Telefonischer Vertragsabschluss: So sichern Sie sich am Telefon ab

• Ein Telefonischer Vertragsabschluss ist zu dokumentieren
• Telefon mit Spracherkennung und Sprachanalyse nutzen
• Gesprächsaufzeichnung im Streitfall schnell abrufen
• Telefonischer Vertragsabschluss und Cloud-Telefonanlage
• Fazit: Mit Zadarma den Vertragsabschluss per Telefon optimieren

Für viele vertriebsstarke Unternehmen gehört das Telefon nach wie vor zu den beliebtesten Kontaktkanälen. Denn es erlaubt den Mitarbeitern, potenzielle Kunden umfassend zu beraten und offene Fragen direkt zu klären. Ein sympathischer Berater kann dabei alle rhetorischen Vorteile ausspielen und wesentlich öfter zum Verkaufsabschluss kommen. Zwar ist ein telefonischer Vertragsabschluss genauso gültig wie ein schriftlicher, doch es gibt einige wichtige Punkte zu beachten.

Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, wie Sie felsenfeste Verträge am Telefon abschließen können. Dadurch schaffen Sie optimale Voraussetzungen für eine transparente Kommunikation und beugen möglichen Missverständnissen aktiv vor.

Ein Telefonischer Vertragsabschluss ist zu dokumentieren

Die sorgfältige Dokumentation von schriftlichen Verträgen ist denkbar einfach und schnell erledigt. Bei Verträgen am Telefon war das hingegen lange Zeit nicht der Fall. Früher hatten nur riesige Konzerne die notwendigen Telefonanlagen und Rechenzentren, um alle Vertragsabschlüsse am Telefon überhaupt erst dokumentieren zu können. Heute kann das jedoch auch eine günstige und moderne Cloud-Telefonanlage problemlos erledigen.

Sie ermöglicht eine Gesprächsaufnahme in guter Qualität und speichert die entstandenen Audiodateien zuverlässig ab. Aufgrund starker Codierung und Komprimierung benötigen die Dateien ausgesprochen wenig Speicherplatz, es lassen sich also problemlos Gespräche über Jahre hinweg sauber dokumentieren. Da professionelle Anbieter von Cloud-Telefonanlagen auf redundante Systeme mit Ausfallschutz setzen, sind Ihre Dateien sogar vor Katastrophen hinreichend geschützt.

Vor der Aufnahme müssen Sie jedoch ein Einverständnis des Gesprächspartners einholen. Dank der praktischen Sprachmenüfunktion (IVR) können Sie bereits bei der automatischen Begrüßung die Zustimmung einholen, noch bevor das eigentliche Gespräch beginnt. Anschließend können sich die Mitarbeiter voll und ganz auf die Beratung konzentrieren – ein telefonischer Vertragsabschluss ist heute so einfach wie nie zuvor.

Telefon mit Spracherkennung und Sprachanalyse nutzen

Doch eine moderne Cloud-Telefonanlage bietet noch mehr Vorteile als nur die einfache Aufzeichnung. Sollte es im Zweifelsfall zum Streitfall kommen, finden Sie dank Spracherkennung & Sprachanalyse schnell die notwendige Dokumentation. Auf diese Weise lässt sich der Sachverhalt zügig klären und die Kundenzufriedenheit steigern.

Ein telefonischer Vertragsabschluss wird also in vielen Aspekten unterstützt:

• Zustimmung: Sie können das Sprachmenü (IVR) so einrichten, dass es bereits bei der automatischen Begrüßung die Zustimmung zur Gesprächsaufnahme einholt. Dann müssen die Mitarbeiter nicht mehr umständlich danach fragen.
• Gesprächsaufnahme: Nach der Zustimmung zeichnet das System das Gespräch automatisch auf und archiviert es. Dank moderner Codierung benötigen die Sprachdateien wenig Speicherplatz, zudem gibt es eine transparente Datierung.
• Spracherkennung: Bei Bedarf können Sie die Sprachdatei automatisch in Textform konvertieren lassen. Ein intelligentes Programm erkennt dabei den Inhalt und wandelt es in geschriebenen Text um. Textdateien haben den Vorteil, dass Sie sich einfacher weiterverarbeiten lassen.
• Sprachanalyse: Sie können die Textdateien anschließend auf Suchwörter durchsuchen und filtern oder Verkaufsgespräche analysieren. Das eignet sich hervorragend dazu, Skripte zu optimieren und neue Mitarbeiter zu schulen.
• CRM-Integration: Durch die Integration zum CRM-System Ihrer Wahl lassen sich spielend leicht alle Dateien den jeweiligen Kunden zuordnen. Im Normalfall geschieht das sogar alles automatisch im Hintergrund, ganz ohne jeglichen Zusatzaufwand.

Gesprächsaufzeichnung im Streitfall schnell abrufen

Ein telefonischer Vertragsabschluss kann jedoch auch manchmal zu Missverständnissen führen. Oft erinnern sich Kunden im Nachhinein nicht mehr, welchen Vertragsbedingungen sie zugestimmt haben. Dann ist es in jedem Fall notwendig, das aufgezeichnete Gespräch zu finden und sich gemeinsam mit dem Kunden zu vergewissern. Die meisten Missverständnisse lassen sich dank der Aufzeichnung zügig klären, zudem schützen Sie sich vor möglichen rechtlichen Konsequenzen – Sie sind nämlich in der Beweislast.

Genau hier spielt eine moderne Cloud-Telefonanlage alle ihre Vorteile aus. Dank der Integration zum CRM-System finden Ihre Mitarbeiter im Handumdrehen die entsprechenden Kundendateien, die zur Klärung der Sachlage notwendig sind. Spracherkennung und Sprachanalyse erlauben es sogar, per Suchbegriff nach dem jeweiligen Zeitpunkt im Gespräch zu suchen. Dadurch sichern Sie also nicht nur Ihr eigenes Unternehmen ab, sondern demonstrieren auch Seriosität gegenüber Ihren Kunden.

Telefonischer Vertragsabschluss und Cloud-Telefonanlage

Wenn Sie heutzutage viele Verträge am Telefon abschließen, dann ist eine vielseitige Cloud-Telefonanlage fast schon unabdingbar. Denn die vielen praktischen Funktionen erleichtern fast alle Geschäftsprozesse am Telefon. Zudem sparen Sie erhebliche Kosten ein, sowohl bei der Anschaffung als auch im Betrieb. Denn eine aufwändige Installation ist nicht notwendig – Sie greifen direkt über das Internet auf die Telefonanlage zu.

Ebenso profitieren Sie von einer absoluten Flexibilität sowie Skalierbarkeit. Da keine langfristigen Verträge abgeschlossen werden müssen, können Sie innerhalb kürzester Zeiträume neue Kapazitäten aufbauen oder abbauen. Außerdem gibt es keine räumlichen Einschränkungen: Ihre Mitarbeiter können von überall auf der Welt die Telefonanlage aus der Cloud so nutzen, als seien sie im Büro vor Ort.

Fazit: Mit Zadarma den Vertragsabschluss per Telefon optimieren

Viele Unternehmen nutzen noch heute nicht alle technischen Möglichkeiten, um ihre Geschäftsprozesse hinreichend zu optimieren. Dabei können besonders die Mitarbeiter im Telefonvertrieb von den neuen Technologien und Funktionen einer modernen Cloud-Telefonanlage profitieren. Denn ein telefonischer Vertragsabschluss erfordert unbedingt eine saubere Dokumentation, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Praktische Funktionen wie das Sprachmenü (IVR) holen dabei die Zustimmung zur Gesprächsaufnahme ein, während das System automatisch die Audiodateien archiviert und dank Spracherkennung in Text umwandelt. Das hilft Ihnen im Zweifelsfall, schnell und zuverlässig den Sachverhalt klären zu können.

Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie sich zum Einsatz einer Cloud-Telefonanlage beraten.