Kostenlose virtuelle Telefonanlage: Einstellungsanleitung

Menüpunkte (Szenarien): Es handelt sich hierbei um eine Gruppe interner Nummern, auf die Anrufe getätigt werden, soweit die ausgewählten Bedingungen erfüllt sind (wenn beispielsweise der Knopf 1 gedrückt wird oder von einer Rufnummer einer bestimmten Stadt angerufen wird).

Im Menü „Meine PBX“ - „Eingehende Anrufe und Sprachmenü“ können Sie die vorher erstellten Szenarien für eingehende Anrufe bearbeiten, neue hinzufügen oder nicht benötigte Szenarien entfernen.

Zur Erstellung eines Sprachmenüs klicken Sie auf den Knopf „+Menü“. Im rechten Fenster sehen Sie das Menü zur Einstellung des Szenarios.

Bei Tastendruck auf - Auswahl an Knöpfen, die bei der Betätigung in das jeweilige Szenario führen. Solch ein Szenario kann zusätzlich zum Tastendruck im Menü noch beim Anruf von einer Rufnummern oder einer Rufnummerngruppe (z.B. 4930*) sowie beim Anruf auf eine angeschlossene virtuelle Rufnummer von Zadarma ausgelöst werden.

Anrufgruppe - Mitarbeiter (interne Nummern), die auf diese Anrufe antworten können. Sie können eine neue Anrufgruppe erstellen oder eine bereits erstellte verwenden.

Weiterleitung auf ein Menü - Auswahl eines Sprachmenüs für weitere Tätigkeiten (für die Einstellung eines mehrstufigen Sprachmenüs).

Nachdem Sie einen Knopf unter „Verarbeiten bei“ auswählen und den Menüpunkt erstellen, oder nachdem die Anrufgruppe ausgewählt wird, erscheint ein Link auf die Einstellung für eingehende Anrufe.

Nacheinander - Anrufe auf interne Nummern werden nacheinander getätigt, falls ein vorheriger Mitarbeiter nicht antworten konnte. Sie müssen die Reihenfolge und die Zeitspanne zwischen den Anrufen festlegen (wenn Sie beispielsweise eine Zeitspanne von 20 Sekunden angeben, dann wird der Anruf an den zweiten Mitarbeiten in der Liste 20 Sekunden nach Anrufbeginn weitergeleitet usw.).

Gleichzeitig - Anrufe werden gleichzeitig auf alle interne Nummern in der Anrufgruppe weitergeleitet.

Manuell - standardmäßige Einstellung, mithilfe der Leiste können Sie die Reihenfolge der eingehenden Anrufe manuell festlegen. Unten sehen Sie ein Beispiel, in dem ein Anruf mit einer Länge von zwei Minuten zuerst parallel auf den internen Nummern 100 und 101 ankommt und 60 Sekunden nach Beginn des Anrufs auf die internen Nummern 102 und 103 weitergeleitet wird.

Im Bereich „Anrufeinstellungen“ können Sie die Wartemelodie, Anrufdauer (wann ein eingehender Anruf bei fehlender Anruf abgebrochen wird) und die Reaktion bei nicht beantworteten Anrufen (beenden, wiederholen oder auf ein Sprachmenü weiterleiten) festlegen.

Zur Hinzufügung einer Audiodatei für die Begrüßung, klicken Sie auf „Einstellungen“ unter „Sprachbegrüßung“.

Sie können die Datei entweder hochladen oder den Text eintippen und ihn von einem Roboter vorlesen lassen. Zum Vorlesen sind mehr als 15 Sprachen und 100 Stimmen verfügbar. Die Datei kann als Begrüßung, Sprachmenü (darunter auch auf zweiter Ebene) oder als Wartemelodie anstatt des Klingeltons benutzt werden.

Wenn Sie für jede virtuelle Rufnummer ein separates Sprachmenü und eine separate Geschäftszeit benötigen: Fügen Sie auf der Seite „Meine PBX“ - „Eingehende Anrufe und Sprachmenü“ ein neues Menü (klicken Sie auf das „+“) hinzu, wählen Sie die Option „Bei Anrufen auf Nummern auflösen“ aus und wählen Sie die entsprechende Rufnummer.

