Por qué y cómo usar un CRM gratuito en tu negocio

El mundo cambia, cada vez va más rápido y, sobre todo, los clientes demandan más y más capacidad de respuesta y personalización. No quieren llamar a un sitio y notar que no son “conocidos” cuando son usuarios de servicios y productos de una empresa. Para cumplir con esta exigencia, es imposible que un negocio, a día de hoy, confíe solo en registros o el buen hacer de sus agentes para mantener esta relación de manera satisfactoria y óptima para la empresa. Para resolver este problema hay que echar mando de diferentes herramientas, siendo la del CRM (Customer Relationship Management) la clave para todas ellas.

¿No usas un CRM? Deberías y por estas razones

El CRM es la piedra angular sobre la que pivota toda la estrategia de gestión de clientes de cualquier empresa que aspire a ser viable estos días. Permite llevar un control exhaustivo no sólo de los datos de contacto con cada uno de ellos, sino que también, y quizás más importante, monitoriza todas las comunicaciones y contactos que se hace con ellos.

De este modo se puede tener reunido, en una sola ficha, elementos como las últimas compras, incidencias, consultas, respuestas, conversaciones, contactos a través de teléfono, mensaje o email, etc. Es el medio por el que se puede ofrecer una atención personalizada, ya que, por ejemplo, se puede asignar este cliente a un agente concreto para que siempre tenga la misma persona de contacto en la empresa o, si no está disponible, cualquiera de los que esté presente puede retomar la relación y conocer, desde el primer minuto, todo el historial de esa persona.

También es una fuente importante de información y a través del análisis inteligente de las comunicaciones y operaciones es posible realizar campañas de ofertas personalizadas, convenientes y adecuadas con los gustos de esa persona, a raíz de su historial de productos o servicios adquiridos.

¿Cuánto hay que gastarse para tener un CRM?

Lo cierto es que hay numerosas opciones de pago, llenas de funciones, pero si nuestro interés es empezar a manejar una cartera de clientes, pero tenemos un presupuesto limitado, las opciones de CRM gratis que se ofrecen en el mercado son más que suficientes. Y, de hecho, es probable que no nos haga falta nunca pagar ni un céntimo porque su operativa es, realmente, completa.

Tomando como ejemplo el CRM gratis que ofrece Zadarma, cuyo único requisito es contar con una centralita virtual activada y configurada – qué por otra parte, también es gratis - de un plumazo vamos a tener una herramienta de gestión de clientes conectada y sincronizada con un sistema de comunicación vía telefonía IP para toda la empresa.

La inmensa mayoría, y Zadarma no es una excepción, nos permiten importar una base de datos de clientes, en un simple archivo CSV o Excel, para no tener que meter todas las fichas desde cero. De este modo, con nuestra agenda de clientes completa desde el primer momento lista para ser optimizada y bien gestionada.

Entre las funcionalidades que se ofrecen y son básicas para cualquier CRM está la de la creación de tareas – con opción de verlas en listado o sistema Kanban -, sincronización con un calendario para cada agente (por ejemplo, contactar con un cliente o enviar cierta documentación que nos solicitó en una conversación), un gestor de llamadas y comunicaciones, leads o gestiones comerciales pendientes (que se pueden generar automáticamente al recibir la llamada de un cliente interesado) y el menú de control de todos los miembros del equipo que es también un medio de comunicación entre ellos. En el caso de Zadarma, viene integrado también la configuración de la Centralita Virtual para ajustes como la asignación de extensiones a cada miembro del equipo, la grabación de llamadas, el menú inteligente o el desvío de llamadas.

Cómo se instala un CRM

Seguro que alguno se habrá percatado de que hasta ahora no hemos hablado de instalar software o descargarnos algo … y es que la “nube”, no solo ha llegado en los últimos tiempos a la telefonía con la VoIP, sino también a los CRM.

El proceso para darse de alta es tan sencillo como registrarse como usuario, si ya tenemos cuenta en Zadarma para los servicios de telefonía IP sólo nos harán falta las credenciales de ésta, para activar la integración con el CRM. Si no es así, en el mismo proceso podemos activar tanto una cosa como la otra.

Siguiendo con el ejemplo del de Zadarma, es un entorno que está totalmente online, al que personalizamos una URL de acceso. Esto quiere decir que podemos tener a los agentes en cualquier lugar del mundo atendiendo a sus clientes sin problema alguno. Sólo necesitan un ordenador, una conexión a Internet, un navegador para entrar en el portal del CRM, auriculares y micrófono para las llamadas… y nada más.

Y listo, ya podemos empezar a gestionar como una verdadera empresa del siglo XXI nuestra relación con los clientes.