7.06.2022
Zadarma Abläufe optimieren

Viele Unternehmen, die stark wachsen, kennen das Problem: Irgendwann wird die Belastung der Mitarbeiter einfach zu hoch. Man steht dann vor der Frage, ob man weiteres Personal einstellen soll. Aber gibt es auch eine andere Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, ohne neue Mitarbeiter einzustellen? Genau hier kommt die Cloud-Telefonie ins Spiel, mit dem Sie Ihre Abläufe bei Anrufen optimieren können.

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, wie Sie die Vorteile und Funktionen einer neuen Cloud-Telefonanlage nutzen können. Damit steigt die Effizienz in Ihrer Firma und Sie können die Belastung vielleicht schon so ganz einfach meistern..

Mit der Cloud-Telefonie die Abläufe im Büro optimieren

Ein Telefon aus der Cloud lässt sich problemlos und schnell im Unternehmen einrichten, ohne teure Hardware kaufen zu müssen. Die Verwaltung und Wartung übernimmt nämlich komplett der Betreiber, während Sie als Nutzer nur eine Gebühr für die Nutzung zahlen. Deswegen bietet sich diese neue Technologie besonders für kleinere Unternehmen an, die keine eigene Anlage kaufen und verwalten möchten.

- Was ist VoIP Telefonie?

Doch nicht nur bei der Anschaffung bietet die Cloud-Telefonie Ihnen viele Vorteile, sondern es hilft auch dabei, die Abläufe bei Anrufen zu optimieren. Denn man erhält viele praktische Funktionen wie zum Beispiel das Sprachmenü (IVR), ein CRM und Analytik-Funktionen, die wir im nächsten Abschnitt noch etwas genauer erklären.

Damit haben Sie die Möglichkeit, die Produktivität Ihrer vorhandenen Mitarbeiter wesentlich zu steigern. Sie sparen sich also auch einen teuren und langen Einstellungsprozess, sowie die aufwendige Schulung neuer Mitarbeiter. Zudem steigt die Zufriedenheit in Ihrem Büro, weil Ihr Personal mit moderner Cloud-Telefonie einfach besser arbeiten kann.

So verbessern Sie Ihre Büroabläufe mit der Cloud-Telefonie

Die Cloud-Telefonie bietet viele Funktionen, die dabei helfen, Abläufe bei Anrufen zu verbessern. Wir stellen im Folgenden einige davon vor und erklären Ihnen, wie Sie diese am besten nutzen können.

Sprachmenü (IVR) - Ein Sprachrobotor sortiert Anrufe für Sie vor

Sie kennen das vielleicht selber als Anrufer bei einem großen Unternehmen, doch dank Cloud-Telefonie kann man sogar als Kleinunternehmen jetzt ein Sprachmenü einrichten. Dabei stellt man den Roboter zum Beispiel so ein, dass er den Kunden empfängt und ihn dann an die richtige Abteilung weiterleitet.

Somit benötigen Sie keinen extra Mitarbeiter mehr, der den ersten Kontakt von dem Kunden entgegennimmt. Die klassische Funktion des Empfangs übernimmt das Sprachmenü für Sie, was Ihnen erlaubt, die Mitarbeiter zu entlasten. Diese haben dann mehr Zeit, sich um wichtigere Aufgaben zu kümmern.

Cloud-Telefon mithilfe integriertem CRM für bessere Abläufe

Eine weitere wichtige Funktion ist ein integriertes CRM, mit dem Ihr Mitarbeiter alle Kundendaten immer direkt im Blick hat. Das hat den Vorteil, dass sich jeder Ihrer Mitarbeiter um jeden Ihrer Kunden kümmern kann, denn er kann alle Daten schnell einsehen und bequem mit dem grafischen Editor bearbeiten.

Somit können Sie die Anrufer und Aufgaben innerhalb des Unternehmens oder der Abteilung wesentlich besser verteilen. Dank des integrierten CRMs steht Ihnen nämlich jetzt das ganze Team flexibel zur Verfügung, um jeden Anrufer übernehmen zu können.

Sprachanalytik - Automatisierte Kontrolle und Schulung

Durch den Einsatz von Sprachanalyse können Sie die Qualitätskontrolle Ihrer Mitarbeiter automatisieren. Damit sparen Sie sich also viel manuelle Arbeit, bei der Sie zuvor vielleicht viele Anrufe mitverfolgen und händisch dokumentieren mussten.

Anrufe können vom System schnell in Text übersetzt werden und lassen sich dann filtern und analysieren. Sie können die Erkenntnisse dann dazu nutzen, die Abläufe noch besser zu machen und Ihre Mitarbeiter effektiv zu schulen.

ZCRM - End-to-End Analyse Ihrer eingehenden Anrufe

Das Zadarma CRM erlaubt es Ihnen auch, Ihre Anrufe von Ende zu Ende zu analysieren. Damit stärken Sie Ihr Verständnis, woher genau die Anrufe kommen und zu welchen Zeiten die Anrufaktivität ihre Spitzenwerte erreicht.

Oft kann man mithilfe dieser Daten eine wesentliche bessere Belastung und Verteilung auf die Mitarbeiter erzielen. Zudem lassen sich im ZCRM bestimmte Aufgaben nachverfolgen, die bei der Betreuung der Kunden und beim Verkauf hilfreich sind.

Fernarbeit - Als Chance anstatt als Hindernis betrachten

Viele Firmen stehen Fernarbeit skeptisch gegenüber, auch weil sie oft nicht die technische Lösung haben, Fernarbeit effizient zu ermöglichen. Dank des Telefons aus der Cloud kann Ihr Mitarbeiter jedoch die Firmen-Telefonanlage so nutzen, als sei er vor Ort im Büro. Er braucht dazu nur einen Computer und einen Internetanschluss bei sich zu Hause.

Damit haben Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, flexibel von überall aus zu arbeiten. Fällt zum Beispiel ein Mitarbeiter aus, kann ein anderer zur Stoßzeit kurzfristig für ein paar Stunden einspringen, ohne dafür lange ins Büro fahren zu müssen.

Fazit: Optimieren Sie als Erstes dank Cloud-Telefonie Ihre Abläufe

Wenn die Belastung der Mitarbeiter zu hoch scheint, kann man nach kreativen Lösungen suchen, um die Belastung zu reduzieren. Verarbeitet Ihre Firma oder Abteilung viele Anrufe, kann die Cloud-Telefonie Ihnen dabei helfen, die Abläufe zu verbessern. Damit sparen Sie nicht nur Geld, sondern stärken sich auch selber gegenüber Ihrer Konkurrenz.

Bei Zadarma erhalten Sie das Telefon aus der Cloud inkl. aller Funktionen zum kleinen Preis. Sie zahlen lediglich für ausgehende Anrufe und virtuelle Rufnummern. Alle Funktionen, die wir oben erwähnt haben, sind dabei im Preis bereits enthalten.