In der neuen Version der Cloud-PBX können Sie für das Sprachmenü mehrere Niveaus einstellen.

1. Fügen Sie zuerst die jeweiligen Audiodateien für das Sprachmenü unter „Sprachbegrüßung“ hoch.
2. Erstellen Sie alle benötigten Menüs (für das zweite und weitere Niveaus), klicken Sie auf + neben dem Hauptmenü.
3. Wählen Sie in einem der Menüpunkte im Hauptmenü (Szenarien) die Weiterleitung auf ein Menü aus.

Wenn Sie über mehrere Rufnummern von Zadarma verfügen, dann können Sie jede Nummer angeben:

1. Auf einen oder mehrere Mitarbeiter

Im Bereich „Zusätzliche Szenarien“ klicken Sie auf „+Szenario“ und „Mitarbeiter anrufen“. Im erschienen Fenster rechts wählen Sie die Rufnummern (Anruf auf Nummern) und interne Nummern (Mitarbeiter anrufen) aus, die auf die Anrufe antworten werden. Anrufe auf eine Anrufgruppe werden gleichzeitig, hintereinander oder gemäß der manuellen Einstellung getätigt.

2. Auf eine Abteilung (Sprachmenü)

2.1 Erstellen Sie ein neues Sprachmenü (klicken Sie auf + neben dem Hauptmenü) und richten Sie es ein (geben Sie eine Begrüßung und Menüpunkte an)

2.2 Im neuen Menü klicken Sie auf „Bei Anrufen auf“ und „+ Bedingung hinzufügen“, dort wählen Sie „Anrufe auf Nummern“ aus und geben die Rufnummern an, bei welchen eingehende Anrufe in diesem Sprachmenü verarbeitet werden sollen.

Wenn Sie eingehende Anrufe von einem bestimmten Kunden an einen bestimmten Mitarbeiter weiterleiten möchten, dann können Sie in der gleichen Art und Weise ein separates zusätzliches Szenario einrichten. Aktivieren Sie in seinen Einstellungen die Option „Bei Anrufen von Rufnummern aktivieren“, geben Sie die Rufnummer des Kunden mit der internationalen Vorwahl an und und klicken Sie auf den Knopf „Hinzufügen“.

Sie können ebenfalls eine Vorwahlsmaske für ein Lande, eine Stadt oder einen Anbieter angeben, beispielsweise 4930* für Berlin, um Anrufe auf unterschiedliche Mitarbeiter in der jeweiligen Region des anrufenden Kunden weiterzuleiten.

Anrufe von den angegebenen Rufnummern werden sofort auf die im Szenario angegebenen internen Nummern der Cloud-PBX weitergeleitet, wobei die Begrüßung übersprungen wird.

Auf der Seite „Meine PBX“ - „Eingehende Anrufe und Sprachmenü“ können Sie eine Blacklist erstellen. Klicken Sie auf den jeweiligen Knopf und fügen Sie eine Liste an Nummern hinzu, von denen Sie keine Anrufe erhalten möchten, oder geben Sie die Ländervorwahl oder Vorwahl einer Stadt bzw. eines bestimmten Anbieters an (beispielsweise 4930111 oder 44).

Um eingehende Anrufe nur während der Geschäftszeiten zu empfangen, müssen Sie im Menü „Meine PBX“ - „Eingehende Anrufe und Sprachmenü“ die Option „Geschäftszeiten“ aktivieren, neben den Arbeitstagen einen Haken setzen und die jeweilige Arbeitszeit angeben.

Sie können ebenfalls die Zeit für die Mittagspause, andere Pausen oder Feiertage einrichten. Im Bereich Feiertage finden Sie eine Liste für offizielle staatliche Feiertage in unterschiedlichen Ländern und können in der Liste unterschiedliche Feiertage hinzufügen oder entfernen.

Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten können Sie auf ein separates Szenario weiterleiten, beispielsweise auf einen bestimmten Mitarbeiter oder auf einen Anrufbeantworter (Voicemail), damit der Anrufer eine Nachricht hinterlassen kann. Hierfür müssen Sie ein zusätzliches Szenario „Anrufbeantworter“ erstellen.

