Kostenlose virtuelle Telefonanlage: Einstellungsanleitung

Einstellanweisungen / Virtuelle Telefonanlage Zadarma

Link auf die vorherige Version der Anleitung für die PBX 1.0

Wozu brauchen Sie eine virtuelle Telefonanlage?

Eine virtuelle Telefonanlage wird benötigt, wenn in Ihrer Firma mehr als eine Person Anrufe tätigt oder empfängt. Die kostenlose Cloud-PBX erlaubt es Ihnen, eine unbegrenzte Anzahl an Rufnummern in der Stadt oder Region Ihrer Kunden anzuschließen und die Anrufe an die benötigten Mitarbeiter weiterzuleiten.

PBX
  • Gesprächsaufnahme und Anrufstatistik: Erlaubt die Kontrolle und Analyse von Anrufen Ihrer Mitarbeiter;
  • Anrufweiterleitung, Voicemail, Benachrichtigungen von verpassten Anrufen: Hilft dabei, keinen Anruf zu verpassen;
  • Sprachmenü und Geschäftszeiten: Erhöht das Ansehen der Firma und erleichtert die Arbeitsprozesse;
  • Integration mit beliebten CRM-Systemen und unserem kostenlosen CRM-System: Hilft bei der Feststellung aller Anfragen Ihrer Kunden sowie der mit ihnen abgeschlossenen Geschäfte;
  • Sprachanalyse und -erkennung: Hilft bei der Kontrolle der Anrufe und Arbeit Ihrer Mitarbeiter. Sie müssen keine Zeit mehr aufwenden, um die Gesprächsaufnahmen abzuhören.

Benutzen Sie zur schnellen und bequemen Einrichtung der Cloud-PBX den Einstellungsassistenten

In diesem Bereich werden die minimalen Einstellungen für die korrekte Funktionsweise der PBX angegeben, im Weiteren werden alle Funktionen im Einzelnen beschrieben.

Erstellung der Cloud-PBX: Auf der Hauptseite Ihres Profils klicken Sie im Feld „Kostenlose Cloud-PBX“ auf den Knopf „PBX erstellen“. Anschließend wird der Einstellungsassistent der PBX geöffnet:

Schritt 1: Interne Nummern

Sie können für jeden Benutzer der Cloud-PBX eine dreistellige interne Nummer erstellen und darauf ein separates Programm, IP-Telefon, eine Anrufweiterleitung usw. einstellen. Normalerweise sollte für jeden Mitarbeiter eine interne Nummer erstellt werden, doch können auch 2-3 Nummern von jedem Benutzer genutzt werden (beispielsweise separat für ein Softphone und für eine Anrufweiterleitung).

Geben Sie die Anzahl an Mitarbeitern oder die Anzahl an Geräten an, die im Rahmen der Cloud-PBX angeschlossen werden sollen. Setzen Sie den Haken bei „Gesprächsaufzeichnung für alle aktivieren“ (falls benötigt) sowie bei „Kostenloses ZCRM erstellen“, um bequem über unser kostenloses CRM-System Anrufe aus dem Browser zu tätigen und alle Funktionen eines CRM-Systems zu nutzen (Leads, Kunden, Aufgaben und Deals).

Klicken Sie auf „Weiter“.

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Sie müssen keine Nummern „als Reserve“ hinzufügen, ihre Anzahl kann später jederzeit erhöht werden.

Beachten Sie: Kostenlos wird die Gesprächsaufnahme für drei interne Nummern zur Verfügung gestellt (in den Tarifpaketen Office und Corporation sind mehr interne Nummern mit Gesprächsaufnahme verfügbar).

Schritt 2: Eingehende Anrufe

In diesem Bereich werden die Einstellungen festgelegt, gemäß denen eingehende Anrufe ankommen:

  • Sofort auf die internen Nummern der Mitarbeiter;
  • Zuerst die Sprachbegrüßung „Guten Tag. Sie haben die Firma ... erreicht ...“, anschließend weiter an die Mitarbeiter;
  • Auf das Sprachmenü „Zur Weiterleitung an einen Mitarbeiter drücken Sie ...“; es muss die Anzahl an Menüpunkten angegeben werden (von 1 bis 10).

