Warum Sie eine persönliche Begrüßung für Ihre geschäftliche Voicemail brauchen + 12 Beispiele

Was ist eine geschäftliche (Business-)Voicemail?

Die Ansage Ihres Unternehmens ist eine vorab aufgezeichnete Nachricht, die abgespielt wird, wenn Anrufer niemanden in Ihrem Unternehmen erreichen. Häufig enthält die personalisierte Ansage eine Zusammenfassung des Firmennamens sowie einfache Anweisungen mit der Bitte, Kontaktdaten zu hinterlassen. So kann das Unternehmen den Anrufer schnellstmöglich zurückrufen.

Die Voicemail Ihres Unternehmens sollte nicht vernachlässigt werden. Sie ist ein leistungsstarkes, geschäftskritisches Kommunikationstool, das über ein Geschäftstelefonsystem wie die PBX von Zadarma angeboten wird. Eine Voicemail-Funktion ermöglicht es Ihnen, mit Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben, auch wenn Sie nicht anwesend sind. Es ist wichtig, dass Sie die Bedeutung Ihrer geschäftlichen Voicemail nicht unterschätzen. Eine professionelle Ansage kann eine starke Wirkung bei Ihrer Zielgruppe erzielen.

Mit einer gut gestalteten Begrüßung für die Voicemail Ihres Unternehmens können Sie einen bleibenden Eindruck hinterlassen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihr potenzieller Kunde eine Nachricht hinterlässt oder Sie zurückruft. Der folgende Artikel zeigt einfache Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Voicemail-Ansagen und deren Vorteile.

Einfache Möglichkeiten, um die Begrüßung Ihrer geschäftlichen Voicemail zu verbessern

1. Den richtigen Ton für Ihre Voicemail auswählen

Der Ton Ihrer geschäftlichen Voicemail sollte zur Identität Ihres Unternehmens passen. Deshalb entscheiden sich viele Unternehmen dafür, den Ton ihrer Voicemail-Ansage zu personalisieren, wenn sie mit ihren Kunden kommunizieren. Es ist wichtig, krassen Humor und zu viel Personalisierung zu vermeiden, wenn Sie ein eher geschäftlich orientiertes Unternehmen haben (B2B).

2. Geben Sie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung und den Namen Ihres Unternehmens an

Damit der Anrufer weiß, für wen er eine Nachricht hinterlässt, ist es wichtig, dass Sie Ihren Namen und Ihre Position im Unternehmen angeben. Dies gibt dem Anrufer Sicherheit über Ihre Referenzen und Ihre Position im Unternehmen.

3. Personalisierung durch eine positive Begrüßung per Voicemail

Eine einfache, freundliche Begrüßung auf der Voicemail Ihres Unternehmens ist ideal. Der konkrete Inhalt Ihrer Voicemail-Ansage hängt dabei von der Art Ihres Unternehmens ab. Im Folgenden finden Sie 12 Beispiele für kurze, freundliche Ansagen für Unternehmen.

