20.12.2021
Zadarma Kommunikation

Die Aussage, Kommunikation im Geschäftsleben sei wichtig, ist wie die Behauptung Wasser ist nass und Feuer heiß. Es ist eine allseits bekannte Binsenweisheit. Doch trotz der Offensichtlichkeit schenken viele Menschen dieser Tatsache nicht die nötige Aufmerksamkeit, - und das ist ein großer Fehler.

Werfen wir einen Blick auf die Statistik: (nach einer Arbeit von expertmarket.com)

  • 28 % der Arbeitnehmer geben ineffiziente Kommunikation am Arbeitsplatz als Hauptgrund für die Nichteinhaltung von Fristen an;
  • 86 % der Mitarbeiter und Führungskräfte bezeichnen schlechte Kommunikation als Hauptgrund für das Scheitern von Aufgaben oder Projekten;
  • Schlechte Kommunikation kostet Unternehmen im Durchschnitt 62,4 Millionen Dollar pro Jahr. Dieser Betrag berücksichtigt niedrige Produktivität, Überarbeitung, verpasste Chancen und Verkäufe.

Doch bevor wir zu konkreten Tipps kommen, wollen wir die Terminologie erklären.

Konversation / Kommunikation

Kommunikation zwischen Mitarbeitern bei der Arbeit, - das Wort "Gespräch" ist schwer zu fassen. In der Tat ist es schwierig, sie mit einem Wort zu definieren. Zumindest, wenn es sich um einen ganzen Prozess handelt, den wir als "Kommunikationsprozess" bezeichnen werden. Im weiteren Verlauf des Textes werden wir jedoch einfach "Kommunikation" benutzen, um das Verständnis zu erleichtern.

Durch Kommunikation können Sie Aufgaben effektiver erledigen, neue Prozesse schaffen und das Engagement der Mitarbeiter steigern. Sie schafft starke Bindungen innerhalb eines Teams, was laut Untersuchungen die Produktivität des Teams um 20-25 % erhöht. Makroökonomisch gesehen können Unternehmen so ihre Loyalität aufrechterhalten und ihre Mitarbeiter bis zu 4,4 Mal eher an sich binden.

Konversation hingegen ist einfach nur Lärm. Es kann etwas sein, das absolut keine Information enthält und, konventionell ausgedrückt, einen unterhaltsamen Charakter hat.

Aber das ist alles nur Theorie. Kommen wir nun direkt zum Thema des Artikels. Wie können wir die Effizienz der Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern?

Wir werden es Ihnen in fünf Punkten erläutern.

1. Umsetzung integrierter Lösungen am Arbeitsplatz

Die Grundlagen. Sie können nicht effektiv kommunizieren, wenn einige Mitarbeiter/ Abteilungen ein anderes Kommunikationsmittel verwenden. Dies ist in letzter Zeit besonders wichtig geworden, da Arbeitnehmer zunehmend auf Telearbeit oder gemischte Arbeitsformen wechseln.

Cloud-Telefonie deckt alle Beteiligten mit einem einzigen Netz ab, unabhängig davon, wo sich Mitarbeiter befinden. Sie können sich jederzeit an Diskussionen beteiligen, Anfragen stellen oder neue Projekte besprechen.

Wenn wir von universellen Lösungen sprechen, meinen wir natürlich nicht nur "nackte" Telefonie. Dazu gehört selbstverständlich auch ein CRM-System, das von einem Mitarbeiter überall auf der Welt geändert werden kann, die Möglichkeit von Videokonferenzen auf einer einzigen Plattform mit einfacher Konnektivität und Unterstützung für zahlreiche Geräte.

Wenn der Zugriff auf Arbeitsmittel nicht nur über Computer, sondern auch vom Mobiltelefon oder Tablet möglich ist, trägt dies dazu bei, die Bearbeitung von Problemen und Aufgaben erheblich zu beschleunigen.

2. Keine nutzlosen Sitzungen abhalten

So unterschiedlich normale Kommunikation und Geschäftsgespräche sind, so unterschiedlich sind auch nützliche und sinnlose Treffen. Wenn sie richtig eingesetzt werden, sind sie ein Mittel, alle Themen der Tagesordnung zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen. Aber der falsche Ansatz ist verschwendete Zeit, Energie und Nerven. Wie kann man ein gutes von einem schlechten Meeting unterscheiden? Hier finden Sie eine Beispiel-Checkliste für das "richtige" Treffen:

  • Es gibt keine Möglichkeit, ein Treffen zu vermeiden, - und/ oder es gibt keine andere Möglichkeit, das Thema zu diskutieren. Die Praxis zeigt, dass es besser ist, andere Lösungen zu wählen, sofern es sie gibt;
  • Die Sitzung ist einem Thema gewidmet (der Tagesordnung), während der gesamten Sitzung wird nur dieses Thema erörtert;
  • Der Arbeitsplan sieht vor, dass Sitzungen nicht früh montags und spät freitags stattfinden;
  • Die Sitzung hat einen klaren Zeitrahmen und endet termingerecht dann, wenn sie beendet werden soll;
  • Nach der Diskussion wird ein Gesprächsprotokol an alle Sitzungsteilnehmer verschickt, in dem die Sitzung zusammengefasst und die wichtigsten Vereinbarungen aufgeführt werden.

