Was ist eine Anrufweiterleitung und wie einfach ist sie einzurichten?

Die Anrufweiterleitung ermöglicht es Ihnen, eingehende Anrufe an eine beliebige andere Telefonnummer oder ein anderes Gerät weiterzuleiten. Dies kann beispielsweise zu einem anderen Mitarbeiter oder einer anderen Abteilung sein. Natürlich gelingt auch eine problemlose Weiterleitung des Anrufs an eine Mobiltelefonnummer. Die Anrufweiterleitung kann an die Bedürfnisse Ihrer Firma angepasst werden und bietet die Möglichkeit, Anrufe auf intelligente Weise an Voicemail, IP-Telefon oder Mobiltelefone weiterzuleiten.

Anrufweiterleitung wird häufig als Teil von modernen PBX (Private Branch Exchange) VoIP-Telefonanlagen angeboten. Ein PBX-Telefonsystem kann Telefone in einem Büro mit dem Telefonnetz eines anderen Büros verbinden. PBX-Telefonanlage bietet Ihnen dabei zahlreiche Funktionen, die über herkömmliche Festnetzleitungen nicht verfügbar sind, wie z. B. eine Anrufweiterleitung, verbesserte Sicherheit, Konferenzschaltungen und Anrufsperre. Unternehmen aller Größen nutzen die Anrufweiterleitung, um Anrufe entgegennehmen zu können, wenn sie nicht im Büro sind. Dies ist oft von Vorteil für Teammitglieder, die regelmäßig unterwegs sind oder von Zuhause aus arbeiten. Eine Anrufweiterleitung stellt sicher, dass Ihr Team immer und überall erreichbar ist.

Sie sind beispielsweise auf Geschäftsreise in London und möchten mit Ihren Kunden in Paris und New York sprechen, ohne Ihren Handytarif zu belasten. Die ideale Lösung besteht darin, eine virtuelle Nummer in Paris und New York zu erwerben und die Anrufweiterleitung auf Ihre Nummer in London einzustellen. Ihre Kunden rufen dann eine lokale Nummer an und Sie erhalten den Anruf auf Ihrem Handy, ohne dass Sie hohe internationale Roaming-Gebühren zahlen müssen.

Welche Arten der Anrufweiterleitung gibt es?

Der Vorteil der Anrufweiterleitung besteht darin, dass Sie Anrufe auch ohne WiFi empfangen können, wenn Sie eine bedingte oder unbedingte Anrufweiterleitung eingerichtet haben. Mit einer modernen VoIP-Telefonanlage und einer virtuelle nummer, können Sie die Anrufweiterleitung über Ihre persönlichen Kontoeinstellungen aufsetzen.

1. Bedingte Anrufweiterleitung

Die bedingte Anrufweiterleitung ist sinnvoll, wenn Sie gerade nicht erreichbar sind. So können Anrufe an eine andere Adresse weitergeleitet werden, wenn keine Internet- oder Mobilfunkverbindung besteht oder Sie den Anruf nicht annehmen können. Dies kann bei hohem Anrufaufkommen oder kleinen Teams von Vorteil sein, um sicherzustellen, dass alle Anrufe zeitnah entgegengenommen werden.

Mit der bedingten Anrufweiterleitung müssen Sie sich keine Sorgen mehr über Ihre Telefonverbindung oder verpasste Anrufe machen. Sie stellt nämlich sicher, dass der Anruf an einen freien Mitarbeiter weitergeleitet wird, und nicht direkt an die Voicemail. Sie können diese Funktion natürlich auch so anpassen, dass Anrufe direkt zur Voicemail gehen, sofern kein Mitarbeiter verfügbar ist.

2. Unbedingte Anrufweiterleitung

Bei der unbedingten Anrufweiterleitung leitet das System alle Anrufe an eine andere Nummer weiter. Das Telefon erzeugt in der Regel einen speziellen Wählton oder ein sogenanntes Flüstern (Call Whisper). So ist für den Abnehmer immer sofort erkennbar, dass eine unbedingte Anrufweiterschaltung aktiv ist. Zahlreiche virtuelle Rufnummern lassen sich auf diese Weise mit einer unbedingten Anrufweiterleitung einrichten, die am Ende zu einer einzigen Endnummer führen.