1. “Hallo, vielen Dank für Ihren Anruf bei John von Firma X. Leider habe ich Ihren Anruf verpasst. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Ich rufe Sie so schnell wie möglich zurück.”
2. “Sie haben John von der Firma X erreicht. Ich bin zurzeit nicht erreichbar. Bitte hinterlassen Sie eine kurze Nachricht mit Ihrem Anliegen, Ihrem Namen und Ihrer Telefonnummer. Ich rufe Sie so schnell wie möglich zurück. In dringenden Fällen rufen Sie bitte Büro X an.”
3. “Hallo, Sie haben Firma X erreicht. Unser Büro ist von Montag bis Freitag von 9.00 bis 17.30 Uhr geöffnet. Ihr Anruf ist uns wichtig, deshalb hinterlassen Sie bitte nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihr Anliegen. Einer unserer Vertriebsmitarbeiter wird sich innerhalb eines Arbeitstages mit Ihnen in Verbindung setzen. Vielen Dank!”
4. “Hallo, vielen Dank für Ihren Anruf bei John vom Unternehmen X. Ich bin von Montag, den 24. Februar bis zum 3. März nicht im Büro und habe in dieser Zeit keinen Zugang zur Voicemail. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk unter (Telefonnummer) oder senden Sie eine E-Mail an (E-Mail-Adresse des Ansprechpartners X). Vielen Dank.”
5. “Sie haben den Anrufbeantworter der Firma X erreicht. Das Büro ist zurzeit geschlossen. Wir rufen Sie schnellstmöglich zurück. In dringenden Fällen senden Sie uns bitte eine E-Mail oder eine SMS an (+Telefonnummer). Vielen Dank für Ihren Anruf.”
6. “Hallo, hier ist der Anrufbeantworter von John der Firma X. Wir sind derzeit nicht im Büro. Ihr Anruf ist uns wichtig, deshalb hinterlassen Sie bitte eine Nachricht und wir rufen Sie schnellstmöglich zurück. Bevor Sie gehen, möchten wir Sie noch darauf hinweisen, dass wir gerade eine monatliche Sonderaktion durchführen (bitte kurz beschreiben, um was es sich handelt, z. B. Neukundenrabatt bis Ende des Monats). Weitere Informationen zu unseren Rabatten finden Sie auf unserer Website (Website-Adresse). Vielen Dank!”
7. “Guten Tag! Hier ist John Smith von Firma X. Es tut mir leid, dass ich Ihren Anruf verpasst habe. Jeder Anruf ist wichtig. Bitte hinterlassen Sie eine ausführliche Nachricht und ich werde Sie so schnell wie möglich zurückrufen. Wenn Sie ein dringendes Anliegen haben, hilft Ihnen unser Kundenservice gerne weiter. Bitte rufen Sie uns an oder senden Sie uns eine E-Mail (Support-E-Mail oder Telefonnummer). Vielen Dank für Ihren Anruf, wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen."
8. “Danke für Ihren Anruf bei John Smith. Wenn Sie wegen unseres kostenlosen Testangebots anrufen, sind wir ab 9 Uhr wieder für Sie da. Wenn Sie um 9.00 Uhr zurückrufen, wird einer unserer Vertriebsmitarbeiter gerne mit Ihnen über das Angebot sprechen und Ihnen erklären, wie Sie mit dem kostenlosen Test beginnen können. Wenn Sie einen Rückruf durch einen unserer Mitarbeiter wünschen, hinterlassen Sie bitte nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Telefonnummer.”
9. "Vielen Dank für Ihren Anruf bei John unter der Sonderangebotsnummer von Firma X. Wenn Sie weitere Informationen wünschen oder dieses Angebot in Anspruch nehmen möchten, hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer, und ich werde Sie so bald wie möglich zurückrufen. Sie können das Verkaufsteam auch unter (Hauptgeschäftsstellennummer) erreichen. Dieses Angebot gilt nur bis Ende des Monats, also nicht verpassen!”
10. “Frohe Weihnachten! Das Team von Firma X genießt jetzt seine wohlverdiente Ruhe. Unser Büro bleibt über die Feiertage geschlossen und öffnet wieder am (Datum). Bei dringenden Anfragen wenden Sie sich bitte an (Kontaktdaten). Wenn Sie möchten, dass wir Sie ab (Datum) zurückrufen, hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht, und wir rufen Sie zurück, sobald wir wieder da sind!"
11. “Hallo, Sie haben John erreicht, den Leiter des technischen Helpdesks der Firma X. Es tut mir leid, dass ich Ihren Anruf verpasst habe. Wenn Sie ein technisches Problem haben, hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Beschreibung des Problems, und ich rufe Sie so schnell wie möglich zurück. Vielen Dank für Ihren Anruf bei Firma X.”
12. "Hallo, hier ist John von Firma X. Es tut mir leid, dass ich Ihren Anruf verpasst habe. Ich werde bis zum (Datum/Uhrzeit) auf Anfragen zu Partnerschaften oder Kooperationen antworten. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und eine kurze Nachricht. Wenn Ihre Anfrage dringend ist, können Sie mir eine E-Mail an (E-Mail-Adresse) senden. Ich werde mich bemühen, Sie so schnell wie möglich zurückzurufen. Vielen Dank.“

Vorteile einer personalisierten Business-Voicemail

Die Einrichtung einer personalisierten Business-Voicemail hat viele Vorteile für Ihr Unternehmen. Einige davon werden im Folgenden erläutert.

