Automatyczna zamiana rozmów audio na tekst - nowe przydatne narzędzie biznesowe

Telefon jest nadal główną metodą kontaktu handlowego w wielu firmach, jest to również czas, w którym możemy robić więcej "gorących" sprzedaży, ponieważ agent może wyjaśnić i przekonać klienta o korzyściach usługi Twojej firmy lub produktu.

Jednak aby uchwycić te sprzedaże, umowy zawierane przez telefon najlepiej zapisywać w pliku audio, a także przetwarzać na tekst. Dlatego również konieczne jest nie tylko posiadanie dobrego zespołu sprzedażowego, ale także pełnego systemu komunikacji z pewnymi szczegółami, aby spełnić wszystkie wymogi prawne, zarówno dla ich ważności, jak i dla pojawienia się problemów i roszczeń.

W jaki sposób można dokonywać sprzedaży i zawierać umowy przez telefon?

Zarejestrowana umowa telefoniczna jest równie ważna jak umowa pisemna. Dlatego pierwszą rzeczą, jaką powinien nam oferować system telefoniczny, jest mechanizm nagrywania rozmów w czasie rzeczywistym. Te dane należy bezpiecznie przechowywać w chmurze lub pobierać z serwera firmowego z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa gwarantujących prywatność danych.

Oczywiście istnieją różnice, jeśli dzwoniącym jest klient czy firma. Jeśli klient jest tym, który inicjuje komunikację, firma może skierować go do informacji, które posiada na jakimś nośniku, takim jak strona internetowa, w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji. Ale jeśli jest odwrotnie, w przypadku telefonicznej rozmowy handlowej od firmy, sprzedawca musi podać wszystkie szczegółowe informacje na temat produktu lub usługi. Ponadto użytkownik musi otrzymać kopię warunków uzgodnionych przez wiarygodną obsługę, na przykład potwierdzenie e-mail.

Klient musi być zawsze ostrzeżony, że rozmowa jest nagrywana - taką zapowiedź można włączyć w powitaniu w ramach wirtualnej centrali - aby nie zmuszać klienta do „podpisywania” tego, czego nie chce. Ponieważ jest to umowa ustna co najmniej dwóch stron, z których każda ma zobowiązania między obiema stronami mającymi takie same prawa i obowiązki, nagranie jest takim samym dokumentem jak umowa pisemna. Jednocześnie, jest gwarancją na wypadek ewentualnych roszczeń lub konfliktów.

Do czego są przydatne nagrania przetworzone na tekst?

Kontrola jakości rozmów

Nagrania i transkrypcje pozwalają monitorować, czy konsultanci stosują się do skryptów, poprawnie przekazują informacje i skutecznie radzą sobie z obiekcjami. Ocenić jakość obsługi można samodzielnie, odsłuchawszy nagranie w panelu klienta, albo automatycznie za pomocą analityki mowy od Zadarma. Narzędzie może szybko przeanalizować rozmowę za pomocą specjalnych filtrów i predefiniowanych szablonów, a następnie wygenerować raport.

Zarządzanie bazą klientów w CRM

Dzięki zautomatyzowanemu nagraniu i rozpoznawaniu rozmów, cała historia kontaktu z klientem jest łatwo dostępna dla wszystkich pracowników w ramach systemu CRM. To usprawnia przepływy pracy, a zwłaszcza wspomaga komunikację w zespole, przyśpiesza tempo realizacji zamówień oraz ułatwia rozpatrzenie reklamacji.

Analiza potrzeb i opinii konsumentów

Sprawdzając transkrypcje, można dowiedzieć się, jakie produkty cieszą się największym zainteresowaniem, jakie są czynniki wpływające na decyzje zakupowe oraz zidentyfikować najczęstsze uwagi nabywców. To cenne źródło informacji, które można wykorzystać do optymalizacji oferty i strategii sprzedażowej.

Potwierdzenie ustnych ustaleń

Nagrania mogą służyć dowodem w sytuacjach, gdy ważne informacje zostały przekazane w trakcie połączenia. Jest to sposób na unikanie nieporozumień oraz ochronę interesów firmy.

Szkolenie i rozwój pracowników

Prawdziwe rozmowy z klientami to świetny materiał szkoleniowy. One mogą być wykorzystywane zarówno w procesie wdrażania nowych pracowników, jak i przy podnoszeniu kwalifikacji już doświadczonych członków zespołu.

Funkcje nagrania i rozpoznawania rozmów już są dostępne w ramach darmowej centrali Zadarma. Zacznij wykorzystywać możliwości telefonii VoIP jako źródło przewagi konkurencyjnej już dzisiaj!