Leiten Sie Anrufe für einen Sprachanrufbeantworter auf eine interne oder mehrere interne Nummern weiter, auf denen eine Weiterleitung auf einen Anrufbeantworter eingestellt ist (die Anrufweiterleitung können Sie für jede Nummer unter Meine PBX - Interne Nummern separat einstellen).

Der visuelle Einstellungsassistent der Cloud-PBX erlaubt es Ihnen, die Einstellungen der PBX und die Bedingungen der unterschiedlichen Szenarien visuell zu verstehen. In diesem Bereich können Sie nicht zur die Funktionen sehen, sondern sie auch mithilfe des bequemen Blocksystems selbstständig festlegen.

Sie können den visuellen Einstellungsassistenten der PBX öffnen, indem Sie unter „Meine PBX“ - „Eingehende Anrufe und Sprachmenü“ auf den Knopf „Assistenten öffnen“ klicken. Hier sehen Sie die sofort das Routing der Anrufe in Ihrer PBX. Sie können im Schema einen beliebigen Block auf der linken Seite auswählen und Verbindungen zwischen den Blocks einrichten.

• Der Block „Einghende Anrufe“ kann mit den Blöcken „Sprachmenü“, „Geschäftszeiten“, „Blacklist“ und „Bei Anrufen auf“ verbunden werden.
• Wenn der Block „Eingehende Anrufe“ mit „Blacklist“ verbunden ist, dann müssen alle anderen Verbindungen aus dem Block „Blacklist“ verlaufen, d.h. der Block „Blacklist“ kann mit den Blocks „Sprachmenü“, „Geschäftszeiten“ und „Bei Anrufen auf“ verbunden werden.
• Der Block „Geschäftszeiten“ wird vor dem Menü hinzugefügt, deshalb kann eine Verbindung aus „Ja“ nur mit einem Menü erstellt werden und eine Verbindung mit „Nein“ kann mit einem Block „Benutzer anrufen“, einem Block „Audiodatei“ oder auf einen Block „Sprachmenü“ und „Geschäftszeiten“ verbunden werden.
• Aus dem Block „Sprachmenü“ können Verbindungen mit den Szenarien „Benutzer anrufen“ erstellt werden, sowie mit dem Block „Geschäftszeiten“.
• Die Verbindung mit dem Block „Benutzer anrufen“ wird hergestellt, wenn niemand in der Anrufgruppe den Anruf annimmt und dieser Anruf kann mit dem gleichen Block (der Anruf wird wiederholt) verbunden werden; es können ebenfalls andere „Sprachmenüs“ angegeben werden.
• Im Block „Bei Anrufen auf“ gibt es zusätzliche Bedingungen für die Verarbeitung von Szenarien „Mitarbeiter anrufen“ sowie für „Sprachmenüs“. Dementsprechend können sie nur mit ihnen verbunden werden.
• Der Block „Audiodatei“ kann sich nur an einem Ort befinden - als Datei, die vor einem Szenario „Benutzer anrufen“ festgelegt wird, falls im Zweig „Nein“ der Block „Während Geschäftszeiten“ angegeben ist. Einzige mögliche Reihenfolge von Blöcken: Arbeitszeit (nein) -> Audiodatei -> Benutzer anrufen.

Um einen Kunden auf eine interne Nummer weiterzuleiten, drücken Sie auf #, anschließend wählen Sie die interne Nummer des Mitarbeiters und drücken Sie nochmal auf #, z.B. #101#.

Zur Weiterleitung eines Anrufs mit einer Sprachnachricht drücken Sie auf *, wählen Sie die interne Nummer und drücken Sie anschließend nochmal auf #, z.B. *101#. In diesem Fall werden Sie zuerst mit der gewählten internen Nummer Ihres Mitarbeiters verbunden und können ihm beispielsweise mitteilen, aus welchem Grund der Anruf weitergeleitet wurde. Nachdem Sie oder Ihr Mitarbeiter den Anruf beenden, wird der Kunde mit Ihrem Mitarbeiter verbunden.

