¿Qué tarifa de Voz IP necesito para mi empresa?

La mensajería instantánea, los chats y los correos electrónicos han agilizado la comunicación en las empresas, tanto internamente como con sus clientes. Pero al mismo tiempo, han revalorizado la importancia de una llamada y un contacto mediante la voz. Es por ello que lejos de ser un método accesorio para relacionarse, las llamadas de teléfono son, ahora más que nunca, una herramienta básica en cualquier organización.

Ahora bien, es evidente que no son las mismas necesidades las que tiene un call center con cientos de agentes o una empresa sólo con unas decenas de empleados. Aunque todas necesitan tener un servicio de telefonía estable y eficaz, y la vozIP supone en todos los casos un enorme ahorro de costes y la posibilidad de acceder a servicios como centralita virtual o integración con CRM de manera gratuita – al menos en el caso de Zadarma -. El reto está en elegir la tarifa adecuada que se adapta tanto a su tamaño como a las necesidades de su negocio para lograr la máxima rentabilidad del servicio.

Qué tarifa de Voz IP es la adecuada para cada negocio

Antes de lanzarse a por una tarifa de voz IP seducidos por el precio, la oferta o los mensajes comerciales, hay que hacerse algunas preguntas básicas:

• ¿Hace muchas llamadas mi empresa?
• ¿Cuánto duran de media las llamadas que hacemos?
• ¿Son las llamadas la herramienta que usamos para el negocio, ya sea emitiéndolas o recibiendolas?
• ¿Necesito algún servicio más como puede ser el desvío, la grabación, etc.?

Respondiendo a estas preguntas y tomando como ejemplo las tarifas VozIP que ofrece Zadarma, se nos plantean varios escenarios:

La empresa solo recibe llamadas y no hace ninguna o muy pocas

En este caso, la mejor opción es acceder a un paquete de tarifas pero establecer el desvío de llamadas a los teléfonos sólo cuando no exista una conexión de Internet estable.

El coste de un desvío se contabiliza como una llamada saliente, pero si tenemos Internet, recibiremos la llamada a través del softphone, que podemos tenerlo tanto en el ordenador como en el teléfono móvil. Si solemos estar en la oficina, es raro que no tengamos una conexión de Internet estable, por lo que si necesitamos menos de 30 extensiones… nos puede llegar a salir gratis con tarifas como la “Estándar” de Zadarma.

Eso sí, tenemos que tener bien claro que no vamos a realizar apenas llamadas salientes, ya que estas se tarificarán por segundos. Si este no es el caso, mejor pasar al siguiente nivel.

La empresa hace pocas llamadas a diferentes destinos

Aquí tenemos unas opciones “clásicas” y dependerá de si tenemos controlada la duración de las llamadas. Si hacemos llamadas que son para comunicar cosas de manera rápida y concisa, lo mejor es buscar una tarificación por segundos. Tarifas como la “Estandar” de Zadarma nos pueden ayudar a controlar el gasto, pero siempre que estemos seguros de que las llamadas son pocas y de corta duración. Si van a superar los 2 minutos de media, aproximadamente, lo mejor será pensar en una tarificación por minutos, como podría ser la de la tarifa “Ahorro”.

Ahora bien, estas dos tarifas son para empresas que controlan al milímetro el tiempo de las llamadas. Si no vamos a hacerlo, lo mejor son aquellas que nos ofrecen una amplia franquicia de llamadas, que se ajuste al tiempo que se usa el teléfono en la empresa como puede ser la “MIL Europa” o “MIL América”, dependiendo del destino de nuestras llamadas, que tienen 1.000 minutos a diferentes destinos.

Las llamadas son una herramienta importante para el negocio de la empresa

Sin llegar al nivel de un call center o parecido, puede ser que la parte comercial o de ventas de nuestra empresa necesite de un contacto continuo con una serie de limitada, más o menos amplia, de clientes. Es el caso, por ejemplo, de una empresa de logística o de un distribuidor de cualquier índole. En este caso, es prácticamente imposible controlar al minuto la duración de las llamadas, porque es imposible de predecir cuanto tiempo nos puede llevar, por ejemplo, una negociación de precios.

Ahí, la mejor opción es contar con paquetes de tarifas, tanto con franquicia de minutos como servicios adicionales como números virtuales, centralita virtual, etc., diferentes destinos, etc.

En el caso de Zadarma, la clave está en analizar las llamadas y descubrir si necesitamos más o menos de 2.000 minutos al mes. Si está por debajo de esa cifra, lo que mejor se adaptaría sería la propuesta para “Microempresa”, pensada para empresas de entre 10 y 50 empleados, con un coste de 18 euros/mes. Pero si la superamos habría que optar por la tarifa “Empresa”, que por 36 euros ofrece 4.000 minutos ampliables hasta 80.000, además de muchos otros extras pensados ya para compañías de cierto tamaño, alrededor de los 50-100 empleados como mínimo.

Las llamadas son el negocio de la empresa (Call Center)

Si contamos con un alto volumen de llamadas y, probablemente, también un buen número de empleados, será imprescindible hacerse con una tarifa con la máxima oferta de minutos. Y además, es necesario que sea escalable según las necesidades puntuales del negocio, como en el caso de la tarifa Empresa antes mencionada, donde, además, sus servicios extra pasarán a ser imprescindibles como puede ser la grabación de llamadas, el desvío de llamada, la centralita virtual, menú con voz, grabación de llamadas, integración con el CRM, API propietaria, widget de devolución de llamada y todo ello en un entorno en la nube para poder utilizarlo desde cualquier sitio.

Ahora bien, esto tiene sus limitaciones dependiendo del destino de las llamadas. Principalmente, como es nuestro caso, se ofrecen paquetes para las zonas más comunes como pueden ser EE.UU., Europa o Rusia. En el caso de que se necesite ofrecer servicio o hacer llamadas a otros lugares hay varias opciones.

La primera es que esas llamadas se tarifiquen por segundos o minutos, si es que son esporádicas o no habituales. En caso contrario, ya sea de manera temporal por querer realizar una campaña sobre esas áreas o un servicio permanente, lo mejor es contactar con el servicio para grandes clientes y descubrir que descuentos se pueden obtener. En Zadarma es posible consultarlo a través del correo corp@zadarma.com.