Centralita virtual: qué es, cómo funciona y como instalarla en la empresa

Una centralita virtual, o centralita telefónica IP o VoIP, es el elemento que permite, a muchas empresas, modernizar su forma de trabajar porque con ella se liberan del yugo de estar en una oficina física para gestionar sus comunicaciones telefónicas.

Qué es una centralita virtual

Si hubiera que dar una definición de centralita virtual sería un sistema avanzado de telefonía en Internet que permite a una empresa gestionar desde un panel online todas sus llamadas, dirigiendo las comunicaciones a las extensiones o destinos adecuados, aportando un nivel avanzado de análisis de las mismas, y con la posibilidad de conectar varios centros de trabajo y hasta empleados en movilidad.

Cómo funciona una centralita virtual

Una centralita virtual también llamada vPBX (Virutal Private Branch Exchange) se basa en un software alojado en un servidor controlado por el operador VoIP que es el que se encarga de ofrecer la numeración para los diferentes teléfonos que se utilizarán para contactar con la empresa.

Su principal característica es que transforma las llamadas en paquetes de datos que se transmiten por Internet hasta el receptor, que los decodifica. Esto reduce drásticamente el coste de la llamada y los servicios asociados a las mismas (desvío, extensiones, menús de bienvenida, grabación de llamadas, etc.). Al mismo tiempo, elimina la necesidad de contar con la contratación de una línea telefónica para cada usuario de la empresa.

La empresa, ya sea desde la oficina, otra sede, desde un móvil o en la propia casa de un trabajador remoto, se conecta a la centralita virtual simplemente con un ordenador o dispositivo conectado a Internet, asignando a cada uno de estos contactos una extensión y una línea de teléfono a la que se pueden dirigir las llamadas desde Área personal.

Todas las llamadas de la empresa pasan primero por la centralita virtual y luego se dirigen a los diferentes destinos, lo que hace posible tener conectadas varias sedes de la misma empresa, tanto dentro de un mismo territorio como en geografías diferentes con números locales, en un mismo sistema telefónico. Del mismo modo, desde una centralita virtual es posible bloquear las llamadas salientes de un número concreto de extensiones para que sólo puedan recibirlas.

Esta gestión conjunta también se traduce en un análisis en tiempo real de las comunicaciones de la empresa. Es posible controlar parámetros como los números de las llamadas entrantes, a qué número han llamado, a qué hora, cuánto ha durado la llamada, etc.

Qué es necesario para utilizar una centralita IP

En primer lugar, es indispensable una conexión a Internet, ya sea a través de ADSL, fibra, o mediante redes móviles 4G, las más recomendables por su estabilidad. El ancho de banda necesario para la telefonía IP es de unos 512 Kbit/s simétricos por llamada, por lo que, con seguridad, cualquier tarifa de fibra o de móvil es capaz de soportarlo.

Por otra parte, los dispositivos que se pueden utilizar van desde ordenadores y móviles, donde se instalan lo que se llama un “softphone” (software que emula un teléfono virtual), y teléfonos IP.

Cómo se puede pasar de una centralita física a una virtual

El proceso es sencillo y empieza con la contratación de la centralita virtual a un operador de telefonía IP. Es el momento de plantearse la estructura de extensiones y, si fuera necesario, de números virtuales que necesitamos para poder configurarlo todo desde el panel de control de la vPBX.

Es también el momento de configurar la centralita con los diferentes sistemas de la compañía como el CRM, al mismo tiempo que es posible también su integración con los diferentes servicios de mensajería como Facebook Messenger, Slack, Telegram, etc.

Una vez esté todo listo, se puede solicitar la portabilidad de los números de la empresa al operador virtual, con la salvedad de que hay que indicar al operador que nos aporta la conexión a Internet de que debemos contar con un nuevo número ya que de lo contrario nos dará de baja todo el servicio.

Es conveniente, también, mientras se hace la portabilidad del número, desviar el número de la empresa a uno virtual gestionado ya por la centralita virtual. De esta manera, aunque hay que tener cuidado ya que estos desvíos pueden suponer un coste, no perderemos en ningún momento la operativa de las llamadas. Una vez portado el número, se puede retirar el desvío ya que estará directamente integrado en la centralita virtual.