Wenn die gewählte interne Nummer innerhalb von 25 Sekunden nicht antwortet, dann wird die Weiterleitung abgebrochen.

Zur Zwischenschaltung eines eingehenden Anrufs, falls Ihre interne Nummer nicht im Szenario für eingehende Anrufe hinzugefügt ist, wählen Sie 40 und drücken Sie auf den Anrufknopf.

Für die Weiterleitung auf ein Szenario (eine Abteilung) wählen Sie die Nummer des Szenarios im Sprachmenü, z.B. #1#

Das Wählformat für Rufnummern für ausgehende Anrufe und Anrufweiterleitungen wird im Bereich „Ausgehende Anrufe“ festgelegt. Standardmäßig werden Rufnummer im örtlichen Format gewählt (beispielsweise Nummern in Berlin im Format 030...). Sie können die Funktion „Ohne Ländervorwahl anrufen“ im Bereich „Mein Profil“ ausschalten und Rufnummern im internationalen Format wählen (Ländervorwahl, Stadtvorwahl, Nummer, ohne 0 vor der Nummer).

Sie können die Gesprächsaufzeichnung auf einer oder mehreren internen Nummern der Cloud-PBX aktivieren. Die Aufzeichnungen werden auf eine E-Mail-Adresse geschickt oder in der Cloud gespeichert (auf unserem Server) .

Kostenlos können Gespräche auf fünf internen Nummern aufgezeichnet werden (im Tarifplan Office auf 10 internen Nummern, im Tarifplan Corporation auf 20). Kosten für die Gesprächsaufnahme auf zusätzlichen internen Nummern: $1 pro Monat.

In der Cloud werden im Rahmen des Standardtarifs 200 MB kostenlos zur Verfügung gestellt, 2 GB im Rahmen des Tarifpakets Office und 5 GB im Rahmen des Tarifpakets Corporation (5 GB Speicherplatz sind etwa 250 Stunden an Gesprächen).

Die in der Cloud abgespeicherten Aufzeichnungen können Sie unter "Meine PBX" - "Statistik und Diagramme" abhören oder sie mithilfe unserer API herunterladen. Wenn die Gesprächsaufnahme ausgeschaltet wird, werden die Aufnahmen nach 180 Tagen aus der Cloud gelöscht.

Die Anrufaufnahme können Sie unter "Meine PBX" - "Interne Nummern" aktivieren.

Sie können die virtuelle Telefonanlage von Zadarma mit einer der beliebtesten CRM-Systeme und anderen Business-Systemen integrieren. Die Integration können Sie im Bereich „Einstellungen - Integrationen und API“ einrichten. Genauere Einstellanleitungen für Integrationen finden Sie in diesem Bereich.

Derzeit sind offizielle und komplett kostenlose Integrationen mit Zoho CRM, Bitrix24, Kommo, Salesforce, PlanFix usw. verfügbar.

3.1 Weiterleitung von eingehenden Anrufen

Bei der Anrufweiterleitung handelt es sich auf die Weiterleitung eines Anrufs auf eine andere Mobil- oder Festnetzrufnummer. Die Weiterleitung wird benötigt, wenn Sie Anrufe ohne zusätzliche Programme oder Geräte und ohne Internetverbindung empfangen möchten.

Wenn Sie keinen Anruf verpassen möchten, können Sie eine bedingte Anrufweiterleitung auf Ihre Mobil- oder Festnetzrufnummer einrichten.

Finden Sie zum Einschalten der Anrufweiterleitung unter „Meine PBX“ - „Interne Nummern“ links in den Einstellungen der benötigten internen Nummer das Feld „Anrufweiterleitung und Voicemail“, wählen Sie die Bedingung der Weiterleitung „Keine Antwort, nicht verfügbar“, um eine bedingte Anrufweiterleitung einzustellen oder „Immer“, ob eine unbedingte Anrufweiterleitung einzustellen

Im ersten Fall wird der Anruf zuerst über das Internet in das Programm oder das Gerät durchgestellt, das Sie eingerichtet hatten. Wenn dieses Programm oder Gerät ausgeschaltet ist oder der Anruf innerhalb von 20 Sekunden nicht angenommen wird, dann wird der Anruf auf die angegebene Rufnummer weitergeleitet.

