Con la oficina y los clientes en el bolsillo: centralita virtual y CRM para empresas de servicio ¿qué pueden ganar?

Una empresa sin oficina también puede aprovechar las ventajas que ofrece una centralita virtual. Es el caso que puede darse en una empresa de asistencia a domicilio que tiene en movimiento a todos sus miembros, reparando emergencias de fontanería, realizando pequeñas obras a domicilio, pintando una casa o arreglando un problema eléctrico con el ascensor, por citar solo unos ejemplos.

Este tipo de compañías suelen trabajar, en su mayor parte, respondiendo a las peticiones de aseguradoras apremiadas por los problemas de sus clientes que necesitan una asistencia rápida y eficaz. Dotar a cada empleado de un terminal con una línea de teléfono supone contar con una agenda interminable de teléfonos que no siempre es fácil de gestionar.

Con una centralita virtual, esos teléfonos se convierten en extensiones y automáticamente hemos tendido una red que nos permite contactar con cualquiera de los empleados en todo momento. Y es que con una simple app de softphone en el teléfono pueden estar permanentemente localizados y, además, conectados al CRM de la empresa.

Para una empresa que se mueve de aviso en aviso, es decir, resolviendo caso a caso de los clientes, conectar su comunicación con las fichas de los clientes es esencial. Es una de las grandes ventajas de la telefonía IP.

Pongamos un caso típico. Se recibe una llamada de un cliente, ya sea particular o de una aseguradora, en ese momento se crea una ficha con la conversación – que puede ser guardada para posterior consulta del operario que tiene que atender el aviso -, en la que tenemos todos los datos e historial de la incidencia.

Comunicación sin barreras cuando más se necesita

El coordinador que se encuentra atendiendo al teléfono puede asignar ese expediente a un agente de campo. Este suele estar ocupado, pero al volver a su vehículo podría consultar desde un Tablet o PC el CRM de la empresa y ver si tiene alguna novedad. Con un simple click no sólo podría ponerse en contacto con la base sino también con el cliente afectado, al que podría informarle de que está en camino y de cuál es su número de extensión. De esta forma, si ocurre algo, el usuario sólo tiene que volver a marcar el número de la empresa, habitualmente un teléfono fijo, y posteriormente, gracias al desvío de llamadas, contactar con el profesional que viene hacia su casa o con el que ha quedado. Esto también evita el tener que guardar números en la agenda, el de los operarios, que posteriormente no hacen nada más que molestar.

Por otra parte, un widget de llamada en la home puede transformarse en un teléfono de emergencias con el que, sólo haciendo click, los clientes puedan contactar con alguien que venga a ayudarles ante la rotura de una tubería, un problema eléctrico o una humedad que está destrozando la pintura de su casa.

Y es que lo que se consigue con la simbiosis de una centralita virtual y un CRM es eliminar las barreras a la comunicación. Y para una empresa que trata con gente que suele esperar una atención rápida a una situación, habitualmente, complicada es garantía de una buena publicidad en el boca a boca.

Mejor imagen y ahorro de costes

Hemos hablado hasta ahora de funciones, pero los costes son la otra cara de la moneda. Lo bueno es que pueden ser inexistentes. Da igual si la empresa es un autónomo con un taller y un par de empleados o una gran compañía de servicios, la flexibilidad de una centralita virtual hace que unos y otros puedan dar la misma imagen.

El coste de la centralita virtual gratuita, valga la redundancia, es cero. Es posible montarla en apenas cinco minutos, asignar las extensiones y conectar a todos los empleados al CRM, que en el caso de Zadarma, también es gratis.

Y listo, ya podemos empezar a funcionar, sólo nos quedaría elegir una tarifa en función del número de llamadas salientes y el tiempo de éstas, y un número virtual (o varios) lo que nos da presencia local aunque estemos atendiendo la llamada desde otra zona. Esto también nos permite tener desplegados equipos de profesionales, virtualmente, en cualquier lugar del mundo o colaborar con empresas locales que sólo tendrán que añadir nuestro softphone al móvil de sus empleados para atender nuestras peticiones.

Las posibilidades se disparan y las oportunidades de crecimiento para cualquier empresa de servicios se multiplican sin necesidad de invertir más que unos minutos para aprovechar toda la potencia que puede dar a su negocio la telefonía IP.