Desbloqueando el potencial de la Centralita VoIP en la nube: Guía Completa

• Comprendiendo la centralita en la nube
  • ¿Qué es una centralita en la nube?
  • ¿Cómo funciona una centralita en la nube?
  • Beneficios y ventajas de la centralita en la nube
  • Pros y Contras de esta Solución
• Explorando la Centralita VoIP
  • Definición y Funcionamiento de una Centralita VoIP
  • Pasos para Implementar una Centralita VoIP
  • Consideraciones para la elección de una Centralita VoIP
• Comparando la centralita VoIP con la tradicional: ventajas

La tecnología detrás de las comunicaciones, y en especial de las empresariales, ha dado unos pasos de gigante en los últimos años gracias a las posibilidades que ofrece Internet para abandonar la vetusta línea telefónica de cable. Las llamadas han pasado a transformarse en datos y con ellas, la forma en la que se gestionan las comunicaciones de manera profesional ha evolucionado a plataformas mucho más flexibles y eficientes gracias a factores y elementos como la telefonía IP o la centralita en la nube o VoIP.

Comprendiendo la centralita en la nube

¿Qué es una centralita en la nube?

Una centralita en la nube, VoIP o virtual son términos sinónimos. También se puede conocer como PBX (siglas que significan Private Branch Exchange). Todas sirven para identificar un sistema telefónico que opera a través de Internet, pero haciendo hincapié en ciertos factores en cada momento.

Es decir, por ejemplo, cuando se menciona el término “centralita en la nube” o centralita virtual se quiere destacar que aprovecha servidores remotos para gestionar las llamadas en lugar de utilizar hardware físico.

¿Cómo funciona una centralita en la nube?

El funcionamiento de una centralita en la nube quiere decir que todo el sistema de comunicación, habitualmente de una empresa, no está dentro del recinto de la misma, sino que está alojado en un servidor externo.

Los usuarios se conectan a la centralita en la nube mediante dispositivos como teléfonos IP, softphones o aplicaciones de comunicación, tanto desde sus ordenadores como teléfonos móviles. La centralita virtual, dirige las llamadas entrantes y salientes y gestiona las extensiones de los usuarios, como lo haría una centralita clásica, pero su potencial radica en que ofrece una variedad de funciones avanzadas que no se pueden alcanzar con otra tecnología siendo también una tecnología más resiliente dado que los proveedores suelen estar preparados con varios sistemas en paralelo por si hay problemas con algún servidor.

Beneficios y ventajas de la centralita en la nube

La centralita en la nube ofrece numerosos beneficios para las empresas, incluyendo:

• Reducción de costes: elimina la necesidad de invertir en equipos de telecomunicaciones y se puede acceder no sólo a llamadas gratuitas sino a tarifas de llamadas internacionales de coste muy reducido.
• Escalabilidad: es posible agregar o eliminar líneas telefónicas según las necesidades de una empresa, adaptándose a las necesidades cambiantes de un negocio, lo que la convierte en una solución ideal para empresas en crecimiento o aquellas que tienen periodos del año con picos especiales de trabajo.
• Acceso remoto: Los empleados pueden acceder a la centralita desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que facilita el trabajo remoto.
• Funciones avanzadas: ofrece una amplia gama de funciones avanzadas, como IVR (respuesta de voz interactiva), conferencias telefónicas, análisis o seguimiento de llamadas en tiempo real.
• Ahorro de tiempo y recursos: elimina la necesidad de mantenimiento y actualización de hardware, dado que siempre es compatible con cualquier equipo conectado a Internet capaz de ejecutar un navegador.
• Integración sencilla: es posible integrar fácilmente una centralita en la nube con otras aplicaciones empresariales, como CRM y herramientas de colaboración.
• Mejora de la atención al cliente: las funciones avanzadas permiten una atención al cliente más eficiente y personalizada.

Pros y Contras de esta Solución

Algunos de los aspectos más positivos se han mencionado ya como podrían ser la reducción de costes operativos y de inversión inicial, la facilidad de ampliación o reducción según las necesidades del negocio, ausencia de problemas de actualización ya que todo se hace sobre el servidor y no depende de software instalado en los equipos o la enorme variedad de funciones que puede integrar.

Como todo en este mundo, no hay nada perfecto y hay que tener en cuenta algún punto menos positivo como:

• Calidad de las llamadas: depende del ancho de banda de la fibra. Sin embargo, actualmente, es casi imposible tener problemas de comunicación en las llamadas debido a la velocidad media de las conexiones que supera los 100 Mbps.
• Seguridad: es otro factor que vigilar para la protección de los datos de la empresa. Afortunadamente, la mayoría integra potentes sistemas de cifrado punto a punto basadas en algoritmos digitales que garantizan la privacidad de las comunicaciones.
• Coste mensual: es cierto que, además de la línea de Internet, hay proveedores de centralitas IP que cobran un coste mensual. Sin embargo, es posible poner en marcha un sistema 100% funcional para una empresa con opciones gratuitas como la de Zadarma.