Wenn Sie beispielsweise eine virtuelle britische Festnetzrufnummer haben, kann Ihr Telefonsystem Ihnen sofort anzeigen, woher der Anruf kommt, noch bevor Sie diesen entgegennehmen. Dies ist häufig in Callcenter-Umgebungen von Vorteil, in denen Sie Anrufe für verschiedene Abteilungen oder Bereiche Ihres Unternehmens abwickeln. Ein Mitarbeiter weiß dann vorab, welche Nummer der Anrufer gewählt hat.

3. Anrufweiterleitung auf iOS-Geräten

Zadarma hat eine iOS-Applikation für Smartphone-Benutzer entwickelt, die Sie im App Store von Apple finden können. Die iOS-Anwendung ermöglicht es Ihnen, spielend einfach eine praktische Anrufweiterleitung aufzusetzen.

Als Benutzer stehen Ihnen unter anderem folgende Funktionen zur Verfügung:

• Anrufe über SIP oder Zadarma Cloud PBX empfangen und tätigen
• CallerID und Anrufweiterleitung innerhalb der App einstellen
• Kostenlose Textnachrichten zwischen Nutzern des Zadarma-Netzwerks versenden
• SMS-Nachrichten senden und empfangen
• Zadarma-Kontostand in Echtzeit überwachen
• Telefonbuch dank automatischer Integration nutzen

Eine Anleitung zum Einrichten der Zadarma iOS-App finden Sie hier.

4. Anrufweiterleitung auf Android-Geräten

Zadarma hat auch eine praktische Anwendung für Android-basierte Geräte entwickelt. Sie finden diese im Galaxy Play Store. Die Anwendung funktioniert ab Android OS-Version 6.0 und selbstverständlich auch mit allen neueren Versionen.

Mit der Android-App haben Sie Zugriff auf viele sinnvolle Funktionen:

• Ein- und ausgehende Anrufe tätigen (über mehrere Konten)
• Unterstützung von Push-Benachrichtigungen bei Anrufen
• Sofortiges Senden und Empfangen von SMS-Nachrichten
• Einstellung von CallerID und Anrufweiterleitung innerhalb der App
• Einstellung zum Empfangen von Anrufen nur bei vorhandenem WiFi
• Automatische Integration mit Ihren Kontakten (inkl. Kopieren von Nummern)
• Unterstützung aller gängigen Codecs und neuer Android-Versionen
• Anzeige des Zadarma-Guthabens und Anrufkosten zu verschiedenen Nummern

Unsere praktische Installationsanleitung für die Zadarma Android-App finden Sie hier.

Benachrichtigung bei Anrufweiterleitung

Mit der Anrufweiterleitungsfunktion von Zadarma können Sie Anrufbenachrichtigungen einrichten. Das System benachrichtigt Sie dann, wenn der Anruf an Ihr Mobiltelefon weitergeleitet wurde und nicht über einen direkten Kontakt erfolgte. Sie hören dann beim Abnehmen vorab einen kurzen Ein-Ton-Signal, ähnlich wie bei einem Anrufbeantworter. Sie können jedoch jede Benachrichtigung individuell anpassen. Das kann sinnvoll sein, um beispielsweise Benachrichtigungen für einen Vertriebsanruf und für allgemeine Anfragen unterscheiden zu können.

Wann können Sie die Anrufweiterleitung nutzen?

Anrufweiterleitung bei fehlendem Internet

Sie können die Anrufweiterleitung nutzen, wenn Sie offline sind. Damit können Sie Anrufe ganz ohne Internetzugang empfangen (z. B. wenn Sie nicht im Büro sind). In diesem Szenario werden Anrufe an die Durchwahl bzw. Rufnummer Ihrer Wahl umgeleitet. Die bedingte oder unbedingte Anrufweiterleitung kann für jede Nummer aktiviert werden. Die bedingte Anrufweiterschaltung funktioniert, wenn Ihr IP-Softphone ausgeschaltet ist oder wenn Sie 20 Sekunden lang den Hörer nicht abheben können. Um die Voicemail zu aktivieren, geben Sie die E-Mail-Adresse in den Einstellungen für die Anrufweiterleitung ein.