In der zweiten und dritte Optionen können Sie einen Begrüßungstext angeben, der von einem Roboter diktiert wird, oder Sie können eine eigene Audiodatei hochladen.

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Programm auf dem Computer oder Smartphone herunterladen und einrichten

Herzlichen Glückwunsch! Die Grundeinstellung der Cloud-PBX wurde vollzogen. Jetzt müssen Sie festlegen, wie Ihre Mitarbeiter Anrufe empfangen werden.

Wenn Sie die ZCRM aktiviert haben oder Anrufe im Browser tätigen möchten, dann können Sie diesen Punkt überspringen. Sie können ebenfalls aus Google Chrome telefonieren, indem Sie die bequeme Chrome-Erweiterung nutzen.

Für die Tätigung und den Empfang von Anrufen können Sie jegliche Software oder Hardware nutzen, die das SIP-Protokoll unterstützt.

Beispiele für die Einrichtung von beliebter Software und Hardware finden Sie im Bereich „Hilfe“ - „Einstellanweisungen“. Wir raten Ihnen unsere Zadarma-App für Windows, iOS oder Android zu nutzen.

  • Zur Einrichtung von Hardware oder Softphone müssen Sie die Einstellungsdaten aus dem Menü „Meine PBX“ - „Interne Nummern“ (Server, Login, Kennwort der internen Nummer) nutzen. Für jedes Programm oder Gerät müssen Sie eine separate interne Nummer mit einem separaten Login und Kennwort nutzen. Wenn die Anzahl an vorher erstellten internen Nummern nicht mehr ausreicht, dann können Sie auf derselben Seite neue interne Nummern hinzufügen;
  • Sie können Anrufe ebenfalls auf einer bereits vorhanden Mobil- oder Festnetzrufnummer mithilfe einer Anrufweiterleitung empfangen. Detaillierte Informationen zur Einstellung der Anrufweiterleitung finden Sie hier. Die Anrufweiterleitung ist eine zahlungspflichtige Dienstleistung und entspricht den Kosten für ausgehende Anrufe. Genaueres zu den Kosten der Anrufweiterleitung finden Sie auf dieser Seite.

Anschluss einer virtuellen Rufnummer

Ausgehende Anrufe können bereits getätigt werden. Wenn Sie eingehende Anrufe von Ihren Kunden empfangen möchten, dann müssen Sie für die Cloud-PBX eine Rufnummer anschließen. Sie können unter „Einstellungen“ - „Virtuelle Rufnummern“ eine oder mehrere Rufnummern in 100 Ländern rund um die Welt anschließen.

Falls Sie früher eine Rufnummer bei einem anderen Anbieter angeschlossen haben, dann können Sie sie im Bereich „Zusätzliche externe Leitung“ an die Cloud-PBX anschließen, eine Anleitung hierfür finden Sie unten.

Herzlichen Glückwunsch! Sie können die Cloud-PBX jetzt permanent nutzen oder noch zusätzliche Funktionen aktivieren.

Eingehende Anrufe und Sprachmenü

Die Grundeinstellungen erlauben es Ihnen Bereits, Anrufe zu tätigen und zu empfangen. Es gibt noch weitere wichtige Einstellungsmöglichkeiten für eingehende PBX

Menüpunkte und Anrufreihenfolge

Menüpunkte (Szenarien): Es handelt sich hierbei um eine Gruppe interner Nummern, auf die Anrufe getätigt werden, soweit die ausgewählten Bedingungen erfüllt sind (wenn beispielsweise der Knopf 1 gedrückt wird oder von einer Rufnummer einer bestimmten Stadt angerufen wird).

Im Menü „Meine PBX“ - „Eingehende Anrufe und Sprachmenü“ können Sie die vorher erstellten Szenarien für eingehende Anrufe bearbeiten, neue hinzufügen oder nicht benötigte Szenarien entfernen.