Bequem für Sie und Ihre Kunden

Viele Kunden ziehen es heutzutage vor, eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter anstatt an der Rezeption zu hinterlassen. Das gilt vor allem für Nachrichten mit vertraulichen Inhalten. Zudem macht das die Kommunikation für den Kunden einfacher und bequemer. Voicemailboxen sind von überall innerhalb und außerhalb des Büros leicht zugänglich. Wenn Ihr geschäftliches Telefonsystem über eine Voicemail-to-E-Mail-Funktion verfügt, können Sie Ihre geschäftlichen Voicemail-Nachrichten von unterwegs oder außerhalb des Büros abrufen.

Klare Kommunikation

Voicemail-Aufzeichnungen sind eine Möglichkeit für Kunden, Ihrem Unternehmen eine Sprachnachricht zu hinterlassen. Der Kunde hat die Kontrolle über den Inhalt seiner Nachricht. Die Nachricht kann nicht verloren gehen oder verfälscht werden. Wenn dagegen eine Sekretärin die Nachricht Ihres Kunden aufschreibt, kann es zu Fehlern oder Missverständnissen kommen. Mündliche Mitteilungen sind auf ein gutes Gedächtnis angewiesen und können falsch verstanden oder verfälscht werden. Sprachnachrichten hingegen geben die aufgenommene Nachricht in ihrer ursprünglichen Form wieder, was eine klarere Kommunikation ermöglicht.

Kostenersparnis

Wenn ein Unternehmen einen Anrufbeantworter und einen Voicemail-Service einsetzt, können Anrufe ohne extra Personal weitergeleitet werden, wenn die Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz sind. Dies verringert den Personalaufwand und führt zu Kosteneinsparungen. Außerdem ist es nicht immer notwendig, eine Empfangsdame zu beschäftigen, wenn ein Anrufbeantworter vorhanden ist. Der Anrufbeantworter kann ferngesteuert oder von anderen Personen verwaltet werden.

Höhere Call Performance

Voicemail-Begrüßungsdienste bieten eine Plattform, auf der Anrufer ihre Kontaktdaten und detaillierte Nachrichten hinterlassen können. Ihr Vertriebsmitarbeiter kann die Nachricht dazu nutzen, um sich auf den Rückruf des Anrufers vorzubereiten. Dies ist ideal für Anrufe, die Nachforschungen oder detailliertes Feedback erfordern. Voicemail-Nachrichten können minutenlang oder sogar eine Stunde lang laufen, so dass die Kunden genügend Zeit haben, um detaillierte Informationen zu hinterlassen.

Immer erreichbar

Ein großer Vorteil von einer geschäftlichen Voicemail besteht darin, dass sie Kunden dazu anregen, eine Nachricht zu hinterlassen, auch wenn Ihre Firma geschlossen ist. Wenn Ihr Kunde außerhalb der Öffnungszeiten anruft und eine freundliche Voicemail-Ansage erhält, wird er eher bereit sein, seinen Namen, seine Nummer und sein Anliegen zu hinterlassen.

Wie nutzen Sie Ihre Voicemail-Ansage, um Ihren Kunden zu helfen?

Sie können Ihren Voicemail-Kanal optimieren, indem Sie ihn mit einer Anrufweiterleitung verbinden. So werden Ihre Kunden gleich beim ersten Mal mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden. Viele Unternehmen berichten, dass sich dadurch die Bearbeitungszeit von Anrufen verkürzt. Sie können auch Interactive Voice Response (IVR) verwenden, um Anrufer je nach Bedarf weiterzuleiten. Die Ansage kann dann lauten: „Drücken Sie die 1 für die Öffnungszeiten, drücken Sie die 2, um mit einem Rezeptionisten zu sprechen“. Zadarma bietet sowohl Anrufweiterleitung als auch IVR-Funktionen. So können Sie Ihre Voicemail schnell und einfach einrichten.

Eine professionelle Begrüßung für Ihre Business-Voicemail

Unterschätzen Sie niemals die Wirkung einer professionellen Voicemail-Ansage. Eine gute Voicemail-Ansage für Unternehmen ist professionell, kurz und prägnant. Die Ansage sollte darauf hinweisen, dass der Anrufer so schnell wie möglich zurückgerufen wird. Außerdem sollte die Ansage individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sein. Eine professionelle Begrüßung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Kunden eine Nachricht hinterlassen. So maximieren Sie Ihre Verkaufschancen, auch wenn Ihr Büro geschlossen oder Ihr Team nicht erreichbar ist.