Como organizar y mejorar el teletrabajo para una empresa

Debido a lo repentino de la situación con la pandemia de COVID19, muchas empresas tuvieron que dar el salto al teletrabajo de forma atropellada e instantánea. Muchas se adaptaron como pudieron a que la gente trabajara desde casa pero, realmente, no han conseguido funcionar de la misma manera que cuando estaban en la oficina a la que han ido volviendo intermitentemente en los últimos meses.

El teletrabajo y la digitalización son asignaturas pendientes, sobre todo, de las PYMEs y lo cierto es que no tiene por qué así. Actualmente hay recursos y herramientas gratis como las que ofrece Zadarma que permiten, en apenas media hora, montar todo un sistema de teletrabajo que permite no sólo que la gente sea igual de productiva en casa que en la oficina, sino mantener un control y registro de toda la actividad de la empresa.

Dos elementos clave: centralita virtual y CRM

Cuando se habla de estos dos servicios o herramientas, muchos piensan que son sólo útiles para negocios como los call centers y la realidad es que pueden ser la piedra angular de la actividad de cualquier empresa.

Empezando por la centralita virtual, y dado que la nueva ley del teletrabajo obliga a las empresas a suplir a los empleados en remoto de las herramientas necesarias para trabajar, es posible instalar en 5 minutos la extensión de un número fijo (virtual en este caso) que permitirá a los empleados comunicarse entre ellos sin ningún coste, al mismo tiempo que contestar, realizar y desviar llamadas desde su casa sin tener que usar su línea fija o móvil para esta tarea como si estuvieran en su mesa de la oficina.

Es más, en estos momentos en los que ronda el confinamiento sobre la cabeza de muchas poblaciones, algo que preocupa sobre todo en las grandes ciudades, quien tenga la suerte de contar con una segunda residencia en el campo o la playa puede irse tranquilamente a trabajar desde ella porque un sistema de Telefonía IP no está asociado a un domicilio. Lo único que necesitamos es una buena conexión a Internet y un ordenador o móvil.

Por otra parte, está la seguridad. En los dispositivos de los empleados no hay que instalar VPN o software adicional para que los empleados puedan acceder al sistema de comunicación de la empresa. Todo se ejecuta en un entorno cloud y está securizado desde el servidor en origen. En realidad, el ordenador desde el que se conecta el empleado da igual, ya que lo único que necesita es un navegador de Internet, su usuario y contraseña, y ponerse a trabajar.

Este es el sistema para comunicarse, pero ¿cómo gestionamos la actividad de la empresa? A través de un CRM o Customer Relationship Manager. En el caso de Zadarma, se ofrece gratuitamente el zCRM, una herramienta que, si bien está pensada para atender las peticiones de los clientes y asignárselas a los diferentes equipos y responsables de atenderlas, ¿por qué no podemos convertirlo en un sistema de ticketing para las demandas internas de la compañía? Nada lo impide.

En este tipo de herramientas nos permite registrar las llamadas que se hacen tanto a la empresa como desde la empresa y las internas, además, las nuevas funciones integradas en la centralita virtual de Zadarma amplían exponencialmente las funciones tanto del zCRM como de cualquiera al que se conecta a través de la API como puede ser HubSpot. Estas son la posibilidad de crear videoconferencias tanto con los clientes como entre los empleados, un servicio básico actualmente para organizar reuniones que también incluye la posibilidad de retransmitirlas en YouTube si queremos realizar un webinar o conferencia pública, por ejemplo.

Al mismo tiempo, recientemente se ha incluido también la nueva función de reconocimiento de voz en más de 20 idiomas para las grabaciones de llamadas. Es un servicio de pago y depende del idioma, pero los paquetes de tarifas de Zadarma ahora incluyen diferentes franquicias de minutos gratis de reconocimiento. Con esta funcionalidad no hay que perder tiempo escuchando las grabaciones, podemos ver una transcripción de las mismas y, lo mejor, catalogarlas para que se pueda, con una simple búsqueda de texto, localizar lo que se ha dicho en cualquiera de ellas sobre un dato en concreto.

¿Cuánto cuesta todo esto?

Lo venimos comentando, tanto en tiempo como en dinero, la inversión necesaria es mínima. Todo el sistema, tanto de centralita virtual, extensiones, servicios y zCRM, se puede tener montado en apenas unos minutos. Y el coste, hablamos de menos de un euro mensual para el número virtual y todos los servicios gratis de la centralita. Además, si contratamos un paquete de tarifa de llamadas (que tiene un coste de 18€ o 36€ al mes únicamente), ampliamos de manera exponencial el número de extensiones, números virtuales gratuitos, minutos de transcripción de llamadas, llamadas entrantes simultáneas, espacio para guardar grabaciones en la nube, participantes y salas de videoconferencias, entre otras muchas.