¿Para qué le sirve una centralita virtual a una institución educativa?

Siempre que se habla de centralitas virtuales se piensa en call center, pero realmente, es una herramienta de comunicación que se puede aprovechar en decenas de ámbitos para mejorar la operativa y funcionamiento de cualquier institución. Por ejemplo, en el caso de las educativas, tiene un potencial tremendo y sus aplicaciones permiten dar un salto competitivo tanto a las públicas como a las privadas.

Son varias las áreas en las que puede ser vital dar el paso y dejar el teléfono “clásico” apostando por una solución más moderna y basada en la tecnología en la nube. Y no hablamos de, simplemente, que sea más cómodo recibir las llamadas al fijo del centro en el móvil o el ordenador. Todo lo que lleva incluido el salto a la telefonía IP es lo que va a marcar la diferencia en los próximos años.

Mejor gestión de las llamadas

En primer lugar, para la simple gestión del centro. Podemos crear un menú de voz a medida para que cada persona que nos llame pueda elegir el destino o persona con la que quiera hablar. Muchos dirán “pues eso no es algo tan novedoso”. Es cierto que los menús de voz no son algo nuevo… pero los clásicos necesitan que cada persona tenga una extensión física y descolgar el teléfono de su mesa. Con una centralita virtual todos esos límites saltan por los aires. Podemos crear tantas extensiones como queramos y, con el auge del e-learning es algo muy importante, las personas que contenten al teléfono pueden estar en cualquier sitio del mundo ya que lo único que necesitan para recibir y hacer llamadas es un ordenador con un navegador como Chrome o un smartphone.

Números fijos nacionales y unificados

Por otra parte, todas las personas que utilicen la centralita pueden compartir el mismo número. Es decir, independientemente de que incluso tengamos un equipo docente o de gestión distribuido cada uno en su casa, las llamadas que hagan siempre se identificarán en el receptor con el mismo número fijo. Pero al mismo tiempo, si tenemos una institución con vocación internacional, podemos ofrecer en cada uno de los países a los que nos dirigimos un número de teléfono local para información o contacto, atendido por personas que pueden estar en otro país. De esta manera es posible gestionar mucho mejor a los alumnos internacionales que vengan a hacer un curso o ampliar las posibilidades de e-learning de la organización, aunque su sede física esté situada en un país en concreto.

Identificación total de los alumnos, tutores o cualquier persona que se ponga en contacto con el centro

Pero no se quedan ahí las ventajas, de hecho, las mejores tienen que ver con la parte más “inteligente” de una centralita virtual. Dando el salto a la telefonía IP, podemos identificar a cada uno de los que nos llaman y, antes de contestar una llamada ya sea un alumno, padre o tutor u otra persona como puede ser un proveedor. Es el famoso CRM que utilizan muchos call centers, pero que aplicado al caso particular de la enseñanza, permite distribuir las llamadas al centro a sus responsables correspondientes (profesores, directores, administración, etc.) que tendrán siempre en pantalla una completa ficha de quien llama y que se genera tanto con datos automáticos (llamadas recibidas y realizadas a esa persona, duración, grabación de voz, transcripciones, etc.) así como con los que se aportan por los profesionales que los atienden (cursos matriculados, cobros pendientes, reclamaciones, etc.)

Posibilidades gracias a las nuevas funciones inteligentes de la Telefonía IP

Cabe detenerse un momento en capacidades como la mencionada, en el caso particular de Zadarma es gratis, de reconocimiento de voz y transcripción. Cada llamada se guarda en la nube tanto con el audio grabado como con el texto de lo que se ha dicho en ella. Son documentos vitales, por ejemplo, a la hora de poder ofrecer un servicio de matricula por teléfono con todas las garantías legales. Pero, además, nos permite hacer realizar diferentes análisis para descubrir, si pensamos en el ejemplo de una academia, en que fechas nos llaman más pidiendo información de un curso o especialidad en concreto, qué quejas son las más recurrentes o si algún profesor es especialmente apreciado por sus métodos. Los ejemplos de análisis son casi infinitos y sus aplicaciones también tanto a la hora de la gestión y promoción del equipo docente, controlar los problemas recurrentes y hasta optimizar las campañas de publicidad y promoción en las fechas y grupos de posibles alumnos más adecuados.

En definitiva, el paso de una línea de teléfono “clásica” a una centralita virtual en un centro educativo es mucho más que un simple cambio “a lo digital” o a poder contestar las llamadas con el ordenador o el móvil. Es un cambio necesario en los tiempos que corren donde ya no se puede estar anclado a una gestión manual de las comunicaciones y hay que aprovechar todas las posibilidades que ofrece pasar a la “nube” nuestras llamadas.