Wie man eine Durchwahl wählt: Eine Kurzanleitung

Ein effizientes Mittel zur Verwaltung der Kommunikation ist die Verwendung von Durchwahlen bzw. Nebenstellen. Sie vereinfachen die Kommunikation, indem sie Anrufern ermöglichen, die Sprachansage zu umgehen und direkt mit der richtigen Person oder Abteilung verbunden zu werden. Dies verbessert nicht nur die Kundenerfahrung, sondern verkürzt auch die Wartezeit und minimiert unnötige Warteschlangen.

Was ist eine Durchwahl?

Eine Durchwahl ist eine kurze interne Telefonnummer, die einer bestimmten Abteilung oder einem Benutzer innerhalb einer Telefonanlage zugewiesen wird. PBX-interne Nummern helfen bei der effizienten Verwaltung eingehender und ausgehender Anrufe. Außerdem ermöglichen sie Teammitgliedern die interne Kommunikation durch das Wählen von Kurzwahlnummern. Die Verwendung von Durchwahlen vereinfacht ebenfalls die zügige Anrufweiterleitung.

Durchwahlen: Durchwahlen helfen Ihnen, mehrere Leitungen effektiv zu verwalten. Sie ermöglichen es, Anrufe an die richtige Abteilung oder Person weiterzuleiten, ohne dass sich die Anrufer jedes Mal das Sprachmenü anhören müssen.

Key Features von PBX-Durchwahlen

• Interne Kommunikation: Erleichterung der internen Kommunikation, da sich Mitarbeiter über Kurzwahlnummern wie z. B. 101 schnell erreichen können.
• Anrufweiterleitungen: PBX-Benutzer können Anrufe von Kunden einfach von einer Nebenstelle zu einer anderen weiterleiten.
• Effizientes Call Routing: Leitet eingehende Anrufe direkt an den richtigen Mitarbeiter oder die richtige Abteilung weiter und umgeht so den Empfang oder IVR (Interactive Voice Response).
• Wirtschaftlich effizient: Reduziert den Bedarf an mehreren Telefonleitungen durch Verwendung einer einzigen Hauptnummer und interne Verteilung der Anrufe. Interne Anrufe zwischen den Nebenstellen sind kostenlos.
• Skalierbarkeit: Wenn das Unternehmen wächst, können problemlos neue Nebenstellen hinzugefügt werden, ohne dass neue virtuelle Rufnummern erforderlich sind.

Wie funktionieren Durchwahlen?

• Hauptnummer/n: Das Unternehmen hat eine einzige Haupttelefonnummer oder mehrere Nummern, die mit dem PBX-System verbunden sind.
• IVR: Wenn ein Anruf eingeht, antwortet ein IVR-System und bietet Optionen an, um verschiedene Nebenstellen bzw. Durchwahlen zu erreichen. In unserem Service können Sie ein mehrstufiges IVR mit der Zadarma API erstellen. Mehr dazu finden Sie unter diesem Link.
• Durchwahlnummer: Der Anrufer wählt eine bestimmte Durchwahl, um den gewünschten Mitarbeiter oder die zuständige Abteilung zu erreichen.

Beispielszenario

Angenommen, Sie müssen sich an die IT-Supportabteilung eines Unternehmens wenden:

1. Wählen Sie die Hauptnummer: Beispiel 123-456-7890
2. Ein automatisches System wird Sie begrüßen: „Für den IT-Support wählen Sie 101; für die Personalabteilung wählen Sie 102; wenn Sie die Durchwahl Ihres Gesprächspartners kennen, geben Sie sie bitte jetzt ein.“
3. Geben Sie die Durchwahl 101 ein
4. Das System leitet Ihren Anruf direkt an den IT-Support weiter

Vorteile von PBX-Durchwahlen

Komfortabel: Vereinfacht den Prozess für Mitarbeiter und Kunden und ermöglicht ihnen, schnell die richtige Person oder Abteilung zu erreichen.

Professionell: Bietet eine zentrale Anlaufstelle für das Unternehmen und gewährleistet ein effizientes internes Anrufmanagement.

Flexibel: Ermöglicht es einer Organisation, bei Bedarf Telefonanschlüsse hinzuzufügen oder zu ändern, ohne dass größere Änderungen an der Infrastruktur erforderlich sind.

