Cómo elegir un buen proveedor de VoIP para tu empresa

Muchas empresas no son conscientes de los tremendos beneficios, tanto en costes como en funciones y oportunidades de negocio, que hay al dar el salto de un proveedor de telefonía tradicional a uno VoIP. Eso sí, la clave está en dar con el que se adapte tanto a nuestras necesidades como a nuestro bolsillo.

¿Por qué cambiar a un proveedor VoIP?

Pero antes de ver los factores que nos deben guiar en la elección, para los que aún están indecisos, repasaremos las razones por las que dar el salto a la VoIP es un paso no sólo inteligente sino necesario para competir en el mercado de hoy en día.

La Voz sobre Protocolo IP, que es lo que significa VoIP, no es otra cosa que utilizar Internet y no la línea convencional de teléfono para canalizar las llamadas de la empresa. Esto significa que no depende de líneas físicas, no hay limitaciones en cuanto a la cantidad de conversaciones simultáneas, cientos de usuarios pueden funcionar bajo un mismo número de cabecera único y, sobre todo, podemos acceder al sistema tanto desde un teléfono como desde un ordenador o casi cualquier aparato conectado a Internet, siempre que le podamos instalar la app o software correspondiente.

Qué debe tener el proveedor VoIP adecuado

La cantidad de proveedores que podemos encontrar en Internet al hacer una búsqueda en Google puede llegar a ser abrumadora ¿cómo distinguir el que nos conviene? Hay diferentes claves que nos pueden ayudar a acertar en la elección.

• Transparencia: las empresas no tienen tiempo que perder con visitas de comerciales o proveedores que no te dicen el precio hasta que hay un presupuesto. La primera característica de un gran servicio VoIP es que tenga su información clara en su página web.
• Rapidez de instalación: precisamente, la telefonía IP y sobre todo la que ahora está basada en centralitas virtuales en la nube, tiene la ventaja de que sólo necesitamos una aplicación en smartphones, tablets y ordenadores para funcionar. Y su instalación y configuración debe ser igual de rápida. Todo lo que sea la visita de un técnico, instalación de equipos o configuraciones cerradas y complicadas, es un mal síntoma.
• Facilidad de uso: una simple app en el móvil o, incluso, sólo el acceso mediante un navegador de Internet deberían ser los únicos requisitos para utilizar el servicio. Si tenemos que estar anclados a un ordenador con un software instalado, VPN para conectarnos, etc… es como tener que estar al lado de un teléfono en una línea fija.
• Reducción de costes: un proveedor de VoIP debe ser un aliado de la empresa en la reducción de costes de comunicaciones. En el caso de Zadarma, es posible reducirlos hasta en un 90% frente a la factura actual de la compañía.
• Servicios añadidos incluidos: la voz sobre IP no es sólo hacer y recibir llamadas, es también grabarlas, guardarlas, gestionar una serie de números virtuales, tener un menú de voz, desvíos, widget de llamada, mensajería y así un largo etcétera de funciones que deben venir integradas en el servicio básico y no ser “extras” escondidos por los que se cobre un suplemento.
• Escalabilidad: un proveedor debe ser capaz de crecer con las necesidades de su cliente, y la telefonía IP no es diferente. Hay que buscar una oferta capaz de ofrecer tanto un servicio gratis, o casi gratis, para negocios muy pequeños como la capacidad de crecer con ellos con una serie de tarifas adaptadas a las necesidades de cada momento del negocio.
• Libertad: la palabra “permanencia” es un enorme NO a la hora de elegir un proveedor. Aquellos que tienen clara la calidad de sus servicios y lo competitivo de sus precios, no tienen necesidad de poner periodos en los que el cliente esté cautivo.
• Compatibilidad: Internet es un mundo colaborativo, y como tal, estar cerrados es un error. Un proveedor de VoIP debe ser capaz de ofrecer la posibilidad de sumar en los sistemas de la empresa y eso significa ser capaz de conectarse y trabajar con la mayoría de CRMs, gestores de clientes, del mercado, ya que su labor es convertirse en el medio de comunicación entre empresa y éstos últimos.
• Ayuda: no sólo porque es imprescindible un servicio técnico que funcione y responda, de verdad, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, sino porque, aunque sea compatible con los sistemas más comunes debe ofrecer funciones añadidas a su negocio, como el CRM, para aquellas empresas que aún no lo tengan.