dabei wie folgt:

• Schnelle Bearbeitung vieler Anrufer zur gleichen Zeit
• Weitgehende Automatisierung von Begrüßung und Weiterleitung
• Auslagerung der ersten Problem-Klassifizierung an den Kunden

Das alles führt nicht nur zu einer erheblichen Entlastung für alle Mitarbeiter, sondern hilft auch dabei, den Kundenservice zu verbessern. Denn Ihre Anrufer sind dadurch in der Lage, selbst den richtigen Ansprechpartner erreichen zu können.

Was sind die Vorteile durch ein IVR?

Attraktiv sind aber vor allem die vielen Vorteile, die sich dank IVR bei der Telefonie ergeben. Denn obwohl die Lösung sich heutzutage unglaublich einfach einrichten lässt, schafft sie dennoch erhebliche Wettbewerbsvorteile.

• Effizienzsteigerung und Entlastung: Durch den hohen Grad an Automatisierung steigern Sie dank IVR System im Handumdrehen Ihre Effizienz. Das führt auch zu einer spürbaren Entlastung Ihrer Mitarbeiter, weil Sie keine Ressourcen zur Begrüßung und Weiterleitung allokieren müssen.
• Verbesserung der Kundenzufriedenheit: Ihre Anrufer müssen nicht mehr so lange warten, um an den richtigen Ansprechpartner zu gelangen. Zudem haben Ihre Mitarbeiter aufgrund effizienterer Prozesse schlichtweg mehr Zeit, sich ausgiebig um die Kunden zu kümmern.
• Stärkung des Unternehmensimages: Eine Nummer mit dahinter geschaltetem IVR wirkt auf Anrufer besonders seriös und professionell. Außerdem gelingt damit jederzeit eine einheitliche Kundenansprache, was zur Stärkung des Images beitragen kann.
• Einsparung von Kosten: Letztlich hilft ein Sprachdialogsystem Ihrem Unternehmen dabei, hohe Kosten zu sparen. Denn die Begrüßung Ihrer Anrufer erfordert Ressourcen und dedizierte Mitarbeiter, die dank IVR selbst im Call Center nicht mehr notwendig sind.

Praktische Tipps zur perfekten Einrichtung.

Die moderne Cloud Telefonanlage von Zadarma ermöglicht es Ihnen, mit nur wenigen Schritten ein eigenes IVR System einzurichten. Beachten Sie sich jedoch dabei unbedingt unsere praktischen Tipps, um Ihren Anrufern das bestmögliche Erlebnis zu garantieren.

Halten Sie Ihr Sprachmenü immer so schlank wie möglich

Im Idealfall hat Ihr Menü lediglich eine Handvoll verschiedener Auswahlen. Setzen Sie dabei die gängigsten Abteilungen immer an den Anfang, damit ein Großteil der Kunden nicht die ganze Ansage hören muss. Es ist auch in Ihrem Interesse, dass Ihre Anrufer möglichst schnell zum richtigen Ansprechpartner gelangen. Respektieren Sie also unbedingt die Zeit Ihrer Anrufer.

Achten Sie bei der Wortwahl auf kurze und verständliche Sätze

Ein bekanntes Problem beim Einsatz eines IVR (Sprachmenü) sind überlange und unnötig komplizierte Sätze. Halten Sie es deswegen so einfach wie möglich. Kurze Sätze mit klarer Aussage sind dabei unglaublich wichtig, damit Ihre Kunden nicht lange warten müssen und bei der Ansage nicht die Konzentration verlieren. Wenn ein Kunde die Ansage zweimal hören muss, ist das bereits ein überaus negatives Anzeichen.

Beauftragen Sie einen professionellen Sprecher zur Aufnahme

Die Stimme und Tonalität können eine spürbare Wirkung auf Ihre Anrufer abstrahlen. Setzen Sie deswegen unbedingt auf einen professionellen Sprecher, der alle Nuancen der jeweiligen Landessprache perfekt beherrscht. Greifen Sie nur auf Ihre eigenen Mitarbeiter zur Aufnahme zurück, wenn diese über eine entsprechende Ausbildung oder Erfahrung verfügen.

Fazit: Mit Interactive Voice Response den Kundenservice verbessern

Ein zielgerichteter und effizienter Kundenservice am Telefon ist heutzutage ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal vieler Unternehmen. Es kann aber auch schnell hohe Aufwände verursachen, Kunden zu begrüßen und anschließend zu beraten. Genau hier kommt ein IVR ins Spiel, das Ihre Anrufer automatisch begrüßt und sie direkt an die richtige Abteilung weiterleitet.

Sie als Unternehmen sparen dadurch kostbare Arbeitszeit, die Sie zur Verbesserung Ihres Kundenservices einsetzen können. Es handelt sich also für beide Seiten um eine Win-win-Situation. Die moderne Cloud Telefonanlage von Zadarma kann Ihnen alle Vorteile von IVR und Telefonie bieten – es fallen zur Nutzung aller Funktionen keinerlei zusätzliche Kosten an.

Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie sich von uns beraten.