Explorando la Centralita VoIP

Definición y Funcionamiento de una Centralita VoIP

Cuando se menciona el término centralita VoIP, o centralita telefónica IP, se quiere hacer foco en que se está utilizando para las comunicaciones de la empresa el Protocolo de Voz sobre Internet (VoIP). Es decir, en lugar de manejar líneas telefónicas tradicionales, la centralita VoIP transmite las llamadas a través de Internet, convirtiendo la voz en datos digitales y transmitiéndolos a través de la red IP.

Pasos para Implementar una Centralita VoIP

La implementación de una centralita VoIP implica los siguientes pasos:

1. Evaluación de necesidades: identificación de las necesidades de comunicación de la empresa y definición de los requisitos que se van a necesitar (número de extensiones, servicios avanzados – análisis de llamadas, buzón de voz, editor de escenarios en tiempo real, … -, integración con CRM, etc.)
2. Selección del proveedor: análisis de la propuesta de los diferentes proveedores de servicios de VoIP y centralita virtual.
3. Configuración de hardware y software: instalación de teléfonos IP y/o software de centralita VoIP en los dispositivos de los empleados. Sin embargo, al menos las opciones más avanzadas como la antes mencionada de Zadarma, ya permiten el acceso online desde un navegador a todos los servicios sin necesidad de software adicional.
4. Configuración de la centralita: toca ahora trasladar las necesidades a la configuración de la centralita estableciendo las extensiones, las reglas de enrutamiento y las funciones avanzadas según se hayan planteado.
5. Pruebas y capacitación: siempre es recomendable realizar unas llamadas de prueba para comprobar que todo funciona y dedicar un pequeño tiempo de formación al equipo, sobre todo a los managers, en el uso, sobre todo, de las funciones avanzadas como puede ser el análisis inteligente de la transcripción de las llamadas.

Consideraciones para la elección de una Centralita VoIP

Al seleccionar una centralita VoIP o, mejor dicho, el proveedor que nos la ofrece, es recomendable tener en cuenta algunos factores como la calidad de llamada que se ofrece, con especial énfasis en el dato de baja latencia que se publicita y las posibilidades de escalar el proyecto – y la diferencia de coste que esto supone entre unos proveedores y otros -.

Además, también hay otros elementos como los algoritmos y el cifrado que se ofrece para las comunicaciones o la compatibilidad, es decir, las posibilidades de integración con las aplicaciones y servicios empresariales que ya se están utilizando como puede ser el CRM.

Comparando la centralita VoIP con la tradicional: ventajas

Repasando todo lo comentado hasta ahora, las diferencias son evidentes entre una centralita en la nube, VoIP o virtual. En primer lugar, ofrece un enorme ahorro de cargos por llamadas internacionales, de larga distancia e, incluso, entre los propios trabajadores de la empresa. A esto hay que añadirle el impacto que tiene en los gastos la desaparición de cualquier tipo de mantenimiento o reposición de hardware.

Por otra parte, lo que en la centralita VoIP son unos minutos y cambiar la configuración en un menú online para aumentar, por ejemplo, el número de extensiones o la forma de gestionar las llamadas, en una centralita tradicional supone un gasto en horas y recursos de personal en forma de instalación de equipos, cables, etc.

Ni que decir tiene que el “teletrabajo” es imposible con una centralita tradicional, que lo único que podrá es desviar las llamadas – de nuevo, más costes – mientras que con una VoIP se puede contestar al teléfono y extensión de la empresa como si se estuviera sentado en la mesa de la oficina, pero desde cualquier lugar del mundo.

Por último, la integración con los sistemas de gestión empresarial como podría ser un CRM es sencilla y transparente mientras que no está garantizado en el caso de una tradicional. Y lo que si que no está presente es la posibilidad de agregar servicios avanzados como puede ser la recepción de llamadas desde un widget de la página web, el análisis cuantitativo y cualitativo de las llamadas, la transcripción de voz – que es vital para las ventas por teléfono, la mejora de los procesos y hasta la identificación de oportunidades de negocio – además de muchas otras más como puede ser un servicio de buzón inteligente de voz, menú interactivo, conferencias múltiples, desvíos inteligentes, etc.

En resumen, la centralita en la nube, VoIP o virtual representan una revolución en las comunicaciones empresariales al ofrecer una mayor flexibilidad, escalabilidad y eficiencia. Dar el salto a la telefonía IP mediante estas herramientas permite llevar cualquier empresa al siguiente nivel de eficiencia y productividad.