Na co zwrócić uwagę wybierając system CRM dla firmy?

Automatyzacja działań i poprawa efektywności pracy biura to priorytety każdej firmy. Dzięki nowym rozwiązaniom w ramach systemów do obsługi klienta można osiągnąć te cele szybciej i klientem. Na co zwrócić uwagę?

System CRM – co to jest?

„CRM” to skrót od „Customer Relationship Management”, co dosłownie oznacza „zarządzanie relacjami z klientem”. Systemy tego typu obejmują szereg funkcji związanych z obsługą klienta, które mają zapewnić szybsze i łatwiejsze rozwiązywanie ewentualnych problemów. Wdrożenie takich rozwiązań może w znacznym stopniu przełożyć się na zadowolenie osób korzystających z oferty firmy, zwłaszcza przy połączeniu z innymi systemami, np. wirtualną centralą. Taką opcję oferuje m.in. darmowy Teamsale CRM z szerokim wsparciem dla automatyzacji i integracji.

Korzyści z wdrożenia CRM w firmie

Zarządzanie kontaktami

To jedna z kluczowych funkcji systemu CRM. Umożliwia ona przechowywanie danych kontaktowych, historii interakcji oraz wszystkich istotnych informacji dotyczących klienta. Pracownicy mają szybki dostęp do karty klienta, co ułatwia pracę.

CRM powinien również umożliwiać łatwy import kontaktów. Do TeamsaleCRM można przenieść kontakty z plików CSV lub Excel. Dzięki temu można szybko rozpocząć pracę na już istniejącej bazie bez ręcznego wpisywania danych.

Warto też zadbać o funkcję automatycznego generowania leadów dla połączeń lub SMS z nowych numerów. Taka automatyzacja pozwala wychwycić każdego potencjalnego klienta i przekazać go odpowiedniemu działu, minimalizując ryzyko utraty sprzedaży.

Automatyczne wybieranie numerów z bazy klientów

Auto dialer to jedna z najprzydatniejszych funkcjonalności systemów CRM. Jej działanie opiera się na automatycznym wybieraniu numerów lub kontaktów z bazy klientów.

Dzięki temu pracownicy mogą w prosty, szybki i wygodny sposób rozpoczynać kolejne połączenia – bez konieczności wprowadzania za każdym razem danych kontaktowych. W momencie zakończenia rozmowy system samoczynnie wybiera kolejny numer i przekazuje rozmowę. Taka funkcja pozwala znacznie zwiększyć wydajność pracy w call center: pracownicy nie muszą szukać informacji o kliencie ani własnoręcznie wykonywać połączeń. W efekcie można liczyć na zauważalny wzrost liczby obsłużonych klientów, co przekłada się także na większy potencjał realizacji celów sprzedażowych.

Analityka wydajności call center

Zalecamy wybierać systemy zapewniające przejrzystą analitykę transakcji. Możliwość śledzenia statusów spraw w czasie rzeczywistym pozwala szybko identyfikować słabe ogniwa procesu sprzedaży i eliminować je.

Także istotne są wskaźniki uwzględniające aktywność członków zespołu: liczbę zrealizowanych połączeń, dodanych kontaktów, wykonanych zadań czy zamkniętych spraw. Te dane wspierają nie tylko kontrolę, ale też rozwój zespołu i optymalizację codziennej pracy.

Wysyłanie maili z poziomu systemu CRM

Kolejną ważną funkcją jest opcja wysyłania maili do klientów. Dokładne działanie takiej opcji może się różnić w zależności od systemu, jednak podstawą powinno być szybkie i łatwe tworzenie oraz wysyłania spersonalizowanych wiadomości. To szczególnie przydatne rozwiązanie dla firm, które chcą utrzymywać stały kontakt z klientami i budować długotrwałe relacje biznesowe. Warto zwrócić uwagę na kwestie takie jak:

• możliwość wyboru wielu odbiorców,
• opcję przygotowania harmonogramu wysyłania wiadomości,
• śledzenie i monitorowanie maili,
• analizę dalszych działań klienta, np. kliknięć linków w wiadomościach.

Personalizacja wiadomości e-mail w systemie Teamsale CRM

W przypadku wspomnianego już systemu Teamsale CRM warto zwrócić uwagę na szerokie możliwości personalizacji maili. Użytkownik może skorzystać z danych zapisanych w bazie, aby dostosować ją do informacji o danym odbiorcy, a także do jego potencjalnych potrzeb i zainteresowań. Możliwe jest także automatyczne przypisywanie odpowiednich działań do kontaktów. Gdy użytkownik wysyła wiadomość e-mail, system automatycznie dodaje nową notatkę do historii komunikacji z klientem, dzięki czemu można szybko i łatwo śledzić historię interakcji. To z kolei przekłada się na możliwość stałego analizowania i optymalizowania pracy.

Rozpoznawanie mowy

Aktualnie coraz więcej systemów CRM i innych narzędzi do obsługi klienta oferuje również opcję rozpoznawania mowy. W ten sposób można automatycznie przekształcać treść nagrań audio na tekst. Takie rozwiązanie umożliwia łatwe przeszukiwanie rozmów z klientami oraz gromadzenie informacji o potrzebach i preferencjach, jak również o wynikach kampanii prowadzonych przez firmę.

Aby skorzystać z funkcji rozpoznawania mowy, należy najpierw nagrać rozmowę. Warto przy tym pamiętać o wymogach wynikających z prawa, które narzucają m.in. obowiązek poinformowania rozmówcy o rejestrowaniu dźwięku. Przekształcenie mowy na tekst jest wykonywane po stronie systemu. Następnie możliwe jest zapisanie treści, by później przeszukiwać, sortować i analizować konwersacje. Jedną z kluczowych zalet tej funkcji jest możliwość uzyskania lepszej kontroli nad procesem sprzedażowym.

Dlaczego warto postawić na system CRM z nowoczesnymi funkcjami?

Rozwiązania takie jak auto dialer, wysyłanie maili z poziomu systemu, rozpoznawanie mowy oraz analityka działań zespołu przekładają się na znacznie lepszy poziom obsługi klienta. Tego typu funkcje skupiają się na dwóch obszarach – usprawnieniu komunikacji z klientem oraz monitorowaniu wyników. Dzięki temu zespoły sprzedażowe i biura obsługi klienta mogą działać znacznie szybciej, zwiększając liczbę obsłużonych osób w ciągu danego dnia.