Todo lo que puede aprovechar una centralita virtual una empresa de transportes

Habitualmente se asocian los servicios de telefonía IP a negocios como un call center de ventas o de atención al cliente, pero los beneficios de contar con una centralita virtual pueden aprovecharse por otro tipo de empresas con actividades muy diferentes. Un ejemplo puede ser el de una empresa que necesite controlar una flota de vehículos, con envíos y conductores en movimiento en diferentes lugares todo el tiempo.

Y aunque parezca algo extraño mezclar una empresa de este tipo servicios de telefonía IP, la realidad es que es más que necesario y, sobre todo, recomendable. Al fin y al cabo ¿qué es lo que tenemos en este tipo de empresas? Una serie de “agentes” que tienen su “oficina” sobre ruedas y que necesitan estar conectados en todo momento y, sobre todo, lugar a una central, que por su parte necesita poder contactar con ellos al instante. Además, los clientes sólo necesitan un único número de teléfono para contactar tanto con la empresa como cualquiera de los conductores que traen su mercancía.

En cinco minutos podemos tener en marcha una centralita virtual gratuita como la de Zadarma, elegir un número virtual único – y que puede estar personalizado para cada país por los que transitan los vehículos - asignar las diferentes extensiones y conectar a los conductores gracias a un softphone que se pueden descargar tanto en un smartphone como en un tablet o el ordenador que usen para registrar sus actividades. Esto, además, puede estar enlazado al CRM de la empresa, por lo que la gestión, registro y análisis de los datos es completa.

De la teoría a la práctica: así puede ayudar una centralita virtual conectada al CRM de una empresa de transportes

Pongamos un caso práctico. Una empresa que cuenta con una flota de camiones que hacen repartos internacionales. Actualmente, dentro de la Unión Europea, no hay barreras de roaming por lo que tenemos prácticamente asegurada la conexión a Internet sin cargos extra por parte del proveedor de datos que tenga la empresa contratado a través de redes 4G.

El manager de cierta zona tiene los transportes activos que se están en camino de su destino en su CRM y quiere contactar con el conductor asignado a uno de ellos ya que observa cierto retraso. Sólo tendría que pulsar en el icono de la llamada y se pondría en contacto con la extensión del softphone del conductor. Esta llamada queda registrada y grabada, de tal manera que se añade al expediente de ese trabajo si, por ejemplo, se ha producido una incidencia como el pinchazo de una rueda que ha retrasado la llegada.

Otro ejemplo de uso sería que un conductor llega a un destino erróneo. En lugar de ponerse a llamar a unos y a otros para saber que ha pasado, sólo tiene que abrir el ordenador en la cabina del camión, conectarse al CRM de la empresa, comprobar el historial del pedido y pulsando un icono, sin necesidad de saber el teléfono del cliente, ponerse en contacto con él para concertar la entrega. Recordemos que, al usar la centralita virtual, el cliente no ve un número de móvil extraño, sino que puede identificar – y aún más si lo tiene guardado – el mismo número que siempre utiliza para hablar con esta empresa que le trae sus pedidos.

Pensemos también en otra casuística como puede ser la de un cliente que está en otro país y que necesita cambiar de manera inesperada la dirección de entrega. La empresa puede ofrecerle un número local al que llamar, aunque esté físicamente en otro territorio. En esta misma llamada, es posible desviar la comunicación y contactar rápidamente con el conductor, que está en camino para que hable con el cliente y, sobre la marcha, desviar su ruta al nuevo destino.

Estos son sólo tres ejemplos, pero los casos de uso son tantos como situaciones pueden darse al transportar cualquier mercancía. Lo que sí son únicos son los beneficios y el salto en agilidad, servicios y atención al cliente que se pueden obtener al utilizar una centralita virtual para tener siempre conectados destinatarios, gestores y conductores, los tres vértices del triángulo de actividad de una empresa de transportes. Y todo ello a un coste mínimo porque tanto la centralita virtual de Zadarma es gratuita como, si hace falta, también es posible aprovechar su CRM gratis y sólo quedaría elegir la tarifas VozIP que más se adecúe al día a día de la compañía.