Cómo llevar tu negocio al mercado internacional en unos minutos

En un mundo globalizado en el que podemos hacer negocio y vender nuestros productos y servicios a clientes de cualquier punto del planeta, podría parecer que la internacionalización aún solo está al alcance de las grandes empresas y corporaciones, cuando es todo lo contrario.

Cualquier negocio puede dar el salto fuera de sus fronteras en unos minutos, sin necesidad de abrir una sede en esos países y manteniendo una presencia local en la zona. Los avances en la telefonía a través de Internet permiten esto gracias a varias herramientas, y la principal es el número de teléfono virtual.

Eso sí, internacionalizar no significa lo mismo en todos los negocios. Si vendes un producto físico, buena parte del trabajo está en la logística: envíos, aduanas, plazos de entrega y devoluciones. Si ofreces un servicio online (diseño, programación, consultoría, formación), el salto es todavía más sencillo, porque no hay nada que transportar. Y si vendes a través de un marketplace o de tu propia tienda, el reto está en la confianza: que el cliente vea que hay alguien de ese país al otro lado. En los tres casos, un número de teléfono de ese país es lo que convierte la venta a distancia en una presencia local.

¿Para qué sirve un número de teléfono virtual?

La respuesta es realmente sencilla: para lo mismo que un número de teléfono convencional, pero con la ventaja de que, como no tiene que estar asociado a una línea fija de ningún país, podemos contar con un fijo local en más de 100 países, independientemente de dónde esté la empresa.

Las funciones que refuerzan la expansión del negocio

Tener un número local en cada país es el primer paso, pero cuando el negocio crece en varios mercados a la vez surge un nuevo reto: ¿quién atiende esas llamadas a cualquier hora y en el idioma del cliente? ¿Cómo evitar perder el contexto de cada cliente entre países?

Zadarma cubre estas necesidades con un conjunto de funciones que se apoyan en esos números, y para sacarles partido conviene conectarlos a una centralita virtual.

1. La centralita virtual conectada a tu número

Con una centralita es con lo que vamos a aprovechar al máximo todas las ventajas de un número de teléfono virtual, especialmente si trabajamos en mercados internacionales.

• Grabaciones y estadísticas. Se puede activar la grabación de llamadas en una o varias extensiones, para escucharlas y estudiarlas después.
• Analítica de voz con IA. La analítica de voz con IA transcribe las llamadas y analiza las conversaciones con inteligencia artificial: detecta palabras clave, comprueba si se están cumpliendo los guiones y valora el tono de voz. Útil para supervisar si los agentes están dando una buena atención al cliente, también cuando atienden en otro idioma.
• Call tracking. Si llevas campañas internacionales (o nacionales), el call tracking te permite saber qué página ha generado esa llamada entrante. Combinado con los números locales, ayuda a medir qué mercados funcionan mejor antes de invertir más presupuesto en ellos.

2. Agente de voz con IA

Hablamos de un agente de voz con IA que se basa en modelos LLM y que, conectado a una centralita virtual, puede responder llamadas fuera de horario, en festivos o mientras tu equipo está ocupado.

Su configuración abre muchas oportunidades en diferentes mercados: puedes elegir el tipo de voz con el que se comunica y la velocidad del habla, y con Zadarma el agente atiende en más de 20 idiomas. Así puedes tener presencia en varios países sin contratar personal nativo en cada uno.

En lugar de darle guiones rígidos, puedes cargar documentos, enlaces de tu web o preguntas frecuentes para que el agente responda con información real, además de asignarle personalidades distintas (recepción, ventas, soporte técnico). Y cuando la consulta se le complica o el cliente pide hablar con una persona, el agente transfiere la llamada al departamento adecuado.

3. Integración con CRM

La centralita virtual de Zadarma se integra con las plataformas de CRM más populares, como Zoho, Salesforce, Bitrix24 y muchas más. Además, existe la posibilidad de conectar Teamsale, el CRM propio de Zadarma, donde cada llamada llega identificada con la ficha del cliente sin importar desde qué número virtual haya entrado, y los agentes pueden llamar directamente desde la plataforma sin cambiar de herramienta.

Ahí podemos consultar en cualquier momento la información y el historial de cada cliente, sea internacional o no, y asignarle tareas y acuerdos; por ejemplo, cuando se cierra la venta de un servicio.

¿Cuánto tarda en ponerse en marcha?

Si bien una compañía debe hacer un análisis de mercado y un plan para entrar en un nuevo país, configurar las comunicaciones para poder hacer y recibir llamadas como si las oficinas estuvieran allí es algo que se hace en minutos. Es más, no hace falta ni tener a todo el equipo que va a atender esos números en el mismo sitio o país: pueden estar repartidos por todo el mundo y atendiendo todos a la misma línea telefónica.

El proceso es tan sencillo como:

• Comprar un número de teléfono de un proveedor fiable.
• Activar una centralita virtual con ese número para poder utilizarlo y convertir cualquier ordenador, móvil o softphone en un terminal o extensión.
• Configurar los escenarios o recorridos de las llamadas para que lleguen al departamento o agente correspondiente. Algunos proveedores, como Zadarma, ofrecen editores visuales que hacen este trabajo muy sencillo, además de que podemos establecer horarios, contestadores automáticos, menús de voz, etc.

