Comparativa de CRM gratuitos ¿cuál es el mejor para tu negocio?

El CRM (Customer Relationship Manager) es una herramienta vital hoy en día para cualquier negocio. Permite gestionar y optimizar la relación con los clientes además de ser la llave para detectar oportunidades de negocio con todos ellos ofreciendo propuestas significativas, convenientes y personalizadas.

Ahora bien, para una empresa con recursos limitados, la inversión en un CRM de pago, y más si no lo han utilizado nunca, tiene sus riesgos. Esto no significa que tengan que resignarse a no contar con una herramienta de estas características ya que en el mercado hay también numerosas opciones de CRM gratis pero ¿cuál es la mejor o más adecuada? O mejor dicho ¿hay alguna gratis de verdad?

La verdad a medias de los CRM gratis: el freemium

Al adentrarse en el mundo de los CRM gratuitos hay que hacer esta primera distinción. Y es que como en muchas otras categorías de software, el que ponga gratis… a lo mejor no quiere decir que lo sea de verdad. Son las conocidas versiones freemium, habitualmente recortadas en número de usuarios, con límite de contactos o sin ciertas funciones. Y es que la inmensa mayoría de las opciones gratuitas que encontramos en el mercado no dejan de ser esto, un gancho con opciones limitadas para dar el salto a planes de pago con más funciones.

Aun así, algunos ofrecen cierta flexibilidad y pueden llegar a ser suficientes para ciertos usuarios. En este grupo podemos nombrar algunas propuestas como Hubspot, un gigante del márketing digital que ha lanzado un CRM complementario al resto de sus herramientas. Ofrece cosas como contactos ilimitados, actividad del contacto en la web, integración con Gmail y Outlook, formularios, agenda, etc. Eso sí, no hay mención alguna al número máximo de usuarios que pueden manejarlo.

Otra opción destacable es Zoho CRM, uno de los nombres más conocidos en este mercado. Como el anterior, se puede hacer una gestión ilimitada de los contactos, así como de las tareas (que se llaman Tratos). Ahora bien, estamos limitados a 3 usuarios como máximo, pero en el lado bueno, nos permite conocer desde dónde nos contactan, lo que es bastante útil para el departamento de márketing.

Bitrix, por su parte, no es sólo un CRM, es toda una Intranet para la empresa. Cuenta con hasta 12 usuarios en su versión gratuita, pero con un espacio limitado a 5 GB, cuenta con su nube propia, gestión de tareas y usuarios, y decenas de opciones más. Es una opción interesante y potente, pero no apta para quien busca algo más sencillo y simplemente un CRM para encajar con el resto de sus herramientas.

Así que, si buscamos algo más sencillo, otra opción podría ser AgileCRM. Es todo lo contrario a lo anterior. También ofrece una buena cantidad de usuarios, hasta 10, pero tenemos un límite de 1000 contactos en la agenda. Cuenta con plug-in para Chrome y Gmail, y ofrece unas funciones básicas pero comunes a cualquier CRM (tareas, procesos, datos, oportunidades, etc)

Una opción sólo para expertos: CRM Open Source

Si de verdad queremos una experiencia completa y totalmente gratuita, la oferta no es tan abundante. En este nicho se encuentran los CRM Open Source o de código abierto. Lo bueno de estos CRM es que tienen el 100% de las funciones totalmente gratis y, además, si contamos con un buen gestor de IT o podemos acceder a un desarrollador, podemos coger el código y adaptarlo al milímetro a nuestro negocio.

Aunque claro, entonces deja de ser gratis ya que hay que pagar a alguien – o dedicar tiempo, que al final también es dinero - para adaptarlo, instalarlo en nuestro servidor y conectarlo a las comunicaciones y herramientas de la empresa. En este grupo se encuentran algunos como EspoCRM o VTiger CRM.

CRM 100% gratis y que, además, conecta a toda la empresa ¿hay alguno?

Os hemos presentado un buen puñado de opciones, pero hemos dejado para el final una característica que falta en todas ellas y que, además, tiene el CRM de Zadarma: comunicación. Es cierto que las opciones mencionadas cuentan con posibilidad de conectarse a elementos como Gmail o Chrome, pero todas necesitan integrar una Centralita Virtual externa – algo que puede hacerse con la de Zadarma – para gestionar el que sigue siendo el principal medio de contacto con una empresa por parte de sus clientes, el teléfono.

En este sentido, el CRM gratis de Zadarma sólo necesita tener configurada la centralita para ofrecer no sólo el 100% de sus servicios, sino totalmente gratis. Es decir, no es una opción fremium que esconde límites y tampoco se trata de un software open source que sólo saben instalar y configurar los expertos.

En apenas 2 minutos podemos tener funcionando un sistema completo de comunicaciones y gestión de clientes, capaz de ser utilizado por un equipo de más de 50 empleados, con fichas del cliente en las que visualizar el historial de contactos completo, creación automática de leads a partir de llamadas, visualización de tareas – tanto Kanban como en calendario -, desvío de llamadas, grabación de las mismas, menús de voz, etc. Es una solución completa para registrar el historial de relaciones con los clientes, planificar las tareas a un día, mes y año vista, llevar el control de la efectividad del equipo de ventas y comercial y, finalmente, tener la posibilidad de crear informes analíticos, a partir del análisis de las comunicaciones, sobre el rendimiento de la empresa.

Y sí, todo esto es gratis. Pero gratis de verdad. Ni fremium, ni open source, sin excusas o medias verdades. 100% gratis.