Zur Erstellung eines Sprachmenüs klicken Sie auf den Knopf „+Menü“. Im rechten Fenster sehen Sie das Menü zur Einstellung des Szenarios.

Bei Tastendruck auf - Auswahl an Knöpfen, die bei der Betätigung in das jeweilige Szenario führen. Solch ein Szenario kann zusätzlich zum Tastendruck im Menü noch beim Anruf von einer Rufnummern oder einer Rufnummerngruppe (z.B. 4930*) sowie beim Anruf auf eine angeschlossene virtuelle Rufnummer von Zadarma ausgelöst werden.

Anrufgruppe - Mitarbeiter (interne Nummern), die auf diese Anrufe antworten können. Sie können eine neue Anrufgruppe erstellen oder eine bereits erstellte verwenden.

Weiterleitung auf ein Menü - Auswahl eines Sprachmenüs für weitere Tätigkeiten (für die Einstellung eines mehrstufigen Sprachmenüs).

Nachdem Sie einen Knopf unter „Verarbeiten bei“ auswählen und den Menüpunkt erstellen, oder nachdem die Anrufgruppe ausgewählt wird, erscheint ein Link auf die Einstellung für eingehende Anrufe.

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Nacheinander - Anrufe auf interne Nummern werden nacheinander getätigt, falls ein vorheriger Mitarbeiter nicht antworten konnte. Sie müssen die Reihenfolge und die Zeitspanne zwischen den Anrufen festlegen (wenn Sie beispielsweise eine Zeitspanne von 20 Sekunden angeben, dann wird der Anruf an den zweiten Mitarbeiten in der Liste 20 Sekunden nach Anrufbeginn weitergeleitet usw.).

Gleichzeitig - Anrufe werden gleichzeitig auf alle interne Nummern in der Anrufgruppe weitergeleitet.

Manuell - standardmäßige Einstellung, mithilfe der Leiste können Sie die Reihenfolge der eingehenden Anrufe manuell festlegen. Unten sehen Sie ein Beispiel, in dem ein Anruf mit einer Länge von zwei Minuten zuerst parallel auf den internen Nummern 100 und 101 ankommt und 60 Sekunden nach Beginn des Anrufs auf die internen Nummern 102 und 103 weitergeleitet wird..

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Anrufeinstellungen

Im Bereich „Anrufeinstellungen“ können Sie die Wartemelodie, Anrufdauer (wann ein eingehender Anruf bei fehlender Anruf abgebrochen wird) und die Reaktion bei nicht beantworteten Anrufen (beenden, wiederholen oder auf ein Sprachmenü weiterleiten) festlegen.

Sprachmenü, Sprachbegrüßung, mehrere Sprachmenüs

Zur Hinzufügung einer Audiodatei für die Begrüßung, klicken Sie auf „Einstellungen“ unter „Sprachbegrüßung“.

Sie können die Datei entweder hochladen oder den Text eintippen und ihn von einem Roboter vorlesen lassen. Zum Vorlesen sind mehr als 15 Sprachen und 100 Stimmen verfügbar. Die Datei kann als Begrüßung, Sprachmenü (darunter auch auf zweiter Ebene) oder als Wartemelodie anstatt des Klingeltons benutzt werden.

Wenn Sie für jede virtuelle Rufnummer ein separates Sprachmenü und eine separate Geschäftszeit benötigen: Fügen Sie auf der Seite „Meine PBX“ - „Eingehende Anrufe und Sprachmenü“ ein neues Menü (klicken Sie auf das „+“) hinzu, wählen Sie die Option „Bei Anrufen auf Nummern auflösen“ aus und wählen Sie die entsprechende Rufnummer.

Mehrstufiges Sprachmenü

In der neuen Version der Cloud-PBX können Sie für das Sprachmenü mehrere Niveaus einstellen.