Bei der Einstellung einer unbedingten Anrufweiterleitung wird der Anruf sofort auf die angegebene Rufnummer weitergeleitet, unabhängig davon, ob auf der internen Nummer ein aktives Programm oder Gerät vorhanden ist.

Im Feld „Rufnummer“ geben Sie die Nummer für die Anrufweiterleitung gemäß den Vorwahlsregeln (falls Sie im Bereich „Meine PBX“ - „Ausgehende Anrufe“) eingestellt sind) ohne Plus ein und wählen Sie „Telefon“ an, um die Einstellungen zu speichern. Wenn die Funktion „Ohne Ländervorwahl anrufen“ angegeben ist, dann geben Sie die Nummer im örtlichen Format an.

Wenn keine Präfixe angegeben sind, dann müssen Sie die Nummer im internationalen Format angeben: [Ländervorwahl][Vorwahl der Stadt / des Anbieters][Nummer], z.B. 49301111111.

Sie können im Bereich „Einstellungen“ - „Mein Profil“ die Funktion „Ohne Ländervorwahl anrufen“ einschalten, in diesem Fall müssen Sie die Nummer im örtlichen Format angeben, z.B. 0301111111.

Die Kosten für die Anrufweiterleitung entspricht vollkommen unseren Tarifen für ausgehende Anrufe.

3.2 Benachrichtigung bei einer Anrufweiterleitung

Damit bei der Annahme von eingehenden Anrufen klar ist, dass es sich um einen weitergeleiteten Anruf handelt und nicht auf einen direkten Anruf auf Ihre Mobilrufnummer, können Sie eine entsprechende Benachrichtigung einrichten. Diese Benachrichtigung hören Sie, nachdem Sie einen weitergeleiteten Anruf annehmen, bevor die Verbindung mit den Anrufenden hergestellt wird.

Standardbenachrichtigung: Ein Tonsignal, wie zu Beginn der Aufzeichnung einer Voicemail. Sie können eine eigene Benachrichtigung einrichten (z.B. „Anruf bezüglich des Verkaufs von Boilern“).

3.3 Weiterleitung auf eine Voicemail

Im Bereich „Meine PBX“ - „Interne Nummern“ in den Einstellungen der benötigten internen Nummer wählen im Fenster „Anrufweiterleitung und Voicemail“ die Bedingung „Immer“.

Im Feld „Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein“ geben Sie die E-Mail-Adresse an. Unter „Begrüßung“ können Sie eine separate Audiodatei für die Voicemail hochladen.

Fügen Sie anschließend die eingerichtete interne Nummer im benötigten Szenario hinzu, beispielsweise im „Anrufbeantworter“ unter „Meine PBX“ - „Eingehende Anrufe und Sprachmenü“.

Der Anrufbeantworter erlaubt es Ihnen, bei verpassten eingehenden Anrufen eine Sprachnachricht vom Anrufer zu erhalten.

Zur Aktivierung des Anrufbeantworters, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse in den Einstellungen der Anrufweiterleitung an. Beachten Sie: Wir raten Ihnen nicht, einen Anrufbeantworter in der gleichen Anrufschlange zu nutzen wie andere interne Nummern, da der Anrufbeantworter den Anruf zuerst „annehmen“ kann.

Zur Benachrichtigung des Kunden können Sie eine Audiodatei hochladen, einen Text vorlesen lassen oder die Standardbenachrichtigung wählen.

Erhalten Sie Informationen zu verpassen Anrufen, Ihrem Guthaben, die Verlängerung von Rufnummern und Tarifen sowie SMS-Nachrichten in beliebten Messengern wie Telegram, Facebook Messenger, Viber oder Slack. Die Benachrichtigungen können Sie in Ihrem Account unter „Einstellungen - Mein Profil - Benachrichtigungen“ einrichten.

Während eines Anrufs zwischen internen Nummern der Cloud-PBX können die Benutzer den Befehl 000 benutzen, der zur Erstellung einer Konferenz genutzt wird.

