Con el teléfono de la oficina en la maleta

En verano, y más en la actualidad, la posibilidad de salir de la ciudad y cambiar de aires durante unas semanas es algo que buscan muchos profesionales. El teléfono móvil ha conseguido algo de libertad, pero no es completa, ya que, si bien sirve para contactar con alguien en cualquier momento y lugar, no suele estar conectado a los sistemas de la empresa.

Sobre todo, en departamentos de ventas, atención al cliente y de servicio telefónico, la figura del “nómada digital” en estos sectores parecía un imposible. Incluso la flexibilidad, el teletrabajo o la conciliación familiar eran conceptos complicados de implementar en trabajos donde había que estar atado a la mesa de la oficina porque es donde se encontraba el teléfono. Afortunadamente, la realidad es que ya es algo del pasado – o debería serlo – gracias a la llegada de la telefonía digital, también llamada telefonía IP.

Gracias a esta tecnología es posible ofrecer una flexibilidad total a los empleados para que se conecten al teléfono de la empresa desde donde quieran. Algo que, por otro lado, cada vez demanda más el mercado y que será un foco de atracción del talento en los próximos años. Es también una medida que no sólo aprovecharán aquellos que quieren llevar la oficina en la mochila sino los que, simplemente, necesitan conciliar una vida laboral y familiar los meses de verano en los que los colegios están cerrados.

¿Qué hace falta para aprovechar esta tecnología?

La pieza clave es la centralita virtual, elemento que ha desplazado todo el funcionamiento del sistema de comunicaciones de una empresa desde una perspectiva local a la nube. Esto abarata, para empezar, los costes de instalación ya que, literalmente, no existen. Además, reduce el tiempo de implementación ya que en apenas 15 minutos podemos tener funcionando todo el sistema.

Dar el salto de la telefonía clásica a la digital es tan simple como darse de alta en cualquiera de los proveedores que ofrecen estos servicios. Si hubiera que recomendar uno, lo mejor es empezar por el más completo y que, además, da su centralita virtual y CRM totalmente gratis, Zadarma. Una vez dados de alta, con un número virtual o habiendo portado el de la empresa, sólo necesitamos dar de alta tantas extensiones como nos sean necesarias, contratar una tarifa de llamadas salientes si es que lo necesitamos, y estamos ya listos. Y todo ello sin renunciar a funciones como las de menús de voz, contestadores o la posibilidad de establecer diferentes escenarios para las llamadas, junto con un registro y control desde el sistema de gestión de clientes.

¿Y qué hace falta para estar conectado a este sistema? Simplemente, tener conexión a Internet. Tanto desde la gerencia como por parte de los empleados, un ordenador con un navegador es lo único imprescindible. ¿Y dónde puede estar este dispositivo? En cualquier lugar del mundo, no hay límites, barreras o muros. Y no sólo es algo que beneficie a aquellos empleados que quieran pasar temporadas fuera de su casa, la empresa también puede dimensionar según su necesidad los equipos ya que no hay una oficina que se quede “pequeña”.

A toda esta flexibilidad hay que sumarle algo que ni tiene ni tendrá nunca la telefonía clásica: los datos. Una centralita virtual no solo contabiliza cuantas llamadas se hacen, cuanto duran o desde qué teléfono se ha hecho, es decir, datos cuantitativos, la clave está en que se pueden obtener también datos cualitativos. Esto es gracias a la combinación con tecnologías como las del reconocimiento y transcripción de voz, que permite pasar a texto todas las llamadas y, prácticamente en tiempo real, analizar qué se está diciendo, cómo y de qué manera. Todo esto se puede sumar a los datos que ya se tienen de los clientes y trabajadores en el CRM para optimizar el funcionamiento del negocio hasta límites insospechados.

Y todo esto, recuperando la idea inicial, sin estar obligados a encerrar a toda la plantilla dentro de cuatro paredes. Desde nómadas digitales que viven y trabajan sin domicilio fijo, a los que se van en verano a su segunda residencia o, simplemente, los que necesitan estar en su casa porque tienen a los hijos con ellos, ya no hay excusa – o al menos el teléfono de la empresa no lo es – para darles la libertad que están reclamando y por la que, probablemente, los mejores se marchen a otra empresa.