  1. Fügen Sie zuerst die jeweiligen Audiodateien für das Sprachmenü unter „Sprachbegrüßung“ hoch.
  2. Erstellen Sie alle benötigten Menüs (für das zweite und weitere Niveaus), klicken Sie auf + neben dem Hauptmenü.
  3. Wählen Sie in einem der Menüpunkte im Hauptmenü (Szenarien) die Weiterleitung auf ein Menü aus.
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Annahme von Anrufen auf die Rufnummer, auf die der Anruf getätigt wird

Wenn Sie über mehrere Rufnummern von Zadarma verfügen, dann können Sie jede Nummer angeben:

1. Auf einen oder mehrere Mitarbeiter

Im Bereich „Zusätzliche Szenarien“ klicken Sie auf „+Szenario“ und „Mitarbeiter anrufen“. Im erschienen Fenster rechts wählen Sie die Rufnummern (Anruf auf Nummern) und interne Nummern (Mitarbeiter anrufen) aus, die auf die Anrufe antworten werden. Anrufe auf eine Anrufgruppe werden gleichzeitig, hintereinander oder gemäß der manuellen Einstellung getätigt.

2. Auf eine Abteilung (Sprachmenü)

2.1 Erstellen Sie ein neues Sprachmenü (klicken Sie auf + neben dem Hauptmenü) und richten Sie es ein (geben Sie eine Begrüßung und Menüpunkte an)

2.2 Im neuen Menü klicken Sie auf „Bei Anrufen auf“ und „+ Bedingung hinzufügen“, dort wählen Sie „Anrufe auf Nummern“ aus und geben die Rufnummern an, bei welchen eingehende Anrufe in diesem Sprachmenü verarbeitet werden sollen.

Eingehende Anrufe in Abhängigkeit der Nummer des Anrufenden

Wenn Sie eingehende Anrufe von einem bestimmten Kunden an einen bestimmten Mitarbeiter weiterleiten möchten, dann können Sie in der gleichen Art und Weise ein separates zusätzliches Szenario einrichten. Aktivieren Sie in seinen Einstellungen die Option „Bei Anrufen von Rufnummern aktivieren“, geben Sie die Rufnummer des Kunden mit der internationalen Vorwahl an und und klicken Sie auf den Knopf „Hinzufügen“. Sie können ebenfalls eine Vorwahlsmaske für ein Lande, eine Stadt oder einen Anbieter angeben, beispielsweise 4930* für Berlin, um Anrufe auf unterschiedliche Mitarbeiter in der jeweiligen Region des anrufenden Kunden weiterzuleiten.

Anrufe von den angegebenen Rufnummern werden sofort auf die im Szenario angegebenen internen Nummern der Cloud-PBX weitergeleitet, wobei die Begrüßung übersprungen wird.

Blacklist

Auf der Seite „Meine PBX“ - „Eingehende Anrufe und Sprachmenü“ können Sie eine Blacklist erstellen. Klicken Sie auf den jeweiligen Knopf und fügen Sie eine Liste an Nummern hinzu, von denen Sie keine Anrufe erhalten möchten, oder geben Sie die Ländervorwahl oder Vorwahl einer Stadt bzw. eines bestimmten Anbieters an (beispielsweise 4930111 oder 44).

Geschäftszeiten und Anrufbeantworter

Um eingehende Anrufe nur während der Geschäftszeiten zu empfangen, müssen Sie im Menü „Meine PBX“ - „Eingehende Anrufe und Sprachmenü“ die Option „Geschäftszeiten“ aktivieren, neben den Arbeitstagen einen Haken setzen und die jeweilige Arbeitszeit angeben.

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Sie können ebenfalls die Zeit für die Mittagspause, andere Pausen oder Feiertage einrichten. Im Bereich Feiertage finden Sie eine Liste für offizielle staatliche Feiertage in unterschiedlichen Ländern und können in der Liste unterschiedliche Feiertage hinzufügen oder entfernen.

Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten können Sie auf ein separates Szenario weiterleiten, beispielsweise auf einen bestimmten Mitarbeiter oder auf einen Anrufbeantworter (Voicemail), damit der Anrufer eine Nachricht hinterlassen kann. Hierfür müssen Sie ein zusätzliches Szenario „Anrufbeantworter“ erstellen.