Nach der Eingabe von 000 geben Sie die Nummer des Teilnehmers C an und bestätigen die Teilnahme mit dem Knopf #, zum Beispiel 000102#

Während der Hinzufügung hört der Teilnehmer B die Wartemelodie und die Teilnehmer A und C können sich unterhalten:

# - Hinzufügung des Teilnehmers C (während der Unterhaltung mit ihm) bestätigen

* - Hinzufügung des Teilnehmers C abbrechen und in das Gespräch mit dem Teilnehmer B oder in die Konferenz zurückkehren

*# - Zum Teilnehmer B oder in die Konferenz zurückkehren.

Zum Teilnehmer B oder in die Konferenz zurückkehren

Wenn der Teilnehmer C hinzugefügt wurde, dann können Sie nochmal 000 wählen, um den nächsten Teilnehmer hinzuzufügen, wobei die Unterhaltung der bereits vorhandenen Teilnehmer fortgeführt wird. Nach der Erstellung wird die Konferenz bestehen, wenn es in ihr mehr als einen Teilnehmer gibt.

Beim Teilnehmer C kann es sich um eine beliebige Rufnummer handelt (das Format der Rufnummer ist das Gleiche, wie bei einem üblichen Anruf aus der Cloud-PBX, beispielsweise 00049301111111#).

Die CallerID ist die Rufnummer, die bei ausgehenden Anrufen angezeigt wird.

Als CallerID können Sie jegliche angeschlossene oder bestätigte Rufnummer angeben.

Sie können unterschiedliche CallerID bei Anrufen von unterschiedlichen Geräten nutzen bzw. bei Anrufen auf unterschiedliche Anrufziele (Länder oder Städte).

Zur Aktivierung der Funktion „CallerID gemäß dem Anrufziel“ gehen Sie zu „Meine PBX“ - „Ausgehende Anrufe“ und klicken Sie rechts auf „Regel zur Nummerbestimmung hinzufügen“. Geben Sie die Länder- und/oder Stadtvorwahl an, wo Sie anrufen werden (beispielsweise 49 für Deutschland, 44 für Großbritannien usw.), wählen Sie die benötigte CallerID und klicken Sie auf den Knopf „Erstellen“.

Sie können bis zu 20 Rufnummern eines anderen Anbieters in der Cloud-PBX unter „Meine PBX“ - „Externe Leitungen“ anschließen.

Wenn Sie über eine übliche Festnetzrufnummer verfügen, die per Telefonkabel verbunden ist, dann müssen Sie einen VoIP-Gateway mit einem FXO-Port nutzen, eine externe Leitung im Gateway-Modus erstellen und im Gateway die Einstellungen auf der Webseite angeben. Wenn Ihre Rufnummer die Weiterleitung über das SIP-Protokoll unterstützt, dann können Sie die Leitung im Server-Modus erstellen und die Daten der Rufnummer angeben.

Ihr Anbieter muss die Daten für den Anschluss bereitstellen: Server, Domain (kann dem Server entsprechen), Login und Passwort.

Von unserer Seite aus kann der Anschluss zur Nummer über einen der folgenden IP-Adressen erfolgen:

185.45.152.167

185.45.152.184

185.45.152.185

195.122.19.26

195.122.19.16

37.139.38.70

37.139.38.71

185.45.155.13

185.45.155.27

Sie können die Rufnummer eines anderen Anbieters ebenfalls zu uns portieren (mitbringen). Eine Liste mit Ländern, deren Rufnummern portiert werden können, finden Sie auf dieser Seite.

Eine detaillierte Anrufstatistik in der Cloud-PBX finden Sie unter „Meine PBX“ - „Statistik und Diagramme“. Hier können Sie den benötigten Zeitraum angeben, unterschiedliche Zeiträume vergleichen und eine allgemeine Übersicht zu den Anrufen und der Herkunft dieser Anrufe einsehen. Die Statistik und Diagramme sind für alle Anrufe sowie separat für unterschiedliche virtuelle Rufnummern (oder externe Leitungen) verfügbar.