Cómo dar el salto y montar una oficina virtual para atender a los clientes de otro país

Pese a que estamos en un mundo globalizado, muchas personas confían más en las empresas que tienen presencia en su país o, al menos, un teléfono local al que acudir si tienen algún problema. Montar una oficina fuera de las fronteras del país es algo que no todas las empresas se pueden permitir. Ahora bien, Internet y la telefonía VoIP nos dan la posibilidad de estar presentes en cualquier país, aunque no hayamos puesto ni un pie en él en toda nuestra vida.

Una oficina virtual que puede ser muy real ¿qué hace falta?

Si tenemos un ecommerce, por ejemplo, y queremos llevar nuestros productos a cualquier zona del mundo, la mejor carta de presentación es contar con un número de teléfono local, además de un correo o un chat, al que cualquiera pueda contactar para ser atendido si tiene algún problema.

Es por ello que el primer paso para tener presencia en ese territorio es hacernos con un fijo de la zona. Si no tenemos domicilio en el país será imposible contar con una línea de una operadora. Pero realmente, es que eso no es necesario. La solución la tenemos con los números virtuales, que nos permiten elegir una numeración de fijo de casi cualquier parte del mundo y, en ocasiones, hasta de una zona concreta de esa nación, como puede ser una provincia en España.

¿Cómo se consigue un número de estos? Por ejemplo, Zadarma ofrece la posibilidad de elegir entre más de 30.000 números de más de 100 países, con activación inmediata y conexión con su centralita virtual. Esto quiere decir que en apenas unos clicks, tendremos un número fijo, que en la mayoría de los casos no supone coste para los clientes de ese país si llaman, incluso, desde su móvil. Pero, además, si queremos remarcar más esta característica, podemos optar por un número 800.

Con estos dos elementos, tenemos ya los mimbres básicos que nos permiten desplegar nuestra presencia en ese país ya que la centralita la podemos personalizar con un menú de voz en los idiomas predominantes y establecer diferentes desvíos de llamada para que los clientes contacten con un cliente que los atienda en su lengua. Lo mejor es que estos empleados no hace falta que estén en ese país. O sí, ya que una centralita virtual permite que sus usuarios estén en cualquier parte del mundo. Sólo es necesario contar con un ordenador o teléfono con acceso a Internet y podremos atender todas las llamadas entrantes y, además, realizar las salientes con el número identificador del país. Algo que es otro punto a nuestro favor para ganarnos la confianza de los clientes que las reciban, ya que genera menos rechazo ver un número de teléfono local que uno que no sabemos de dónde es.

Es posible dar un paso más y contar con un completo control y gestión de las llamadas, tanto si integramos la centralita virtual mediante una API con cualquier sistema de CRM o, como en el caso de Zadarma, echamos mano de su zCRM, un gestor de la relación con los clientes gratuito con el que podemos organizar el trabajo de uno o varios equipos para atender a clientes de todo el mundo.

¿Y todo esto cuánto cuesta?

Al final es la pregunta que todos nos hacemos. Es evidente para cualquiera, que el coste de una oficina virtual es infinitamente menor a tener una presencia física en un país. Pero quizás no todos sepan lo realmente barato que puede ser. Un número virtual cuesta menos de un euro al mes y, de hecho, nos puede llegar a salir gratis si contamos con una tarifa para realizar llamadas salientes. Por su parte, tanto la centralita como el zCRM, también son gratuitos y totalmente operativos desde el primer minuto, pero cosas como el número de extensiones o las llamadas simultáneas dependerán, también, de la tarifa contratada.