Un matiz importante: la configuración técnica se hace en minutos, pero antes hay que pasar la verificación. Cada país tiene sus propias exigencias, así que para conectar un número hay que aportar la documentación que pida ese país en concreto y, en algunos casos, indicar una dirección en el mismo país del número. La comprobación de los documentos suele tardar desde unos minutos hasta un día laborable.

Y ya podríamos, desde ese instante, promocionar el número de teléfono como la forma de contactar con nuestra empresa para, por ejemplo, los visitantes que lleguen a nuestra página web desde una IP concreta.

¿Quién puede necesitar esto?

Prácticamente cualquier empresa que tenga contacto, directo o indirecto, con clientes de otro país. Por ejemplo, simplemente vendiendo productos con envío internacional, podemos establecer números de teléfono locales para la atención de incidencias con los paquetes en aquellos países a los que llegan.

Y todos estos teléfonos pueden estar atendidos por el mismo equipo de personas, que simplemente tiene que ser capaz de hablar en el mismo idioma. Solo hay que pensar en la cantidad de países que comparten idiomas como el inglés, el francés o el español para hacerse una idea del alcance que podemos llegar a tener.

Especialmente puede ser útil en el caso de profesionales autónomos que dominan algún idioma y quieren ofrecer sus servicios de diseño, programación, etc. a nuevos clientes con los que pueden contactar mediante un número de teléfono local en aquellos países que tienen a su alrededor y que pueden visitar en apenas unas horas de avión para cerrar los acuerdos en persona, o directamente con una videollamada para ponernos cara.

OK, pero ¿cuánto cuesta?

Es la pregunta a la que, indudablemente, habrá llegado más de uno al leer este artículo. Las ventajas y las posibilidades están claras y son atractivas, pero en los negocios, al final, lo que tiene que cuadrar son los números.

Y al igual que la instalación era tremendamente sencilla y rápida, contar con un número de teléfono virtual para recibir llamadas internacionales es muy económico. Los paquetes de tarifas de Zadarma para el destino UE parten de 18 €/mes (Microempresa) y 36 €/mes (Empresa) con pago anual, e incluyen minutos de llamadas salientes, funciones adicionales de la centralita virtual y 2 y 5 números de teléfono virtual respectivamente. También hay paquetes para otros destinos (EE.UU./Canadá, América, Mundo), cada uno con sus propios minutos y números incluidos: merece la pena consultarlos y elegir el que corresponda a los países a los que más vas a llamar.

Y sin paquete de tarifas, un número de teléfono virtual de España cuesta desde 1,7 € al mes con pago anual. Las llamadas entrantes son gratuitas, salvo en los números 800 y 900. Para las salientes necesitas saldo en la cuenta, y basta con recargarla al menos una vez cada tres meses, por cualquier importe, para que la centralita siga siendo gratuita.

En definitiva: una empresa o un profesional no tiene por qué cerrarse a todas las posibilidades que hay en un mercado globalizado y, con una inversión mínima, puede ampliar su alcance en apenas unos minutos. Y si aún no lo crees, puedes probar los números de teléfono virtuales tú mismo.

Preguntas frecuentes

¿La integración de la centralita con mi CRM tiene coste adicional?

No. Con Zadarma, la integración con otros CRM no tiene coste adicional: desde el apartado «Integraciones y API» se puede conectar el CRM, y además dispones de API para conectar otros programas. También existe la opción de Teamsale CRM, que viene de forma nativa en la centralita de Zadarma y que puedes activar de forma gratuita desde ella.

Si mi negocio se expande a otros mercados, ¿es fácil añadir más líneas o extensiones?

Sí, es uno de los puntos fuertes de los números de teléfono virtuales. Se pueden añadir números de otros países en solo unos minutos y en poco tiempo tendrás presencia local en nuevos mercados. Del mismo modo, puedes crear nuevas extensiones para empleados o departamentos sin necesidad de instalaciones técnicas.

¿Puedo realizar llamadas salientes con el número virtual o solo sirve para recibir?

Se puede tanto recibir como realizar llamadas. Es importante contar siempre con saldo para poder hacer las salientes. En el caso de Zadarma hay paquetes de tarifas que incluyen números virtuales y minutos de llamadas: según el volumen de llamadas te conviene uno u otro. Ten en cuenta, además, que mostrar el número local como identificador en llamadas salientes no siempre está permitido: por ejemplo, desde enero de 2025 el regulador británico obliga a bloquear las llamadas internacionales que se presentan con un número fijo del Reino Unido. Cada número tiene sus propias condiciones de uso, así que conviene consultarlas antes de contratarlo.

¿Se pueden grabar las llamadas realizadas a los números virtuales?

Sí, la grabación de llamadas es una funcionalidad habitual en las centralitas virtuales. Se activa por extensión, así que puedes grabar solo las líneas que te interesen. Las grabaciones se guardan de forma segura en la nube y se escuchan desde el panel de control en cualquier momento; el espacio disponible depende de la tarifa.

¿Cómo se integran estas llamadas con el seguimiento de mis clientes?

Para hacer seguimiento de los clientes se puede integrar la centralita con un CRM, de modo que todas las llamadas queden registradas. Así se guarda el historial y las conversaciones, y se puede seguir al cliente de principio a fin.