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Leiten Sie Anrufe für einen Sprachanrufbeantworter auf eine interne oder mehrere interne Nummern weiter, auf denen eine Weiterleitung auf einen Anrufbeantworter eingestellt ist (die Anrufweiterleitung können Sie für jede Nummer unter Meine PBX - Interne Nummern separat einstellen).

Visueller Einstellungsassistent der Cloud-PBX

Der visuelle Einstellungsassistent der Cloud-PBX erlaubt es Ihnen, die Einstellungen der PBX und die Bedingungen der unterschiedlichen Szenarien visuell zu verstehen. In diesem Bereich können Sie nicht zur die Funktionen sehen, sondern sie auch mithilfe des bequemen Blocksystems selbstständig festlegen.

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Sie können den visuellen Einstellungsassistenten der PBX öffnen, indem Sie unter „Meine PBX“ - „Eingehende Anrufe und Sprachmenü“ auf den Knopf „Assistenten öffnen“ klicken. Hier sehen Sie die sofort das Routing der Anrufe in Ihrer PBX. Sie können im Schema einen beliebigen Block auf der linken Seite auswählen und Verbindungen zwischen den Blocks einrichten.

Wichtige Bedingungen des visuellen Einstellungsassistenten

  • Der Block „Einghende Anrufe“ kann mit den Blöcken „Sprachmenü“, „Geschäftszeiten“, „Blacklist“ und „Bei Anrufen auf“ verbunden werden
  • Wenn der Block „Eingehende Anrufe“ mit „Blacklist“ verbunden ist, dann müssen alle anderen Verbindungen aus dem Block „Blacklist“ verlaufen, d.h. der Block „Blacklist“ kann mit den Blocks „Sprachmenü“, „Geschäftszeiten“ und „Bei Anrufen auf“ verbunden werden.
  • Der Block „Geschäftszeiten“ wird vor dem Menü hinzugefügt, deshalb kann eine Verbindung aus „Ja“ nur mit einem Menü erstellt werden und eine Verbindung mit „Nein“ kann mit einem Block „Benutzer anrufen“, einem Block „Audiodatei“ oder auf einen Block „Sprachmenü“ und „Geschäftszeiten“ verbunden werden.
  • Aus dem Block „Sprachmenü“ können Verbindungen mit den Szenarien „Benutzer anrufen“ erstellt werden, sowie mit dem Block „Geschäftszeiten“.
  • Die Verbindung mit dem Block „Benutzer anrufen“ wird hergestellt, wenn niemand in der Anrufgruppe den Anruf annimmt und dieser Anruf kann mit dem gleichen Block (der Anruf wird wiederholt) verbunden werden; es können ebenfalls andere „Sprachmenüs“ angegeben werden
  • Im Block „Bei Anrufen auf“ gibt es zusätzliche Bedingungen für die Verarbeitung von Szenarien „Mitarbeiter anrufen“ sowie für „Sprachmenüs“. Dementsprechend können sie nur mit ihnen verbunden werden.
  • Der Block „Audiodatei“ kann sich nur an einem Ort befinden - als Datei, die vor einem Szenario „Benutzer anrufen“ festgelegt wird, falls im Zweig „Nein“ der Block „Während Geschäftszeiten“ angegeben ist. Einzige mögliche Reihenfolge von Blöcken: Arbeitszeit (nein) -> Audiodatei -> Benutzer anrufen

Zusätzliche Funktionen und Möglichkeiten der Cloud-PBX

1. Anrufweiterleitung und Zwischenschaltung

2. Eingabeformat von Rufnummern

3. Gesprächsaufzeichnung

4. Integration der Cloud-PBX Zadarma mit CRM und anderen Business-Systemen

5. Anrufweiterleitung

6. Anrufbeantworter

7. Benachrichtigungen in Messengern

8. Konferenz

9. Bestimmung der Rufnummer gemäß dem Anrufziel (CallerID)

10. Zusätzliche externe Leitung

11. Statistik der Cloud-PBX