Wenn das von Ihnen geplante Treffen alle diese Parameter erfüllt, ist es tatsächlich eine nützliche und produktive Veranstaltung.

3. Vor- und Nachteile der einzelnen Kommunikationsmittel verstehen

Eine schwierige Frage (oder heikles Thema) lässt sich natürlich am besten von Angesicht zu Angesicht klären. Das kann ein einfacher Telefon- oder Videoanruf sein. Andererseits ist es albern, eine formelle Telefonkonferenz zu veranstalten, um einem ganzen Team eine Idee zu vermitteln, die zwar neu ist, sich aber nicht grundlegend ändert. Eine E-Mail oder Messenger-Nachricht würde ausreichen.

Es geht darum, die Kommunikationsmethode zu verwenden, die für die jeweilige Situation geeignet ist. Natürlich reicht der gesunde Menschenverstand allein nicht aus - Sie müssen das Team unterrichten und selbst lernen. Aber glauben Sie, dieses Lernen zahlt sich aus, wenn sich dadurch die Leistung verbessert.

4. Techniken des aktiven Zuhörens

Wirksame Kommunikation ist nicht nur eine Frage der Instrumente und der technischen Umsetzung. Nicht zuletzt geht es auch um die Darstellung und Wahrnehmung von Informationen. Selbst bei den effizientesten Diensten und in einer gut organisierten Sitzung kann etwas schiefgehen, wenn man Informationen nicht richtig vermitteln will. Die Gesprächspartner hören nicht nur zu, sondern hören auch zu. In letzterem Fall sind Techniken des aktiven Zuhörens sehr hilfreich. Und hier einige Tipps:

  • Bei Konferenzen ist es mittlerweile normal, den Redner auf dem Bildschirm zu sehen. Es ist auch eine gute Idee, regelmäßig in die Kamera zu schauen, um Blickkontakt mit Ihrem Gesprächspartner herzustellen;
  • Seien Sie aufmerksam, aber bleiben Sie gleichzeitig ruhig und entspannt. Dies ist im Allgemeinen für alle Kommunikationsarten wichtig. Ihre Anspannung ist nicht nur am Telefon oder per Video zu spüren, sondern auch in einer E-Mail oder einem Chat. Das kann eventuell Ihren Gesprächspartner gegen Sie aufbringen, so dass Sie nicht weiterkommen;
  • Wenn es angebracht ist, können Sie Ihren Gesprächspartner höflich unterbrechen und um eine genauere Erklärung oder Wiederholung eines Punktes bitten. Die Praxis zeigt, dass sich nach einem langen Monolog oft herausstellt, dass 90 % der Rede für den Gesprächspartner unverständlich war. Nun muss zurückgehen, sich alles wieder ins Gedächtnis rufen und dabei viel mehr Zeit aufwenden, als man hatte, um seine Punkte im Redefluss zu erklären;

Im Allgemeinen gelten diese Regeln sowohl für persönliche Gespräche als auch für Telefongespräche und Chats. Achten Sie auf gegenseitigen Respekt und stellen Sie sicher, dass Sie richtig verstanden werden. Genau darum geht es in unserem fünften Punkt.

5. Höflich bleiben

Selbst wenn Sie die oben genannten Tipps befolgen, aber die banalen Normen von Höflichkeit und Respekt nicht beachten, wird selbst das ruhigste Gespräch als Angriff und Aggression empfunden. Dies muss auf allen Ebenen des Unternehmens beachtet werden, - sowohl horizontal unter Mitarbeitern derselben Ebene, als auch vertikal im Verhältnis Vorgesetzter-Untergebener.

Letzteres ist vielleicht das Wichtigste. Der Umgang Chefs/ Untergebene bestimmt die Atmosphäre im Team und den Umgang der Mitarbeiter untereinander. Denken Sie daran, dass es keine nutzlosen Mitarbeiter gibt. Es gibt nur diejenigen, die ihren Aufgaben nicht nachkommen.

Unterm Strich:

Effektive Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens ist der Schlüssel zu Wachstum und Erfolg, da sie die Produktivität der Mitarbeiter steigert und ihre Loyalität zum Unternehmen erhöht. Außerdem wird die Interaktion mit Kunden verbessert, was sich positiv auf Umsatz und Gewinn auswirkt.

Einfach zusammengefasst: Ein gut funktionierender Kommunikationsprozess bringt sowohl kurz- als auch langfristig Vorteile.