¿Tienes un hotel, casa rural, etc.? Todo esto puedes ganar con una centralita virtual

Un hotel es uno de los negocios a los que una centralita virtual puede aportar no sólo más valor para sus servicios sino un ahorro de costes realmente importante. Y es que se abre un mundo de posibilidades con las que una cadena hotelera puede fidelizar a sus clientes que, sabedores de lo que se van a encontrar en sus establecimientos, no sólo se fijarán en el precio por noche de la habitación sino en sus servicios.

Y es que al final, la configuración de un hotel parece hecha para una centralita virtual. Tenemos muchas habitaciones que pueden ser las extensiones y un nudo central, la recepción. Es más, es posible dotar a todos los clientes de una app que haga las veces de softphone con la que podrán comunicarse pulsando un icono en la pantalla con cada uno de los servicios del hotel – que no dejan de ser otras extensiones - para, rápidamente, resolver cualquiera de sus necesidades sin tener que aprenderse las combinaciones de teclas para llamar a recepción, solicitar algo para cenar de la cafetería o reservar cita en el spa.

Una explosión de posibilidades gracias a la telefonía IP

Lo que tenemos por detrás no es un servicio de telefonía, sino una red de comunicación que sólo necesita de una buena instalación de WiFi para funcionar y que no tiene por qué estar conectado a un único hotel. Si hay varios en la zona podría montarse un call center “central” que se encargue de atender las peticiones de todos los clientes de esta área, mientras el personal que se encuentra en el establecimiento, libre de esta tarea, puede optimizar su labor. Es más, no necesitan estar físicamente en la recepción, pueden moverse por todo el edificio sin dejar de llevar la centralita en el bolsillo a través de su teléfono móvil. Esto también permite, por ejemplo, contar con elementos que den servicio a varios de los hoteles de un radio determinado como podría ser entrega de comida en las habitaciones, al estilo de los “riders” de empresas como Glovo o Uber Eats.

Ni que decir tiene que el uso de una centralita virtual si, además, lo asociamos al CRM de la recepción ofrece posibilidades infinitas. Por ejemplo, se podría asignar la ficha de un cliente a una habitación y tener unificado el historial de visitas, peticiones y necesidades para, incluso, adelantarse a las peticiones del huésped. Además, es una herramienta de incalculable valor porque podemos, por ejemplo, mantener las grabaciones de las llamadas para momentos como el de un cambio de turno del personal en recepción que, sólo con echar un vistazo al ordenador, podría comprobar todo lo que queda pendiente por hacer para cada cliente.

Una cadena hotelera, por otra parte, con presencia en diferentes países limítrofes o con presencia de diferentes lenguas, como podría ser el caso de la península Ibérica en la que conviven portugués y castellano además de otros como catalán, euskera o gallego, podría contar con números virtuales para que los clientes llamen a un fijo local y, además, gracias a la posibilidad de contar con un menú de opciones en la llamada, ser atendidos en el idioma de su elección, aunque el call center esté realmente en otro sitio.

Aunque podríamos poner cientos de ejemplos, nos quedamos con uno más y no es otro que el de poder contar con algo tan básico como un botón de llamadas en la página web. Sólo con pulsar un botón, los clientes, sin necesidad de instalar nada en su ordenador o teléfono móvil, podrían realizar una llamada VoIP y contactar con la central de reservas o el mismo hotel para, en ese instante, reservar una habitación. Un contacto rápido y sin esperas, esencial para captar el momento y fidelizar a un cliente con un trato personal y no tan frío como el de un formulario online.

El coste, la gran ventaja para los hoteles

Y es que pensemos en lo que cuesta cablear un hotel, poner un teléfono en cada habitación, contar con una centralita para recoger las llamadas, personal que no se puede mover de la mesa en la que esté el auricular, etc etc etc.

Si se opta por una centralita virtual, para empezar, se elimina la necesidad de tener una física en la recepción. Un simple smartphone es lo que necesitan los empleados para gestionar las llamadas entrantes e internas que se realizan en el hotel, estén donde estén, desde el sótano hasta la azotea. Cómo adelantábamos antes, lo único que nos hace falta es una sólida red WiFi, estudiada para que no existan “puntos negros” y así, poder vehicular la VoIP a través de ella.

El coste en tiempo y dinero de instalar una centralita virtual es mínimo y, sobre todo, adaptado a cualquier tipo de negocio hostelero. Desde una pequeña casa rural que tiene un puñado de habitaciones, que con una centralita virtual gratis podría solucionar con unos paquetes de tarifas, hasta un gran hotel que necesitaría algo más completo, que en Zadarma llegan a los 36 euros al mes como máximo.