Integration. Moderne PBX-Systeme können mit mobilen Geräten zusammenarbeiten und Anrufe auf Mobiltelefone umleiten, damit Sie keine Anrufe verpassen.

Unterstützung von Telearbeit: Erleichtert die Kommunikation zwischen Mitarbeitern an allen Standorten und stellt Erreichbarkeit unabhängig vom Standort sicher.

Häufige Anwendungen von PBX-Durchwahlen

1. Große Konzerne: Zur Verwaltung der Kommunikation zwischen den verschiedenen Standorten, Abteilungen und Büros.
2. Kleine Unternehmen: Um ein professionelles Erscheinungsbild sowie effizientes Anrufmanagement mit begrenzten Ressourcen zu gewährleisten.
3. Krankenhäuser, Universitäten und Hotels: Zur Weiterleitung von Anrufen an verschiedene Abteilungen, Büros, Räume oder einzelne Mitarbeiter.
4. Kundenservice-Zentren: Um Anrufe an entsprechende Agenten oder Support-Mitarbeiter weiterzuleiten, je nach den Bedürfnissen des Kunden.

Eine PBX-interne Nummer ist ein effektives Mittel innerhalb eines PBX-Systems, um die interne Kommunikation zu vereinfachen. Sie hilft, Anrufe effizient weiterzuleiten und bietet Flexibilität für Unternehmen jeder Größe.

Zusätzliche Tipps zum Wählen von Durchwahlen

• Die Durchwahl im Voraus kennen. Überprüfen Sie die Website des Unternehmens, die E-Mail-Signaturen oder fragen Sie an der Rezeption oder beim Kundendienst nach.
• Den Anweisungen genau folgen. Automatisierte Systeme können unterschiedliche Anweisungen für die Wahl von Nebenstellen haben. Einige verlangen, dass Sie eine bestimmte Taste drücken, bevor Sie die Durchwahlnummer eingeben.
• Nach Unterstützung fragen. Wenn Sie sich bei der Durchwahl nicht sicher sind, wenden Sie sich an einen Telefonisten oder Kundendienstmitarbeiter, der Ihren Anruf weiterleiten kann.

Wie kann man eine Telefondurchwahl bei Zadarma erstellen?

1. Schließen Sie eine Rufnummer an
2. Prüfen Sie Ihren Preisplan unter diesem link, um herauszufinden, wie viele Nutzer (interne Nummern) in Ihrem Plan beinhaltet sind
3. Aktivieren Sie Ihre PBX-Cloud: Folgen Sie dazu dieser Anleitung
4. Fügen Sie interne Nummern während der Einrichtung hinzu
5. Wenn Sie den vorherigen Schritt überspringen oder weitere interne Nummern benötigen, navigieren Sie zu „Meine Telefonanlage - Interne Nummern”
6. Neue Durchwahlen hinzufügen: Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche “INTERNE NUMMER ERSTELLEN”



7. Geben Sie die neue interne Nummer (100 bis 999) und die Anzahl ein. Wenn Sie z. B. die interne Nummer 205 eingeben und eine Anzahl von 3 wählen, fügt das System die interne Nummer 205, 206 und 207 hinzu.
8. Interne Nummer erstellen: Klicken Sie “ERSTELLEN” um den Prozess abzuschließen.

Fazit

Das Wählen einer internen Nummer ist ein einfacher Vorgang, wenn Sie die Schritte kennen. Wenn Sie wissen, wie interne Nummern funktionieren und die Anweisungen befolgen, können Sie Ihre Anrufe schnell an die richtige Person oder Abteilung weiterleiten. Unabhängig davon, ob Sie ein Festnetztelefon oder ein Mobiltelefon benutzen, werden Ihnen diese Tipps dabei helfen, sich in modernen Telefonsystemen besser zurechtzufinden.

Durchwahlnummern machen die Kommunikation wesentlich effizienter und stellen sicher, dass Ihre Anrufe schnell und korrekt bearbeitet werden. Dies verbessert sowohl persönliche als auch geschäftliche Interaktionen, was zu einer reibungsloseren und effektiveren Kommunikation in Ihrem Unternehmen beiträgt.