Anrufweiterleitung außerhalb der Geschäftszeiten

Mit der Anrufweiterleitung können Sie Anrufe z. B. außerhalb der Geschäftszeiten auf Ihre Voicemail umleiten. Wenn Sie Anrufe über das Zadarma-Telefonsystem an Ihre Voicemail weiterleiten möchten, können Sie dies über Ihre Telefonanlage und den Abschnitt "Meine PBX" – "nterne Nummern" in den Einstellungen für interne Nummern festlegen. Wählen Sie "Anrufweiterleitung und Voicemail" und dann "Immer". Dadurch wird eine unbedingte Weiterleitung sichergestellt. Im Feld "E-Mail für Voicemail" können Sie Ihre E-Mail-Adresse eingeben und ein Häkchen in das Feld setzen. Im Feld "Voicemail-Begrüßung" lässt sich eine separate Audiodatei für die Voicemail hochladen. Die Weiterleitung zur Voicemail wird in wenigen Minuten freigeschaltet.

Wie einfach ist es, eine Anrufweiterleitung einzurichten?

Die Einrichtung von Anrufweiterleitungsszenarien mit Zadarma gelingt unkompliziert und schnell. Folgen Sie diesen einfachen Schritten:

• Wenn Sie noch kein Benutzer der Zadarma-Telefonanlage sind, gehen Sie bei Ihrem Konto in den Bereich "Einstellungen". Suchen Sie dann die "SIP-Einstellungen" und geben Sie im Abschnitt "Anrufweiterleitung" die Nummer ein, an die die Anrufe weitergeleitet werden sollen. Anschließend können Sie zwischen bedingter und unbedingter Weiterleitung wählen.
• Wenn Sie die Telefonanlage bereits nutzen, gehen Sie zu "Meine Telefonanlage – Interne Nummern" und wählen Sie die passende aus. Im Bereich "Anrufweiterleitung und Voicemail" wählen Sie die Weiterleitungsmethode (immer / keine Antwort, nicht erreichbar). Anschließend müssen Sie diese in Ihren Kontoeinstellungen speichern, indem Sie das Kästchen neben der Telefonnummer ankreuzen.

Wenn Sie eine Nummer bei Zadarma wählen, wird diese im Netzwerk gespeichert. Zadarma leitet dann alle Anrufe an die angegebene Nummer weiter. Für den Anrufer ändert sich nichts: es gibt keine Verzögerung und er weiß nicht, dass sein Anruf umgeleitet wird. Sie können die Umleitungsnummer jederzeit und beliebig oft kostenlos ändern. Wenn Sie die Umleitung ausschalten, leitet das System Ihre Anrufe zur Voicemail weiter. Ihre Voicemail wird in eine Audiodatei umgewandelt und Ihnen per E-Mail zugesandt oder Sie können sie online abhören. Die Aktivierung des Weiterleitungsprozesses mit Zadarma ist kostenlos. Wenn Sie die Weiterleitung deaktivieren möchten, können Sie dies in Ihren Einstellungen tun.

Jedes Unternehmen kann von der Anrufweiterleitung profitieren

Unternehmen können die Anrufweiterleitungsszenarien an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Vielleicht möchten Sie, dass zu verschiedenen Arbeitszeiten unterschiedliche Anrufweiterleitungen stattfinden. Sie können auch einfach einen festen und automatischen Zeitplan für die Anrufweiterleitung einrichten, z. B. wenn ein Mitarbeiter beschäftigt ist oder außerhalb der Geschäftszeiten. Darüber hinaus ermöglicht das sogenannte Call Barging es Ihren Mitarbeitern, sich in aktive Anrufe "einzuklinken", um mit beiden Gesprächspartnern gleichzeitig sprechen zu können. Das ist eine weitere praktische Funktion der modernen VoIP-Telekommunikation.

Eine effiziente Anrufweiterleitung verbessert Ihren Anrufmanagementprozess und Ihre Produktivität im Unternehmen, da mehr Anrufe entgegengenommen werden können. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht verfügbar sind, auf Geschäftsreise gehen oder Ihr Büro geschlossen ist, kann die Zadarma Cloud-Telefonanlage eingehende Anrufe an eine alternative Nummer weiterleiten. Dadurch verpassen Sie keinen wichtigen Anruf mehr.